Il est impossible de gérer son temps. Alors qu’en faire ? Alain HUMBERT Compte-rendu de la rencontre du 26 octobre 2017 Club SCHUMAN Vous étiez 21 adhérents pour cette expertise 

La valeur du temps Pour apprendre la valeur d'une année, demande à l'étudiant qui a raté un examen. Pour apprendre la valeur d'un mois, demande à la mère qui a mis un enfant au monde trop tôt. Pour apprendre la valeur d'une semaine, demande à l'éditeur d'un journal hebdomadaire. Pour apprendre la valeur d'une heure, demande aux fiancés qui attendent de se revoir. Pour apprendre la valeur d'une minute, demande à celui qui a raté son train, son bus ou son avion. Pour apprendre la valeur d'une seconde, demande à celui qui a perdu quelqu'un dans un accident. Pour apprendre la valeur d'une milliseconde, demande à celui qui a gagné une médaille d'argent aux Jeux Olympiques. Le temps n'attend personne. Rassemble chaque instant qu'il te reste et il sera de grande valeur. Partage les avec une personne de choix et ils deviendront encore plus précieux. Anonyme

Le référentiel J’ai besoin d’une référentiel pour bien utiliser mon temps. Les valeurs personnelles Le long terme Arborescence inversée ! Si vous voulons être efficace, nous avons besoin de nous connecter à nos valeurs pour mener les actions sur le court terme. Les actions à mener Le court terme

Le référentiel Quel est l’élément pour un humain qui va le maintenir sur une émotion agréable, sur une motivation ? Les résistants de la Seconde Guerre mondiale utilisaient leur temps à organiser et perpétrer des attentats. Ils ressentaient davantage d’émotions agréables que d’émotions désagréables. C’est leur investissement par rapport à des valeurs telles que la liberté, la patrie, la famille qui explique ce fait. Plus l’on passe du temps sur nos valeurs, plus nous serons efficaces ! La gestion du temps sur le court terme n’est pas efficace !

Le bocal Les 24 heures d’une journée sont la seule ressource par rapport à laquelle tout être humain est à égalité ! Plus le galet est gros, plus c’est important pour moi ! Que ce soit positivement ou négativement… Il va falloir PRIORISER, faire des choix arbitraires. DÉCIDER, C’EST AVANCER ! L’être humain a tous les choix, Quelquefois, il peut décider de ne pas être prêt à en payer le prix, à en subir les conséquences. QUI DIT CHOIX, DIT CRITÈRES DE CHOIX !

Mes valeurs Exercice de confidence L’être humain a entre 10 à 12 valeurs. Quand il les connecte, il ressent une émotion positive. Si celle-ci est assez forte, elle peut être communiquée aux autres, c’est ce que l’on appelle le charisme. Exercice de confidence Je liste mes différentes activités et j’essaie d’y rattacher des valeurs. Ensuite je les présente à mon binôme Si je ressens dans mes activités des émotions désagréables, alors je peux me demander pourquoi je continue à passer du temps à cette activité et quelle valeur cela m’empêche-t-elles de vivre ?

Mes valeurs Exercice d’écriture Je viens d’être élu gouverneur de la planète pour les 10 ans à venir. Un de mes amis me demande ce que sera devenu le monde idéal au bout de mon mandat. Attention, ce n’est pas un monde rêvé par rapport à ma famille mais par rapport à la planète. Je lis mon texte à mon binôme qui va m’interrompre chaque fois qu’il croira entendre une valeur, pour me demander si effectivement s’en est une. Je lui répondrai et continuerai la lecture jusqu’au bout. Les phrases négatives devront être traduites en positives (un monde sans guerre – un monde de paix). Je retiens de la liste précédente et de celle-ci, les 3 valeurs « mégas Woaw » ! C’est un exercice tripal et non mental !!

La machine à valider les Buts Mes buts La machine à valider les Buts les 3 valeurs conservées sont passées au questionnement de la feuille 1, dans l’ordre numérique présenté. Si j’en arrive au point 3, alors je passe à la feuille 2.

Comment gérer au mieux les grains de sable ? Le référentiel Mon référentiel est semblable à un moteur de formule 1, l’espérance de vie est de 2 heures , il doit être hyper performant. Le carburant doit être très purifié pour l’alimenter, c’est le rôle des 3 filtres. Comment gérer au mieux les grains de sable ?

a. Les micro-tâches Deux types de biorythmes coexistent donc les pics d’efficacité sont situé entre: 7h30 - 9h30 / 11h30 - 13h00 15h00 - 16h00 / 17h30 - 22h00 Les galets se positionnent dans les pics, les micro-tâches dans les creux ( si elles prennent plus de 2 min. pour être réalisées). Une micro-tâche non traité peut devenir une bombe à retardement ! Ne jamais jouer la stratégie du pourrissement !

Les micro-tâches intégrées dans le planning hebdo Activités ≠ Résultats ! La « To do list » est un outil du diable… Activités ≠ Résultats (On peut faire du sable toute la journée…) La liste des micros-tâches est comme une baignoire. Le but n’est pas de la vider, seulement de veiller à ce qu’elle ne déborde pas.

b. Les récurrences Pour obtenir une hygiène organisationnelle, Il y a 5 questions à se poser 1 x/an Est-ce utile de continuer à faire cette tâche ? Est-ce toujours à moi le faire ? (délégation) Est-ce automatisable ? Est-ce la bonne fréquence ? Où est-ce que je la positionne dans mon agenda ? Le temps de latente diminue si on exécute une tâche plus souvent.

Les récurrences intégrées dans le planning hebdo 3 types de récurrences ! Il y a des récurrences Collectives Privées Satellites ( Amont : préparer une réunion / Aval : faire le compte-rendu)

c. Les imprévus Ici des galets sont à poser sur: Toute la sécurité informatique La femme/ homme-clé, seul(e) à détenir la compétence. Si elle/il vient à manquer… Y a-t-il un doublon dans l’entreprise ? Un sous-traitant peut-il faire le job ? Selon une étude américaine, aux 3 questions suivantes: Pouvez-vous évaluer le temps que vous passez aux imprévus ? Votre estimation du blindage de votre agenda ? Êtes-vous en risque d’être prochainement confronté à un infarctus, un divorce ou un burnout ? La réponse est la même : Plus on monte en hiérarchie et plus les % de « OUI » sont élevés.

Les imprévus intégrés dans le planning hebdo Prévoir les imprévus ! Vous n’êtes pas payé pour mettre 100% de galets dans votre planning. L’immaturité organisationnelle serait de blinder l’agenda. Il est possible de gérer les imprévus en plaçant des zones « jokers  ».

d. Les mails Le mail n’est pas un média de communication d’urgence ! Le téléphone l’est. Répondre à ses mails 3x/jour est amplement suffisant ! On enlève les notifications. On peut stocker les mails en fichier .msg. Il vaut mieux ne pas créer d’arborescence sur outlook. C’est l’assurance de perdre des informations ! Certains messages pouvant se situer dans plusieurs catégories.

e. Les interruptions Il est préférable de prévoir une réunion récurrente avec un collègue qui nous demande des informations très régulièrement pendant la semaine. Il est aussi possible d’éduquer les collègues : « Ta question peut-elle attendre la fin de la semaine ? »

Processus d’utilisation du squelette hebdo LA WEEKY LIST Tous les vendredis soirs, j’ai rendez-vous avec moi-même. Je fais une « Weeky List ». Lorsque je commence le lundi matin un peu « patraque », tous est déjà prévu. Si une « HUILE » me demande un rendez-vous le mercredi après-midi, je peux jouer à « TÉTRIS », en faisant glisser les zones vers les zones « JOKER ». Vous n’êtes pas payé pour mettre 100% de galets dans votre planning. L’immaturité organisationnelle serait de blinder l’agenda. Il est possible de gérer les imprévus en plaçant des zones « jokers  ».

Les valeurs de notre club…