Quick cataloging - Catalogage rapide Version d’octobre 2015

Quick cataloging Introduction Quick cataloging : en pratique Option Existing Option New Après le Quick cataloging : en pratique Finaliser le processus Alma @ ULg – Resource Management – Récupération des données

Quick cataloging - Introduction Pour accéder au Quick cataloging et donc ajouter des exemplaires physiques à l’inventaire existant ou créer de nouvelles notices avec inventaire, l’utilisateur doit avoir le rôle suivant : Physical inventory operator Ce rôle est associé à un périmètre qui correspond à la (les) bibliothèque(s) dans laquelle l’utilisateur travaille. L’utilisateur ne peut donc créer des exemplaires / des notices minimales & inventaire que pour sa bibliothèque. Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging

Quick cataloging - Introduction Le formulaire de saisie Quick cataloging se retrouve à différents endroits, dans différents menus ALMA, sous différentes désignations : Dans le processus de prêt de documents : Fulfillment >> Check in/Check out > Manage patron services > (après idenfication du lecteur) Dans les opérations de fulfillment liées aux Requests : Fulfillment >> Resource Requests > Scan in Items Dans les procédures suivant la Réception dans le cadre des Acquisitions Acquisitions >> Post-Receiving Processing > Scan in Items Pour alimenter l’Inventaire physique dans le cadre de la gestion des ressources imprimées : Resource management >> Create inventory > Add physical items Alma @ ULg – Resource Managemen)t – Quick cataloging + peut-être encore à d’autres endroits non encore identifiés

Quick cataloging - Introduction Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Rôle Receiving Operator Limited + Physical Inventory Operator Rôles Circulation Desk Operator Limited Circulation Desk Operator + Physical Inventory Operator Rôle Physical Inventory Operator

Quick cataloging - Introduction À partir du menu Resource management >> Create Inventory > Add Physical Item, le quick cataloging pourra être utilisé dans les cas suivants : Création de notices minimales de commandes de monographies Permet à des utilisateurs n’ayant pas un rôle de catalogueur de créer des notices et leur inventaire puis la ligne de commande associée Création de notices minimales avec inventaire Permet de gérer des opérations de rétrocatalogage Permet de gérer rapidement l’enregistrement d’ensembles importants dans le répertoire (dons…) Ajout d’un nouvel exemplaire d’une monographie à un HOL existant Exemplarisation de collections de périodiques Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging INVENTAIRE = Notices HOL & Exemplaires

Quick cataloging - Introduction MAIS Les notices nouvelles créées à partir du menu RM sont automatiquement liées au traitement interne ‘Acquisitions & Catalogage’ Les exemplaires qui ont un traitement (process type) en cours ne peuvent pas être prêtés Pour rendre possible les opérations de prêt Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Via le Add physical item, les items créés à partir du choix Existing n’ont pas de process type attribués : ils sont donc disponibles immédiatement. Le process type concerne donc uniquement le New dans ce cas-ci => En pratique : FINALISER LE PROCESSUS

Quick cataloging - Introduction À partir du menu Fulfillment >> Manage Patron services, le quick cataloging devra être utilisé pour pouvoir mettre en prêt un document qui n’est pas encore enregistré dans le catalogue informatisé de la bibliothèque Monographies enregistrées uniquement sur fiches papier Fascicules de périodique non exemplarisés Le document est mis en prêt automatiquement dès que la notice du Quick cataloging est enregistrée (bouton ) Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging INVENTAIRE = Notices HOL & Exemplaires

Quick cataloging - Introduction MAIS Les notices créées à partir du prêt passent du process type ‘Loan’ au process type ‘Transit’ dans le processus général ‘Acquisitions & Catalogage’ lors du retour du document Pour les notices créées à partir du prêt, l’exemplaire qui revient est en Transit, c’est-à-dire indisponible, et ne peut pas être prêté Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Les notices mises en prêt sont en process type Loan ; quand l’item revient du prêt, il passe en process type Transit. Le process type acquisitions lui est attribué d’office. Aussi bien pour les créations d’exemplaires à partir d’un inventaire existant que la création de nouvelles notices => En pratique : FINALISER LE PROCESSUS Pour rendre l’exemplaire disponible et rendre possible une nouvelle opération de prêt

Quick cataloging - Introduction MAIS Si l’ouvrage existe déjà dans le catalogue, on est limité à l’ajout d’un exemplaire au HOL existant qui n’est peut être pas votre bibliothèque qui contient déjà une information de cote de rangement en 852$j Créer une notice ‘doublon’ dans le catalogue !? Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging INVENTAIRE = Notices HOL & Exemplaires

Quick cataloging - Introduction MAIS La notice Marc21 générée est de qualité médiocre : Les informations encodées dans certaines zones proposées par le formulaire arrivent dans de mauvaises zones Marc21 Les points d’accès sont liés automatiquement aux autorités (LCNAF) sans contrôle Nombreux messages d’erreur Et des erreurs sans message La zone Call number ne se retrouve nulle part Le champ Marc 008 n’est pas créé Avant la mise à jour de novembre 2015, il est impossible de fournir l’information de COTE de RANGEMENT Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging

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Quick cataloging – En pratique Le formulaire de Quick cataloging est identique à partir des différents menus Intégrer un exemplaire physique à une ressource déjà présente (MMS + Inventaire) dans la bibliothèque : option Existing Intégrer un exemplaire physique de livre ou un article (dépouillement) dans le répertoire en créant une notice MMS et un inventaire : option New Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Afin d’éviter les doublons, le quick cataloging doit toujours être précédé d’une recherche dans le répertoire.

Quick cataloging – En pratique Option Existing Cette option permet d’ajouter un exemplaire supplémentaire à un HOL déjà existant. Cet exemplaire aura donc même la même bibliothèque, la même localisation, et la même cote. Entrez le début du titre dans la section Resource information  et choisissez-le dans la liste déroulante OU cliquez sur la flèche qui vous renvoie vers la repository search où vous pouvez lancer votre recherche et choisir le bon titre dans la liste de résultats. Attention à la liste déroulante qui est un peu farfelue (recherche par ‘tous les mots’ du titre, et non par ‘browse’) Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Dans la philosophie d’Alma,

Quick cataloging – En pratique Option Existing Une fois le titre choisi, compléter la section Item information : Library Location Barcode Description : pour les fascicules de périodiques ; pour une monographie en plusieurs volumes Material type : utiliser la loupe pour accéder à la liste « physical inventory material » et choisir le bon support Item policy : à ne compléter que si un statut de type Exception est requis 15 - Non empruntable 18 - Non consultable 30 - S'adresser au service (XXX90) automatiquement remplis Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Bibliothèque et localisation : ! Possibilité d’une liste déroulante si plusieurs HOL dépendant de la même bibliothèque Pour rappel, les opérations de prêt sont basées sur les localisations et plus sur les statuts d’exemplaires. Enregistrer la notice et retourner à l’écran d’accueil d’Alma ou prêt pour une nouvelle opération

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Quick cataloging – En pratique Option New La création d’une notice (New) doit toujours être précédée d’une recherche dans le catalogue. => s’il existe déjà une notice dans le MMS, un rôle Catalogueur est alors nécessaire pour éditer la notice dans le Metadata editor et ajouter une notice HOL + exemplaire. Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Articles : PIB??

Quick cataloging – En pratique Option New Pour ouvrir la page du quick cataloging, choisir New, sélectionnez livre ou article et validez en cliquant sur Choose. En fonction du Citation type choisi, les paramètres seront différents. Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Articles : dans le cadre du PEB Pour que la notice soit affichée dans Primo, décochez la case Suppress from discovery.

Quick cataloging – En pratique Option New Créer l’Inventaire : remplir les Item information et enregistrer la notice en cliquant sur save . [À partir de la fonctionnalité Add Physical Item, le formulaire Quick cataloging se ferme et ouvre la page de résultat dans la repository search avec comme seul résultat la notice dans le MMS et son inventaire qui viennent d’être créés.] La bibliothèque est celle définie par le rôle de l’utilisateur Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging

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Après le Quick cataloging – En pratique Finaliser le processus RÉTROCATALOGAGE Editer l’exemplaire pour supprimer le process type Contrôler la qualité de la description Ajouter les champs manquants Corriger les étiquettes Marc erronées Améliorer la description pour pouvoir attribuer à la notice un autre niveau d’encodage (pour lequel le ‘tag brief’ pourra être décoché) Rôle PHYSICAL INVENTORY OPERATOR Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Rôle CATALOGER

Après le Quick cataloging - En pratique Finaliser le processus COMMANDES Créer la ligne de commande à partir du lien d’action Order Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Formation ACQUISITIONS

Après le Quick cataloging - En pratique Finaliser le processus NOTICES CRÉÉES LORS DU PRÊT : Au retour du document : SCÉNARIO 1 Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging

Après le Quick cataloging - En pratique Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Cliquer sur le lien du code-barres pour ouvrir les informations de l’exemplaire dans le PHYSICAL ITEM EDITOR

Après le Quick cataloging - En pratique Éditer la notice BIB Éditer la notice HOL Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging Attention : si l’exemplaire est localisé dans une réserve distante avec bureau de prêt indépendant, il est toujours en transit après cette opération SUPPRIMER LE PROCESS TYPE L’exemplaire est désormais disponible

Après le Quick cataloging - En pratique L’exemplaire est désormais disponible MAIS Sa description bibliographique est de mauvaise qualité Il est identifié comme notice abrégée Il est peut-être toujours en transit (MAL) & Vous n’avez pas le temps de compléter la description Vous n’avez pas le rôle nécessaire pour compléter la description L’exemplaire est intégré au processus de traitement interne (Work order) ‘Acquisitions & Catalogage’ ; il est donc pris en charge par le Département ‘Acquisitions & Catalogage’ de votre bibliothèque Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging

Après le Quick cataloging - En pratique Finaliser le processus FORMATION Work orders : traitements internes Alma @ ULg – Resource Management – Quick cataloging http://www2.libnet.ulg.ac.be/bao/docs/alma/workorders/WorkOrdersrevuVF5.pptx

Quick cataloging Des questions? Sur le fonctionnement dans les divers contextes Sur les limites de la fonctionnalité Sur l’utilisation qui peut en être faite Des propositions d’amélioration alma-rm@lists.ulg.ac.be Alma @ ULg – Resource Management – Récupération des données