Bureau des Ressources Extérieures Novembre 2004 31/03/2017 6ème PCRDT 2003-2006 Bureau des Ressources Extérieures Novembre 2004

2 Le démarrage du contrat 3 La vie du contrat 31/03/2017 Le 6ème PCRDT 1 Cadre général 2 Le démarrage du contrat 3 La vie du contrat 4 Le reporting de fin de période 5 La fin du contrat

1.Cadre général 1.1 Structure du 6ème PCRDT 1.2 Instruments 31/03/2017 1.Cadre général 1.1 Structure du 6ème PCRDT 1.2 Instruments 1.3 Types d ’activités 1.4 Modèles de déclaration des coûts et contribution de la CE 1.5 Différentes formes de participation 1.6 Bilan des projets du 6ème PCRDT à la DR14

31/03/2017 Structure du 6ème PCRDT Axe 1 : Concentrer et intégrer la recherche communautaire Sept priorités thématiques: 1 - Génomique et biologie pour la santé 2 - Technologies pour la société de l’information 3 - Nanotechnologies, matériaux intelligents, nouveaux procédés de production 4 - Aéronautique et espace 5 - Sûreté alimentaire et risques pour la santé 6 - Développement durable et changement planétaire 7 - Citoyens et gouvernance dans la société européenne de la connaissance Axe 2 : Structurer l’espace européen de la recherche (dont Ressources Humaines et Mobilité - Réseau Marie Curie) Axe 3 : Renforcer les bases de l’espace européen de la recherche

Instruments Instruments existants déjà dans le 5ème PCRDT : STREP 31/03/2017 Instruments Instruments existants déjà dans le 5ème PCRDT : STREP Actions Marie Curie Actions de coordination Actions spécifiques de soutien Initiatives intégrées relatives aux infrastructures (I3) Article 169 + 2 nouveaux instruments : Réseaux d’excellence (NoE) Projets intégrés (IP)

31/03/2017 Types d’activités Research and technological development activities or innovation activities (dont activité de dépôt de brevets…) Demonstration activities (réalisation de prototypes) Training activities (formation) Management of the consortium activities Other specific activities (dont Joint Program of Activities dans l’instrument NoE)

Récapitulatif des types d’activités par intruments 31/03/2017 Récapitulatif des types d’activités par intruments

Modèles de déclaration des coûts 31/03/2017 Modèles de déclaration des coûts Additionnal Cost (AC) Full Cost (FC) Full Cost Flat Rate (FCF): cas du CNRS

Participation de la CE par type d ’activité et modèle de coûts 31/03/2017 Participation de la CE par type d ’activité et modèle de coûts Insérer tableau

Différentes formes de participation (1/4) 31/03/2017 Différentes formes de participation (1/4) Contractant - coordonnateur - non coordonnateur Non contractant

Différentes formes de participation (2/4) 31/03/2017 Contractant coordonnateur signe le contrat avec la CE et fait signer les formulaires d’accession aux membres du consortium encaisse la contribution européenne et la répartit entre les membres du consortium collecte les rapports scientifiques, financiers, les certificats d’audit et les transmet à la CE est l’interlocuteur de la Commission pour les questions administratives et financières liées au projet s’acquitte de ses tâches en tant que partenaire au même titre que les autres membres du consortium

Différentes formes de participation (3/4) 31/03/2017 Différentes formes de participation (3/4) Contractant non coordonnateur adhère au contrat via l’accession form reçoit du coordonnateur sa part de la contribution CE adresse à la CE, via le coordonnateur, les rapports scientifiques et financiers ainsi que le certificat d’audit

Différentes formes de participation (4/4) 31/03/2017 Différentes formes de participation (4/4) Non contractant (= tiers) Met des ressources à disposition d’une entité contractante (cas d’une UMR)

Bilan à mi-parcours de l’appel à projets du 6ème PCRDT à la DR14 31/03/2017 Bilan à mi-parcours de l’appel à projets du 6ème PCRDT à la DR14 Nombre de projets présentés : 264 Nombre de projets retenus : 79 Dont NoE : 23, IP : 24 Dont laboratoires CNRS DR14 coordinateur :7 Priorités thématiques concernées à la DR14: 2. Technologies pour la société de l ’information > 3. Nanotechnologies > 6. Développement durable et changement planétaire

Nombre de contrats ouverts : 26 31/03/2017 Bilan des contrats ouverts au Bureau des Ressources Extérieures (à fin oct 2004) Nombre de contrats ouverts : 26 Dont DR14 coordinateur : 3 (1 IP, 1 NoE, 1 STREP) Dont transferts autres DR: 8 sur 26 contrats Dont IP : 10, NoE : 9, autres : 7

 Les informations données ci-après s’appliquent plus particulièrement aux Réseaux d’Excellence et Projets Intégrés dans le cas où le CNRS est partenaire contractant non coordonnateur

2.Le démarrage du contrat 31/03/2017 2.Le démarrage du contrat 2.1 Documents constitutifs du contrat 2.2 Analyse d ’un contrat 2.3 Qui fait quoi au démarrage du contrat ?

Les documents constitutifs du contrat 31/03/2017 Les documents constitutifs du contrat Le contrat (= core contract) signé entre la CE et le partenaire coordonnateur au nom du consortium Annexe 1 : description des travaux Annexe 2 : conditions générales des contrats européens Annexe 3 : conditions spécifiques au type d’instrument Annexe 4 : form A ou accession form signée entre chaque partenaire et le coordonnateur (Annexe 5 : form B par laquelle de nouvelles entités adhèrent ultérieurement au contrat) Annexe 6 : form C ou financial statement propre à chaque type d’instrument Consortium agreement obligatoire pour IP et NoE

Le contrat En anglais (langue officielle) 31/03/2017 Le contrat En anglais (langue officielle) Conclu entre la CE et le partenaire coordonnateur Le contrat fixe notamment : L’objet du contrat et la liste de tous les participants au contrat (art 1) la date d’entrée en vigueur du contrat, la date de début et la durée du projet (art 4) le montant maximum de la contribution financière de la communauté (art 5) les périodes de rapport et les rapports à remettre (art 6 et 7) les modalités de paiement par la CE (art 8) – Avance Addendum clause 23

Gros plan sur le participant CNRS 31/03/2017 Gros plan sur le participant CNRS Derrière le partenaire CNRS signataire du contrat, on peut trouver : Un « nœud » CNRS Plusieurs laboratoires de plusieurs DR Une UMR Plusieurs entités juridiques : CNRS et une ou plusieurs cotutelles S’il y a une clause 23: - les coûts de la cotutelle sont éligibles - il faut les déclarer et les certifier

Qui fait quoi au début du contrat ? (1/2) 31/03/2017 Qui fait quoi au début du contrat ? (1/2) Le laboratoire et le SPV  fournissent les documents nécessaires au Bureau des Ressources Extérieures copie du contrat signé par les deux parties Annexe 1 Original de notre accession form signé par les deux parties Copie du consortium agreement signé (pour IP et NoE) Eventuellement PV du Kick Off Meeting indiquant la répartition financière entre partenaires

Qui fait quoi au début du contrat ? (2/2) 31/03/2017 Qui fait quoi au début du contrat ? (2/2) Le Bureau des Ressources Extérieures ouvre un CDP 511xxx à justifier met en place les crédits Le gestionnaire de laboratoire créé dans Xlab des sous-parties au CDP 511xxx correspondant aux types d’activités et aux WP

3.La vie du contrat 3.1 Le modèle du Full Cost Flat Rate 31/03/2017 3.La vie du contrat 3.1 Le modèle du Full Cost Flat Rate 3.2 Les coûts non éligibles 3.3 Les coûts éligibles 3.3.1 Coûts directs 3.3.2 Coûts indirects 3.4 Les recettes 3.5 Qui fait quoi pendant le contrat ?

Déclaration des coûts: Au CNRS, utilisation du modèle FCF 31/03/2017 Déclaration des coûts: Au CNRS, utilisation du modèle FCF coût déclaré = coût direct + coût indirect (20% des coûts directs hors charges de sous-traitance)

Les coûts non éligibles 31/03/2017 Les coûts non éligibles Ne peuvent être imputés au projet : les impôts indirects identifiables notamment la TVA les intérêts débiteurs les provisions pour pertes ou charges futures éventuelles (mais la PPE est éligible) les pertes de change les coûts déclarés, encourus ou remboursés pour un autre projet communautaire les dépenses démesurées ou inconsidérées tout autre coût ne remplissant pas les conditions d’éligibilité

Les coûts éligibles (1/2) 31/03/2017 Les coûts éligibles (1/2) Les coûts éligibles, doivent remplir toutes les conditions suivantes : ils doivent être réels, économiques et nécessaires à la réalisation du projet, ils doivent être déterminés conformément aux principes comptables usuels du contractant ils doivent être encourus pendant la durée du projet ils doivent être régulièrement inscrits dans les comptes du contractant, Idem pour les contributions fournies par des tiers dans le cadre d’UMR par exemple

Les coûts éligibles (2/2) 31/03/2017 Les coûts éligibles (2/2) Coût direct 20% Hors sous- traitance Coût indirect Coût total éligible

Les coûts directs (1/3) Salaires du personnel permanent 31/03/2017 Les coûts directs (1/3) Salaires du personnel permanent Valorisé au coût réel Le nombre d’heures travaillées sur le projet est justifié par les feuilles de temps (time-sheet) Chaque personnel indique les heures consacrées au projet européen en détaillant par workpackage et par type d’activité Le salaire du personnel des cotutelles fait partie des dépenses éligibles si une clause 23 est insérée au contrat Salaires du personnel temporaire Ventiler les heures entre WP et activités (time-sheet). La PPE est éligible. Embauche de préférence sur 18 mois (durée du préfinancement) puis avenants

Les coûts directs (2/3) Les consommables 31/03/2017 Les coûts directs (2/3) Les consommables Appliquer les règles usuelles sur la frontière fonct./équipement Les missions Appliquer les règles usuelles Les amortissements Appliquer les règles usuelles (le coût d ’installation peut être pris en compte) Amortissement à compter de la date de la facture et au prorata temporis sur la période Appliquer si nécessaire un pourcentage d’affectation du matériel Une quote-part d’amortissement peut être déclarée sur des matériels dédiés au projet et acquis avant le démarrage

Exemple de calcul d’amortissement 31/03/2017 Exemple de calcul d’amortissement Contrat valable du 01/01/04 au 31/12/07 Matériel de 3000 € amortissable sur 5 ans Facture datée du 10/03/04 Matériel affecté à 40% au projet Amortissement éligible en année 1: 3000 x 20% x 10/12è x 40% = 200 € Amortissement éligible en année 2: 3000 x 20% x 40% = 240 €

Les coûts directs (3/3) La sous-traitance interdite sur les tâches clé 31/03/2017 Les coûts directs (3/3) La sous-traitance interdite sur les tâches clé autorisée sur des tâches très limitées accord CE préalable requis consultation obligatoire (avoir au moins trois devis) exclue de l’assiette de calcul des coûts indirects

31/03/2017 Les coûts indirects Représentent 20% des coûts directs hors sous-traitance Couvrent : les frais généraux d’administration la dépréciation des infrastructures, coûts de maintenance, d’assurance, de sécurité les fluides, le téléphone les équipements communs (informatique …)

Exemple Coût direct 120 Coût indirect (100 x 20%) 20 Coût total 140 31/03/2017 Exemple Personnel 60 Consommables 10 Missions 20 Amortissement 10 Sous-traitance 20 Coût direct 120 Coût indirect (100 x 20%) 20 Coût total 140

31/03/2017 Les recettes Transferts financiers et contributions en nature opérées par des tiers spécifiquement pour le projet Nécessité d’ajouter une clause 23 Revenus engendrés par le projet (frais d’inscription à une conférence organisée par le consortium, vente des proceedings …) Elles peuvent limiter la participation de la CE (si contribution CE + recettes > coûts éligibles)

Qui fait quoi pendant le contrat ? (1/2) 31/03/2017 Qui fait quoi pendant le contrat ? (1/2) Les scientifiques tiennent leurs feuilles de temps et ventilent leurs heures dans les différents WP et les différents types d’activité le responsable scientifique recense et suit les agents de son unité participant au projet Les gestionnaires de laboratoire ventilent les dépenses entre les différents WP et les différents types d’activité sur indication du responsable scientifique gardent un double des factures et des ordres de mission relatifs au projet

Qui fait quoi pendant le contrat ? (2/2) 31/03/2017 Qui fait quoi pendant le contrat ? (2/2) Les gestionnaires de la DR  gardent un double de la liquidation des frais de mission enregistrés sur le CDP Le Service des Ressources Humaines  embauche sur la durée du préfinancement puis avenants de prolongation

4.Le reporting de fin de période 31/03/2017 4.Le reporting de fin de période 4.1 Documents à produire lors du reporting de fin de période 4.2 Le periodic management report 4.2.1 Section 1: la justification des principaux coûts et ressources 4.2.2 Section 2: les Forms C et les certificats d’audit 4.2.3 Section 3: le tableau synthétique 4.3 Qui fait quoi au moment des reportings ? 4.4 Les délais 4.5 Le paiement de la contribution de la CE

Documents à produire pour le reporting (1/2) 31/03/2017 Documents à produire pour le reporting (1/2) Le consortium doit produire les documents suivants: un rapport d’activité périodique (scientifique) : periodic activity report un rapport de gestion périodique : periodic management report un rapport sur la répartition de la contribution financière entre les différents partenaires et la date des virements une nouvelle annexe technique (annexe 1) pour la période suivante avec budget prévisionnel tout rapport supplémentaire demandé dans les annexes

Documents à produire pour le reporting (2/2) 31/03/2017 Documents à produire pour le reporting (2/2) A quel moment doit-on produire ces documents ? A la fin de chaque période, soit tous les 12 mois pour les NoE et les IP

Le periodic management report (1/2) 31/03/2017 Le periodic management report (1/2) Le « periodic management report » fourni par le consortium comprend : section 1 : une justification des principaux coûts et ressources section 2 : un bilan financier par activité = form C et certificat(s) d’audit de chaque partenaire section 3: un tableau synthétique des coûts et recettes déclarés par les différents partenaires

Le periodic management report (2/2) Pour les sections 1 et 3 du periodic management report, chaque contractant complète les documents demandés pour la part qui le concerne Pour la section 2 du periodic management report, chaque contractant fournit une form C et un certificat d ’audit (ou plusieurs si UMR)

Section 1: la justification des principaux coûts et ressources (1/2) 31/03/2017 Section 1: la justification des principaux coûts et ressources (1/2) Donne la justification des principaux coûts et ressources du consortium en les reliant aux activités et en justifiant leur nécessité Ceci comprend : un tableau retraçant les coûts budgétés et les coûts réellement encourus par les différents partenaires Comparaison coûts réels/coûts budgétés un tableau retraçant les mois/hommes budgétés et réalisés par les différents partenaires Comparaison hommes/mois réels -hommes/mois budgétés

Section 1: la justification des principaux coûts et ressources (2/2) une explication des « déviations » par rapport aux coûts et aux hommes/mois budgétés et leur impact sur l’avancement du projet une brève description du travail réalisé pendant la période et justifiant des moyens déployés une note explicative sur tout coût important

Section 2: La form C Chaque partenaire produit une form C 31/03/2017 Section 2: La form C Chaque partenaire produit une form C Un type de form C par instrument FormC IP-FormC Noe Au CNRS, les form C sont cosignées par le responsable du projet et par le Délégué Régional Dans le cas d’une UMR, chaque cotutelle active produit une pseudo-form C signée par son responsable du service financier

Section 2: Le certificat d’audit 31/03/2017 Section 2: Le certificat d’audit Le certificat d’audit est joint à la form C Il atteste de la réalité des dépenses et du fait qu’elles sont régulièrement comptabilisées Le temps consacré à l’établissement du certificat d’audit fait partie des dépenses éligibles (en activité Management) Au CNRS, l’Agent Comptable établit le certificat d’audit pour les dépenses CNRS Dans le cas d ’une UMR, un certificat d’audit est établi par l ’Agent Comptable de chaque cotutelle active

Tableau récapitulatif des coûts déclarés par le consortium 31/03/2017 Section 3:Tableau synthétique des coûts déclarés par les différents partenaires Ce tableau consolide les coûts déclarés par les différents partenaires et mentionne les apports des tierces parties Tableau récapitulatif des coûts déclarés par le consortium

Qui fait quoi au moment des reportings? (1/5) 31/03/2017 Qui fait quoi au moment des reportings? (1/5) Le responsable scientifique signe les feuilles de temps et les transmet au gestionnaire du laboratoire donne au gestionnaire les indications nécessaires à la préparation des pseudo-form C des cotutelles (UMR) aide le gestionnaire dans l ’établissement de la form C signe la form C complète, avec le gestionnaire, les différents documents demandés dans les sections 1 et 3 du management report

Qui fait quoi au moment des reportings? (2/5) 31/03/2017 Qui fait quoi au moment des reportings? (2/5) Le gestionnaire de laboratoire rassemble pour chaque période les pièces justificatives des dépenses affectables au projet (cf note DFI du 21/06/04): « copie des factures mandatées et payées copie des frais de déplacement feuilles de temps établies chaque mois par les agents et signées du responsable historiques du CDP » prépare et transmet aux cotutelles les éléments nécessaires à l ’établissement des pseudo-form C (UMR) récupère auprès des cotutelles la pseudo-form C signée par le responsable financier et le certificat d ’audit établi par l ’Agent Comptable des cotutelles (UMR)

Qui fait quoi au moment des reportings? (3/5) 31/03/2017 Qui fait quoi au moment des reportings? (3/5) Le gestionnaire de laboratoire (suite) établit la form C avec l ’aide du responsable scientifique fait signer la form C au responsable scientifique complète, avec le responsable scientifique, les différents documents demandés dans les sections 1 et 3 du management report transmet l’ensemble de ces documents au Bureau des Ressources Extérieures

Qui fait quoi au moment des reportings ? (4/5) 31/03/2017 Qui fait quoi au moment des reportings ? (4/5) Le Bureau des Ressources Extérieures récupère auprès des gestionnaires de la DR la liquidation des frais de mission vérifie l’ensemble des documents transmis par le laboratoire fait signer la form C par le Délégué Régional transmet, pour audit, la form C et les pièces justificatives à l’Agent Comptable du CNRS récupère auprès de l ’Agent Comptable le certificat d’audit établi pour les dépenses CNRS transmet les documents (sections 1 et 3, form C et certificat(s) d’audit) au coordonnateur conserve l’ensemble des pièces justificatives du contrat

Qui fait quoi au moment des reportings? (5/5) 31/03/2017 Qui fait quoi au moment des reportings? (5/5) Les cotutelles (UMR) établissent et signent les pseudo-form C reçues du gestionnaire du laboratoire établissent un certificat d’audit pour les coûts leur revenant transmettent ces documents au gestionnaire du laboratoire L’Agent Comptable de la Délégation Régionale effectue un contrôle global et par sondage des pièces justificatives établit le certificat d’audit pour les dépenses CNRS

Pièces justificatives + form C 31/03/2017 Circuit des documents Labo Cotutelle 1 + pièces justif. + doc sect° 1 et 3 + Form C Pseudo-Form C Certificat d’audit Pièces justificatives + form C Agent comptable Bureau des RE Coordonnateur CE Certificat d’audit SPRH Gestionnaire DR Copie des contrats de travail Liquidation missions

Les délais pour le reporting 31/03/2017 Les délais pour le reporting Des délais très courts A la fin de la période, les rapports doivent parvenir : dans les 45 jours à la CE dans les 30 jours au coordonnateur dans les 20 jours à la DR

Le remboursement des dépenses éligibles par la CE 31/03/2017 Le remboursement des dépenses éligibles par la CE En fonction des rapports scientifiques et financiers, la CE participe aux dépenses éligibles en appliquant aux montants déclarés, un taux de remboursement par activité Taux de remboursement par activité (Rmq: Activité Management remboursée à 100% dans la limite de 7% de la contribution versée au consortium) La contribution prévue au contrat constitue un maximum La subvention CE versée constitue un paiement définitif uniquement si un certificat d’audit a été fourni L ’avance de la période suivante est ajustée pour tenir compte du règlement de la CE

5.La fin du contrat 5.1 Documents supplémentaires 31/03/2017 5.La fin du contrat 5.1 Documents supplémentaires 5.2 Suites du contrat

Documents supplémentaires à produire lors du reporting final 31/03/2017 Documents supplémentaires à produire lors du reporting final En plus des documents à produire au titre de la dernière période, production de documents établis pour l’ensemble du projet dans toute sa durée : un rapport d’activité final un rapport de gestion final (un rapport sur la répartition de la contribution financière pour le coordonnateur)

31/03/2017 Suites du contrat les engagements du contractant continuent après la fin du projet ... un audit de la CE est possible pendant les cinq ans qui suivent la fin du contrat des sanctions peuvent s’appliquer en cas de contribution indûment perçue

Plus d ’informations ... (1/2) 31/03/2017 Plus d ’informations ... (1/2) Sur le site www.cordis.lu Traduction en français des contrat et annexes: www.cordis.lu/Find/European Union-Funded Research/FP6/Find a document/Model contract Guide financier et documents de reporting: www.cordis.lu/Find/European Union-Funded research/FP6/Find a document, puis Financial guideline ou project reporting Sur intranet Secrétariat Général/Finances/Réglementation Note DFI du 21/06/04 Modèle de feuille de temps

Plus d ’informations (2/2) 31/03/2017 Plus d ’informations (2/2) Bureau Ressources Extérieures: 05.61.33.60.27. MJ Balandraux: marie-jose.balandraux@dr14.cnrs.fr Béatrice Collard: beatrice.collard@dr14.cnrs.fr Josette Desor: josette.desor@dr14.cnrs.fr Florence Devidal: florence.devidal@dr14.cnrs.fr Service Partenariat Valorisation: 05.61.33.60.70/80 Jean-Paul Swerts: jean-paul.swerts@dr14.cnrs.fr Cécile Barat: cecile.barat@dr14.cnrs.fr

Glossaire A AC Additionnal Cost - coûts additionnels avec coûts indirects forfaitaires Accession form -Formulaire d'accession (signé entre le coordonnateur et les partenaires) C Coordonnateur - Signe seul avec la CE Consortium agreement - Accord de consortium CDP Centre de dépenses Core task Tâches-clé (tâches essentielles du contrat qui ne peuvent être proposées à une sous-traitance) CE Commission Européenne F FC Full Cost - Coût complet avec coûts indirects au taux réel FCF Full Cost Flat Rate - Coût complet avec coûts indirects au taux forfaitaire de 20% Financial statement Bilan financier I IP Integrated project - Projet intégré I3 Integrated initiatives for Infrastructures K Kick off Meeting Réunion de démarrage du projet (Coordonnateur + partenaires) N NoE Network of excellence - Réseau d'excellence P 6ème PCRDT 6ème programme cadre de recherche et développement technologique PPE Provision pour perte d'emploi Proceeding Actes du colloque Periodic activity report Rapport d'activité périodique Periodic management report Rapport de gestion périodique R Reporting Rapport périodique (financier) S STREP Specific Targeted Research Project T Time Sheet Feuille de temps W Workpackage (WP) Ensemble de tâches (prévues dans le cadre d'une activité rattachée à un instrument)