Alma - Système de gestion des métadonnées & Inventaire Alma - Système de gestion des métadonnées & Inventaire Préambule à la recherche et à l’exploitation des données Alma - Système de gestion des métadonnées & Inventaire Version d’octobre 2017

Institution & Communauté L’Inventaire Les Icônes Alma & Primo Rôles Alma - Système de gestion des métadonnées & Inventaire

Que contient le catalogue Alma? Un catalogue partagé par toutes les bibliothèques Alma Alma, c’est une zone Institution ET une zone Communauté Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire Existe aussi la possibilité de « Réseau » (Network zone) => par ex. Libis

Que contient le catalogue Alma? Essentiellement des ressources électroniques Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

Alma propose un système de gestion de métadonnées (MMS) hybride qui permet de gérer les collections locales tout en profitant d’un catalogue partagé Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

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Alma propose un modèle centré sur l’inventaire Peu importe où se trouve la notice bibliographique catalogue Institution/Communauté Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire NOTICES MMS INVENTAIRE Institution Peut être lié au catalogue de l’Institution ou au catalogue communautaire Définit quelles ressources (dans tous les catalogues : IZ et CZ) sont gérées par les bibliothèques.

La Zone Institution, gérée par les bibliothèques, contient : Le catalogue institutionnel (’Institution catalog’) L’ensemble des métadonnées descriptives maintenues par l’Institution, dans un format qui peut être le MARC (MARC21, UNIMARC,…) ou le Dublin core Optionnellement, un fichier d’autorité local À Liège, le thésaurus Agrovoc ainsi que des notices d’autorités importées d’Aleph et liées aux fonds patrimoniaux, au droit belge, ou contenant les termes ‘Liège’ ‘Belgique‘, et des nouvelles créations (ce qui ne se trouve pas dans les fichiers d’autorité accessibles via la CZ avec lesquels nous travaillons : FRBNF et LCNAMES) Les données d’inventaire local (‘Institution Inventory’) Nos notices de fonds (Holdings) et nos exemplaires Nos accès aux e-resources que nous activons (portfolios) Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

La Zone Communautaire, gérée par Ex Libris et partagée pour tous les clients Alma, contient : Les fichiers d’autorité (Global Authorities) (août 2017) LCSH, LCNAF (Noms / Titres de la Library of Congress), MeSH, GND (Sujets et Noms) de la Bibliothèque nationale d’Allemagne, Bibsys Bare du réseau BIBSYS (Bibliothèques norvégiennes : institutions d’enseignement supérieur, de recherche, administrations publiques, bibliothèque nationale), LACNAF (Bibliothèque et Archives Canada), CSH (Canadian Subject Headings), NLI (National Library of Israël), RVK (Regensburger Verbundklassifikation), FAST, les autorités de la BNE, Rameau et les autorités BNF en Unimarc & en Marc21 Le catalogue communautaire (Community catalog) contient pour l’instant, et pour les clients Ex Libris, principalement des données pour les ressources électroniques. Le catalogue communautaire est géré par ExLibris et peut être alimenté par les clients Alma. Août 2017 : un peu plus de 5 millions de notices bibliographiques, dont env. 850.000 ressources continues. La base de connaissance centrale (CKB ou Central Knowledgebase) contient les informations administratives et d’accès pour les ressources électroniques (paramètres de linking, années, packages…) Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

La Zone Communautaire : qualité des notices descriptives * Les notices ne contiennent pas d’information de fournisseur – toute information relative aux fournisseurs se trouve au niveau de l’inventaire * Les notices ne sont PAS identiques aux notices sources : les notices du catalogue communautaire sont des notices enrichies, potentiellement, par de multiples sources (CONSER, OCLC, EBL…) * Le code de catalogage recommandé est le code RDA Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire Des notices riches Classifications Variantes de titre Notes de contenu Résumé Vedettes matières ,,, SFX

Zone Institution - Zone Communautaire Quel lien entre les deux? La CZ contient les notices d’e-journaux et d’e-books pour lesquels la CKB gère des données d’accès, de couverture et de service au niveau des portfolios et des collections. L’IZ lie son inventaire aux notices de la CZ pour les e-ressources. => si les notices bibliographiques de la CZ sont mises à jour, l’IZ profite de la mise à jour. Si l’IZ maintient localement des notices issues de la CZ, les mises à jour dans la CZ ne seront pas répercutées sur ces notices locales Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

Pour résumer Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

Exemples Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire http://knowledge.exlibrisgroup.com/Alma/Product_Documentation/Alma_Online_Help_(English)/Resource_Management/050Inventory/Introduction_to_Alma_Inventory

Rappel : l’arborescence BIB – HOL – Exemplaires Selon le principe du Marc, la notice bibliographique d’un document physique chapeaute une ou plusieurs notice(s) de fonds (holding). A chaque notice HOL est (sont) attaché(s) un ou plusieurs exemplaire(s). Nécessité d’avoir une vision claire de l’arborescence BIB – HOL – Exemplaires Notice bibliographique Notice bibliographique: Décrit le document de manière précise, sans tenir compte de sa localisation ou des caractéristiques propres à un exemplaire. Notice Holding (ou Données de fonds): Décrit et localise ce que la Bibliothèque possède : contient la localisation, la cote, l’état de collection (pour les périodiques), la description de la reliure (pour les volumes anciens), etc. Exemplaires: Identifient chaque exemplaire physique sur base: d’un code-barres d’une indication du volume, fascicule, etc. + date de réception… C’est à ce niveau que se font les requests et les prêts. Notice Holding Notice Holding Exemplaire Exemplaire Exemplaire

Rappel : les bibliothèques et les localisations Le Réseau des bibliothèques de l’ULg compte 5 bibliothèques réparties sur 17 implantations. Le catalogue intègre aussi les fonds de bibliothèques de centres spécialisés (Fonds Simenon, Ciriec, Lentic…), et les bibliothèques de services. Chaque implantation est définie dans Alma en tant que « bibliothèque » (« library »), et comprend différentes « localisations physiques » («physical locations »). Chaque bibliothèque est identifiée par un code et par un nom. Chaque localisation est identifiée par un code, par un nom interne à Alma, et par un nom public (> Primo). Dans Alma, le nom interne de la localisation intègre l’unité de circulation (FU). Notice bibliographique Notice Holding Le document est localisé en : BGP02 MALSA ALPHA-Bibliothèque principale Réserve distante - Section A - EXTENDED Dans PRIMO : Réserve distante - Section A

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Rechercher dans Alma : Institution ou Communauté? Les recherches se font dans la zone institutionnelle ou dans la zone communautaire. C’est la recherche dans la zone institution qui est configurée par défaut Les notices proviennent soit de l’Institution soit de la Community zone L’utilisateur peut identifier les résultats de la recherche grâce à des icônes Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire identifie la ZONE COMMUNAUTÉ Dans la Zone Institution, cette icône indique que la ressource est liée à la Zone Communauté (En cliquant sur cette icône, vous visualisez la ressource dans la Zone Communauté) identifie l’INSTITUTION Dans la Zone Communauté, l’icône de l’institution indique que la ressource est présente dans la Zone Institution (En cliquant sur cette icône, vous visualisez la ressource dans la Zone Institution)

La notice vient de la Zone Communauté Les portfolios font partie de collections électroniques gérées par la CKB Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire L’Institution possède la version électronique (5 accès en ligne) et la version papier de ce périodique

La notice dans la Zone Communauté. La notice dans la Zone Communauté. La CKB propose 29 accès (portfolios) Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire La CKB propose 29 accès (portfolios) L’Institution possède ce titre en version électronique

Rechercher dans Alma : Institution ou Communauté? Cette icône indique qu’il s’agit d’un portfolio local C’est-à-dire une ressource électronique dont la notice bibliographique, le rattachement (ou non à une collection électronique) et l’accès sont créés et gérés en local, par l’Institution) Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire Si l’icône est grisée, cela signifie que le portfolio n’est pas (encore ou plus) activé. L’absence d’icône lors d’une recherche générale de type ‘Tous les titres’, portant donc sur l’ensemble du repertoire, signifie simplement que la ressource de la zone Institution n’est pas liée à la zone Communauté et inversément qu’une ressource de la zone Communauté n’est pas liée à la zone Institution. Dans la zone Institution, cette absence d’icône s’applique aux notices ‘physiques’ de l’Institution, ainsi qu’aux ressources électroniques locales.

2 collections électroniques locales. Dans Strada Lex, 56 notices de périodiques ont été créées : ce sont des portfolios locaux Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

À partir du pré-critère de recherche ‘Tous les titres’, les notices de ressources physiques ET les notices de ressources électroniques locales se présentent sans icône Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

Dans la Community zone, les notices de ressources électroniques pour lesquelles l’Institution n’a pas d’accès se présentent sans icône Ces 2 ouvrages trouvés dans le catalogue de la CZ ne font pas partie des collections de l’Institution Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

Institution & Communauté L’Inventaire Les Icônes Alma & Primo Rôles Alma - Système de gestion des métadonnées & Inventaire

Puis normalisées en notices PNX Alma & Primo Les données sont publiées (‘exportées’) 4 fois par jour Puis moissonnées par Primo 4 fois par jour. Les données sont indexées par Primo en continu. Mais la disponibilité est mise à jour en temps réel l’utilisateur final sait immédiatement si l’exemplaire peut être emprunté si une demande (‘request’) a été faite sur un titre particulier, l’exemplaire n’est plus disponible pour un autre utilisateur… si l’exemplaire fait l’objet d’un traitement interne particulier (‘work order’), l’exemplaire n’est pas disponible : l’utilisateur voit jusqu’à quand le document est en traitement… Puis normalisées en notices PNX Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire Important de savoir ce que les données deviennent dans Primo pour comprendre comment l’utilisateur final va pouvoir exploiter les descriptions et les informations de l’inventaire

Alma & Primo Cette icône signifie que la notice n’est pas publiée sur Primo Il peut s’agir de la notice bibliographique (niveau metadata), y compris son inventaire Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

Il peut s’agir de la notice / d’une notice de fonds (HOL) Alma & Primo Il peut s’agir de la notice / d’une notice de fonds (HOL) Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

Alma & Primo Rapprocher le back end du front end Sur le tableau de bord d’Alma, l’utilisateur peut afficher un widget ‘PRIMO’ => qui permet d’effectuer une recherche directement dans PRIMO => qui donne des informations sur la dernière publication des données Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire L’interface publique s’ouvre avec le résultat de recherche

Alma & Primo Rapprocher le back end du front end C’est à partir d’Alma que sont configurés les services de type « view it » et « get it » Les services spécifiques aux ressources électroniques Trier l’ordre des services et des accès Supprimer un accès s’il fait double emploi ou si les bibliothèques veulent privilégier une plate-forme en particulier Configurer des services additionnels (Signalez un problème, Indicateurs bibliométriques…) Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

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Selon le(s) rôle(s) attribué(s), les critères de pré-recherche L’accès à la recherche dans le répertoire Alma est accessible à n’importe quel rôle de type « staff » Mais Selon le(s) rôle(s) attribué(s), les critères de pré-recherche possibilités d’action seront différents. Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire

Alimenter le répertoire Gérer les ressources via l’éditeur de métadonnées (Medata editor) = cataloguer et l’éditeur d’exemplaire physique (Physical item editor) = créer/modifier/supprimer des exemplaires BIB HOL AUT Rôles Catalogueur Catalogueur étendu (+ suppression de notices BIB+ fusion de notices et inventaire) Alma - Système de gestion des métadonnées et inventaire Rôles Opérateur d’inventaire physique Opérateur d’inventaire physique étendu (+ suppression d’exemplaires)

La boîte à outils Alma @ ULiège Library Les supports de formation et How to proposés par Liège Université Library pour le travail dans le système ALMA La boîte à outils Alma @ ULiège Library Pour le traitement des ressources (inventaire physique et catalogage), le wiki Gestion des ressources & Catalogage Alma - Système de gestion des métadonnées & Inventaire

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