Work orders Traitements internes

A INSERER Alma @ ULg – Work orders

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Work orders – Qu’est-ce que c’est? Work orders – Configuration Work orders – Présentation du workflow Work orders – Gérer et visualiser les exemplaires Manage in process items Monitor requests and items processes Work orders configurés dans notre Alma Ulg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de Conservation Work orders à supprimer de la configuration Alma Ulg Work orders Alma & Statuts de traitement Aleph Work order & Primo Alma @ ULg – Work orders

Work orders Qu’est-ce que c’est? Dans Alma, un work order (littéralement ordre de travail), est une demande (request) interne à la bibliothèque pour entamer un traitement interne sur une ressource physique. Le work order envoie l’exemplaire vers un département spécifique, rendant ainsi cet exemplaire indisponible (statut not in place). Dans le département, l’exemplaire fait l’objet de différentes étapes de traitement. Alma @ ULg – Work orders Étape 1 Département Demande Work order Envoyé au Étape 2 FAIT Étape 3 Transit Bureau du prêt : rangement

Work orders Qu’est-ce que c’est? Quels traitements? Intégrer un exemplaire à un processus d’acquisition configuré par défaut au moment de l’implémentation Gérer des opérations de préservation des documents (reliure, numérisation) l’opération de reliure de plusieurs exemplaires fait l’objet d’un processus par défaut Entamer un processus de catalogage/classification/indexation & équipement … Alma @ ULg – Work orders

Work orders – Qu’est-ce que c’est? Work orders – Configuration Work orders – Présentation du workflow Work orders – Gérer et visualiser les exemplaires Manage in process items Monitor requests and items processes Work orders configurés dans notre Alma Ulg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de Conservation Work orders à supprimer de la configuration Alma Ulg Work orders Alma & Statuts de traitement Aleph Work order & Primo Alma @ ULg – Work orders

Work orders Configuration (1) Type de work order => indique le type de traitement à réaliser Le work order peut être configuré : - au niveau de l’Institution ou - au niveau de la bibliothèque (2) Quelle(s) étape(s) de traitement sont associées à ce work order = 1 ou plusieurs étapes dans le traitement, qui ne doivent pas forcément être toutes appliquées ni suivre l’ordre de leur configuration Alma @ ULg – Work orders

Work orders Configuration (3) Quel(s) département(s) gère(nt) le traitement le work order est associé à 1 ou plusieurs départements - au département sont associés des opérateurs ayant le rôle adéquat (4) Le work order est géré par le bureau du prêt - le rôle de work order operator est attribué automatiquement à tous les opérateurs associés au comptoir de prêt (par les rôles circulation desk operator (limited)/request operator) => Pour certains opérateurs associés à un comptoir de prêt, il est possible de désactiver le rôle attribué automatiquement (jobistes…) - les rôles de circulation desk operator (limited)/request operator permettent de gérer et finaliser les différentes étapes du traitement interne Mais pas de créer la demande ! OU Alma @ ULg – Work orders

Work orders Configuration AVANTAGES de la configuration sur le bureau de prêt : Une fois le processus terminé, l’exemplaire ne doit pas être rescanné par le bureau de prêt ; l’exemplaire est ‘en place’ Une localisation unique de l’opérateur au comptoir de prêt (pas besoin de changer de localisation pour effectuer les tâches spécifiques de suivi du traitement) Tous les opérateurs associés au bureau du prêt par un rôle de circulation desk operator ont accès aux processus liés au work order Alma @ ULg – Work orders

Work orders – Qu’est-ce que c’est? Work orders – Configuration Work orders – Présentation du workflow Work orders – Gérer et visualiser les exemplaires Manage in process items Monitor requests and items processes Work orders configurés dans notre Alma Ulg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de Conservation Work orders à supprimer de la configuration Alma Ulg Work orders Alma & Statuts de traitement Aleph Work order & Primo Alma @ ULg – Work orders

Work orders Présentation du workflow 1ère étape : la demande – 1ère méthode Alma @ ULg – Work orders Demande Work order Préciser Recherche physical items : le lien est présent dans le résultat de recherche Recherche physical items : lien items > View all items > bouton action dans la Liste des items Recherche all titles ou physical titles : lien items > liste des items > bouton action

Work orders Présentation du workflow 1ère étape : la demande – 2ème méthode Demande Work order Alma @ ULg – Work orders Préciser Recherche physical items : le lien est présent dans le résultat de recherche Recherche physical items : lien items > View all items > bouton action dans la Liste des items Recherche all titles ou physical titles : lien items > liste des items > bouton action

Work orders Présentation du workflow 1ère étape : la demande – 3ème méthode ou Demande Work order Alma @ ULg – Work orders Préciser Recherche physical items : le lien est présent dans le résultat de recherche Recherche physical items : lien items > View all items > bouton action dans la Liste des items Recherche all titles ou physical titles : lien items > liste des items > bouton action

Work orders Présentation du workflow 1ère étape : la demande Qui peut demander quoi? Qui peut mettre dans quel wo? physical inventory operator : tout, à partir des 3 méthodes de demande Dans les wo configurés au niveau Institution ou au niveau Bibliothèque, et qui désservent la bibliothèque détentrice de l’exemplaire, gérés ou non par le bureau de prêt circulation desk operator : tout, à partir d’une recherche Physical items Limité aux wo Institution ou Bibliothèque qui désservent la bibliothèque détentrice de l’exemplaire circulation desk operator Limited : tout, à partir du menu Scan in items Limité aux wo gérés par le bureau de prêt de la bibliothèque à laquelle le rôle est lié Attention : l’exemplaire scanné peut appartenir à une autre bibliothèque -> il n’y a pas d’alerte ni de blocage, mais dans quel cas cette démarche serait-elle faite? Alma @ ULg – Work orders Pas conseillé Circulation desk operator limited ou Work order operator => possibilité de placer dans un wo via le scan in items du menu ff.

Work orders Présentation du workflow 1ère étape : la demande Cocher ou ne pas cocher Do not pick from shelf ? Le livre n’est pas / ne doit pas être pris en rayon et peut directement être placé dans le WO -> Cela ne crée donc pas de demande (request) -> Le document est intégré directement dans le département, mais sans étape spécifique de traitement Coché Alma @ ULg – Work orders

Work orders Présentation du workflow 1ère étape : la demande Cocher ou ne pas cocher Do not pick from shelf ? La demande de traitement interne arrive directement dans le Département concerné (mais il n’y a pas d’étape de traitement attrbuée) Coché Demande Work order Alma @ ULg – Work orders L’opérateur qui a le rôle associé à ce département peut gérer le traitement : modifier l’étape de traitement, finaliser le traitement.

Work orders Présentation du workflow 1ère étape : la demande Cocher ou ne pas cocher Do not pick from shelf ? Le livre doit être pris en rayon. -> Cela crée une demande (request) Puis être réceptionné par le département lié au WO -> Au moment de la réception (Scan In), une étape du traitement peut être attribuée Pas Coché Alma @ ULg – Work orders 701105145 Exemple : Traitement interne (work order) Numérisation ULg (niveau Institution) géré par le Département Cellule de numérisation Remarque : il ne faut pas faire de réception (scan in items) au niveau du bureau de prêt après la prise en rayon -> c’est le Département seulement qui fait cette opération)

Work orders Présentation du workflow 1ère étape : la demande Cocher ou ne pas cocher Do not pick from shelf ? Le livre doit être pris en rayon. -> Cela crée une demande (requests – pick up from shelf) Puis être réceptionné par le bureau de prêt si le WO est géré par le comptoir de prêt -> Au moment de la réception (Scan In), une étape du traitement peut être attribuée Pas Coché Alma @ ULg – Work orders

Work orders Présentation du workflow 2ème étape : après la demande Cocher ou ne pas cocher Do not pick from shelf ? Si la case Do not pick from shelf a été cochée => où se trouve l’item? Il se trouve dans le In Process Items sans étape de traitement (Liste des tâches > Items - in departement OU Menu Alma > Fullfilment > Manage in Process items) Si la case Do not pick from shelf n‘a pas été cochée => où se trouve l’item? L’item se trouve dans les requests. Il doit encore intégrer le département lié au WO. Alma @ ULg – Work orders

Work orders Présentation du workflow 2ème étape : après la demande Qui peut gérer les étapes du work order? Work order operator : associé à un wo Bibliothèque et / ou Institution, peut gérer l’entièreté du traitement interne = changements d’étape, finalisation, notes -> par exemple, 1 personne qui gère la reliure des périodiques, associée au WO Reliure courante configuré au niveau Institution et géré par le Dpt Reliure de la bibliothèque ou par le bureau de prêt de la bibliothèque. Avec ce seul rôle, l’opérateur est localisé au bureau de prêt de la bibliothèque pour laquelle il a le rôle de work order operator. Alma @ ULg – Work orders 310204772 759200684 718900002

Work orders Présentation du workflow 3ème étape : les traitements : retrouver les documents à traiter le wo est géré par un Département spécifique le wo est géré par le comptoir de prêt Il faut donc se localiser dans le département ou le bureau de prêt lié au WO. Selon les choix faits, une bibliothèque peut avoir les 2 cas de figure. OU Menu Fulfillment Ressource Requests Manage in process items Alma @ ULg – Work orders Tâches

Work orders Présentation du workflow 3ème étape : les traitements : retrouver les documents à traiter OU Menu Acquisitions Post-Receiving processing Receiving Department Items Alma @ ULg – Work orders

Work orders Présentation du workflow 4ème étape : les traitements : modifier les étapes du wo selon l’avancée dans la chaîne de traitement Alma @ ULg – Work orders

Work orders Présentation du workflow 5ème étape : terminer le traitement Supprime automatiquement le process type associé à l’exemplaire pendant le traitement Si le work order est géré par un Département, l’exemplaire est en transit jusqu’à sa réception par le comptoir de prêt Si le work order est géré par le comptoir de prêt, la finalisation du traitement rend l’item directement disponible !! Ne pas supprimer manuellement dans l’éditeur de l’exemplaire physique Car cette opération ne permet pas de se rendre compte si le document est en transit ou non Alma @ ULg – Work orders

Work orders – Qu’est-ce que c’est? Work orders – Configuration Work orders – Présentation du workflow Work orders – Gérer et visualiser les exemplaires Manage in process items Monitor requests and items processes Work orders configurés dans notre Alma Ulg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de Conservation Work orders à supprimer de la configuration Alma Ulg Work orders Alma & Statuts de traitement Aleph Work order & Primo Alma @ ULg – Work orders

Work orders Gérer et visualiser les exemplaires Les exemplaires présents dans un work order peuvent être listés et triés au moyen de deux fonctions bien distinctes : La fonction « Manage in process items » permet de visualiser la liste des exemplaires intégrés à un work order que vous sélectionnez, d’effectuer des tris de manière limitée au sein de cette liste, et permet de gérer les exemplaires au sein du work order. La fonction « Monitor request & item processes » permet de visualiser la liste de l’ensemble des exemplaires qui, au sein du Réseau, font l’objet de demandes (requests) et ont un processus (process type) actif, effectuer des tris très fins au sein de cette liste grâce à un grand nombre de facettes, mais ne permet pas de gérer les exemplaires au sein d’un work order. Alma @ ULg – Work orders

Manage in process items – Accéder à la fonction (1) La fonction « Manage in process items » est accessible d’une seule ou de deux manière(s) différente(s), selon la configuration choisie pour le work order. Quel que soit le work order, elle est accessible via le menu Alma – Fulfillment – Resources request – Manage in process items Alma @ ULg – Work orders

Manage in process items – Accéder à la fonction (2) Si vous êtes localisé dans un département spécifique, la liste des exemplaires en traitement dans ce département vous sera immédiatement proposée, Si vous êtes localisé dans un circulation desk qui permet de gérer plusieurs work orders, vous devrez choisir le work order pour lequel vous souhaitez afficher la liste des exemplaires en traitement Alma @ ULg – Work orders Acquisitions & Catalogage Il ne s’agit pas des ouvrages en commande mais des exemplaires réceptionnés dont le traitement post-réception est en cours Acquisitions & Catalogage Attention, il s’agit ici pour Alpha d’une configuration qui n’est peut-être pas définitive. Le work order Acquisition technical services qui va être renommé (cf plus loin), ne sera pas forcément géré par le bureau de prêt. Exemple ci-dessus : Je suis localisé au circulation desk d’Alpha-Bibliothèque principale qui permet de gérer trois work orders. Je m’apprête à choisir le work order « Reliure courante ».

Manage in process items – Accéder à la fonction (3) Lorsqu’un work order est géré au moyen d’un département spécifique, la fonction « Manage in process items » est également accessible via le menu « Tasks – Items in department » Vous accédez alors directement à la liste des exemplaires en traitement dans le département. Alma @ ULg – Work orders Evidemment, il ne faut pas oublier de se localiser au préalable dans le département adéquat …

Manage in process items – Classer et trier les exemplaires Par défaut, la liste des exemplaires est classée par ordre alphabétique de titre. Vous pouvez la trier par étape de work order (status), par date d’insertion au sein du WO ou par date de fin de durée (supposée) des opérations effectuées dans le cadre du WO. Vous pouvez également la limiter à une étape du work order Alma @ ULg – Work orders Remarque : je ne comprends pas l’intérêt du request filter. Limiter la liste aux interested users me paraît uniquement utile dans le cas du WO lié aux acquisitions, notamment pour identifier les exemplaires qui doivent être traités en priorité car demandés.

Manage in process items – Gérer les exemplaires En sélectionnant un ou des exemplaire(s) au sein de la liste, vous pouvez: faire passer ces exemplaires d’une étape du work order à une autre (bouton Change status), clôturer les opérations de manière à ce que le ou les exemplaire(s) sortent du work order (bouton Done). Alma @ ULg – Work orders Remarque : je ne comprends pas l’intérêt du request filter. Limiter la liste aux interested users me paraît uniquement utile dans le cas du WO lié aux acquisitions, notamment pour identifier les exemplaires qui doivent être traités en priorité car demandés. N’oubliez pas de sélectionner l’étape vers laquelle vous souhaitez déplacer les exemplaires sélectionnés avant de cliquer sur « Change status »

Manage in process items – Gérer les exemplaires Pour chaque document, le bouton Actions propose également divers traitements possibles Éditer les données de l’exemplaire Éditer les données du work order Permet notamment d’ajouter des NOTES Clôturer le traitement Modifier la date théorique de fin de traitement (End of Activity générée sur base du nombre de jours de traitement associés au work order lors de sa configuration) Imprimer un formulaire (si une imprimante a été désignée dans la configuration du work order) Permet d’imprimer la zone NOTES associée à la demande Permet d’imprimer la zone NOTES associée au Work order Remarque : le formulaire n’a pas encore adapté pour les bibliothèques ULg Alma @ ULg – Work orders Par exemple : instructions à l’attention du relieur, instructions relatives au traitement demandé/en cours

Monitor Requests and Item Processes UTILITE : GESTION: ! VISUALISATION (pas ACTION) Beaucoup d’items sont indisponibles dans Primo car toujours en transit dans Alma (souvent oubli du dernier scan). Cette fonction permet notamment de Vérifier qu’on n’a pas d’item erratiques On repère les « vieilles requests » ou « vieux processes » et on enquête: l’item est il toujours là où Alma le dit. Si non: on vérifie que l’item concerné n’est pas rentré en rayon. Dans ce cas, on effectue un scan in pour le rendre disponible. On vérifie régulièrement les « Hold Shelf Processing » Chercher un Item spécifique et voir facilement où il se trouve Evaluer le travail en attente (Catalo, conservation, acquisition (waiting for approval), …) PERIMETRE : Toute l’institution (Contrairement au Manage In process Item) En fonction de la cible du monitoring, utiliser les Facettes chronologiques ou géographiques Pick-up location Owner Library Type Request date: Date needed by et Material Type: moins utile Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques

Monitor Requests and Item Processes PERMET DE VISUALISER: tous les items en mouvement Les patron Requests Pick from Shelf On Hold Shelf Hold Shelf Processing Transit Requested (RS ou Requests sur item en prêt) Transit for Reshelving Les Work Order (In) Processes Work Order Types Work order Status NE PERMET PAS DE VISUALISER: Les items en prêt (normal ou normal with user) Les Lost items Les missing Les items en place Les changements de localisation temporaires (ou définitifs) NB: restore items = pour RS & paramètre Due back de localisation temporaire Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques Les changements de localisation temporaires (ou définitifs) NB: restore items = pour RS Laurence : le restore item concerne tous les ‘retours’ de localisation temporaire pas uniquement les RS. Il y a un job qui tourne et place en ‘restore request’ les items RS et les items placés en localisation temporaire pour lesquels une DUE back date avait été définie.

Monitor Requests and Item Processes PERMET DE VISUALISER: tous les items en mouvement Les patron Requests Pick from Shelf On Hold Shelf Hold Shelf Processing 1 2 Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques Attention pas Pick from shelf avant request sinon on a les pick from shelf des WO aussi 3

Monitor Requests and Item Processes PERMET DE VISUALISER: tous les items en mouvement Les patron Requests Pick from Shelf On Hold Shelf Hold Shelf Processing Transit Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques Transit: il y en a plusieurs types, Requested aussi

Monitor Requests and Item Processes PERMET DE VISUALISER: tous les items en mouvement Les patron Requests Pick from Shelf On Hold Shelf Hold Shelf Processing Transit Requested (RS ou Requests sur item en prêt) Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques Transit: il y en a plusieurs types, Requested aussi

Monitor Requests and Item Processes PERMET DE VISUALISER: tous les items en mouvement Les Work Order (In) Processes Work Order Types Work order Status 1 2 3 Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques NB: sur capture d’écran ci-dessus: le process Type Acquisition technical services sera renommé

Monitor Requests and Item Processes POUR LES « IN PROCEES » PERMET AUSSI D’EDITER LA REQUEST AUX DEPARTEMENTS ET D’ Y AJOUTER UNE NOTE Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques

Monitor Requests and Item Processes Petit gadget (June 2015 release): comment faire apparaître facilement les infos du demandeur ? Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques

Work orders – Qu’est-ce que c’est? Work orders – Configuration Work orders – Présentation du workflow Work orders – Gérer et visualiser les exemplaires Manage in process items Monitor requests and items processes Work orders configurés dans notre Alma ULg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de Conservation Work orders à supprimer de la configuration Alma ULg Work orders Alma & Statuts de traitement Aleph Work order & Primo Alma @ ULg – Work orders

Work orders configurés dans notre Alma ULg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation Alma @ ULg – Work orders

(1) Work order Acquisitions & Catalogage Configuré au niveau Institution (Bibliothèques de l’ULg) Le point de départ de la configuration est le WO type AcqWorkOrder (Nom : Acquisition technical service) Le WO AcqWorkOrder est un élément ‘OTB’ d’Alma et a été configuré sur notre structure de bibliothèques au moment de l’implémentation. MODIFIER LE NOM : Acquisitions & Catalogage Description : Acquisitions / Catalogage - Activités de traitement des ressources : acquisitions/réception, catalogage, rétrocatalogage, indexation, équipement physique Le département de destination proposé est fonction de la bibliothèque d’appartenance de l’ITEM. Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage 1 département par bibliothèque (implantation) = les départements déjà configurés pour le WO acquisitions Modifier les noms de chaque département + durée du traitement + imprimantes + bibliothèques désservies + opérateurs Avant : Après : Configuration : Conserver la configuration par Département Catalogage & Acquisitions pour ce WO (éviter la gestion par le comptoir de prêt pour éviter dans certaines implantations trop de WO différents sur 1 seul comptoir de prêt). Alma @ ULg – Work orders Bibliothèque Graulich GRA01 Acquisitions Department

Work order Acquisitions & Catalogage ADAPTER LES STATUTS (étapes de traitement) Actuellement : on n’a pas modifié la configuration par défaut Copy cataloging Physical processing Temp storage Nouvelle configuration : (juillet 2015) Contrôle Bibliogr/Etat physique Catalogage Indexation/Classification Équipement Alma @ ULg – Work orders Pour Alpha : remplace les wo ‘Vérification’ qui vont être supprimés

Work order Acquisitions & Catalogage BUT : Avoir 1 seul ensemble de processus pour les opérations liées à la réception et/ou au traitement bibliographique/physique des ressources Éviter de multiplier les choix de localisation des opérateurs Permettre aux scientifiques d’intégrer le processus de traitement : contrôle de l’indexation/ajout d’indexation matière; contrôle des classifications attribuées/ajout d’indices classificatoires… Intégrer les documents dans un processus de suivi depuis la réception ou l’opération de rétro-catalogage jusqu’à la mise en rayon -> l’utilisateur final est informé de l’indisponibilité du document et sait que le document est en cours de traitement Les tâches de catalogage, indexation, vérification, équipement physique… ne doivent pas être faites concrètement sous un processus de type Transit => elles doivent être désignées clairement dans l’ensemble des processus Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (1) nouvelle acquisition / traitement simple par le Département Acquisitions & Catalogage de la Bibliothèque Le document est réceptionné dans le menu Receive Le choix Keep in Department est coché dans tous les cas pour que le document reste indisponible tant que toutes les opérations ne sont pas finalisées et que la ressource n’est pas effectivement disponible pour l’utilisateur. Le type de processus dans Alma doit être identifié : pas du ‘Transit’ Le catalogueur passe dans le menu Post-Receiving Processing >> Receiving Department Items et sélectionne le document qui est à l’étape ‘catalogage’. Il peut ouvrir l’éditeur de l’exemplaire physique à partir de là, puis remonter l’arborescence pour effectuer toutes les opérations (traitement bibliographique complet et indexation matière, attribution de la cote de rangement, équipement) OU Le catalogueur sort du menu Acquisitions et passe par une recherche dans le répertoire pour retrouver son document et l’ouvrir dans le Metadata Editor. L‘ensemble du traitement associé au WO est terminé : le catalogueur sort le document du WO Le document est en transit et doit être réceptionné au niveau du comptoir de prêt pour être rangé en rayon Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (1) > Chercher l’ouvrage à réceptionner Selon le cas, Bouton Manage items ou Bouton Actions > Manage items Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (1) Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (1) Menu Acquisitions >> Post-Receiving Processing >> Receiving Department Items - sélectionner le document à traiter, qui a été marqué à l’étape ‘catalogage’ lors de sa réception. éditer les données d’inventaire (ouverture du Physical item editor) Alma @ ULg – Work orders Catalogage Marqué à l’étape catalogage ou à une autre étape.

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (1) une fois dans le Physical item editor, le catalogueur peut éditer les notices de fonds (holdings) et bibliographique. Après avoir sauvegardé les modifications, toujours cliquer sur BACK pour quitter la notice de fonds ou bibliographique en cours d’édition et revenir à l’écran Physical item editor, puis sur SAVE pour revenir au point de départ = la liste des exemplaires en traitement (In process items) ouverte dans le menu Acquisitions Alma @ ULg – Work orders Marqué à l’étape catalogage ou à une autre étape.

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (1) Retour dans le Receiving Department Items du Menu Acquisitions >> Post-Receiving Processing - finaliser le traitement en choisissant l’option Done . l’exemplaire est sorti du processus de traitement et est mis automatiquement en Transit (Le rôle du Département Acquisitions & Catalogage est terminé) Alma @ ULg – Work orders Catalogage

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (1) L’ensemble du processus est finalisé quand le document est en rayon C’est-à-dire quand le document devient DISPONIBLE pour l’utilisateur L’opérateur localisé au bureau de prêt de la bibliothèque fait l’opération de rangement en rayon parce qu’il a l’exemplaire en main fait l’opération de rangement en rayon sur base de la liste des exemplaires en transit dans sa bibliothèque (Monitor requests & items processes) Menu Fulfillment >> Resource Requests >> Scan in items Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (2) nouvelle acquisition / traitement complexe par le Département Acquisitions & Catalogage avec intervention de différents opérateurs Les étapes 1 et 2 sont les mêmes que dans l’exemple précédent. Le catalogueur s’occupe du traitement bibliographique mais n’attribue pas les vedettes matières, les indices de classification et la cote de rangement L’étape 3 fait intervenir d’autres opérateurs : Le catalogueur qui modifie l’étape de traitement de Catalogage vers Indexation/Classification Le responsable scientifique qui va intégrer le work order pour ajouter des notes contenant les informations d’indexation matière, de classification et de cote de rangement Le catalogueur qui complète les notices bibliographique et de fonds (Holdings) sur base des notes (et peut clôturer le traitement) L’opérateur qui va faire les opérations d’équipement physique sur le document (et peut clôturer le traitement) L’étape 4 est la même que pour l’exemple précédent (Transit >> Rangement) Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (2) Étape 1 : réception Étape 2 : à partir du menu Post-receiving Processing >> Receiving Department Items Le catalogueur modifie les informations bibliographiques/de fonds Puis/ Ou Le catalogueur passe directement la main au responsable scientifique et marque le document à l’étape Indexation/Classification Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (2) 1) Le responsable scientifique se localise au Département Acquisitions & Catalogage À partir du menu Fullfilment > Manage in Process items, il peut sélectionner les documents qui se trouvent dans l’étape Indexation/Classification. QUELS SONT LES EXEMPLAIRES POUR LESQUELS IL N’Y A PAS DE NOTES? Alma @ ULg – Work orders => Dans la liste des documents, filtrés sur le statut Indexation/Classification, le responsable traite ceux qui n’ont encore aucune info en NOTES Indexation/Classification Éditer le work order => ajouter des données dans l’onglet Notes

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (2) 2) Le catalogueur se localise au Département Acquisitions & Catalogage À partir du menu Fullfilment > Manage in Process items, il peut sélectionner les documents qui se trouvent dans l’étape Indexation/Classification. QUELS SONT LES EXEMPLAIRES POUR LESQUELS IL Y A DES NOTES? Alma @ ULg – Work orders Indexation/Classification Éditer le work order pour visualiser les notes -> copier/coller (dans une zone du Metadata editor) -> print slip (sur l’imprimante associée lors de la configuration du work order)

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (2) Ajouter des notes dans le 2ème onglet Alma @ ULg – Work orders Indexation Rameau : Droit pénal international Médiation pénale

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (2) Ajouter des notes dans le 2ème onglet Alma @ ULg – Work orders Classification MSC : 97GXX 97U40 00A07

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (2) 3) L’opérateur responsable de l’inventaire passe à l’étape Équipement Livre en main, à partir du menu Fullfilment > Manage in Process items, il modifie l’étape de traitement en Équipement. Alma @ ULg – Work orders Equipement Puis il finalise le traitement : Done l’exemplaire est sorti du processus de traitement et est mis automatiquement en Transit (Le rôle du Département Acquisitions & Catalogage est terminé)

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement (2) L’ensemble du processus est finalisé quand le document est en rayon C’est-à-dire quand le document devient DISPONIBLE pour l’utilisateur L’opérateur localisé au bureau de prêt de la bibliothèque fait l’opération de rangement en rayon parce qu’il a l’exemplaire en main fait l’opération de rangement en rayon sur base de la liste des exemplaires en transit dans sa bibliothèque (Monitor requests & items processes) Menu Fulfillment >> Resource Requests >> Scan in items Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement : (3) Rétrocatalogage / la notice est déjà présente dans le catalogue * Contrôle de la description + ajout d’indexation matière ou indice de classification. - le responsable scientifique, à partir d’une recherche dans le catalogue, pose une demande de traitement « work order » Soit il utilise la zone ‘NOTE’ de la demande Soit il crée la demande puis, une fois le document entré dans le Département (choix ‘Do not pick from shelf), il marque l’exemplaire à l’étape Indexation/Classification et fournit l’information pour le catalogueur dans l’onglet ‘NOTE’ du work order. REMARQUE : si l’étape Indexation/Classification est utilisée systématiquement à la fois par le catalogueur qui fait la demande d’indexation au scientifique et par le scientifique qui fait la demande d’ajout au catalogueur, la présence ou non de la zone Note permet de savoir où en est le processus. Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement : (3) Alma @ ULg – Work orders

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement : (3) Utilisation de la zone NOTE lors de la demande Alma @ ULg – Work orders Acquisitions & Catalogage Matières MeSh : Animals diseases Note visible lorsqu’on édite le work order à partir du menu Manage item processes. Mais pas de visibilité de la présence d’information à partir de cette liste des exemplaires en traitement

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement : (3) Utilisation de la zone NOTE (via l’onglet Notes) une fois l’exemplaire dans le département In Process Items > Actions > Edit Alma @ ULg – Work orders Matières MeSh : Animals diseases

Work order Acquisitions & Catalogage Exemple de traitement : (4) rétrocatalogage / la notice est déjà présente dans le catalogue -> vérification de la description bibliographique -> vérification des données de fonds et des notes relatives à l’exemplaire (fonds patrimoniaux par ex.) -> vérification de l’état physique du document (gestion de dons par ex.) Les étapes sont identiques à celles de l’exemple (3) Alma @ ULg – Work orders

Work orders configurés dans notre Alma ULg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation Alma @ ULg – Work orders

(2) Work order Reliure courante Configuré au niveau Institution REMARQUE : La 1ère configuration, limitée aux opérations de reliure des fascicules de périodiques (mars 2015), ne prévoyait qu’1 département unique pour l’ensemble du réseau. Pour des raisons pratiques, le WO Reliure courante sera modifié pour qu’y soient associés différents départements. 1 département par bibliothèque (implantation) Chaque département dessert la bibliothèque à laquelle il est rattaché. OU Un département peut desservir plusieurs bibliothèques La durée du processus est définie pour chaque département. Les opérateurs sont associés au département de leur bibliothèque. Alma @ ULg – Work orders 1 département par bibliothèque : par exemple

Work order Reliure courante Reliure des périodiques + Opérations de reliure de monographies OU Bibliothèque BST03 BST03 – Département Reliure Alma @ ULg – Work orders Bibliothèque BST90 Bibliothèque BST08 BST03 – Département Reliure 1 département par bibliothèque : par exemple déssert Bibliothèque BST91

Work order Reliure courante Pour mettre vos exemplaires dans le statut « à la reliure », vous les placez dans le département reliure de votre bibliothèque. Le work order Reliure courante peut être géré par le bureau de prêt (circulation desk). -> à chaque implantation d’évaluer les avantages/inconvénients => tester les 2 configurations Alma @ ULg – Work orders A partir des résultats d’une recherche physical items A partir de la liste des exemplaires

Work order Reliure courante Pour relier vos exemplaires de périodiques dans ALMA et donc regrouper les fascicules isolés en un volume relié. Sélectionner les numéros à relier et cliquer sur le bouton Bind Items. La liste des exemplaires sélectionnés apparaît. Cliquer sur le bouton Next. Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques Rappel : quand il y a plusieurs HOL, il faut afficher les items du holding adéquat afin de pouvoir les sélectionner. Il est fortement conseiller de fusionner les items avant l’envoi chez le relieur - Plus grande faciliter du traitement – Au besoin, modification au retour.

Work order Reliure courante Un formulaire s’ouvre : L’exemplaire sera alors ouvert dans le Physical item editor. Create crée et ferme un exemplaire sans description -> à proscrire ! Choisir le WO Reliure courante Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques Choisir le département Cliquer sur Create and Edit Par défaut : ‘do not pick from shelf’ c’est-à-dire qu’il n’apparait pas dans la liste des tâches > Requests > pick from shelf Par défaut : ‘do not pick from shelf’

Work order Reliure courante Un pop-up signale que les exemplaires sélectionnés vont être écrasés et demande confirmation. Le Physical item editor ouvre le nouvel exemplaire relié (Bound Issue) et en process type Reliure courante. . Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques Apporter les modifications nécessaires au niveau de l’énumération, de la chronologie et de la description.

Work order Reliure courante SOIT Un département reliure pour votre bibliothèque Choisir le WO Reliure courante Choisir le département Reliure (associé à votre bibliothèque) Alma @ ULg – Work orders Puis cliquer sur  L’exemplaire apparait dans le process type Reliure courante et est indisponible (Item not in place).

Work order Reliure courante Après vous être identifié dans le département reliure de votre bibliothèque : Dans le « In process Items », vous retrouvez uniquement les exemplaires du département attaché à votre bibliothèque Tasks > Items – in department Menu > Fulfillment > Resource Requests > Managing Process Items Alma @ ULg – Work orders

Work order Reliure courante Vous pouvez ensuite mettre le / les exemplaire(s) dans une étape de la reliure. Sélectionner Alma @ ULg – Work orders Choisir le statut Confirmer Une fois que les exemplaires sont revenus de la reliure, vous les sélectionnez et vous cliquez sur Done Ils se mettent en transit vers le circulation desk Vous vous localisez sur le cirk desk puis vous faites un scan in pour le remettre en place

Work order Reliure courante SOIT Un département reliure géré par le circulation desk de votre bibliothèque Choisir le WO Reliure courante Alma @ ULg – Work orders Choisir le bureau de prêt = celui qui correspond à la bibliothèque détentrice de l’exemplaire Puis cliquer sur  L’exemplaire apparait dans le process type Reliure courante et est indisponible (Item not in place)

Work order Reliure courante Après vous être identifié au circulation desk de votre bibliothèque : Dans le « In process Items », vous retrouvez également uniquement les exemplaires de votre bibliothèque Vous pouvez alors mettre le / les exemplaire(s) dans une étape de la reliure. Une fois que les exemplaires sont revenus de la reliure, vous les sélectionnez et vous cliquez sur Done Ils se mettent directement en place Vous ne devez pas vous identifier dans différents départements Alma @ ULg – Work orders Sélectionner Choisir le statut Confirmer

Work order Reliure courante Je souhaite voir la cote de l’exemplaire sans devoir refaire une recherche par la suite : Dans le in process items > bouton action > Edit inventory item Ou, après un scan in > bouton action > Edit item Puis cancel pour revenir en arrière. Alma @ ULg – Work orders

Reliure des exemplaires Dans le in process items -> Vous pouvez filtrer / rechercher (par titre, par code-barres) -> Vous pouvez ajouter des notes Bouton Action > Edit > Onglet Notes Puis : Onglet request management pour modifier le statut > Statut > Save Alma @ ULg – Resource Management – Gestion des périodiques Reliure cuir rouge

Work orders configurés dans notre Alma ULg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation Alma @ ULg – Work orders

(3) Work order numérisation patrimoniale Configuré au niveau Institution Département Cellule de numérisation patrimoniale 4 opérateurs associés au département. Les demandes (requests) peuvent être faites sur des exemplaires appartenant à n’importe quelle bibliothèque ULg. ! Il s’agit ici de demandes internes qui n’ont rien à voir avec les demandes de numérisation faite par les utilisateurs à partir de PRIMO et qui sont gérées de façon tout à fait différente dans ALMA. Alma @ ULg – Work orders Cellule de numérisation patrimoniale

Work order numérisation patrimoniale En pratique, pour demander la numérisation d’un document : Effectuer la demande via la fonction « Work order » Alma @ ULg – Work orders A partir des résultats d’une recherche physical items A partir de la liste des exemplaires

Work order numérisation patrimoniale Compléter l’écran suivant puis cliquer sur « Submit » Choisir le WO « Numérisation ULg » Alma @ ULg – Work orders Indiquer en note la référence du projet ou la raison Sélectionner le département « Cellule de numérisation patrimoniale » Cellule de numérisation patrimoniale Une « request » est créée pour l’exemplaire. (si la case « Do not pick from shelf » a été cochée, le document passe directement au statut « En cours de numérisation », dans le département)

Work order numérisation patrimoniale Procéder comme pour toute autre request pour transférer le document à la « Cellule de numérisation patrimoniale ». Rechercher le livre en rayon ; Scan du code-barre ; Transfert Note : privilégier le transfert par navette, sauf si l’état du document permet un transfert par courrier interne. Alma @ ULg – Work orders

Work order numérisation patrimoniale A l’arrivée du document à la « Cellule de numérisation patrimoniale » : Se localiser dans le département Scanner le code-barre du document via le menu « Scan in items » Alma @ ULg – Work orders Cellule de numérisation patrimoniale Choisir le statut « En cours de numérisation » (seul choix disponible) Scanner ou entrer le code-barre du document Conserver le « No » par défaut

Work order numérisation patrimoniale Le document passe en statut « En cours de numérisation ». Il est visible dans la liste des documents en cours de traitement dans le département. Tasklist => Items in department Menu Alma > FF > Manage in process items La numérisation peut commencer. Note : trier les documents par date de demande afin de traiter les plus anciens. Alma @ ULg – Work orders Date d’entrée dans le département Date de fin attendue

Work order numérisation patrimoniale Après la numérisation La version numérique peut être envoyée à la bibliothèque demandeuse et/ou intégré dans DONum. Dans Alma : 2 possibilités de sortie => Le statut « en cours de numérisation » disparait. Le document passe en « Transit for reshelving » Alma @ ULg – Work orders Via « Scan in items » Via « Manage in process items » Scanner à nouveau le code-barre du document en cochant : Cocher la/les ligne(s) correspondant au(x) document(s) numérisé(s), puis appuyer sur le bouton « Done » en bas de page OU Sous le bouton « Actions » en regard du document numérisé, cliquer sur « Done »

Work order numérisation patrimoniale Le WO « Numérisation patrimoniale» peut être utilisé par toute bibliothèque du Réseau pour demander la numérisation d’un document par la « Cellule de numérisation patrimoniale ». Numérisation de plusieurs documents (lot, projet) : avertir par mail ou tél. la cellule de numérisation, pour prévoir au mieux le planning et éviter de mobiliser les documents trop longtemps. Notice : compléter/corriger la notice bibliographique et la notice Holding dans Alma avant l’envoi du document via le WO ! La notice DONum sera basée sur la notice Alma. Alma @ ULg – Work orders

Work orders configurés dans notre Alma ULg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation Alma @ ULg – Work orders

(4) Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation Configuré au niveau Bibliothèque (BGP02 – ALPHA Bibliothèque principale) Géré par le bureau de prêt principal Alma @ ULg – Work orders

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation Le WO Patrimoine distingue 5 étapes de traitement désignées par un intitulé et un code : Document en cours de conditionnement standard (code CSV05) Document en traitement à l'atelier de conservation (CSV04) Dans la file d'attente de l'atelier de conservation (CSV03) Document en attente de vérification (CSV02) Document en attente de diagnostic (CSV01) Alma @ ULg – Work orders En pratique, au niveau du bureau de prêt, tous les documents qui ne sont pas renvoyés au MAL en raison de leur état physique sont placés dans l’étape CSV01 – Document en attente de diagnostic. Après examen par les responsables de la conservation, les documents seront ensuite orientés vers d’autres étapes. Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ?

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation En pratique, insérer un exemplaire dans le WO : Cas 1 A partir d’une recherche Physical items Alma @ ULg – Work orders Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ? ou Cette procédure crée la request mais ne permet pas de sélectionner une étape de traitement. Le document n’est donc pas encore inséré dans le processus de traitement.

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation En pratique, insérer un exemplaire dans le WO : Cas 2 Quand le document revient du prêt ou de la consultation, au moment où il se trouve en transit vers le magasin à livres, l’opérateur au bureau de prêt peut le transférer dans le Work order ‘conservation’ À partir du menu Fulfillment >> Scan in items : Procédure recommandée au niveau du bureau de prêt Alma @ ULg – Work orders 1ère étape : choisir le type de Work order Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ?

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation 2ème étape : définir le statut dans le work order Alma @ ULg – Work orders Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ? Ici, le document est placé dans le processus de traitement Patrimoine BGP02 Atelier de conservation, à l’étape Dans la file d’attente à l’Atelier de conservation

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation En pratique, modifier l’étape de traitement pour un exemplaire en particulier : À partir du menu Fulfillment >> Scan in items : Sélectionnez le work order « Patrimoine BGP02 », Sélectionnez l’étape de traitement à laquelle vous souhaitez attacher le document, Vérifiez que le bouton Done est coché « No », Scannez le document. Alma @ ULg – Work orders Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ?

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation En pratique, finaliser le traitement pour un exemplaire en particulier : Lorsque le traitement requis a été effectué, il faut le clôturer dans le work order. À partir du menu Fulfillment >> Scan in items : Sélectionnez le work order « Patrimoine BGP02 » Cochez le bouton Done « Yes » (Comme vous clôturez, l’étape de traitement n’a pas d’importance) Scannez le document: il est remis en transit vers le Magasin. Alma @ ULg – Work orders Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ?

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation En pratique, retrouver et gérer les documents placés dans le work order -> modifier le statut (étape dans le processus de traitement) -> finaliser le traitement (clôturer) À partir du menu Fulfillment >> Manage in process items : Sélectionner le work order Patrimoine BGP02 (par défaut, ce sont les documents associés au work order Acquisition technical services qui sont affichés) Alma @ ULg – Work orders Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ?

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation La liste de tous les exemplaires intégrés au work order s ’affiche. Vous pouvez: Restreindre l’affichage de plusieurs manières, notamment en sélectionnant une étape de traitement (process status) précise, Cocher un ou plusieurs exemplaires et modifier l’étape de traitement, Alma @ ULg – Work orders Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ?

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation La liste de tous les exemplaires intégrés au work order s ’affiche. Vous pouvez: Sélectionner un ou plusieurs exemplaire(s) et finaliser le traitement (clôturer) en cliquant sur « Done » Alma @ ULg – Work orders Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ?

Work order Patrimoine BGP02 – Atelier de conservation Identifier un document placé dans un WO à partir d’une recherche All titles dans le catalogue le document apparaît comme non disponible en cliquant sur « Items », le work order et le code de l’étape de traitement dans lequel l’exemplaire est inséré est mentionné dans la colonne « Process type » Alma @ ULg – Work orders Adapter le paramètre Do not pick from shelf en fonction de la réalité du MAL => Plutôt case décochée ? Le document est « En traitement à l’atelier de conservation » (CSV04)

Work orders – Qu’est-ce que c’est? Work orders – Configuration Work orders – Présentation du workflow Work orders – Gérer et visualiser les exemplaires Manage in process items Monitor requests and items processes Work orders configurés dans notre Alma ULg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de Conservation Work orders à supprimer de la configuration Alma ULg Work orders Alma & Statuts de traitement Aleph Work order & Primo Alma @ ULg – Work orders

Work orders à supprimer de la configuration Alma ULg Vérification ALPHA Vérification Les exemplaires encore en traitement sous ces 2 processus doivent être replacés dans l’un des 4 ‘work orders’ qui viennent d’être présentés. Traitement catalographique? Vérification d’état physique? Demandé pour numérisation? Alma @ ULg – Work orders

Work orders – Qu’est-ce que c’est? Work orders – Configuration Work orders – Présentation du workflow Work orders – Gérer et visualiser les exemplaires Manage in process items Monitor requests and items processes Work orders configurés dans notre Alma Ulg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de Conservation Work orders à supprimer de la configuration Alma Ulg Work orders Alma & Statuts de traitement Aleph Work order & Primo Alma @ ULg – Work orders

Work orders Alma & Statuts de traitement Aleph Certains exemplaires auxquels, dans Aleph, on avait associé un Statut de traitement peuvent intégrer l’un des 4 work orders configurés. Il est possible de créer, via un service, une demande de mise en work order sur des lots de notices (service Create physical item work orders). Aux bibliothèques ensuite d’intégrer dans le département associé au work order l’exemplaire en attente. Statuts TR : l’ensemble des exemplaires ‘TR’ seront orientés vers le work order Acquisitions & Catalogage (juin 2015 : environ 2500 exemplaires) Statuts RE : l’ensemble des exemplaires ‘RE’ seront orientés vers le work order Reliure courante (juin 2015 : environ 550 exemplaires) Statuts RA… NC? (principalement BSC-Vétérinaire) Alma @ ULg – Work orders

Work orders – Qu’est-ce que c’est? Work orders – Configuration Work orders – Présentation du workflow Work orders – Gérer et visualiser les exemplaires Manage in process items Monitor requests and items processes Work orders configurés dans notre Alma Ulg Acquisitions & Catalogage Reliure courante Numérisation patrimoniale Patrimoine BGP02 – Atelier de Conservation Work orders à supprimer de la configuration Alma Ulg Work orders Alma & Statuts de traitement Aleph Work order & Primo Alma @ ULg – Work orders

Quelle information fournie à l’utilisateur final? Work order & Primo Quelle information fournie à l’utilisateur final? Notion d’indisponibilité de l’exemplaire au niveau de l’onglet Où trouver le document La mention de disponibilité affichée dans la notice courte est : Indisponible (s’il n’y a qu’un seul exemplaire) Disponible (si 1 de x exemplaires est disponible) Alma @ ULg – Work orders

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