Les privilèges accordés aux professeurs retraités Par Marie-France Rochon, le 20 avril 2006

Contenu de la présentation Description des différents privilèges Processus de reconduction annuel Méthode d’accès Conclusion Période de questions ?

Description des privilèges Conservation des accès pour le Courriel, SIM et PROXY Le professeur retraité peut demander de conserver ses accès au service de courriel Exchange, au service PROXY ainsi qu’à l’environnement SIM. Pour ce qui est de SIM, il revient à l’unité administrative de le retirer des groupes de l’unité ou non. Selon le cas, il continuera ou non d’accéder à OCEAN ou aux imprimantes de son unité.

Description des privilèges (suite) Concernant le courriel, le professeur retraité a deux choix : conserver le service sur Exchange conserver uniquement l’adresse institutionnelle et acheminer le courrier à une nouvelle adresse. L’acheminement est valide tant et aussi longtemps que l’adresse d’acheminement fournie est valide. Adresse de courrier institutionnelle (ACI) est de la forme prénom.nom@umontreal.ca; l’adresse d’acheminement externe est semblable à nom@fournisseur.ca.

Description des privilèges (suite) Conserver la page Web personnelle dans WebDépôt L’accès au service WebDépôt qui requiert une licence individuelle n’est pas disponible aux employés retraités. Cependant, un professeur qui maintenait une page web personnelle sur ce service peut faire une demande de dérogation pour la conserver. Il devra alors répondre à l’avis d’inactivation en donnant les raisons qui justifient sa demande.

Description des privilèges (suite) Le portable prêté dans le cadre des portables pour les profs Selon l’entente signée par le professeur, le portable doit être remis à la DGTIC au moment du départ à la retraite. Exceptionnellement, le professeur retraité qui continue activement des activités pédagogiques, peut faire une demande de dérogation pour le conserver. Cette demande sera soumise à l’approbation du responsable du programme «Des portables pour les profs». La demande doit absolument être accompagnée d’un avis favorable du doyen ou du directeur du département.

Processus de reconduction annuel La perte du statut d’employé actif survient dès le premier jour de la date officielle de la retraite et entraîne l’annonce de la fermeture de tous les comptes. Concrètement, une date d’inactivation pour 30 jours plus tard est inscrite dans le dossier pour chaque compte de l’employé. Un avis de fermeture est ensuite envoyé par courriel à raison de 1 par semaine jusqu’à l’échéance, soit 28, 21, 14 et 7 jours avant la fermeture.

Processus de reconduction annuel (suite) À défaut d’obtenir une réponse à ces avis, la DGTIC procède à l’inactivation de ces comptes et à leur destruction 90 jours plus tard. Il est donc important pour le professeur de faire un suivi lors de la réception de ces avis.

Processus de reconduction annuel (suite) Avant la destruction, il est possible de réactiver ces accès mais après, il est trop tard les données sont perdues ainsi que le privilège de les conserver. Toutefois, même si le compte de courrier électronique n’existe plus, le professeur retraité peut toujours fournir une adresse d’acheminement afin d’assurer la livraison du courrier à une nouvelle adresse. L’adresse de courrier institutionnelle est conservée tant que l’adresse d’acheminement demeure valide.

Processus de reconduction annuel (suite) ATTENTION : ne pas confondre les avis d’inactivation des comptes avec les avis d’expiration des mots de passe. Les mots de passe expirent 6 mois après le dernier changement peu importe la durée de vie du compte.

Méthode d’accès Certains de ces services sont souvent rendus disponibles à travers le Portail UdeM. Comme le portail n’est pas accessible aux retraités pour le moment, il faut y accéder par leur adresse web. Exemples : www.outlook.umontreal.ca www.webdepot.umontreal.ca www.dgtic.umontreal.ca/profil

Conclusion En fait, la DGTIC permet aux professeurs retraités de conserver ces privilèges afin d’assurer une continuité de service. Les privilèges décrits ici ne peuvent être obtenus comme tels par ceux qui ne les utilisaient pas en cours de mandat.

Période de question