Create Inventory Add Physical Item Catalogage rapide Version de juin 2018

Physical inventory operator Rôles Pour accéder à la fonctionnalité Add Physical Item/Create Item et donc ajouter des exemplaires physiques à l’inventaire existant ou créer de nouvelles notices avec inventaire, l’utilisateur doit avoir le rôle suivant : Physical inventory operator Ce rôle est associé à un périmètre qui correspond à la (les) bibliothèque(s) dans laquelle l’utilisateur travaille. L’utilisateur ne peut donc créer des exemplaires, ou des notices minimales avec leur inventaire, que pour sa bibliothèque. Alma - Quick cataloging

Qui et où? Rôles Circulation Desk Operator Limited / Circulation Desk Operator + Physical Inventory Operator Alma - Quick cataloging Rôle Physical Inventory Operator Afin d’éviter la création de doublons, toute opération de catalogage à la volée (quick cataloging) doit toujours être précédée d’une recherche dans le répertoire.

Quoi? La fonctionnalité de ‘catalogage à la volée’ permet : la création d’une notice minimale avec inventaire l’ajout d’un nouvel exemplaire à un HOL existant : soit un nouvel exemplaire ou nouveau volume d’une monographie, soit un fascicule de périodique non encore exemplarisé Alma - Quick cataloging -> lors du prêt à l’usager et de la gestion d’une demande, ou dans le cadre d’une demande de numérisation, si le document n’est pas enregistré dans le catalogue (monographie ou fascicule de périodique) -> pour l’encodage des visas (ouvrages conservés par un service facultaire), lorsque l’opérateur qui traite le document n’est pas catalogueur

À partir du menu Services aux usagers (Fulfillment) Alma - Quick cataloging

À partir du menu Resources Alma - Quick cataloging Choix de l’inventaire à créer : Soit un nouveau Holding, c’est-à-dire la création à la fois d’un nouvel inventaire mais aussi d’une nouvelle notice bibliographique (cas d’une monographie non encore informatisée) Soit rattacher un nouvel item à un inventaire existant (cas de l’exemplarisation des périodiques) Soit un type ‘Book’, soit un type ‘Article’ ! Nous ne créons pas de types ‘Article’ dans notre catalogue

En pratique : option New (Nouveau) Enregistrer la cote de rangement dans cette zone Alma - Quick cataloging Par convention, ne pas cocher cette case et permettre la publication de la notice sur Primo

Utiliser les zones en vert uniquement. Qualité? Le workflow prévoit la révision des notices créées par les formulaires de Quick cataloging, celles-ci étant de qualité médiocre. Alma - Quick cataloging Utiliser les zones en vert uniquement. Nouveauté juin 2018 : le champ « pages » peut être complété, l’information sera transposée dans le champs MARC21 adéquat (300)

Qualité? Le workflow prévoit la révision des notices créées par les formulaires de Quick cataloging, celles-ci étant de qualité médiocre. Titre : c’est un $$a qui est créé. Author et Additional Person name : création en 100 et en 700 => attention aux mauvais appariements qui peuvent se faire de façon automatique ! Ne pas oublier de contrôler les points d’accès lors de la révision de la notice ! La cote de rangement se place dans la zone Call Number du formulaire. Dans la notice Marc, elle se retrouve alors en zone 094 de la notice bibliographique : c’est à partir de cette zone qu’Alma va créer le 852 $j dans la notice Holding. Les zones 094 seront supprimées en traitement par lots de façon périodique. LDR/05 codée à n (nouveauté juin 2018) Création de la zone 008 (nouveauté juin 2018) Dans la section Item Information : Outre les informations de bibliothèque/localisation, le code-barres et le type de matériel doivent être obligatoirement renseignés. Alma - Quick cataloging

En pratique : option New (Nouveau) - Workflow Les nouvelles notices créées à partir des formulaires de Quick cataloging sont incomplètes : elles doivent être revues par un catalogueur. Le document est en traitement (process type) : il ne peut donc pas être prêté. L’exemplaire est donc automatiquement envoyé vers le Département Acquisitions/Catalogage de la bibliothèque détentrice. Alma - Quick cataloging Scanner l’item dans le Département Acq/Cat pour poursuivre le traitement

En pratique : option New (Nouveau) - Workflow À partir du menu Services aux usagers, l’enregistrement du formulaire finalise en même temps le prêt du document. Au retour du prêt, le document est envoyé vers le Département Acquisitions/Catalogage de la bibliothèque détentrice. Alma - Quick cataloging -> ici, l’item appartient à la bibliothèque qui effectue le retour. C’est le Département Acq/Cat de cette bibliothèque qui doit prendre en charge la suite du traitement.

En pratique : option New (Nouveau) - Workflow Remarque : il peut arriver que l’exemplaire soit redemandé immédiatement par un autre emprunteur. Dans ce cas, il est possible de supprimer le « process type » Acquisition/Catalogage directement dans l’éditeur d’exemplaire physique. Ajouter une note de circulation (Fulfillment note) à la place pour signaler que la notice de Quick cataloging doit être révisée. Alma - Quick cataloging Sélectionner la valeur vide pour supprimer le process type

En pratique : option Existing (Existant) - Workflow Permet de faire une recherche dans le Répertoire Alma - Quick cataloging Remarque : évitez la ‘liste de titres’ qui s’affiche lorsque vous entrez un terme de recherche et privilégiez l’utilisation de la recherche via le bouton « Select from a list » C’est une recherche All titles uniquement qui est proposée. => Sélectionnez le titre en cliquant sur la ligne de résultat.

En pratique : option Existing (Existant) - Workflow Alma - Quick cataloging Enregistrer : - le code-barres - la description : obligatoire s’il s’agit d’un fascicule de périodique - le type de matériel Le nouvel exemplaire est attaché au HOL existant pour ce titre. Attention donc à ce que le fascicule que vous encodez fasse bien partie de cette même collection.

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