Support de formation Administrateur Compétences

Objectif de la formation A l’issue de la formation, les administrateurs seront capables de Gérer un référentiel de compétences Gérer un référentiel de métiers / postes Gérer l’évolution des effectifs Gérer des plans d’actions Paramétrer les différents niveaux de compétences

Programme de la formation Espace Admin Créer, modifier, désactiver et supprimer des niveaux de compétences Espace Module Créer et modifier des compétences Rattacher des compétences à des métiers ou des formations Créer et modifier des métiers Rattacher des métiers à des collaborateurs Gérer l’évolution des effectifs Créer, suivre et terminer des plans d’action

Espace Module

Gérer un référentiel de compétences Accès : Modules Compétences > Cartographie des compétences

Gérer un référentiel de compétences Créer un domaine de compétences 1 2 3 Cliquer sur le « + ». Indiquer un Code, le Nom du nouveau domaine de compétence. Cliquer ensuite sur Créer et Fermer.

Gérer un référentiel de compétences Créer un type de compétences 1 2 3 Cliquer sur le « + ». Indiquer un Code, le Nom du nouveau type de compétence. Cliquer ensuite sur Créer et Fermer.

Gérer un référentiel de compétences Créer des compétences 1 2 3 Cliquer sur le « = + ». Indiquer un Code, le Domaine de compétence, le Type de compétence et le Nom de la nouvelle compétence. Cliquer ensuite sur Créer et Fermer.

Gérer un référentiel de compétences Modifier le nom des compétences 1 2 3 Cliquer sur le « Crayon ». Modifier le nom de la compétence. Cliquer ensuite sur Appliquer.

Gérer un référentiel de compétences Modifier les éléments d’une compétence 2 1 Ouvrir la compétence en cliquant sur le nom de la compétence. Modifier le Domaine , le Type, la Clé et/ou la Description de la compétence. Les modifications s’enregistrent automatiquement.

Gérer un référentiel de compétences Rattacher une compétence à des métiers 1 2 Ouvrir la compétence en cliquant sur le nom de la compétence. Aller sur la ligne Métiers associés. Cliquer sur Ajouter un métier.

Gérer un référentiel de compétences Rattacher une compétence à des métiers 3 4 Sélectionner les métiers à rattacher à cette compétence à l’aide des coches. Cliquer sur Associer les métiers sélectionnés.

Gérer un référentiel de compétences Utiliser le panier pour rattacher plusieurs compétences à un métier 2 1 Sélectionner les compétences en cliquant sur le caddie. Visualiser le panier en cliquant sur le gros caddie.

Gérer un référentiel de compétences Utiliser le panier pour rattacher plusieurs compétences à un métier 2 3 1 Cliquer sur le bouton Associer à un métier. Sélectionner le métier et cliquer sur Valider.

Gérer un référentiel de compétences Rattacher une compétence à des formations 1 2 Ouvrir la compétence en cliquant sur le nom de la compétence. Aller sur la ligne Actions permettant d’acquérir cette compétence. Cliquer sur Ajouter une action.

Gérer un référentiel de compétences Rattacher une compétence à des formations 3 4 Sélectionner les formations à rattacher à cette compétence à l’aide des coches. Cliquer sur Associer les compétences sélectionnées.

Gérer un référentiel de compétences Utiliser le panier pour rattacher plusieurs compétences à une formation 2 1 Sélectionner les compétences en cliquant sur le caddie. Visualiser le panier en cliquant sur le gros caddie.

Gérer un référentiel de compétences Utiliser le panier pour rattacher plusieurs compétences à une formation 2 3 1 Cliquer sur le bouton Associer à une formation. Sélectionner la formation et cliquer sur Valider.

Gérer un référentiel de métiers/postes Accès : Modules Compétences > Fiches métiers

Gérer un référentiel de métiers/postes Créer une famille de métiers 1 2 3 Cliquer sur le « + ». Indiquer un Code, le Nom de la nouvelle famille. Cliquer ensuite sur Créer et Fermer.

Gérer un référentiel de métiers/postes Créer un métier 1 2 3 Cliquer sur le « = + ». Indiquer un Code, la Famille du métier et le Nom de la nouveau métier. Cliquer ensuite sur Créer et Fermer.

Gérer un référentiel de métiers/postes Modifier le nom d’une famille de métiers ou des métiers 1 2 3 Cliquer sur le « Crayon ». Modifier le Nom de la Famille ou du métier. Cliquer ensuite sur Appliquer.

Gérer un référentiel de métiers/postes Modifier les éléments d’un métier 2 1 Ouvrir le métier en cliquant sur le nom du métier. Plusieurs onglets permettent de modifier les caractéristiques du métier. Les modifications s’enregistrent automatiquement.

Gérer un référentiel de métiers/postes Modifier les éléments d’un métier – Onglet Général 1 2 Dans l’onglet Général, vous pouvez modifier la Définition, la Famille et les Activités du métier,

Gérer un référentiel de métiers/postes Modifier les éléments d’un métier – Onglet Compétences requises 1 2 Dans l’onglet Compétences requises, vous pouvez modifier le Niveau des compétences associées au métier et/ou supprimer des compétences en cliquant sur la « Poubelle »

Gérer un référentiel de métiers/postes Modifier les éléments d’un métier – Onglet Profil 1 2 Dans l’onglet Profil, vous pouvez visualiser le profil du métier en fonction des niveaux de compétences configurés précédemment.

Gérer un référentiel de métiers/postes Modifier les éléments d’un métier – Onglet Tendances d’évolution 1 2 Dans l’onglet Tendances d’évolution, vous pouvez renseigner des informations de recrutement à horizon XX.

Gérer un référentiel de métiers/postes Modifier les éléments d’un métier – Onglet Collaborateurs 1 2 Dans l’onglet Collaborateurs, vous pouvez visualiser la liste des collaborateurs attachés au métier ainsi que leur Profil.

Gérer un référentiel de métiers/postes Modifier les éléments d’un métier – Onglet Recrutement interne 1 2 Dans l’onglet Recrutement interne, vous pouvez visualiser une liste de collaborateurs avec un % d’adéquation pour le métier en fonction des compétences. NB: Cet onglet s’affiche uniquement si le client a le module Recrutement.

Gérer un référentiel de métiers/postes Rattacher un métier à des collaborateurs 1 2 Ouvrir la fiche salarié du collaborateur Portail RH > Annuaire salariés Dans l’onglet Compétences, cliquer sur Nouveau Poste. Sélectionner le métier correspondant dans la liste. Cliquer sur Valider. 3 4

Gérer l’évolution des effectifs Accès : Modules Compétences > Evolution des effectifs

Gérer l’évolution des effectifs Visualiser l’évolution de vos effectifs 1 2 3 Choisir une période. Définir les besoins en fin de période. Visualiser les écarts (en blanc s’il n’y a pas d’écart, en rouge ceux qui ont besoin d’être réduits et en vert ceux qui ont besoin d’être augmentés) Les actions s’enregistrent automatiquement.

Gérer l’évolution des effectifs Visualiser l’évolution de vos effectifs Activer/Désactiver les prévisions de départ. Vous pouvez détailler les départs pour visualiser s’il s’agit de départ en retraites (se calcule par rapport à l'âge du salarié) ou de fin de contrat. Toutes ces informations sont récupérées dans la fiche salarié. On peut modifier l'âge de départ à la retraite en cliquant sur la petite flèche en bas à gauche de la colonne Départ en retraite. Le turn-over se calcule automatiquement.

Gérer des plans d’actions Accès : Modules Compétences > Plan d’action

Gérer des plans d’actions Créer un nouveau plan d’action 1 2 3 Choisir une période et décrire le plan d’action. Ajouter des objectifs du plan d’action en cliquant sur Saisir des Objectifs. Sélectionner dans la liste déroulante un type d’objectif. NB: Les actions réalisées dans la gestion des effectifs impacte directement les objectifs.

Gérer des plans d’actions Définir les actions à mener pour chaque objectif Sélectionner dans la liste déroulante l’action à réaliser. Le liste des actions est conditionnée par rapport à l’objectif ajouté.

Gérer des plans d’actions Définir les actions à mener pour chaque objectif – Liste des actions S'il s'agit d’un Recrutement : Sélectionner le type de contrat (CDI, CDD, apprentis, contrat prof) et le nombre de postes correspondant  S'il s'agit d’un Changement de métier : le métier d’arrivé doit être sélectionné S'il s'agit d'une Formation: la formation envisagée doit être définie (son coût, sa durée, le prestataire qui la dispense et le niveau d'acquisition attendu) NB: Seulement si le client a le module Formation.

Gérer des plans d’actions Démarrer le plan d’action 1 Cliquer sur 4 Démarrer le plan d’action. Une fenêtre vous indique la synthèse du plan. Cliquer sur Démarrer le plan (Le bandeau Plan d’action passe en VERT). 2

Gérer des plans d’actions Suivre le plan d’action Vous pouvez suivre les % atteints en face de chaque objectif. Vous pouvez ajouter des actions, si nécessaire en cours de plan.

Gérer des plans d’actions Terminer un plan d’action 1 2 Pour terminer le plan d’action, cliquer sur 6 Terminer plan d’action. Une fenêtre s’ouvre pour terminer le plan et créer la prochaine période. Remplir l’intitulé de la période et la fin de la période. Le démarrage de la période est prérempli à la date du jour. Cliquer ensuite sur Terminer le plan. 3

Espace Administrateur

Paramétrer des niveaux de compétence Accès : Espace Admin > Modules Talents > Niveaux de compétences

Paramétrer des niveaux de compétence Créer un niveau de compétence 1 2 3 Cliquer sur Ajouter un niveau de compétence. Donner un nom, un pourcentage et une définition au nouveau niveau de compétence. Cliquer ensuite sur Valider.

Paramétrer des niveaux de compétence Modifier un niveau de compétence 1 2 3 Cliquer sur le « Crayon ». Modifier le nom, le pourcentage et/ou la définition du niveau de compétence. Cliquer ensuite sur Valider.

Paramétrer des niveaux de compétence Supprimer un niveau de compétence 1 2 Cliquer sur le « Poubelle ». Cliquer ensuite sur OK.

Paramétrer des niveaux de compétence Désactiver un niveau de compétence 1 2 Cliquer sur le « X ». Cliquer ensuite sur OK. Le niveau de compétence apparait dans la liste des niveaux inactifs.