Project Scope Management Par Houle, J. (2005)

Table des matières La portée [Scope] PMBOK Kerzner Processus de la gestion de la portée Plan de gestion de la portée [Scope Management Plan] Rapport de la portée [Scope statement] Work Breakdown Structure Kerzner Phase de planification Statement of Work (SOW) Caractéristiques du projet [specifications] Dates importantes [milestones] Comparaison PMBOK vs Kerzner PMBOK vs Kerzner Vérification de la portée Contrôle de la portée Management control Configuration management

La portée [Scope] Portée du produit [Product scope] Éléments et fonctions qui caractérisent un produit, service ou résultat. Portée du projet [Project scope] Travail qui doit être fait pour livrer un produit avec les caractéristiques demandées. Gestion de la portée [Scope management] S’assurer que le projet inclus tout le travail à faire et seulement le travail à faire pour accomplir le projet. Ce qui est et n’est pas dans le projet. Source : PMBOK (2004)

Processus de la gestion de la portée Processus de planification Planification de la portée (rédaction du plan de gestion de la portée) Définition de la portée (rédaction du rapport de portée) Création des tâches [WBS] (rédaction du WBS) Pour Kerzner (2003)  Phase de planification Processus de contrôle Vérification de la portée Contrôle de la portée Source : PMBOK (2004) et Project Management, Harold Kerzner (2003)

Plan de gestion de la portée [Scope Management Plan] Contient comment on va… …définir la portée du projet ? …détailler la portée du projet ? …définir et détailler le WBS ? …vérifier la portée du projet ? …contrôler la portée du projet ? Source : PMBOK (2004)

Rapport de portée [scope statement] Risques initiaux Hypothèses Organisation initiale Dates importantes Limites financement Estimation coûts Exigences de gestion configuration Caractéristiques Approbations Objectifs Description portée du produit Exigences Frontières Livrables Critères d’acceptation produit Contraintes Hypothèses Organisation initiale Source : PMBOK (2004)

PMBOK : Processus et documents Scope Definition Create WBS Scope Planning Source : PMBOK (2004) Source : PMBOK (2004) et Project Management, Harold Kerzner (2003)

Gestion de la portée vs La vie d’un projet Source : University Dayton, School of engineering

Kerzner : Planification en générale Objectifs et comment les atteindre Établir une ligne de conduite (prévoir) Les exigences du projet sont les étapes importantes [milestones] Le gestionnaire de projet est la clé du succès d’une planification réussie Un des objectifs de la planification est de définir le travail à faire 50% des heures de travail et des dollars peuvent être dépensés avant l’exécution. Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Composants de la phase de planification Objectifs (but, cible, norme de rendement) Programme (stratégie et actions) Horaire (début et fin des activités) Budget (dépenses prévues) Prévision (Projection dans le temps) Organisation (nombre et types de positions requis) Règle d’action (guide pour la prise de décision) Procédure (méthode pour la mise en œuvre d’une règle d’action) Standard (ce qui est adéquat) Project objectives = Objectifs Product scope description = Project requirement = Requirement Cycle (p. 813-814) Project boundaries = Requirement Cycle (p. 813-814) Project deliverables = ? Product acceptance criteria = ? Project constraints = ? Project assumptions = ? Initial project organization = Organisation Initial defined risks = ? (Prévision) Schedule milestones = Horaire Fund limitation = Budget Cost estimate = Budget Project configuration management requirements = Règle d’action et procédure ? Project specifications = Caractéristiques du projet Approval requirement = ? Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Une question de planification Objectifs Est-ce que c’est où nous voulons être ? Où voulons nous être ? Dans 1 an ? Dans 5 ans ? Prévision Où sommes-nous capable d’aller ? Qu’est-ce que ça prend pour nous y amener ? Plan d’action Qu’est-ce qu’il faut faire ? Pour quand ? Comment on va le faire ? Qui va le faire ? Surveillance et contrôle Est-ce que nous sommes dans la bonne direction ? Si non, pourquoi ? Qu’est-ce qu’il faut faire pour y être ? Est-ce qu’on peut le faire ? Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Kerzner : Preliminary planning Pour Kerzner le [Project Scope Management] est réalisé principalement dans la phase préliminaire de planification. Il y a 4 documents à produire : Statement of Work (SOW) Caractéristiques du projet [Specifications] Dates importantes [Milestone schedule] Work breakdown structure (WBS) Ces 4 documents serviront à faire le RFP. Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Kerzner : Phases et documents Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Statement of Work (SOW) Contient une description du travail requis pour le projet Il peut jouer un rôle de soumission Il doit être clair et contenir une bonne définition de tous les exigences Il permet d’éviter le « scope creep » Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Scope Creep C’est l’expansion d’un projet au-delà des objectifs originaux. Très très fréquent ! Sources Demandes de perfectionnement des membres du projet Tâches oubliés Perfectionnement inclus sans préavis Changement du marché Source : http://builder.com.com/5100-6315-1045554.html

Caractéristiques du projet C’est une partie du rapport de travail [SOW]. Contient par exemple: Estimation besoins heure-homme Estimation besoins équipement Estimation besoins matériaux C’est ce qui permettrais de mettre un prix sur une proposition de projet. On indique où on peut trouver ces documents. Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Dates importantes Contient : Date de début du projet Date de fin du projet Dates des étapes importantes Livrables et rapports Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Work Breakdown Structure (WBS) Un WBS est une division orientée produit du matériel, des services et des données nécessaires à la production du produit finit. Structuré de la même façon que le travail sera réalisé. Il tient compte des coûts du projet, de l’ordonnancement [scheduling], de la gestion de la configuration [configuration management], du financement et de paramètres techniques. Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Work Breakdown Structure (WBS) Structure commune: Total program Project Task Subtask Work package Level of effort Niveaux de gestion Niveaux techniques Différences avec PMBOK : Total Program = Project Project = Major deliverables and subprojects Task et subtask = Non inclus, c’est des sous-sous projets Work Package = Même chose, c’est le dernier niveau. C’est en fait une tâche qui a un résultat final définit. Level of effort = Pas dans le PMBOK. C’est la catégorie auquel le Work Package est associé. Une seule catégorie. Par exemple, la construction de la fondation d’une maison doit être incluse seulement dans un seul projet ou tâche. Sera utilisé pour le contrôle du temps, des ressources et des coûts. Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Work Breakdown Structure (WBS) Exemple de WBS (3 premiers niveaux) Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

WBS : Élément le plus important ! Sommaire du projet total Aide à la planification Aide à établir les coûts et budgets Permet de suivre le temps, les coûts et la performance [tracking] Lie les objectifs aux ressources de la compagnie Permet d’établir les horaires Aide au contrôle Permet d’établir les responsabilités pour chaque élément Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Source : PMBOK (2004) et Project Management, Harold Kerzner (2003)

Configuration Management PMBOK vs Kerzner Scope Verification Scope Control PMBOK Management Control Configuration Management KERZNER Source : PMBOK (2004) et Project Management, Harold Kerzner (2003)

Management control Chaque membre du projet est responsable d’identifier les problèmes qui requièrent des corrections Le gestionnaire de projet a l’ultime responsabilité d’identifier les impacts des corrections Des règles d’actions et procédures sont disponibles pour assister le gestionnaire Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Configuration Management Technique de contrôle pour la revue et l’approbation formelle des changements. Un comité devrait inclure: Représentant du client L’entrepreneur Initiateur du changement Discussions du comité Coût du changement ? Le changement améliore la qualité ? Le coût vs amélioration justifiable ? Changement nécessaire ? Impact sur les dates des livrables ? Source : Project Management, Harold Kerzner (2003)

Contrôle du « scope creep » Comprendre la vision du projet Comprendre les priorités Définir les livrables Séparer les livrables en travaux (WBS) Séparer le projet en dates importantes (milestones) Déterminer les chemins critiques Établir un control des changements S’attendre à avoir du « scope creep  » Source : http://builder.com.com/5100-6315-1045555.html

Source : Georgia State University, Change Management Strategy (2004)

THE END