BAAN IV c4 mise en production BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BaanIV c4 AGENDA Date mise en production Ce qui change Aperçu de la version Web Situation par ateliers : Développements effectués Points en suspens Planning des développements futurs Futur BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAAN IV c4 DATE DE MISE EN PRODUCTION : IMPACT : Proposée : lundi 27/06/2005 Dépend du résultat des tests IMPACT : Arrêt de Baan le vendredi 24 à midi pour permettre le bouclement dans l’ancien système avant export de la base de données Arrêt des jobs prévus pour le vendredi après-midi Utilisateurs du système : anticiper la fermeture et liquider les tâches en suspens avant midi LUNDI 27 : Démarrage dans le nouveau système BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAAN IV c4 CE QUI CHANGE DANS LE STANDARD : SINON : Nouvelle interface (Web) mais interfaces c/s et ascii toujours supportées Certaines sessions ont été réécrites Intitulés en anglais pour l’instant -> version française en juillet Idem pour help files et fonctionalité du calendrier SINON : Structure des tables identique Fonctionalité : la même que dans le système actuel DANS LES SPECIFIQUES : Un certain nombre d’améliorations et de nouveaux développements ont été implémentés (détails évoqués dans prochains slides) BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAAN IV c4 – WEBTOP BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAAN IV c4 – WEBTOP Touches fonction C/S -> WEB Page écran c/s Page écran Webtop BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAAN IV c4 – WEBTOP Page écran (suite)- 1ère ligne de fonctions: Pointer la souris sur chaque option pour voir la fonctionalité proposée BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAAN IV c4 – WEBTOP Deuxième ligne : pointer la souris sur l’icone pour afficher la fonctionalité proposée: Si quelques icônes ont changé, la fonctionalité proposée dans la transaction est identique au c/s BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAAN IV c4 Situation des développements par secteur 1 - Gestion du stock 2 - Gestion des articles 3 - Gestion des ventes 4 - Gestion des achats 5 - Magasins spécifiques 6 - EDI business 7 - Interfaces avec Baan 8 - Aspects financiers et comptables BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAANIV c4 – Gestion du stock Situation : développements demandés Description Détails Sessions concernées Seuil de livraison directe pour magasin 00 (doit être 0 sauf si stock existant) -modification de l’interface LIMS (Before) -ou script spécifique (cf upd_art_53.sql) -Interface LIMS - Script dans /usr/baan/cern/sql Déclassement des articles -Liste des données de stock pour articles à déclasser (stock par magasin, demandes et commande en cours) -Script pour supprimer automatiquement: -association article/mag -association article/empl. -nouvelle session édition -Nouvelle session Localisation articles du magasin 00 (pour la livraison interne) Association des articles du 00 à des emplacements correspondant à l’adresse physique (par ex. Groupe 44 = 129-R-001) -Emplacemens à créer -Articles à associer -transferts de stock à effectuer pour articles avec stock -interface Qualiac/Distribution interne à modifier DEVELOPPEMENT EN SUSPENS DEVELOPPEMENT EN SUSPENS DEVELOPPEMENT EN SUSPENS BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAANIV c4 – Articles Situation : Décisions Domaine Nature du problème Statut Numérotation des demandes EDH Après la migration C4, conserver aux demandes EDH leur référence initiale pour faciliter la traçabilité Contre: trous dans la numérotation Code signaux Codes signaux à revoir (intitulés, etc..) par FI-LS Ensuite mise à jour des articles (via SQL) par IT-AIS Pas de nouvelles de FI/LS Emplacement de quarantaine FI-LS souhaite un emplacement de quarantaine pour certains articles. Fonctionalité souhaitée à préciser Incoterms Si incoterme = DDU, possibilité de modifier la destination (en-tête ordre d’achat) Besoin à confirmer Problèmes de réseau Bât.73 Pertes de connection répétitives par les utilisateurs Proposé : statistique sur une semaine par un utilisateur , bilan et aviser expert Pas de réponse sur la solution proposée Nomenclatures Gérer des articles issus d’une architecture de composants Implémenté dans BaanIV c4 BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BaanIV c4 – Articles Situation : développements demandés Description Détails Sessions concernées Articles de remplacement Dans EDH, proposer au demandeur un article de substitution si l’article souhaité est déclassé -Nouveau développement à demander à l’équipe EDH Gestion des articles Ajouter de nouveaux champs dans l’écran de saisie des articles pour afficher les données de stock et la date de fin de contrat tiitm001m000 Deux écrans à modifier Calcul prix de revient Avant le calcul, production d’une liste des commandes en cours pour faciliter les corrections Nouvelle session à developper Pas de décision FI-LS pour l’instant Spécifications à préciser Recopie des articles Modifier le programme de recopie pour exclure la recopie de certains champs En attente d’une liste des champs à ne pas recopier qui doit être fournie par FI-LS Fait Fait BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAANIV c4 – Ventes Situation : développements demandés Description Détails Sessions concernées Adresses spécifiques Modifier la session pour contrôler et valider les adresses saisies tdsls4103s000 modification de la forme et du script pour effectuer les contrôles Impression ordre de vente Possibiliter d’imprimer un ordre de vente tdsls4410m000 – Edition standard à customiser? Besoin à confirmer Feedback EDH Dans EDH, trier les lignes de feedback par no de ligne afin de faciliter la visibilité pour les utilisateurs Nouveau développement à demander à l’équipe EDH Confirmation du désenlogement Envoi d’un mail automatique à l’utilisateur après confirmation du picking (pour le Labo Telecom) tdsls9202m000 Layout du mail à fournir par LT Session à modifier + report mail spécifique Confirmation partielle d’un picking Ajout d’un nouveau champ dans l’écran de DPA pour permettre d’exclure certaines lignes de picking avant de confirmer (EDI – MP) cdddev0015m000 + tdsls9202m000 Modification structure table cddev011 + modification sessions Attente confirmation FI-LS Ecran simplifié pour demandes emportées Mise en place d’une session avec un écran affichant uniquement les champs à renseigner et effectuant les validations habituelles Développement extérieur Prix = 9600 CHF Codes budgétaires à spécifier (PC Shop, EPool, FI-LS) Epool doit aussi confirmer l’accord pour l’ecran standard (sans ajout supplémentaire) Fait Fait Fait Fait ??? BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BaanIV c4 – Achats Situation : décisions Domaine Nature du problème Statut LIMS Atelier à organiser avec M. Krever pour -assurer la formation des utilisateurs -améliorer le niveau de confiance -expliciter certaines propositions INV avec des quantités élevées Date de l’atelier non encore précisée Recopie lignes appel d’offre en ordre d’achat Selon les utilisateurs, cette procédure est lourde et prend du temps. Fonctionalité testée par IT-AIS , environ 1 mn pour effectuer la recopie Nature du problème à préciser et confirmer par FI-LS Réponse : lié à fréquence utilisation Edition de commande Les utilisateurs ne souhaitent plus produire le récapitulatif par pays d’origine qui est édité à la fin de la commande Décision FI-LS de maintenir ce récapitulatif pour assurer la cohérence avec les achats/Qualiac (édition standard) Contrôle de qualité Définir tous les articles (sauf EDI, PC Shop, LT) avec un contrôle de qualité systématique génère une étape supplémentaire lors de la réception dont la fnalite ne parait pas indispensable. Peut-on abandonner ce contrôle sauf pour les aritcles nécessitant une véfrification extérieure ? Décision en attente Fax non transmis – messages d’erreur Selon FI-LS, certains fax ne passent pas et des messages d’erreur sont générés Exemples à communiquer par FI-LS Seuil d’envoi d’une commande par fax Actuellement, ce seuil est à 5000 CHF Seuil à confirmer par FI/LS Réapprovisionnement automatique Mise en place d’une nouvelle fonctionalité permettant, pour des articles paramétrés comme tels, d’automatiser les traitements depuis la génération des INV à l’envoi de la commande par fax au fournisseur JOBIMP, JOBMT Mise en place d’une procédure permettant une gestion intégrée des jobs MT et IMP avec génération automatique du Job dans Qualiac Réunions à organiser avec MT, etc.. et proposition à valider -> approche finalisée BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BaanIV c4 – Achats Situation : développements demandés Description Détails Sessions concernées Echéance des contrats Production d’une liste hebdomadaire des contrats arrivant a échéance afin de permettre leur renouvellement dans les délais Nouvelle session à développer et à systématiser Demande à confirmer par FI-LS Blocage au niveau des montants Affichage d’un messge d’avertissement si le montant du contrat est dépassé Ce message devrait apparaitre au niveau de l’INV; après, c’est trop tard. Demande à confirmer Fonctionalité à préciser Relance fournisseurs Générer la liste des reliquats d’achat en même temps que la liste des relances, c’est à dire le mardi matin Job systématique à replanifier Recherche d’un lot par le no de lot ou par le certificat Accès aux lots directement par le no de lot ou le no de certiticat au lieu de article/lot Deux nouveaux index à ajouter à la table tdltc001 Retour de la confirmation Isofax directement à l’utilisateur Les confirmations doivent retourner à l’utilisateur Baan et non plus au gestionnaire de produit comme précédemment Cinq sessions édition Baan à modifier. Solution testée. Mise en place définitive à effectuer Relance automatique 1-Production d’une liste des commandes devant être livrées dans les 15 jours 2-Envoi au fournisseur d’une demande de confirmation des délais Première partie implémentée et proposée à FI-LS Attente d’une décision et de spécifications pur la deuxième partie Adresses fournisseurs Gérér tél. et fax au niveau de chaque adresse fournisseur Modification structure table tccom022 Modification session tccom2103m000 Impact sur Interface Qualiac FAIT FAIT FAIT FAIT FAIT FAIT BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BaanIV c4 – Magasins spécifiques Situation SSM Domaine Nature du problème Décision - Statut Machine à conditionner Cette machine est-elle encore utilisée? Doit-on maintenir les customisations correspondantes Machine plus utilisée Customisations à abandonner Inventaires selfs Inventaire par pistolet Customisations dans génération ordres inventaire(sélection des articles par ordre croissant de scem) Inventaire SSM IT-LS n’est pas satisfait de la fréquence de rotation des articles SSM dans l’inventaire ni du nombre d’articles proposés par jour Nouvelles spécifications à fournir par FI-LS: -fréquence -Nombre articles/jour à inventorier Job systématique ‘SELFS’ Faut-il maintenir un désenlogement self puisque les sorties du SSM sont maintenant gérées par des demandes emportées Revoir le job ‘SELFS’ et supprimer la partie désenlogement Futur Maintien d’un conditionnement spécifique pour le SSM? Fonctionalité maintenue FAIT BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BaanIV c4 – Magasins spécifiques Situation PC Shop (CH) Domaine Nature du problème Décision - Statut Délai de réapprovisionnement Comment diinuer les délais de réapprovisionnement des articles du PC Shop et éviter les ruptures Utilisation progressive de la génération des propositions INV pour générer les commandes de réappro sans attendre d’être en rupture Gestion par lots Comment gérer un seul no de lot par réception tout en gardant la trace des nos de série correspondants pour le suivi des garanties Nouveau développement à prévoir. Création d’une nouvelle table associée à la table des lots et permettant de saisir plusieurs occurrences pour un no de lot donné Attente décision PC Shop Composants et accessoires non définis dans Baan Ices articles vont-ils être intégrés dans BAAN ? En raison de l’aspect ponctuel , le PC-Shop ne souhaite pas intégrer ces articles dans Baan Mac Intoshes Intégration dans Baan? Pas d’intégration dans Baan. Articles commandés directement sur le site du fournisseur par les utilisateurs Location PC Utilisation de la solution implémentée au EPool pour gérer les locations de PC au PC Shop Solution présentée à examiner par le PC Shop Attente décision pour implémentation éventuelle Déménagement au 73 en cours BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAANIV c4 – Magasins spécifiques Situation Labo Telecom (LT) Domaine Nature du problème Décision - Statut Gestion des lots Possibilité d’accéder au lot soit par le no de lot , soit par le no de certificat (= no d’appel) et non plus article/lot Deux nouveaux index à créer sur table tdltc001 Confirmation du picking Message à envoyer à l’utilisateur pour l’informer de la mise à disposition du matériel + feedback spécifique EDH Session tdilc9202m000 Modifications à ajouter Perspectives futures Pas de besoins particulkiers exprimés par le Labo Telecom DONE DONE BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BILAN – Atelier 5 – Magasins spécifiques Pool électronique (STO) Domaine Nature du problème Décision - Statut Code budgétaires inactivés Les codes de remplacement existant dans Foundations, faut-il envisager un développement permettant une mise à jour automatique quand le code est inactivé? En attente décision EPool Problème marginal (09/06/2005) Saisie des articles Le STO déplore de devoir renseigner 5 écrans pour créer un nouvel article, devoir calculer le prix de revient (?) etc… Prochaine saisie d’article à faire en commun avec IT-AIS pour identifier les problèmes En attente EPool Facture anticipée pour approbation déppenses Possibilité de produire dans Baan une facture pro-forma avant prélèvement dans le stock Solution proposée : utiliser le module ‘Devis de Vente’ A évaluer par EPool en vue implémentation Suivi des coûts de maintenantce Exploiter sous forme de rapports l’information maintenant saisie dans Baan (coûts de réparation, etc…) Spécifications à fournir par Epool Nouveaux développements EPool doit nous faire parvenir une liste de nouveaux développements souhaités Liste fournie – développements à planifier Profil de location Possibilité d’utiliser les profils pour gérer des prix de location dégressifs Fonctionalité non envisagée Vente d’équipement Etendre la fonctionalité pour proposer aux utilisateurs soit l’achat soit la location d’équipement Option ne figurant plus dans la stratégie future du EPool Abandonné Abandonné Abandonné Abandonné Abandonné BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAANIV c4 – Situation EDI Domaine Nature du problème Décision – Statut EDI pour PC Shop Le PC Shop envisage de ne plus stocker les PC et de gérer les ventes soit comem livraisons directes soit selon le process EDI Spécifications à préciser par PC Shop cXML Remplacement EDI par cXML?, abandon du Gateway EDI Fournisseurs à contacte par FI-LS pour une solution concertée Bossard Renouvellement du contrat en cours Quid du futur fournisseur Carbagaz Gérer dans Baan la location des bouteilles de gaz Nouvelle table à créer et mise en place des sessions nécessaires Angst & Pfister Envoi de la liste de désenlogement par Email au lieu de fax manuel Contacter fournisseur et modifer session de génération de désenlogement (tdilc4201m000) Farnell Problème de gestion des anomalies Réunion à organiser avec le fournisseur Radiospares Deux options: -commander directement sur le catalogue du fournisseur -intégrer dans le catalogue un subset du catalogue Radiospares Discussion en cours avec le fournisseur Désenlgement partiel Possibilité de confirmer partiellement un pickign EDI (dans le cas ou certaines positions ne peuvent être livrées dans les délais) Nouveau développement : -nouveau champ dans DPA -modif session tdilc9202m000 Achats directs sur site fournisseur Le PC Shop notamment indique que les Mac Intoshes peuvent être achetés directement sur le site du fournisseur par le demandeur Exemple à fournir par PC Shop pour vérification Synchronisation bouclement magasins /cloture fournisseur Actuellement, le magasin boucle le dernier week-end du mois et le fournisseur le dernier jour du mois. Ce décallage genère des problèmes dans le traitement de la facture. Problème pour changer la règle du jeu: -FI a besoin de 2 jours pour lancer certaines tâches entre le bouclement magasins et le bouclement général -Dans Baan, le bouclement ne peut encore être automatisé -Voir avec FI si le délai peut être raccourci -voir avec c4 si une partie du bouclement peut être systématisée DONE DONE DONE DONE DONE BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAANIV c4 - Situation interfaces Nature du problème Décision – Statut FOUNDATIONS Pas de problème particulier QUALIAC (Fournisseurs) Clash en cas de suppression physique d’un fournisseur dans Qualiac Interface à renforcer pour prendre en compte cette possibilité Supporter no de tel. et de fax. Par adresse et non plus globalement Code à revoir pour intégrer cette nouvelle fonctionalité (commandes) Problème de consistance de données char-> varchar Workaround : tables de transfert Qualiac dupliquées coté Baan Bug à corriger, tables transfert coté Baan à supprimer ORIAC Automatisation du bouclement (ou d’une partie) Synchronisation bouclement Baan-bouclement fournisseurs EDI A envisager après installation C4 si bug financier Baan résolu Nb: Nombreux jobs à lancer et vérifier avant le bouclement CET CFU Nombreuses demandes de modification faites par FI-LS (selon liste détiallée sur POW) concernant soit l’interface soit directement CFU Réunion à organiser par FI-LS avec J. Podolec-IT pour planifier les développements demandés Pourquoi seul le texte français est pris en compte pour les articles? -L’interface ne transfère que les textes en français parce que la plupart des textes articles existent en Français et ne sont pas traduits dans Baan FI-LS doit vérifier si cette fonctionalité est nécessaire et dans ce cas traduire les textes existants dans Baan EDH Feedback EDH à revoir: -texte pour livraison interne -texte pour Labo Telecom -texte pour date de livraison prévue -Bug si suppression demande (via en-tête) Nouveaux développements à prendre en compte Affichage du feedback (interne EDH) : -pour l’instant inexploitable (lignes mélangées) Nécessité d’ajouter un tri par ligne Nouveau développement à demander à l’équipe EDH DONE DONE DONE DONE DONE BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAANIV c4 – Situation interfaces (2) Nature du problème Décision – Statut CATALOGUE Mise dans le été catalogue d’articles pour lesquels les prix n’ont pas été calculés Customisation à mettre en place pour empêcher le transfert tout pendant que prix de revient et prix de vente sont vides LIMS Prise en compte dans Baan des contraintes fournisseur saisies dans LIMS? Exemple à communiquer par FI-LS Procédure AFTER à abandonner, modifications portées directement dans Baan Modification de la session de génération des inv(tdinv3201m000) Nouveaux articles ne générant pas de propositions JNV EDI Pas de problème particulier DONE DONE BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

BAANiv C4 – Situation: aspects financiers Problème Nature du problème Décision – Statut 3% à l’entrée Moduler cette surcharge à l’entrée Modulation incompatible avec bug financier actuel Baan – attendre c4 Synchronisation bouclement Synchroniser bouclement Baan/bouclement Oriac pour faciliter facturation EDI Non envísagé pour l’instant: -Magasins : trop de jObs à lancer et vérifier avant bouclement -Oriac : traitements à effectuer une fois les magasins bouclés et avant le bouclement général Le bug des 3% ayant disparu dans c4, il est maintenant permis d’envisager ces améliorations BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004

FUTUR Développements Cern en attente Demandes suspendues: Calendrier + priorités à définir Demandes suspendues: Ecran simplifié saisie ordres de vente emportés Achat de la version light de Office integration Nouveaux développements : Gestion du magasin MP par emplacements, gestion du désenlogement décentralisée Demandes emportées : flux de plus en plus important d’utilisateurs -> envisager mise à disposition d’écrans de saisie pour les clients qui pourraient entrer l’information (au besoin avec un écran simplifié), le magasinier opérant seulement la partie désenlogement Futures orientations ???? BAANIV – INTRODUCTION 14/06/2004