AGENDA 1 – HISTORIQUE 2 – EVOLUTION DE LA REGLEMENTATION 3 – SITUATION ACTUELLE 5 – MOUVEMENTS INFORMATISES – PROPOSITION 6 – MOUVEMENTS ‘MANUELS’ - PROPOSITION 7 – DISCUSSION Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

1- 1 SITUATION GEOGRAPHIQUE Deux sites de part et d’autre de la frontière reliés par un tunnel permettant le passage des marchandises. Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

1-2 – SOURCES DE LA REGLEMENTATION Documents officiels Voie de passage (tunnel) reliant les différentes parties du domaine du CERN – Réglement concernant les mouvements de matériel, FI-M/84/6260, Mars 1985 The tunnel linking the CERN sites, Use of the tunnel, CERN/DSU-DO/RF/8200. May 1998 Information note on the Rules for use of the Tunnel linking the CERN sites, CERN/DSU-DO/RH/8201,May 1998 The tunnel linking the CERN sites : new rules for use, CERN/DSU-DO/RH/8297, June 1998 Memorandum relating the conditions for using the Tunnel pending issue or renewal of Swiss and/or French legitimation documents, DSU-DO/RF/10360, 18 April 2001 Passage par le “Tunnel” dans l’attente de l’établissement de documents de légitimation suisse et/pu français Réf. CERN/DSU-DO/RH/11131 (17 octobre 2002) Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

1-3 REGLES D’UTILISATION L’utilisation du “tunnel” est limitée aux catégories de matériel ci-dessous : Matériel standardisé disponible aux magasins du CERN Matériel déjà mis à la consommation et appartenant aux différents Divisions/Départements ou aux groupes Visiteurs Document d’accompagnement requis : Document ‘Fiche de transfert’ établi en 2 exemplaires minimum et signé par un membre du personnel de l’Organisation Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

2-1 EXTENSION D’UTILISATION A partir de 1984 (cf FI-M/84/6260), sont notamment autorisés en lieu et place de la fiche de transfert officielle, les documents suivants : Demande de matériel Magasins Retour de matériel Magasins Fiche de livraison Magasins Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

2-2 EXTENSIONS TOLEREES Au cours des années, les autorités douanìères, dans le but de faciliter les opérations, ont toléré les documents supplémentaires suivants : Demande d’expédion ou de transport (Sce Import/export) Unpacking List (Réception des marchandises) Bulletin de livraison pour arrivage nominatif (Réception des marchandises) Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

3.1 INFORMATISATION DU TRANSPORT ET DE LA DISTRIBUTION INTERNES Depuis novembre 2002, les services transport et distribution internes sont informatisés. Ces services assurent les fonctions suivantes : Transport et/ou manutention de matériel sur les différents sites du CERN Livraison du matériel des magasins aux utilisateurs Enlèvement des retours de matériel aux magasins Livraison des arrivages réceptionnés (liés à une commande officielle ou nominatifs) Enlèvement des expéditions jusqu’au point d’emballage Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

3.2 – IMPACT DE CETTE INFORMATISATION Transport et distribution internes utilisent le même système informatique que les services achats et import/export -> Intégration renforcée Chaque transport interne (sauf effectué directement par l’utilisateur) Fait l’objet d’une demande électronique spécifique saisie par l’utilisateur et validée par une signature électronique Ou est initié par une autre application informatique (magasins, achat, import/export)) mais résulte également d’une demande electronique initiale (demande d’expédition, demande d’achat interne, demande de matériel) Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

3.3 –SCHEMA DES FLUX D’INFORMATION EDH Système de gestion électroniques de documents DEMANDE DE MATERIEL DEMANDE DE TRANSPORT INTERNE DEMANDE D’ACHAT INTERNE DEMANDE DÉXPEDITION Système de gestion achats/import-export Système de gestion des magasins Système de gestion Transport interne/Distribution Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

3.4 - SITUATION ACTUELLE (Types de transport interne) Entierement informatisé Traçabilité totale Objet d’une demande EDH Validé par signature électronique TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT INTERNE Aucune saisie de l’information Pas de traçabilité TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR L’UTILISATEUR Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

3.5 - SITUATION ACTUELLE (Documents produits si passage tunnel) TRANSPORT EFFECTUE PAR DISTRIBUTION/TRANSPORT INTERNE FICHE DE TRANSFERT PAPIER TRANSPORT EFFECTUE DIRECTEMENT PAR L’UTILISATEUR Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

4.1 BESOINS DES UTILISATEURS L’informatisation de la distribution interne permet de satisfaire les besoins exprimés par les utilisateurs dans le domaine de la logistique : Suivi des composants LHC Traçabilité INB Statistiques de transport, contrôle des coûts, suivi des contrats de service Vision globale des différents flux logistiques (voir schéma dans le slide suivant) Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

web EDH 4.2 - FLUX LOGISTIQUES Distribution interne Transport Saisie demande exp/transport, DAI Distribution interne Transport Passage tunnel Fabrication Stockage Tests Traçabilité WEB INTERFACE Assemblage Montage exp. Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

4.3 – DISPONIBILITE DE L’INFORMATION Tous les mouvements (à l’exception des transferts de matériel effectués par l’utilisateur lui-même) sont maintenant gérés informatiquement , donc Disponibilité des informations correspondantes dans la base de données Accessibilité à la source (document EDH initial, créateur, approbateur) Possibilité de produire listes, statistiques, regroupements en vue de satisfaire tout contrôle éventuel Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

5.1– MOUVEMENTS INFORMATISES PROPOSITION Remplacement de la fiche de transfert ‘papier’ par un document informatisé (cf modèle slide 17) Génération automatique de ce document si le mouvement rentre dans les catégories autorisées pour le passage du tunnel Plus de signature manuscrite mais référence à une procédure générale à définir entre le CERN et les autorités douanières Suisses et Françaises Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

5.2 – MOUVEMENTS INFORMATISES PROCEDURE A DEFINIR Réactualisation du document FI/M/84-6260 Pas de modification dans la réglementation de base, uniquement sur des points de détail (signature, documents autorisés, …) Deux documents autorisés pour le franchissement du tunnel : Fiche de transfert électronique (transport et distribution internes) Fiche de transfert papier (transports effectués par les utilisateurs) Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

5.3- FICHE DE TRANSFERT ELECTRONIQUE PROTOTYPE Référence à la procédure LE CERN CERTIFIE QUE LE MATERIEL OBJET DE CE DOCUMENT RENTRE DANS LE CADRE DE LA PROCEDURE XX-NN DU JJ/MM/YYY Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

5-4 SIGNATURE ELECTRONIQUE VS SIGNATURE MANUSCRITE AVANT : Signature manuscrite: iMPLIQUE une intervention manuelle sur chaque document NECESSITE la disponibilié d’un membre de l’organisation MAINTENANT : Plus de signature manuscrite Validité du document garantie par mention de la procédure sur la fiche de transfert Disponibilité des informations relatives à l’approbation du document EDH initial (voir slide suivant) Créateur Approbateur (donc signature électronique initiale) Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

5-5 – SIGNATURE ELECTRONIQUE Détail des informations Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

Production automatique de la fiche de transfert 5-6 AVANTAGES Production automatique de la fiche de transfert Identification individuelle de chaque mouvement Respect de la réglementation garanti par le système Possibilité de trâcer chaque mouvement (créateur, approbateur, historique, etc…) Génération de listes périodiques pour faciliter les contrôles douaniers éventuels Facilitation de la procédure actuelle de contrôle des fiches de transfert Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003

6-1 MOUVEMENTS MANUELS - PROPOSITION Pousser les utilisateurs à saisir l’information dans EDH dans le cas où ils transportent eux-mêmes la marchandise En contre-partie, leur offrir la possibilité d’imprimer une fiche de transfert à partir d’un bouton dans l’écran EDH Avantages : Mouvements intégrés dans le système Traçabilité assurée Contrôles éventuels facilités Fiche de transfert informatisée- Projet 09/03/2003