Présentation du nouveau portail SIMBAD Délégation Centre Est Réunion du 19 mai 2009 à Nancy

SOMMAIRE Un portail unique pour la réservation en ligne Un seule adresse https://www.simbad.cnrs.fr Gestion des mails toujours sur Labintel et la gestion des rôles sur SIMBAD et non plus sur le portail FRAM-AMADEUS Refonte technique de la synchronisation des profils Ouverture du service : le 26 mai 2009 Le portail SIMBAD : qu’est ce qui change ? Voyageur, Chargé de voyage, Gestionnaire de profil, Valideur. A retenir

LA CONNEXION AU PORTAIL Je tape https://www.simbad.cnrs.fr dans mon navigateur : Sans certificat Avec certificat

UNE AUTHENTIFICATION POUR 3 APPLICATIONS :

LA GESTION DES MOTS DE PASSE La connexion aux applications par un accès unique: www.simbad.cnrs.fr Login : adresse mail (celui de labintel) Mot de passe : celui qui a été choisi dans le gestionnaire de mot de passe Ou certificat CNRS Mot de passe unique pour les applications : Labintel, Labintel consultation, CRAC, eValuation, BFC, … SIMBAD Première connexion : Mot de passe CRAC, Labintel, Sirhus, BFC, … existant Ou nouveau mot de passe Pour changer le mot de passe : Se connecter sur https://www.simbad.cnrs.fr et suivre le lien « demander ou changer mot de passe »

LA GESTION DES MOTS DE PASSE ou https://sesame.dsi.cnrs.fr

LA GESTION DES MOTS DE PASSE

LA GESTION DES MOTS DE PASSE

LA GESTION DES MOTS DE PASSE

LA GESTION DES MOTS DE PASSE

LA GESTION DES MOTS DE PASSE

LA GESTION DES MOTS DE PASSE

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ? Passage obligatoire par https://www.simbad.cnrs.fr pour réserver en ligne. Première connexion : utilisation du mot de passe commun (Labintel, CRAC, BFC, etc..) ou bien demande de mot de passe. Première connexion avec certificat : accès direct. ATTENTION Gestion du profil dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM - Amadeus

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ? La gestion de son profil et de ses préférences

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ?

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ?

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VOYAGEUR ?

UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE « Air France » Programme de fidélité train = carte … Programme de fidélité aérien = carte flying blue Air France Programme de réduction train = carte escapade Programme de réduction avion = carte abonné Air France, …

UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE « Air France »

UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE « Air France »

UN EXEMPLE : SAISIE D’UNE CARTE FIDELITE « Air France » Remarque : dans le cas d’un programme de réduction (carte abonné) il faut saisir la date d’expiration. En cas d’erreur de saisie, la carte ne sera pas prise en compte par Amadeus

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE CHARGE DE VOYAGE ? Idem voyageur plus : Gestion des profils dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM - Amadeus Accès aux profils des personnels de l’unité uniquement Rien pour la réservation de transport (Amadeus) Rien pour la réservation d’hôtel (Centrale des Hôtels) Attention pour effectuer une réservation pour un agent d’un autre laboratoire, utiliser la « fonction Invité » sinon le laboratoire de l’agent sera facturé.

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE CHARGE DE VOYAGE ? Si l’unité comporte plus de n agents alors la liste n’est pas affichée directement et il faut taper le nom (ou le début du nom) dans la case NOM puis rechercher

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE CHARGE DE VOYAGE ?

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ? Gestionnaire de profil  attribution des rôles et droits Son périmètre d’action se limite à son laboratoire Il modifie les rôles dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM - Amadeus Dans l’exemple suivant le gestionnaire de profil Bear VERNON (UMR6768) veut donner les droits de valideur à Virginie TESTEUR

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ? Si le nombre d’agent de l’unité est supérieur à 100, ils ne seront pas affichés et il faudra taper le nom de l’agent dans la case « Nom » puis cliquer sur rechercher

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ?

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE GESTIONNAIRE DE PROFIL ? Les rôles sont cumulables. Il faudrait recommencer pour donner le rôle de gestionnaire de profil à Virginie TESTEUR.

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VALIDEUR ? Seulement la façon d’accéder à la validation

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VALIDEUR ?

QU’EST CE QUI CHANGE POUR LE VALIDEUR ? Accès possible à la validation dans Amadeus via l’onglet voyage  validation des voyages

A RETENIR Pas d’adresse mail en double dans Labintel, sinon pas d’accès. Passage obligatoire à partir du 26 mai 2009 pour toutes les délégations. Labintel est toujours le référentiel pour accéder au portail SIMBAD Le référent-missions est le contact privilégié pour les laboratoires. Gestion du profil dans SIMBAD et plus sur le portail transport FRAM - Amadeus

LE PLAN D’ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT Fourniture d’un powerpoint dédié par votre référent mission Site des achats à jour (plaquettes, tutoriels) Envoi d’un mail d’avertissement à tous les voyageurs le 25 mai (support_mission@simbad.cnrs.fr) Ouverture du service le 26 mai 2009

Evolutions 2009 pour la partie hébergement Nouvelle version de l’outil disponible courant 2009 Plus ergonomique Plus grand choix d’hôtels Plus de fonctionnalités : modification/suppression d’une réservation, possibilité d’enregistrer 3 adresses mails dans le profil affichage des hôtels sur une carte géographique

Problèmes liés au marché hébergement Hôtels impayés Annulation de réservation confirmée Causes Les factures ne correspondent pas au montant initialement fixé Problème d’effectif au niveau de l’équipe comptable Solutions mises en oeuvre Recrutement de personnels dans l’équipe comptable (fin 2008) Régularisation des comptes avec les hôteliers (fin 2008 – début 2009) Déplacement du responsable qualité afin de convaincre et de négocier à nouveau avec les hôtels (1er déplacement en mars) Déplacement de la DDA et des prestataires auprès des délégations pour leur présenter le nouveau système mis en place par la CDS chez les hôteliers (deuxième semestre 2009)

Evolution de l’offre – Nouveau Marché fin Juin 2009 Juillet 2008 Mai 2009 Online Offline Aérien national 8,48 € 10,60 € 8 € 10 € Aérien moyen courrier Aérien long courrier Low cost Train national 0 € 5,30 € 5 € Train international Location voiture 9,01 € 8,50 € Frais d’agence : Transport Frais d’agence : Hébergement Juillet 2008 Mai 2009 Online Offline Région parisienne 7 % 10 % 7 € 12 € En province Simulation sur 1 an 138 789 € 24 993 € 96 233 € 18 330 € Economies réalisées - 42 556 € - 6 663 € A noter : les frais d’agence « online » seront appliqués systématiquement pour les réservations effectuées par des personnes à mobilité réduites

Evolution de l’offre FRAM 2009 – Assurance Annulation Nouveau Marché fin Juin 2009 Type d’assurance Prix HT par mission Domestique Moyen courrier Long courrier Assur Pro 3 7,50 € 11 € 17 € Assur Pro 4 10,00 € 13 € 19 € Assur Pro 5 14,00 € 25 € 41 € Type d’assurance Descriptif Assur Pro 3 Annulation toutes causes Assur Pro 4 PRO 3 + bagages, retard avion ou correspondance manquée Assur Pro 5 PRO 4 + assistance rapatriement BUSINESS, responsabilité civile et capital accident

Où demander une assurance annulation ou un excédent bagage en on-line ?

MERCI DE VOTRE ATTENTION VOS CONTACTS CNRS Référents mission Anne-Gaëlle THIEMONGE, Nathalie DEVAUX missions@dr6.cnrs.fr Correspondant Labintel : mise à jour des profils Gestionnaire Labintel de votre unité MERCI DE VOTRE ATTENTION