Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 1 Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI Demande de certification Plan d’Inspection avec évaluation préliminaire des risques, détermination du taux de ré-inspection & programmation de la campagne d‘inspection Préparation de l’inspection Préparation de l’inspection Campagne d’inspection : sélection des fermes, détails de la campagne d’inspection Evaluation des risques Inspection du bureau du SCI Inspections de fermes échantillon Inspections du flux des produits achat, préparation, expédition Rapports & évaluation de non- conformités (durant et après l’inspection) Réception du rapport au retour Evaluation & certification Suivi des non-conformités IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne

Bureau et équipe du SCI Inspection du SCI sur place Inspecteur 2. Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 2 Inspection du SCI sur place Inspecteur Bureau et équipe du SCI Ré-Inspections des fermes Inspection Interne des fermes Evaluation des risques & Campagne d‘inspection IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne

Campagne d‘inspection & evaluation des risques 2. Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 3 Campagne d‘inspection & evaluation des risques Les exigences de la certification collective sont satisfaites et le SCI est en place. Evaluation préliminaire de riques Décision préliminaire sur le taux de re- inspection externe et sur l’étendue & l’objectif de l’inspection. Vérification du descriptif du projet, du Manuel interne et des formulaires du SCI  analyse préliminaire des points faibles et des points critiques de contrôle Normalement lors de l‘inspection : Evaluation des risques pour confirmer le taux de ré-inspection et pour finaliser la liste des points critiques de contrôle Confirmation du programme détaillé d’inspection avec liste des fermes choisies pour ré-inspection. IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne

Inspection du bureau du SCI 2. Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 4 Inspection du bureau du SCI Vue d’ensemble des activités, changements depuis l’année précédente. Suivi des conditions imposées l’année précédente Traiter des questions au sujet du Manuel du SCI et de la procédure Vérifier la documentation des fermes par échantillon Inspection du bureau du SCI Approbation & procédure de pénalités, y a-t-il eu des pénalités? Répertoire des fermes, système de mise à jour Fichiers du personnel, leur qualifications, leurs intérêts IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne

Recoupement avec listes d’achats 2. Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 5 Ré-inspections des fermes Vérifier que les activités agricoles et de préparation à la ferme sont conformes aux exigences Connaissance et conscience des paysans (de leurs responsabilités) Recoupement avec la documentation du SCI Ré-inspection des fermes Evaluation des risques et autre information Qualité de l’inspection interne (efficace?) Comment le conseil et l’inspection interne sont-ils faits pratiquement? Recoupement avec listes d’achats Des formulaires de Ré-inspection de Ferme sont utilisés pour ces inspections externes IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne

Inspection de l’achat-vente et de la Manutention 2. Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 6 Inspection de l’achat-vente et de la Manutention Production agricole, préparation à la ferme Manutention générale et stockage Préparation Stockage Préparation Vente Ferme 1 Ferme 2 Expédition Doivent être supervisés Par le SCI IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne

Rapport d’inspection d’un groupement 2. Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 7 Rapport d’inspection d’un groupement INSPECTION REPORT SMALLHOLDER GROWERS GROUP WITH ICS Report N°: Project 2 Inspection Details 2 Details on Inspection 2 Overview on Inspection 3 Project Description 3 Brief History and Background of Project 3 Activities of the Project 4 Basic Information about Production Area 4 Typical Farming System of the registered growers 4 Farmers in the project 4 Rapport d’inspection du SCI est complété. Risk Assessment 4 4.1 Determination of Inspection Procedures 5 The Internal Control System 6 Structure and Organisation of ICS 6 ICS Manual 6 Internal Organic Standard 7 ICS Documentation 7 Internal Inspections 8 Training of Farmers and Farmer’s knowledge of Organic Production 9 Internal Approval & Sanctions 9 ICS Personnel & Conflicts of Interests 10 Rapport sert de liste de pointage des vérifications durant l’inspection (généralement fait à la main). 6 Farm Production 10 Farm Unit and Part Conversion 10 Conversion Period 10 Overall production System 10 Fertilisation 11 Pest and Disease Management 11 Seeds and Planting Material 12 Contamination 12 Post Harvest Treatment (farm level) 12 Résultat de l’inspection discutées avec le directeur du SCI, qui doit contre-signer le rapport. Buying, Processing and Handling 12 Buying and Handling 12 Processing (Central Processing Units) 13 Conclusions 14 Overall evaluation of the ICS 14 Compliance with previous conditions 14 Proposed Corrective Measures 14 Certification Summary 15 Si besoin est, le même formulaire est utilisée après l’inspection pour préparer le rapport complet informatisé avec 9 Annexes 15 1 Project Operation (Smallholder Group) Name Mandator/Commissioner plus de détail et de description. Operator Postal Address Operator Physical Address (Village/Town, Country) Telephone ICS Project Manager: Fax Email IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne

Evaluation de non-conformités 2. Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 8 Evaluation de non-conformités Critères de conformité à différents niveaux d’importance: A: IMPERATIF MAJEUR = Condition absolue de certification B. IMPERATIF Mineur = Mettre en oeuvre à court terme C: IMPERATIF Mineur = Mettre en oevre à moyen terme D: Recommendation Que doit-il se passer si .... ... le SCI n’a pas complété 100% des inspections Internes? ... le SCI n’a pas réussi à détecter des non-conformités mineures ou majeures? ... le SCI est-t-il formellement incomplet ou pas suffisamment documenté? IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne

+ Certification Registre des Paysans certifiés Certificat du 2. Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 9 Certification Organic Certificate + Registre des Paysans certifiés Certificat du Groupement Groupement XXX Adresse L’érosion du sol doit être mieux contrôlée La vérification des précédentes méthodes agricoles doit être améliorée Meilleure formation pour les inspecteurs Des reçus doivent être remis aux producteurs Les plans des fermes doivent être améliorés Décision de Certification avec les mesures correctives nécessaires IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne

Introduction au nouveau protocole d’inspection 2. Vue d'ensemble de procédure d'évaluation du SCI 10 Introduction au nouveau protocole d’inspection Chaque certificateur adaptera, sans doute, ce système de base aux particularités de son système d’inspection et de certification; il pourra y ajouter des exigences ou choisir des critères moins stricts pour certains aspects. Cela se rapporte en particulier à tous les aspects vérifiés au niveau de la ferme pour lesquels chaque certificateur a sa propre interprétation des exigences. La première année de mise en place du nouveau protocole, Il est suggéré de considérer tous les opérateurs de SCI comme “nouveaux opérateurs” ou comme “sujets à une première inspection”. Cela signifie que l’on s’attend à ce qu’ils aient moins réussit à satisfaire les exigences et qu’un taux plus élevé de ré-inspection soit recommandé. Il va falloir un certain temps aux autorités d’importation europeénnes pour assimiler ce nouveau système de SCI et le nouveau taux minimal de contrôle. Les certificateurs ont besoin d’être confortés de savoir qu’avec un taux de re-inspection plus bas leurs clients auront une facilité d’accès aux marchés. IFOAM Cours de Formation à l'Evaluation des Systèmes de Contrôle Interne