Dimanche 13 octobre 2019

POLY Edition 2019 Organisation similaire / 2018 Accueil/Départ/Arrivée : Salle des fêtes de Limonest Petit parking réservé à l’organisation et au parc à vélo Parkings délocalisés (stade de football à 200 m) 2 parcours ROUTE (50 et 80 km) modifiés validation fin mars 2 parcours VTT (30 et 45 km) à modifier ? validation fin mars Abandon parcours ROUTE 25 km et VTT 15 km 2 points de ravitaillements Mont Thou pour ROUTE et VTT confirmé Autre point pour VTT à déterminer fin mars idem parcours

Organisation générale Pilotage POLY Hervé Noé Procédures administratives Inscriptions Claude Defournel Sponsors – Partenaires Jean-Pierre Sartoretti René Lanz Plan de communication Jean-Roch Meunier Bruno Allenet Nathalie Ducher Fabrice Charpenel Budget – Dépenses - Achats Alain Lépy Parcours ROUTE Jean-Benoit Brocard Membres section ROUTE Parcours VTT Membres section VTT Ravitaillements 1 et 2 Gilles Fichard (Mont Thou) ? (Ravito VTT) ? Organisation bénévoles Sam 12 et Dim 13 Voir détails Groupe WhatsApp MOV POLY

Procédures administratives – Inscriptions Référence : guide « Organisation des Rallyes » réalisé par le CCRML Syndicat Mixte (réunion de présentation à prévoir) début avril Mairies des communes traversées (courrier type) Gendarmerie de Limonest(courrier informatif) Sociétés de chasse (réunions ou courrier avec copie mairies?) Autorisations à obtenir : Déclarations à faire (Préfecture, …) Règlement POLY (existe, mettre à jour) et fiche de sécurité (N° tel, …) Assurance FFvélo option B Inscriptions : Formalités inscriptions à revoir et à simplifier pour plus de fluidité Pré-inscriptions VELO101 : revoir formulaire pré-inscription

Sponsors - Partenaires Identifier nos besoins (flyer, plaques de cadre, bidons, prêt VTTE, lots, coupes, …) Cibler sponsors et partenaires Prendre contact / PressBook fait Propositions en € ou en équipements, lots, … CULTURE VELO KONY BioCoop Banque Populaire pour flyer ? Sponsors VELO101 Mairie de Limonest Partenaires

Plan de Communication PressBook POLY FAIT Présentation Powerpoint à minima Sortie papier pour discussion avec sponsors et partenaires Flyer annonce POLY (au plus tôt) : vérifier pré-requis A distribuer dans les rallyes Ffvélo ou autres Marchands de vélos Partenaires et sponsors … Site internet : Page POLY Page FaceBook POLY Ecrans déroulants Saint-Cyr, Limonest, Saint-Didier, Collonges Article(s) Le Progrès : au moins 1 en début octobre Consignes : Faire remonter au plus tôt besoins achats à la sous-com « Budget / Dépenses / Achats »

Parcours ROUTE & VTT ROUTE VTT Signaleurs Synthèse ROUTE / VTT Revoir parcours pour supprimer plusieurs passages au même endroit Identifier points sensibles / sécurité / croisements parcours ROUTE et VTT Balisage/Fléchage : choix méthode (bombe ou flèches) Pose Panneaux de sécurité « PRUDENCE Cyclistes » VTT Revoir parcours en fonction retours édition 2018 Positionner le 2ième ravitaillement Balisage/Fléchage : on conserve la même méthode ? Couleurs différentes des parcours ROUTE Pose Panneaux de sécurité « PRUDENCE Vététistes » Fermeture parcours en VTT E ? Signaleurs A charge pour les responsables des parcours ROUTE et VTT de prévoir des signaleurs aux points sensibles consignes : les signaleurs doivent avoir pris connaissance des parcours pour renseigner utilement les participants Prévoir rotation et alimentation (boisson chaude, …) Synthèse ROUTE / VTT Vérifier absence ambiguïté aux croisements parcours ROUTE / VTT Consignes : Faire remonter au plus tôt besoins en matériel à la sous-com « Budget / Dépenses / Achats »

Ravitaillement(s) Point de ravitaillement à organiser (1 ou 2) Matériel nécessaire (tables, chaises , bidons eau, …) Problème des gobelets et assiettes en plastique (interdits à la vente à partir du 01/01/2020) : on garde gobelets plastiques en 2019 Dimensionner besoins ravitaillement en fonction nombre participants attendus Qu’offre-t-on ? Salés , sucrés ? Boissons ? Solliciter commerçants pour denrées périssables (fruits) Distributeur de gobelets pleins (pb stabilité / vent) En fonction de la météo, envisager un ravitaillement couvert (sauf si vent élevé) Prévoir position de repli à l’abri du vent, si vent élevé Prévoir trousse de secours Sur chaque ravitaillement, prévoir un bénévole titulaire du PSC1 Consignes : Faire remonter besoins en matériel (barnums, tables, chaises, …) pour réservation en temps utile auprès des ST des mairies. Faire remonter besoins ravitaillement (fruits, boissons, salés, sucrés, …) et consommables (gobelets, assiettes, …) auprès de la sous-com BDA

Organisation bénévoles Planning : 1 mois avant : pose affiches A3 ou A2 (liste points à définir) 1 semaine avant : pose banderoles (besoin échelle) Samedi 12 : Installation Salle des Fêtes Limonest et accès, fléchage Dimanche 13 : tenue des postes (accueil, inscriptions,ravito, signaleurs, …) Lundi 14 et mardi 15 : débalisage VTT et Route Semaine après POLY Retrait affiches et banderoles Nota : remboursement frais kilométriques sur base factures pour pose affiches, banderoles, balisage ROUTE et VTT, courses, …

Organisation bénévoles ? Pose affiches A3 Pose banderoles (3) Limonest Salle des Fêtes Michel Remuet Ravitaillement 1 Mont Thou Gilles Fichard Ravitaillement 2 Photos - Vidéos Jean-Roch Meunier Alain Lépy Participation Fête de la Pomme d’Or Saint-Cyr au Mont d’Or - Dimanche 13 après-midi Animation VTT – Parcours maniabilité Ecole VTT

Organisation bénévoles - postes Salle des fêtes de Limonest : Parc à vélos (faire déposer les barrières avant par les ST de Limonest) Parkings automobiles (fléchage) Point accueil – renseignements participants parcours ROUTE et VTT - fléchage Inscriptions jour J : guichets ROUTE et VTT, licenciés et non-licenciés FFCT (4) Guichet remise plaques de vélo (offertes aux participants) Buffet retour (café, bière, eau, jus de fruit, salé, sucré, pain, …) Accueil officiels, presse, invités, … Tirage tombola ( à confirmer / l’intérêt et / lots proposés) Remise coupe et médailles (quelles coupes et quelles médailles ?) Gestion stands sponsors Prévoir trousse de secours Prévoir la présence au moins d’un adhérent avec le PSC1 Point lavage VTT (voir avec ST mairie Limonest)

Inscriptions Pré-inscription site VELO101 Inscription sur place Actualiser page VELO101 (tarifs, choix VTT/ROUTE) Tarifs : 7 et 9 € comme en 2018 ? 7€ pour les moins de 18 ans ? Garantir absence de file d’attente au départ le 13 octobre Inscription sur place Alléger procédure d’inscription Prévoir 2€ d’écart entre licencié et non-licencié Ffvélo 4 guichets : ROUTE licenciés FFvélo ROUTE non-licenciés FFvélo VTT licenciés FFvélo VTT non-licenciés Ffvélo Améliorer fluidité inscriptions

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