Session dinformation Appel FSE /9/2011 Points dattention pour une piste daudit adéquate Jocelyne Julémont, Chef de service Activation-FSE Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

1.Suivi par lautorité de gestion 2. Tableau de suivi des doubles- subventionnements 3. Respect de la réglementation en matière de marchés publics 4. Points dattention et FAQ Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

1. Suivi par lAutorité de Gestion Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Aspects préventifs LAG a développé toute une série dactions pour aider les promoteurs : Sessions dinformation Séminaires déchange de bonnes pratiques Manuels (descriptif, comptable et IT) FAQ Visites préventives Mails de rappels à lensemble des promoteurs Possibilités de demander des explications par mail ou par téléphone Outils mis à la disposition des promoteurs sur le site du SPP : Modèles de feuilles de présence Modèles de tableaux de double-subventionnement Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Monitoring des projets (1) 1.Visites préventives = contrôle préventif du contenu du projet et de la qualité des outils de suivi (par la cellule FSE ou linspection) Réalité du projet Réalité des infrastructures décrites dans la description du projet Bon avancement du projet Visibilité du FSE et respect du plan de communication (logo, …) Qualité des feuilles de présence Qualité du suivi des risques de double-subventionnement, recettes, déménagement Respect de la législation en matière de marchés publics Frais non justifiés : encodage, absence dun encadrant,… Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Monitoring des projets (2) 2. Contrôles on desk = contrôle financier et administratif par la cellule FSE Contrôles automatiques dans lapplication FSE (lien avec DMFA) Réalité des dépenses (conventions, factures, preuves de paiements) Lien des dépenses avec les activités et la période du projet Recettes Coûts directs / coûts indirects Contrôle des doubles-subventionnements sur base du tableau DS et des matchings avec les bases de données Prima (art. 60 et économie sociale) et Rapport unique (fonds énergie, …) Rapport dexécution à la fin du projet Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Monitoring des projets (3) 3. Contrôle sur place = contrôle financier et administratif par la cellule FSE sur éléments non disponibles on desk Systématique si manquements constatés au niveau du suivi par le promoteur / Sur base dun échantillon dans les autres cas. Concordance entre les heures signées sur les feuilles de présence et les heures introduites dans lapplication FSE. Contrôle des doubles-subventionnements qui nont pu être contrôlés on desk (actuellement, GESCO, ACS, prime RW, …) Détection des frais non éligibles (recettes non déclarées, absence dun encadrant, encodage, double comptabilisation des heures),… Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

2. Tableaux de suivi doubles-subventionnements Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Objectifs (1) A remplir si vos encadrants et/ou vos participants bénéficient de subventions autres que des subventions FSE Encadrants –GESCO / ACS / Point APE –Maribel Social –Fonds énergie –Frais de personnel –Subvention politique grandes villes –Autre : … Participants –Art. 60 / Subv. majorée économie sociale / Prime RW / Autre:

Objectifs (2) Aider le promoteur à : -Répartir les subsides selon leur origine pour déceler les risques de double-subventionnement -Calculer le montant MINIMUM à mentionner en part publique (intéressant pour encadrant occupé en partie sur un projet FSE) => optimalisation des moyens FSE -Aider le gestionnaire de dossiers à : -Sassurer de la qualité du suivi des risques de double-subventionnement lors des visites préventives -Contrôler les doubles-subventionnements lors des contrôles sur place et/ou contrôles on desk.

Objectifs (3) Interface entre les matchings effectués par lautorité de gestion entre les différentes bases de données (application FSE, Primaweb, rapport unique, ONSS-APL) et lapplication FSE. Ces tableaux et les instructions ont été élaborés en collaboration avec notre service inspection. Possible pour le promoteur dutiliser un autre système de suivi dune qualité équivalente. Risques de double-subventionnement avec les subsides FSE octroyés via une agence régionale : utiliser un autre tableau.

Quels tableaux ? Encadrants : CONTROLE-DOUBLE SUBVENTIONNEMENT_Encadrants _Nom promoteur_Année projet_Période (version 2) Participants : CONTROLE-DOUBLE SUBVENTIONNEMENT_Participants _Nom promoteur_Année projet_Période OU tout autre tableau équivalent.

Quand les remplir ? Lors de chaque période intermédiaire (sur base destimations les plus précises possibles) Lors de la période de régularisation (sur base des données réelles) Uploader les tableaux dans lapplication pour les PI introduites après le 1/7/2011 et les PR 2010 et 2011

Fonctionnalités Commentaires pour chaque colonne (positionner votre souris sur le titre de la colonne OU lire instructions) Cellules protégées pour ne pas casser les formules Veiller à bien remplir toutes les colonnes (y compris si 0) Cellules en JAUNE = Listes déroulantes (cliquer sur la cellule puis sur la flèche à droite) Cellules en ROSE = Calculs automatiques (uniquement pour les encadrants) Cellules en VERT = Somme automatique du montant minimum à reporter en PP fédérale et/ou régionale dans lapplication FSE

Tableau encadrants (1) SalairesSubvention fédéraleSubvention régionale NOM, Prénom des encadrants avec subsides (en plus du FSE) Type de contrat Coût salarial TOTAL Coût salarial DANS projet FSE Coût salarial HORS projet FSE Nom de la subvention fédérale Montant de la subvention fédérale Montant de la subvention fédérale affecté au salaire non FSE Montant MINIMUM à mettre en PP fédérale Nom de la subvention régionale Montant de la subvention régionale Montant de la subvention régionale affecté au salaire non FSE Montant MINIMUM à mettre en PP régionale 0,00 TOTAL ENCADRANTS 0,00 Modification version 2

Tableau encadrants (2) Comprend des calculs automatiques du montant MINIMUM à mettre en PP fédérale et/ou régionale. Principe : si le travailleur est occupé à temps partiel sur le projet FSE, on impute la subvention dabord sur le salaire hors FSE. => Montant de la subvention moins le montant du salaire hors FSE Si le montant est négatif, il est ramené à 0. Si un encadrant bénéficie de plusieurs subventions dun même niveau de pouvoir ou dune subvention locale : demander un tableau sur mesure.

Tableau encadrants (3) Démo 1 Un encadrant A a un coût salarial total de 1200 : 500 pour le projet FSE et 700 pour des tâches hors FSE. Il ouvre le droit à une subvention fédérale de 800. Montant à mettre en part publique fédérale : MINIMUM : = 100

Tableau encadrants (4) Démo 2 Un encadrant B a un coût salarial de 1000 pour le projet FSE et de 0 pour des tâches hors FSE. Il ouvre le droit à une subvention fédérale de 500. Montant MINIMUM à mettre en part publique fédérale : = 500

Tableau encadrants (5) Démo 3 Un encadrant C a un coût salarial total de 1000 : 500 pour le projet FSE et 500 pour des tâches hors FSE. Il ouvre le droit à une subvention fédérale de 400 et à une subvention régionale de 600. Montant MINIMUM à mettre en PP fédérale : = -100 => 0 Montant MINIMUM à mettre en PP régionale : = 500

Tableau encadrants (6) CONTROLE DOUBLE SUBVENTIONNEMENT ENCADRANTS Avec le soutien de lUnion Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir NOM DU CPAS CPAS Liège N° projet 455 Type de projet Pré-trajet Année projet 2011 Période P4 SalairesSubvention fédéraleSubvention régionale NOM, Prénom des encadrants avec subsides (en plus du FSE) Type de contrat Coût salarial TOTAL Coût salarial DANS projet FSE Coût salarial HORS projet FSE Nom de la subvention fédérale Montant de la subvention fédérale Montant de la subvention fédérale affecté au salaire non FSE Montant MINIMUM à mettre en PP fédérale Nom de la subvention régionale Montant de la subvention régionale Montant de la subvention régionale affecté au salaire non FSE Montant MINIMUM à mettre en PP régionale Encadrant AContractuel1200,00500,00700,00Maribel Social - FED 800,00700,00100,00 0,00 Encadrant BContractuel1000,00 0,00Frais de personnel - FED 500,000,00500,00 0,00 Encadrant CContractuel1000,00500,00 Cluster - FED400,00 0,00ACS - REG600,00100,00500,00 TOTAL ENCADRANTS 3200,002000,001200, ,001100,00600,00 100,00500,00 Montants MIN en PP féd et rég

Tableau Participants (1) Subvention FEDERALE (autre que FSE) Subvention REGIONALE (autre que FSE) NOM, Prénom des participants avec subsides (en plus du FSE) Nom de la subvention fédérale (autre que FSE) Montant de la subvention fédérale perçue pour la période concernée (à mettre en PP fédérale) Nom de la subvention régionale (autre que FSE) Montant de la subvention régionale perçue pour la période concernée (à mettre en PP régionale) TOTAL PARTICIPANTS 0 0

Tableau Participants (2) Montant MINIMUM à mettre en PP fédérale et/ou régionale: = Montant du total des subventions pour ce niveau de pouvoir. Si un participant bénéficie de plusieurs subventions dun même niveau de pouvoir : utiliser plusieurs lignes. Si des participants bénéficient de subventions locales : demander un tableau sur mesure à lAG.

Report dans lapplication FSE (1) Montants à mentionner dans chaque rubrique du tableau trimestriel de lapplication FSE : –MINIMUM à mentionner en PP fédérale ET/OU régionale: montants mentionnés dans les cases vertes des tableaux –MAXIMUM à mentionner en part FSE : Salaires FSE (moins recettes) moins montants PP. Veiller à effectuer une répartition correcte entre la part FSE et la PP (50/50) au niveau de lensemble du projet.

Report dans lapplication FSE (2) Sans recette FédéralRégionalLocalTotalFSETotal éligibleRecetteTotal MIN Avec recette FédéralRégionalLocalTotalFSETotal éligibleRecetteTotal MIN

3. Marchés publics Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Marchés publics (1) La dépense relative à la sous-traitance ne peut être définie en pourcentage du coût total du projet. Seul, le premier niveau de sous-traitance est éligible. Les promoteurs et leurs partenaires gardent à disposition de lautorité de gestion lensemble des documents qui attestent du respect des règles de concurrence et des marchés publics. Il apporte lévidence du travail effectué.

Marchés publics (2) Un contrat peut être renouvelable, à condition que ce soit stipulé dabord dans lappel doffre pour le marché public, et après dans le contrat même. Un contrat peut être renouvelé au maximum 2 fois. Dans le cas dun contrat renouvelable, on ne doit pas refaire le marché public. Lidéal est de faire un contrat pour une période qui correspond à celui du projet. Exemple : Projet annuel-> contrat annuel Projet triennal -> contrat sur trois ans

Marchés publics (3) Montants HTVA Il nest pas obligatoire de consulter le marché (contact de 3 firmes). N-B : si le promoteur ne la pas fait, il faut lui recommander de le faire surtout si cela concerne des nouvelles activités. Montants > HTVA HTVA Procédure négociée sans publicité : le promoteur doit apporter la preuve quau moins 3 firmes ont été contactées. La procédure négociée sans publicité signifie que le Pouvoir adjudicateur est dispensé de publier un avis de marché lors du lancement de la procédure. Labsence de publicité ne dispense pas le Pouvoir adjudicateur de lobligation de consulter, si possible, plusieurs entreprises. Le Pouvoir adjudicateur devra motiver, le cas échéant cette impossibilité, cest-à-dire expliquer dans sa décision cette impossibilité (Source : Vademecum sur les marchés publics de PWC). Montants > HTVA HTVA Le promoteur doit établir un cahier général des charges et apporter la preuve quil a publié lappel au bulletin des adjudications Montants > HTVALe promoteur doit établir un cahier général des charges et doit apporter la preuve quil a publié lappel au bulletin des adjudications et au Journal officiel de la CE La procédure à suivre dépend du montant du marché public : N-B : Sil sagit dun contrat pluriannuel, il faut prendre en compte les montants cumulés.

Marchés publics (4) Attention : les règles en matière de marchés publics étant complexes, il est recommandé au promoteur de vérifier ces informations auprès des autorités compétentes (SPF Chancellerie Premier Ministre) Portail Belgium.be : Ne pas oublier la simplification administrative Télémarc : urs/telemarc/

Marchés publics (5) A partir de lappel 2012, –Le promoteur est invité à justifier le prix demandé par le sous-traitant par rapport au marché dans sa candidature. –LAG vérifiera, lors des contrôles sur place, la méthode de sélection du marché. Par exemple, si le promoteur a choisi le sous- traitant qui navait pas soumis loffre avec le prix le plus bas, elle vérifiera pour quelle raison le promoteur a accordé le contrat à ce sous-traitant.

Convention de partenariat (1) Lorsque le promoteur a conclu une convention de partenariat, le partenaire ne doit pas être considéré comme un prestataire de services sous-traitant du promoteur si : Le partenariat est justifié par la nécessité dencourager des synergies au sein dune zone géographique; Les dépenses de ce partenariat sont clairement identifiées dans la candidature agréée par larrêté ministériel; Les dépenses prévues dans la convention excluent les achats de bien.

Convention de partenariat (2) Dans ce cas, le promoteur doit, dans sa candidature lors de la sélection des projets : –justifier le choix du partenaire –justifier le prix demandé par rapport au marché –si la convention porte sur un montant supérieur à HTVA, prouver quil a respecté les règles de transparence et dégalité. Dans le doute, suivre les procédures marchés publics.

4. Points dattention Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Coût dun projet Constat : Prix des projets varient très fort. Demande de notre auditeur duniformiser les coûts Calcul dun coût moyen par participant et par heure de formation et daccompagnement : –selon type de projet –Selon appel ou non à sous-traitants. Un des critères de sélection par le Comité de sélection. Si le projet a un coût qui sécarte trop : fournir une justification (exemple : projet innovant).

Rappel suite aux constats de laudit (1) Disposer de documents démontrant lexactitude des heures et des coûts introduits –Faire signer les feuilles de présence par les participants et les encadrants. –Tâches administratives : possibilité de tenir un état des prestations avec indication du nombre dheures par jour et nature de lactivité à signer au-moins une fois par semaine. –Document avec un calcul des recettes –Tableaux de doubles-subventionnement –Etablir une convention de déménagement si nécessaire. Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Rappel suite aux constats de laudit (2) Ne pas compter les heures daccompagnement en double Ne pas compter les heures dencodage dans les heures de tâches administratives (= coûts indirects). Si le participant dun trajet est malade, ses heures ne peuvent pas être comptabilisées sur les listes de présence et ne peuvent pas être comptabilisées dans les heures de formation, daccompagnement, et/ou dactivation sociale dans lapplication FSE-Primaweb. Par contre, elles peuvent être comptabilisées dans les heures prestées si elles sont couvertes par un salaire garanti. Si un encadrant est malade, ses heures ne peuvent PAS être comptabilisées dans les heures prestées. Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

FAQ heures de concertation Lorsque 2 encadrants se consultent au sujet dun participant, en labsence du participant, ces heures sont-elles valorisées dans les heures daccompagnement individuel ou dans les heures de tâches administratives ? Réponse Décision de notre auditeur : les heures de concertation entre différents encadrants au sujet dun participant peuvent être valorisées en coût direct. Ces heures doivent cependant être valorisées dans les heures de tâches administratives et non dans les heures daccompagnement, même si les encadrants travaillent au sujet de laccompagnement individuel dun participant. Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir