Formation ALMA Fulfillment 1 À l’intention des candidats jobistes, des stagiaires et des membres du personnel

Introduction générale Se connecter à Alma Localisation Menus Quick links Recent pages User details Widgets Barre de recherche Naviguer Formation FF1

Se connecter à Alma À l’aide des liens fournis Demander à toutes les personnes présentes lors de la formation, de se connecter grâce aux liens disponibles sur Alma @ ULiège Library : https://lib.uliege.be/alma/acces/ https://ulg.alma.exlibrisgroup.com/SAML/idpCode/IdpULiege (lien à utiliser de préférence pour utiliser Alma et Collections ULiège dans le même navigateur sans changement inopiné de langue de l’interface Alma) https://eu01.alma.exlibrisgroup.com/mng/login?institute=32ULG_INST&auth=SAML À l’aide des liens fournis Formation FF1

Localisation Bien insister sur l’importance de la localisation du documentaliste et donner quelques exemples de problèmes qui pourraient subvenir si on n’y faisait pas attention. -> Documents perdus dans les limbes de l’institution. Assurez-vous d’être localisé dans le bon bureau de prêt (Circulation Desk) Formation FF1

Menus Le nombre de menus déroulants et les options qui en découlent dépendent des rôles qui sont attribués. Un jobiste aura moins d’options qu’un stagiaire. Et un stagiaire aura moins d’options qu’un membre du personnel en fonction des rôles qui lui sont attribués. Exemple de rôles : Patron : tous les usagers ont ce rôle Circulation Desk Operator Limited : cas des jobistes Circulation Desk Operator : FF2 Electronic Inventory Operator : Responsable des ressources électroniques Invoice Manager : Responsable de la facturation Invoice Operator : Facturation Physical Inventory Operator (Extented) : Catalogueur Purchasing Manager : Acquisitions Receiving Operator : Réception Requests Operator : Gestion des requests Work Order Operator … Attirer l’attention sur les petites étoiles qui sont devant les options et faire le rapprochement avec les « favoris » d’un navigateur par exemple. Différents menus déroulants vous donnent accès à toutes les options auxquelles vous avez droit Formation FF1

Quick links (1) Bien faire la différence entre l’icone « étoile » qui présente les actions les plus courantes et l’icone « menu » qui présente les menus déroulants. Autrement dit, lorsque l’étoile est affichée, nous n’avons pas accès au menu. Il faut recliquer sur l’étoile pour que le menu s’affiche. Créer un favori en cliquant sur l’étoile grisée à gauche du lien Formation FF1

Quick links (2) Cliquer sur Quick Links (★) pour afficher directement les options auxquelles vous accédez le plus souvent. Cliquer une nouvelle fois pour faire réapparaître le menu Formation FF1

Recent pages Les différentes pages présentées dans cette partie de l’écran dépendent de votre localisation et de vos actions. Si vous êtes localisé ailleurs, par exemple en acquisitions, Alma vous présentera les pages récentes liées à cette localisation (Package, Create Invoice etc…) Cliquer sur les liens en bleu pour accéder à une page récemment utilisée Formation FF1

User details Cliquer sur l’icône représentant un personnage User details : pour accéder à sa propre fiche (exemple en live) Language : Préférer le choix de l’anglais comme langue de travail : la traduction française de certains menus/boutons peut prêter à confusion. Afin d’éviter des soucis comme le changement inopiné de langue de l'interface Alma de l'anglais vers le français, il est conseillé, soit d’utiliser le lien https://ulg.alma.exlibrisgroup.com/SAML/idpCode/IdpULiege pour s’identifier dans Alma ou d’ouvrir Les Collections ULiège et Alma dans deux navigateurs différents (p.e. Chrome et Firefox) Sign out : pour se déconnecter (indispensable de se déconnecter à la fin de chaque plage d'accueil) Cliquer sur l’icône représentant un personnage Formation FF1

Widgets (1) Organiser sa page d’accueil 1. Ajouter/retirer des widgets 2. Notifications 3. Primo Dashboard : recherche simple dans ULiège Collections 4. Tasks : Liste de vos tâches 5. Sandbox : « bac à sable » pour tester Alma sans affecter les données institutionnelles Organiser sa page d’accueil Formation FF1

Widgets (2) Organiser sa page d’accueil Cliquer sur les widgets que vous souhaitez rajouter. Pas besoin de confirmer, les widgets apparaissent directement derrière la fenêtre quand vous cochez une option. Les widgets peuvent être déplacés pour les localiser de manière à organiser sa page d’accueil à sa meilleure convenance. Organiser sa page d’accueil Formation FF1

Barre de recherche Permet de lancer rapidement une recherche 1. Menus déroulants permettant de faire diverses recherches (varient selon vos droits) : documents, usagers, factures, lignes de commande etc. 2. Le logo ULiège pour retourner à la page d’accueil Alma Permet de lancer rapidement une recherche Formation FF1

Naviguer Montrer un exemple sur Alma. Utiliser toujours les boutons Cancel, Exit ou Back suivant les écrans plutôt que la flèche du navigateur Formation FF1

Circulation Desk Pick-up location Request Règles de circulation Notions fondamentales Circulation Desk Pick-up location Request Règles de circulation Formation FF1

Circulation Desk C’est le bureau de prêt d’une bibliothèque permettant : le prêt de documents de cette bibliothèque le retour de documents de cette bibliothèque Qu’est-ce qu’un circulation desk ? Un bureau de prêt est le lieu où les exemplaires peuvent être prêtés ou récupérés physiquement, et où des services de prêt sont rendus. Chaque bureau de prêt est associé à une bibliothèque. Formation FF1

Pick-up location C’est un Circulation Desk, qui permet en plus : la mise en prêt d’un document provenant d’une autre bibliothèque du réseau le retour de prêt de tous les documents provenant de n’importe quelle bibliothèque du réseau Insister sur le fait qu’une pick-up location (ie. Primary circulation desk) est forcément un circulation desk : le bureau de prêt peut effectuer des services de prêt et de retour pour une autre bibliothèque Où retirer un document empruntable (après l’avoir demandé) ? dans la bibliothèque-propriétaire dans une pick-up location Où rendre un document en prêt ? Formation FF1

7 campus et 9 pick-up location Direction générale du Réseau des Bibliothèques Sart Tilman Zone Sud Bibliothèque Graulich Bibliothèque des Sciences de la Vie BST - Sc. Appl. & Mathématiques Sart Tilman Zone Nord BST-Géosciences BST-Sciences Liège centre Outremeuse Gembloux 7 campus et 9 pick-up location Bibliothèque des Sciences agronomiques Liège centre XX Août ALPHA – Bibliothèque principale Outremeuse - Botanique + XX août Sart Tilman Sud Sart Tilman Nord Gembloux Arlon Arlon Liège centre Louvrex -Botanique BST – Campus Arlon Formation FF1

Request C’est la requête ou demande d’un document : par un lecteur, depuis les Collections ULiège par un documentaliste, pour un lecteur, depuis Alma Collections ULiège = L’outil discovery du Réseau des bibliothèques Formation FF1

Règles de circulation Location Type Personnel ULiège + CHU Master + Doctorant S ULiège Bachelier ULiège Etudiant & Personnel NON ULiège Extérieur Empruntable long terme 3 mois R 9 mois R 3 mois 1 mois R 1 mois Empruntable normal Consultable sur demande 7 jours Empruntable court terme R 3 semaines R 1 semaine Emprunt 1 jour 1 jour Total des Emprunts / consultations 60 30 Formation FF1

Trouver un lecteur Fiche du lecteur Visualiser Rôle Circulation Desk Operator Limited Trouver un lecteur Fiche du lecteur Formation FF1

Trouver un lecteur (1) Fulfillment > Manage Patron Services Formation FF1

Trouver un lecteur (2) Trois possibilités Prénom et nom de famille Attendre que la liste déroulante des noms apparaisse & sélectionner Trois possibilités Prénom et nom de famille Identifiant lecteur (ULiège , CHU ou extérieur) Scanner la carte du lecteur Formation FF1

Trouver un lecteur (3) Des blocages peuvent apparaître ! Deux blocages automatiques d’Alma : 4 documents en retard plus de 25 euros d’amendes Des blocages peuvent apparaître ! Formation FF1

Fiche du lecteur 3 zones : Informations – Notes – Services Patron Services : 3 zones d'informations différentes 1. informations sur le lecteur 2. notes sur le compte du lecteur (documents réservés en attente…) 3. accès aux services : prêt, retour de prêt et requests (réservations…) Done : renvoi au pavé Patron Identification pour chercher un autre lecteur (sans passer par le menu Alma) ou raccourci Ctrl+Alt+D 3 zones : Informations – Notes – Services Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 (1) Cliquer sur l’identifiant du lecteur… Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 (2) Les deux onglets Statistics et Proxy For créent une erreur sur Alma quand on a le rôle Circulation Desk Operator Limited (jobistes) !!! 10 onglets disponibles Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > General information Pavé User Information 1. Expiration date : Date à laquelle le compte lecteur expire 2. Purge date : Date à laquelle le compte lecteur peut être effacé du système Pavé User Information Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > User roles Pavé User roles Uniquement une visualisation. Tous les lecteurs ont au moins le rôle Patron. Pavé User roles Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Contact information Attention ces informations sont strictement à usage professionnel. Adresse(s), numéro(s) de téléphone et adresse(s) mail Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Identifiers Pas d’utilité pour un CDOL. Juste une visualisation Identifiants internes Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Notes 1. Certaines notes peuvent correspondre à des informations expliquant où travaille le lecteur (U ou C) ou bien où étudie le lecteur (S) ATTENTION, ces informations, héritées de notre ancien logiciel, SONT OBSOLETES. Il ne faut pas en tenir compte. 2. Eléments suivants : notes ajoutées par le personnel des bibliothèques Montrer comment apparaissent les notes dans les Collections ULiège Correspond au contenu de la zone 2 de la fiche du lecteur : Notes Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Blocks (1) Un CD Limited peut uniquement visualiser les blocages (pas d'ajout, ni de suppression) Un blocage empêche le lecteur de bénéficier de certains services de la bibliothèque : prêt, renouvellement de prêt, service de prêt interbibliothèques… Visualisation des blocages insérés par le personnel (pas les blocages système) Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Blocks (2) Le lecteur est bloqué automatiquement par Alma si 4 documents ou plus en retard Plus de 25€ d’amendes Le compte est expiré Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Blocks (2) Un CD Limited peut uniquement visualiser les blocages (pas d'ajout, ni de suppression) Un blocage empêche le lecteur de bénéficier de certains services de la bibliothèque : prêt, renouvellement de prêt, service de prêt interbibliothèques… Le sigle « attention » signifie que c’est un blocage. Visualisation dans ULiège Library des blocages et des notes insérés par le personnel (pas les blocages système) Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Fines/Fees (1) Un CD Limited peut uniquement visualiser et ajouter des amendes et des frais (pas de suppression). Fines = Amendes Fees = Frais Trois filtres : Type d’amende/frais Statut Bibliothèque propriétaire Visualisation des amendes liées à l’usager Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Fines/Fees (2) Un CD Limited peut uniquement visualiser et ajouter des amendes et des frais (pas de suppression). Fines = Amendes Fees = Frais Trois filtres : Type d’amende/frais Statut Bibliothèque propriétaire Visualisation des amendes liées à l’usager Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Attachments Visualisation uniquement. Ne rien supprimer. Merci. Visualisation des mails envoyés par Alma au lecteur. Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 1 > Audit Visualisation uniquement. Visualisation des changements de rôles et des synchronisations. Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 2 (User notes) Apparaissent toutes les notes relatives aux opérations de prêt ou de requests + précision de la bibliothèque concernée Notes introduites par le personnel (notes visibles dans MyLibrary) Notes de synchronisation (Attention aux notes concernant les services pour les U/C ainsi que les années d’études pour les S, ces notes sont OBSOLETES.) Notes à destination de l’utilisateur Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 3 (Services) Raccourcis : Alt+1, Alt+2, Alt+3 3 onglets : Loans, Returns et Requests Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 3 > Loans Onglet Loans Filtre : All loans (par défaut), tous les prêts en cours. Loans of this session, uniquement les prêts de la session. Permet de voir tous les documents en prêt pour un lecteur (tri possible par titre ou par date de retour (due date)) Permet de visualiser les montant des transactions dues pour les documents non encore restitués ou non déclarés Lost (pas encore comptabilisés dans l’active balance) Loan history : historique du prêt du document (uniquement pour ce lecteur) View notes : notes sur le prêt du document. Possibilité de rajouter des notes, mais ne sont visibles qu’ici (pas sur Les Collections ULiège non plus). Ne disparaissent pas lorsque le document est rendu : visibles dans l’onglet Returns View Queue : file de réservation du document Visualiser les prêts d’un lecteur Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 3 > Returns Onglet Returns Filtre : Returns of this session (par défaut et seule option possible pour les jobistes Circulation Desk Operator Limited), tous les retours de cette session. All returns, tous les retours. (Sujet à modification, voir GDPR : Règlement général sur la protection des données) Return date : visualiser les dates de retour Next step : étape suivante. Ici un document doit être replacé dans l’armoire de réservation, et l’autre doit repartir pour le magasin à livres. … : Historique de prêt, notes et colonnes non visibles. Faire une démonstration en direct. Visualiser les retours d’un lecteur Formation FF1

Fiche du lecteur > Zone 3 > Requests Onglet Requests Filtre : Request type (All, Physical item, digitization…), Task (All, hold shelf, not started, digitize item, pickup from shelf, transit item, hold shelf) Request type Task : informe de l’état de traitement de la request (hold shelf, not started, digitize item, pickup from shelf, transit item) Place in queue : file d’attente. Lorsque plusieurs requests sont placées sur un exemplaire, celui-ci est listé uniquement dans la liste des tâches, mais le nombre de requests pour l'exemplaire est indiqué dans le champ Place dans la file d'attente. Le nombre d'avis imprimés est identique au nombre des requests. Pour plus d’informations, voir File d'attente de la request. La valeur du lien Place dans la file d'attente indique la place de la request dans la file d'attente, à savoir : 0 – Aucune autre request n'est présente dans la file d'attente mise à part celle-ci. La request est active ; l'exemplaire est pris en rayon ou se trouve sur le rayon des réservations. <autre nombre> – Ce nombre correspond au nombre de requests pour l'exemplaire dans la file d'attente, cette request y compris. Par exemple, si Place dans la file d'attente = 3, cela signifie que cette request sera la troisième request de la file traitée par le système. Les requests qui sont placées avant celle-ci ont soit une priorité plus élevée, soit la même priorité mais ont été placées plus tôt dans la file que la request en question. Si plusieurs exemplaires peuvent satisfaire la request, mais que chacun est dans une file d'attente différente, la valeur de la file d'attente la plus longue est affichée (c'est-à-dire que le nombre affiché est basé sur l'exemplaire qui sera disponible en dernier). Vous pouvez vous trouver face à des scenarii où des request sont satisfaites en fonction de l'ordre dans lequel elles ont été placées, et où d'autres sont satisfaites en fonction de la priorité de la request. 6. Options : View title in search, view hidden. Faire une démonstration en direct. Visualiser les requests d’un lecteur Formation FF1

Gestion des opérations de prêt Rôle Circulation Desk Operator Limited Effectuer un prêt Renouveler un prêt Prêt déclaré rendu Effectuer un retour de prêt Gérer les amendes Ajouter une note Formation FF1

Effectuer un prêt (1) Idéalement en scannant le code-barres du document Alma qui se trouve le plus souvent sur le quatrième de couverture (sinon taper le code-barres), Attention : Le code-barres Alma est différent de celui de l’éditeur (ISBN ou EAN, généralement au dos du document) Taper la touche Enter, ou cliquer sur Ok pour valider. Dans l’onglet loans de la fiche du lecteur, scanner le code-barres Formation FF1

Effectuer un prêt (2) 1. Bien renseigner au lecteur la Due Date, date ultime à laquelle le document doit être rentré. Les amendes commencent à être calculées à 23:59:00, le 30 novembre 2018 dans ce cas-ci. La Due Date vous permet de renseigner le lecteur sur la durée du prêt octroyé Formation FF1

Effectuer un prêt > Blocages Lors de l’accès à la fiche lecteur. Patrons card has expired : l’usager doit renouveler sa carte de lecteur, il n’est plus en ordre. Faire appel à un CDO Dette supérieure à 25 euros. Blocage plus grave : faire appel à un CDO ou à un Manager. D’autres blocages sont possibles : Item not found : le code barres que vous avez entré n’existe pas. Vérifiez la saisie du code barres, ou assurez-vous bien de ne pas avoir scanné l’ISBN-EAN du document. Blocages éventuels (lors d’un prêt, ou lorsqu’on accède à la fiche du lecteur) Formation FF1

Renouveler un prêt (1) Dans l’onglet loans de la fiche du lecteur À partir du bouton actions « … » disponible pour chaque document en prêt En cochant les documents à prolonger, et en cliquant ensuite sur Renew selected ou Renew All selon les cas. Des blocages sont possibles si les documents ont déjà été renouvelés plusieurs fois (durée maximale de prêt atteinte) ou si le document a fait l’objet d’une request par un autre lecteur. Le lecteur peut effectuer un renouvellement à partir des Collections ULiège en s’identifiant > MyLibrary. Dans l’onglet loans de la fiche du lecteur Formation FF1

Renouveler un prêt (2) Dans l’onglet loans de la fiche du lecteur Si tout se passe bien la nouvelle Due Date est calculée et un petit « v » sur fond vert se place. Dans le cas contraire, un petit « x » sur fond rouge vous indique que le renouvellement n’a pas pu être réalisé. Une alerte vous indique que le renouvellement s’est bien déroulé et qu’un rapport d’activité à été envoyé à l’usager. Dans l’onglet loans de la fiche du lecteur Formation FF1

Renouveler un prêt > dans Les Collections ULiège À partir de l’onglet MyLibrary > Prêts En cochant les documents à prolonger, Et en cliquant ensuite sur « Prolonger la sélection » ou « Tout prolonger » selon les cas. Dans l’onglet MyLibrary > Prêts Formation FF1

Renouveler un prêt > Précisions Calcul du renouvellement en durée maximale Possibilité de renouveler un prêt en retard Pas de renouvellement si… Le document est demandé par un autre lecteur Le lecteur est bloqué La durée maximale du renouvellement est atteinte Le compte du lecteur est expiré 1. Le renew se calcule en durée maximale (et non pas en actions) Exemple : Le 1er juillet 2016, un lecteur bachelier a emprunté un document regular (règles : 1 mois + 1 mois de renouvellement). La due date initiale est le 01/08/16. Dans ce cas, le lecteur « pourra » garder le document au plus tard jusqu’au 01/09/16 (si renouvellement). Scénario 1 : renew le 01/08/2016, nouvelle due date le 01/09/16 Scénario 2 : 1e renew le 15/07/16 avec une nouvelle due date le 15/08/16 et 2e renew le 14/08/2016 avec une nouvelle due date le 01/09/16 2) Il est possible de renouveler un prêt alors que la première due date est dépassée : mais la nouvelle due date ne dépassera pas la due date initiale + durée maximale de renouvellement. Ce renouvellement ne supprime pas les amendes éventuelles due au dépassement de la due date initiale. Retour sur notre exemple : Scénario 3 : renew le 4/08/15, nouvelle due date le 01/09/15 3) Le renew n’est pas possible si : le document est demandé par un autre lecteur (recalled) le lecteur est bloqué Trois précisions importantes Formation FF1

Prêt déclaré rendu Dans l’onglet loans de la fiche du lecteur Le lecteur affirme que le document a été rendu. Le temps de l’investigation, on change le statut du prêt en « Déclaré rendu (Claimed Return) » 1. Sur la page Services aux lecteurs, cliquez sur l'onglet Prêts. 2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tout, puis choisissez l'exemplaire qui est déclaré rendu. 3. Sélectionner Claimed Return dans la liste des actions sur la ligne. La valeur de la colonne Statut du prêt est modifiée en Claimed return. Un fenêtre popup s’ouvre et vous demande de créer une note. Qui en fait est une note de prêt du document (visible dans View notes) La valeur Type de processus de l'exemplaire est fixée à Déclaré rendu et il est possible de demander l'exemplaire qui est toujours considéré comme étant en prêt. Par défaut, les amendes de retard accumulées avant le claimed returns'appliquent au solde actif du lecteur, mais aucune nouvelle amende de retard n'est déterminée. Situation peu fréquente à utiliser quand le lecteur affirme avoir rendu le document précédemment stoppe le calcul des amendes (mais celles déjà comptabilisées restent) l’action Claimed Return doit être suivie d’une vérification en rayon immédiate si le document n’est pas retrouvé en rayon, le problème doit être gardé à l’œil, car après 75 jours le document passera en Lost et les frais de remplacement seront ajoutés sur la fiche lecteur Dans l’onglet loans de la fiche du lecteur Formation FF1

Effectuer un retour de prêt > Deux possibilités Par la fiche lecteur : Un seul mail envoyé pour tous les documents retournés (si clic sur le bouton Done) Par le menu return items : Une pile de documents à rentrer vous attend, on ne connaît donc pas le ou les emprunteurs Un mail envoyé automatiquement à chaque document retourné Méthode à utiliser le plus souvent. Un seul mail sera envoyé pour tous les retours du lecteur! D’autant plus que vous serez en mesure de lui renseigner certaines informations du type « un document vous est réservé », « vous avez oublié votre parapluie la semaine dernière » ou encore « vous avez une dette envers la bibliothèque qu’il serait temps d’apurer ». Lorsque vous avez une pile de documents sur votre bureau avec par exemple un post-it « à rentrer ». Le ou les lecteurs ne sont pas devant vous, vous ne connaissez donc pas leur(s) identifiant(s). Un mail sera envoyé pour chaque retour. Donc si vous utilisez Return Items lorsqu’un lecteur vient vous rendre x documents, il recevra x mails!!! Choisir correctement la manière de rentrer les documents Formation FF1

Effectuer un retour de prêt par la fiche lecteur (1) Dans l’onglet returns de la fiche du lecteur Idéalement, scanner le code barres du document. Ou encoder au clavier. Attention : cliquer sur le bouton Done une fois que tous les retours sont effectués pour confirmer l’envoi (mail) de la liste des retours de prêts au lecteur Dans l’onglet returns de la fiche du lecteur Formation FF1

Effectuer un retour de prêt par la fiche lecteur (2) Après le scan du code-barres, Alma vous indique où vous devez le ranger : Reshelve to… ou si le document doit être mis en transit ou en hold Shelf Si le document devait être en retard, l’amende calculée pour ce document apparaîtrait dans la colonne Fine et serait rajoutée à l’Active Balance. Dans l’onglet returns de la fiche du lecteur Formation FF1

Effectuer un retour de prêt par le return items Idéal devant une pile de documents à rentrer en vrac (plusieurs emprunteurs différents) déposés sur le bureau ou pour rentrer un seul document. Plus rapide (sans passer par la fiche lecteur) MAIS les lecteurs reçoivent un mail « reçu de retour » par document rentré . Attention que pour les mêmes raisons évoquées dans la dia suivante, un circulation desk de type reading room proposera un « Check-in mode » : final ou not final. Fullfilment  Return Items Scanner le(s) code-barres Dans le menu Fulfillment : un mail envoyé par document retourné Formation FF1

Par la fiche de prêt > Salle de consultation Alpha Cette fonction n’apparaît que pour les circulation desks de type Reading Room (Salle de consultation patrimoniale, l’ancienne salle des catalogues) Final (par défaut attention) : le lecteur n'a plus besoin du document qui a été mis en hold shelf -> le document passe en Expired Hold Shelf -> on peut donc le ranger en rayon ou en transit vers sa bibliothèque propriétaire. Not final : le lecteur en a encore besoin -> le document restera en Active Hold Shelf. Il sera rangé dans l’armoire de réservation Si jamais le documentaliste oublie de décocher le mode final et se retrouve avec un document qui est censé retourner à sa bibliothèque propriétaire alors que le lecteur voulait encore le consulter à une date ultérieure, il faut le remettre en prêt au lecteur (onglet loans) et le retourner une seconde fois (onglet returns) en mode Not Final. Dans l’onglet returns de la fiche du lecteur Formation FF1

Documents recalled 1. Le statut de prêt recalled signifie qu’un autre lecteur a réservé ce document 2. Lorsqu’un document est réservé par un autre lecteur (recalled), la request n’apparaît pas dans le Pick from Shelf., mais un popup apparaît lors du retour de prêt (on doit alors placer le document sur le hold shelf ou le mettre en transit si il doit aller dans une autre Pick up Location). Lors du retour d’un document : document réservé pour un autre lecteur. Formation FF1

Documents « Services ULiège » Service associé : le plus souvent le bureau d’un professeur. Rapporter le document dans le service. Lors du retour d’un document : document appartenant à un service Formation FF1

Amendes > Active Balance Les documents en retard et non rentrés (statut de prêt Normal ou Renewed) ne sont pas comptabilisés dans l’active balance. Ces amendes seront ajoutées à l’active balance quand ils seront rentrés ou considérés comme lost. Seul les documents déjà rentrés et les documents avec le statut lost sont comptabilisés + d’éventuels frais de prêts interbibliothèques, des frais ajoutés manuellement par les membres du personnel (carte de photocopies, cautions etc.) Somme des amendes pour les documents déjà rentrés + documents lost Formation FF1

Amendes > Percevoir des amendes Le montant affiché en bleu : active balance. Cliquer sur ce montant nous mène à liste des amendes « arrêtées » Cliquer sur le bouton pay pour ouvrir une boîte de dialogue vous proposant de percevoir une amende spécifique ou toutes les amendes Cliquer sur le montant pour visualiser. Cliquer sur pay pour encaisser. Formation FF1

Amendes > Percevoir des amendes > Toutes les amendes All fines : toutes les amendes Payment amount : par défaut la totalité des amendes mais vous pouvez choisir une somme inférieure. Question toujours sans réponse : si le lecteur, comme dans cet exemple, paie uniquement 50 euros. Avec quelle priorité les amendes spécifiques vont être considérées comme payées? Nous ne trouvons pas la réponse dans la documentation officielle. Cliquer sur l’option All fines Formation FF1

Amendes > Percevoir des amendes > Amendes spécifiques (1) Specific fines : Amendes spécifiques. Fines to pay  Select from list. Cliquer Une boîte de dialogue apparaît avec la liste des amendes. Cochez les amendes à percevoir Cliquer sur Select Cliquer sur Send après avoir vérifié le champ Payment amount (par défaut la somme des amendes spécifiques que vous avez cochées). Cliquer sur l’option Specific fines Formation FF1

Amendes > Percevoir des amendes > Amendes spécifiques (2) Cliquer sur l’option Specific fines Formation FF1

Amendes > Percevoir des amendes > Amendes spécifiques (3) Cliquer sur Send pour confirmer le payement. Formation FF1

Amendes > Documents Lost Un document aura un statut lost si : le lecteur l’a spontanément déclaré perdu au bureau du prêt le document n’a pas été rentré après 75 jours de retard (traitement automatique) Le documentaliste se met sur la fiche du lecteur, onglet Loans et change le statut du prêt en lost. L’active balance se met à jour en ajoutant le prix de remplacement du document (30 euros si le champ replacement fee n’est pas rempli dans l’exemplaire) et les amendes de retard éventuelles. Un mail est envoyé automatiquement à l’usager l’invitant à payer les frais de retard et les frais de remplacement du document considéré comme perdu. Dans la plupart des cas, le compte du lecteur sera bloqué puisque le blocage se fait automatiquement lorsque les amendes cumulées dépassent les 25 euros (sauf pour les U et C). Ce délai de 75 jours après lequel le document est considéré comme perdu est une manœuvre qui permet de faire « peur » au lecteur et précipiter la restitution du document. En effet si le document est restitué, les frais de remplacement sont annulés. Seules les amendes de retard sont alors à percevoir. Deux possibilités! Formation FF1

Amendes > Retour de documents Lost Deux options : Return items : Frais de remplacement annulés. Pas de calcul d’amende supplémentaires Found item : Frais de remplacement annulés Amendes calculées entre la date du lost et le présent. Option à privilégier pour nos usagers de bonne foi Pour les récidivistes. Les jobistes ne peuvent pas déclarer eux-mêmes un document lost. Deux possibilités! Formation FF1

Amendes > Retour de documents Claimed Return L’action Claimed return a été changée en Found item pour les documents ayant le statut Claimed return. Cliquer sur Found item si le document a été retrouvé en rayon Dans l’onglet loans de la fiche du lecteur. Bouton « … » Formation FF1

Ajouter une note Il peut s’avérer utile d’ajouter une note sur la fiche d’un lecteur. Onglet Notes de la zone User Details Cliquer sur Add Note Entrer la note dans le champ note Choisir le type de note (Address, Circulation, General, Other…) qui correspond. Cocher la case User viewable si vous voulez que le lecteur puisse voir la note dans MyLibrary Cliquer sur Add pour confirmer la note et continuer à entrer des notes Cliquer sur Add and Close pour conclure Dans l’onglet Notes ou dans la zone User notes > Edit notes Formation FF1

Modifier une note Dans l’onglet Notes de la zone User Details Cliquer sur Edit pour modifier une note Cocher la case User viewable pour que la note soit visible par le lecteur Cliquer sur Update Note pour valider la modification Dans l’onglet Notes ou dans la zone User notes > Edit notes Formation FF1

Supprimer une note La note s’efface sans demande de confirmation et disparaît définitivement du système. Prudence ! Dans l’onglet Notes de la zone User Details Cliquer sur Delete pour supprimer une note Dans l’onglet Notes ou dans la zone User notes > Edit notes Formation FF1

Ajouter une amende ou des frais Dans l’onglet Fines/Fees de la zone User Details Cliquer sur Add Fine or Fee Compléter les différents champs Cliquer sur Add and Close Dans l’onglet Fines/Fees Formation FF1

Gestion des requests Rôle Requests Operator Définition d’une request Request depuis les Collections Request depuis Alma Traitement des requests : workflow Visualiser les requests Traiter une request Comment voyagent les documents Formation FF1

Définition d’une request C’est la demande (request) d’un document : par un lecteur, depuis les Collections ULiège par un documentaliste, pour un lecteur, depuis Alma Montrer une request d’ouvrage via Alma, et une via les Collections ULiège. Formation FF1

Request depuis les Collections ULiège Attention : ne pas faire de request depuis les collections ULiège avec sa propre identification pour un lecteur, car la request serait encodée à votre nom. Il est aussi possible de faire une request depuis Alma, mais pas avec le rôle circulation desk operator limited Ne pas oublier de s’identifier… Sinon pas de request possible. Formation FF1

Visualiser les requests Traitement des requests : workflow Request Lecteur Documentaliste Visualiser les requests Traiter les requests Transit  Pick-up location Hold Shelf (Armoire de réservation ) Flux de travail du traitement des requests Formation FF1

Visualiser les requests > accès (1) L’icône en haut à droite Tasks Dans le widget tasks Menu fulfillment  Pick From Shelf 3 possibilités d’accès aux requests (Pick From Shelf) à traiter de votre bureau du prêt Formation FF1

Visualiser les requests > accès (2) L’icone en haut à droite tasks Dans le widget tasks Menu fulfilment  Pick From Shelf 3 possibilités d’accès aux requests (Pick From Shelf) à traiter de votre bureau du prêt Formation FF1

Visualiser les requests > liste Requests à traiter par notre bureau du prêt Facettes permettant de filtrer les requests (par dates de request, par types, par bibliothèques, par cote de rangement etc.) Trier les résultats par différents critères Facettes pour filtrer, menu déroulant pour trier Formation FF1

Traiter une request sortante (1) Imprimer le bordereau (Print slip) Aller chercher le document en rayon et placer le bordereau dans celui-ci Via le menu Fulfillment  Scan in items : Scanner le code barres du document. Deux possibilités : Alma vous demande de mettre le document dans l’armoire de réservation (pour une consultation ou pour un emprunt) Alma vous demande de mettre le document en transit vers la bibliothèque spécifiée (pour une consultation ou pour un emprunt) Le statut du document change Dans les Collections ULiège : « en rayon des réservations jusqu’au… », « en cours », puis « en prêt » Dans Alma, successivement transit, hold shelf  et puis loan Procédure (très important) Formation FF1

Aller chercher le document en rayon Traiter une request sortante (2) Aller chercher le document en rayon Procédure (très important) Formation FF1

Traiter une request sortante (3) Procédure (très important) Formation FF1

Traiter une request sortante (4) Consultation Emprunt Hold shelf (Armoire de réservation) emprunt Transit (Bibliothèque pick up) Procédure (très important) Formation FF1

Traiter une request entrante (1) Quand un document arrive d’une autre bibliothèque (normalement avec son bordereau), il faut effectuer un scan in Et ensuite suivre la « destination » que vous indique Alma : ici Hold Shelf (Armoire de réservation) Exemples en direct! L’usager reçoit automatiquement un mail lorsque son document est en hold shelf Procédure (très important) Formation FF1

Traiter une request entrante (2) Procédure (très important) Formation FF1

Comment voyagent les documents? Par courrier interne Pick up Location X  Pick up Location Y (sauf Arlon) Par courrier externe (= bpost) Pick up Location X   Arlon (frais à charge de la bibliothèque et non du lecteur !) 1. Par courrier interne de partout (sauf Arlon) vers partout (sauf Arlon) 2. Par courrier externe (= bpost) de partout vers Arlon et de Arlon vers partout (frais à charge de la bibliothèque et non du lecteur !) Attention tous les documents du MAL doivent être rentrés en ALPHA au bureau du prêt. Formation FF1

Merci de votre attention Vous avez des questions? Formation FF1