Journée Formation/Réunion des gestionnaires Délégation Aquitaine-Limousin 22 octobre 2009 - ICMCB Pessac Service Financier et Comptable

DR15/SFC : Formation/Réunion des gestionnaires - le 22 octobre 2009 I Ordre du jour 1 I Introduction 2 I Présentation « ULISSE » par son directeur, Philippe BRION 3 I Consommation de crédits 4 I Réseau financier et comptable 5 I Préparation fin d’exercice 2009 – calendrier 6 I Carte achat et politique d’achat 8 I Audits 9 I Questions diverses 7 I Réglementation missions DR15/SFC : Formation/Réunion des gestionnaires - le 22 octobre 2009

Il ne s’agit pas ici d’une formation portant sur les missions : seulement quelques rappels suite aux questions les plus souvent posées. DR15/SFC : Formation/Réunion des gestionnaires - 22 octobre 2009 3

7 I Réglementation Missions 7.1 I Textes de référence 7.2 I Ordre de mission (SIMBAD) 7.3 I Fiche agent 7.4 I Indemnité journalière à l’étranger 7.5 I Etat de frais 7.6 I Archives au laboratoire

7.1 I Textes de référence Décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat Version consolidée au 1 novembre 2006 Instruction INS06R256DFI du 15 novembre 2006 du CNRS relative aux déplacements temporaires en France, en Outre-mer et à l'étranger. http://www.cnrs.fr/aquitaine-limousin/IMG/pdf/INST06R256DFI.pdf Le référentiel des pièces justificatives de dépenses http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/referentiels/referentiels.htm

7.2 I Ordre de mission Ordre de mission préalable au déplacement il doit être saisi et imprimé avant la date de départ il doit être intégré dans BFC avant la date de départ Attention : les pays à risques liste à consulter régulièrement information Fonctionnaire de Sécurité de Défense http://www.cnrs.fr/aquitaine-limousin/spip.php?article307 information Ambassades automatique depuis Xlab SIMBAD à consulter et à renseigner si besoin 6

7.2 I Ordre de mission (suite) Renseignement du cofinanceur (si existant) Objet de la mission éviter de sélectionner « AUTRE » Motif de la mission le plus clair et explicite possible si dépense éligible à un Contrat Européen = acronyme obligatoire risque : remboursement agent + dépenses à tiers non justifiables Libellé du moyen de transport = parcours obligatoire 11

7.3 I Fiche agent Attention au type Missionnaire «Fonctionnaire CNRS» et «Autre CNRS» Provenance SIRHUS «Fonctionnaire hors CNRS» et « Autre» Provenance Xlab Grade et fonction du missionnaire si provenance Xlab à renseigner Adresse postale à l’étranger (domicile + labo d’affectation) champ du code postal vide 12

7.4 I Indemnité journalière à l’étranger Quel code pays choisir ? Ville de New York ou Etats-Unis Hong Kong ou Chine CERN ou Suisse Par contre sont supprimés (Arrêté du 7 octobre 2009 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006) Bruxelles Ville Luxembourg Ville 13

7.4 I Indemnité journalière à l’étranger (suite) Mission limitée à 1 journée (pas de frais d’hébergement) versement de l’indemnité réduite de 65% Mission > 2 jours et départ mission au-delà de 17 heures versement de 35% au titre de la dernière journée de mission Mission > 30 jours dans la même localité 20% au-delà du 30ème jour 40% au-delà du 60ème jour 50% au-delà du 120ème jour 14

7.5 I Etat de frais Envoyé au SFC dans le mois suivant la fin de mission Repas : déclaratif plus de limitation d’heure mais doit être raisonnable Signé par le bénéficiaire + le directeur d’unité (ou délégataire) s. bénéficiaire ≠ s. directeur d’unité (ou délégataire) Date de signature 15

7.6 I Archives au laboratoire Copie Ordre de mission + Etat de frais + courriers Pièces justificatives obligatoires factures d’hébergement factures moyens de transport tickets ou reçus frais annexes de transport (sauf bus, métro, tram, RER = tarif transport public) factures ou reçu d’inscriptions aux colloques + programme Dossier complet conservé minimum 10 ans plus si sur contrat EUROPEEN ou INTERREG (8 ans après fin contrat) 16

" Personnel SIRHUS à la demande" 7.7 I Nouveautés Gestion des agents Rajout d'une nouvelle transaction dans BFC accessible aux personnels du SFC " Personnel SIRHUS à la demande" Cette transaction permet d'envoyer un agent CNRS (quellle que soit sa délégation d'appartenance) vers une base Xlab d'un laboratoire rattaché à la délégation 17

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