Rappel des lots SAP Best Practices Baseline Package (France)

Présentation du scénario - 1 Objectifs et avantages : Objectif Un lot défectueux est identifié et doit être rappelé auprès des clients et des prospects qui l'ont reçu. Avantages Activité de suivi intégrée aux lots déjà livrés Les stocks de retour sont gérés séparément du restant du stock Principaux flux de processus pris en charge Création d'un mailing au client Préparation des activités de suivi pour le retour des lots Réception des lots retournés dans le stock de retour Décision d'usage du stock retourné Création d'un avoir pour les clients

Présentation du scénario - 2 Applications SAP requises : Obligatoire EHP4 (enhancement package 4) pour SAP ERP 6.0 Rôles utilisateurs impliqués dans les flux de processus Administration des ventes Magasinier Comptable fournisseur Responsable facturation Administrateur IT (spécialiste)

Présentation du scénario - 3 Description détaillée du processus : Rappel des lots Un programme permettant d’identifier tous les clients qui ont reçu un lot défectueux est exécuté. L’utilisateur sélectionne ensuite les adresses des contacts appropriés et le système imprime une lettre standard pour chaque client afin de l’informer du rappel. Les activités suivantes pour chaque client sont enregistrées dans le système. Les retours de livraison sont également saisis et documentés, si nécessaire. Pour être sûr de contacter tous les clients concernés par un lot défectueux, vous devez déterminer si ce lot a une incidence sur des lots subséquents. À cet effet, vous pouvez utiliser la fonction système standard "batch where-used list" qui est décrite en détail dans la documentation standard SAP ERP. Ce scénario décrit le rappel d'un lot d'un produit fini ou d'un produit de vente en gros. Il suffit donc de rechercher tous les clients qui ont reçu les produits. Cependant, il peut arriver qu’un fournisseur signale qu’une matière première, un article semi-fini, un article commercialisable ou un autre article que vous avez utilisé dans votre production ne satisfait pas aux normes de qualité. Dans ce cas, vous devez déterminer quels produits finis ou articles commercialisables ont été fabriqués avec ces lots défectueux.

Diagramme de flux de processus Rappel des lots Événement Gestion des commandes clients : vente de stock (109) Le lot défectueux doit être rappelé Comptabilité clients (157) Opérations de clôture SD (203) Client Lettres clients Le client retourne l'article Administration des ventes Mailing - Création des données de base Création des contacts liés Ordre de retour Avoir Facture compte de résultats financiers Liste des adresses des clients ayant reçu le lot Traitement des activités de suivi pour chaque client Création d'un ordre de retour Facturation des commandes Validation de l'avoir pour la facturation Facturation Lancement de la facture pour la comptabilité Magasinier / Comptable fournisseur Retour de livraison Affectation des lots Affectation des numéros de série Enregistrement de l'entrée de marchandises (Facultatif) Retour fournisseur (136) (Facultatif) Gestion des reprises (Stock– Articles fabriqués) (151) (Facultatif) Blocage et mise au rebut du stock (131)

Connexion au diagramme Légende Symbole Description Commentaire s d’utilisation Bandeau : identifie un rôle utilisateur (Accounts Payable Clerk ou Sales Representative, par exemple). Ce bandeau peut également déterminer une entité organisationnelle ou un groupe plutôt qu’un rôle spécifique. Les autres symboles du flux de processus sont décrits ci-dessous. Le tableau comporte autant de lignes que nécessaire pour couvrir l’ensemble des rôles du scénario. Le bandeau d’un rôle contient les tâches communes à ce rôle. Événements externes : contient les événements marquant le début ou la fin du scénario, ou bien ayant une incidence sur le déroulement du scénario. Ligne de flux (trait continu) : indique la séquence normale des étapes et le sens du flux d’un scénario. Ligne de flux (pointillés) : indique la présence de tâches conditionnelles ou rarement utilisées dans le flux d’un scénario.. La ligne permet également d’accéder aux documents impliqués dans le flux de processus. Connecte deux tâches du processus du scénario ou un événement hors étape. Activité de gestion/événement : identifie une action interne ou externe au scénario, ou bien un processus externe se déroulant au cours du scénario. Ne correspond pas à une étape opératoire du document. Unité organisationnelle : identifie une tâche qui se déroule en une seule étape dans le scénario. Correspond à une étape opératoire du document. Référence à un processus : si le scénario fait totalement référence à un autre scénario, saisissez ici son numéro et son nom. Référence à un sous-processus : si le scénario fait partiellement référence à un autre scénario, saisissez ici le numéro, le nom et les numéros d’étape de ce scénario. Décision liée à un processus : identifie un point de décision ou de choix que doit prendre l’utilisateur final. Les lignes illustrent les différents choix qui partent du symbole (en forme de carreau). Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente plutôt le choix à faire après l’exécution d’une étape. Symbole Description Commentaires d’utilisation Diagramme suivant/précédent : permet d’accéder à la page suivante/précédente du diagramme. L’organigramme se poursuit sur la page suivante/précédente. Impression/Document : identifie un document, état ou formulaire imprimé. Ne correspond pas à une étape opératoire d’un document, mais est utilisé pour représenter un document généré par une étape opératoire. Ce symbole ne possède aucune ligne de flux sortante. Données réelles financières : identifie un document comptable financier. Planification budgétaire : indique un document de planification du budget. Processus manuel : concerne une tâche réalisée manuellement. Ne correspond pas à une étape opératoire d’un document, mais est plutôt utilisé pour refléter une tâche effectuée manuellement (déchargement d’un camion au magasin, par exemple), qui affecte le flux de processus. Version/données existante(s) : concerne les données provenant d’un processus externe. Ne correspond pas en général à une étape aléatoire d’un document, mais représente les données provenant d’une source externe. Cette étape ne possède aucune ligne de flux entrante. Échec/réussite système : décision automatique prise par le logiciel. Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais est utilisé pour représenter une décision automatique effectuée par le système après l’exécution d’une étape. Connexion au diagramme <Fonction> Impression/Document Externe à SAP Données réelles financières Activité de gestion/Événement Planification budgétaire Entité organisationnelle Processus manuel Référence à un processus Version/données existante(s) Référence à un sous-processus Échec/réussite système Décision liée à un processus

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