RESAHOTEL L’outil de réservation Hôtels Manuel utilisateur

Accès au site Résa Hôtel Site : www.cwtresahotel.fr L’utilisateur doit s’identifier pour avoir accès aux fonctions de recherche de disponibilité, de réservation et de gestion de ses dossiers.

Page d’accueil de RésaHôtel Personnalisation avec le logo de la société Nom utilisateur Barre de menu Paramétrage personnalisé avec : Votre politique voyages : critères de prix/catégories des hôtels. Vos pré-requis administratifs : imputations comptables (3 champs préconisés maximum). Le logo de la société et le nom de l’utilisateur.

Les grands principes de recherche Critères de recherche rapide : Destination Dates du séjour Type de chambre Critères de recherche avancée : Tout ou partie du nom de l’hôtel Catégorie minimum de l’hôtel Vers la recherche avancée

Les grands principes de recherche 4 types de recherches Par ville Par point d’intérêt (aéroport, monument…) Par adresse Par carte Contrairement à la recherche « par point d’intérêt », la recherche « par adresse » a pour vocation à être éphémère. En effet, une adresse ne sera pas gardée en mémoire dans RésaHôtel, alors qu’un point d’intérêt sera conservé dans la base de données.

Affichage des résultats par liste Le moteur de recherche reste disponible sur la gauche Affichage des résultats = 20 réponses par page Possibilité d’affiner la recherche par : budget, plan repas, facilités… Vers l’affichage des résultats sur une carte vectorielle Indication du prix de vente par chambre (total dossier et par nuit) Accès à la fiche détaillée de l’hôtel Visualisation de l’hôtel sur une carte vectorielle Possibilité de visualiser les autres catégories de chambres proposées dans l’hôtel Accès à la réservation Copyright © 2009 CWT 6 Liste complémentaire paginée

Affichage des résultats par carte Autres tris possibles Liste d’hôtels complé-mentaires paginée Affichage des résultats = prix croissant par défaut 15 réponses par défaut Position des hôtels à proximité du point d’intérêt ou de l’adresse recherchée triés par prix croissant par défaut Position du point d’intérêt ou de l’adresse recherchée Possibilité de zoomer/dézoomer et de naviguer dans la carte lorsque le curseur de la souris se transforme en « main » Lorsque vous passez votre souris sur le picto « hôtel », une info bulle apparaît avec le nom et la catégorie de l’hôtel Vous pouvez vous déplacer sur la carte à l’aide de votre souris. En mode "main"   il suffit de cliquer sur la carte, et de déplacer l’image avec la souris, en gardant le bouton de la souris enfoncé. Vous pouvez à tout moment vous repositionner sur votre point de départ en cliquant sur « re-centrer la carte »

Affichage des résultats par carte (suite) NB : tous les hôtels ne sont pas géocodés et de ce fait peuvent ne pas apparaître sur les cartes. Mais vous pouvez cependant les retrouver dans l’affichage par liste. Par conséquent, nous vous invitons à continuer à lire les résultats par liste et pas seulement sur la carte vectorielle. Visualisation de toutes les catégories de chambres Accès direct au formulaire de réservation Un clic sur le nom de l’hôtel permet d’accéder à cet hôtel dans l’affichage des résultats par liste Un clic sur le picto « hôtel » permet d’accéder à une boîte de dialogue à propos de l’hôtel

Liste de toutes nos destinations Même si RésaHôtel s’enrichit au jour le jour avec de nouveaux hôtels, il n’en demeure pas moins que certaines zones du monde restent encore peu couvertes. Pour savoir si telle ou telle ville fait partie des destinations pour lesquelles RésaHôtel propose des hôtels, allez directement consulter la liste de toutes nos villes en cliquant sur le lien « voir toutes nos villes ».

Rajouter un point d’intérêt manquant Si vous considérez qu’un lieu (ex. un centre de congrès, une usine, des locaux de votre société…), digne d’être un point d’intérêt pour vous, est manquant, vous avez la possibilité de le créer en utilisant la fonctionnalité « ajouter un point d’intérêt manquant ». Pour ajouter un point d’intérêt manquant, il vous suffit de remplir le formulaire qui se déroule en 2 parties : 1/ Définir géographiquement le lieu que vous souhaitez créer: - en renseignant a minima la ville et le pays et en vous aidant de la carte pour le localiser et déterminer ainsi ses coordonnées GPS - ou en renseignant l’adresse exacte - ou en saisissant directement, si vous les connaissez, ses coordonnées GPS. 2/ Une fois les coordonnées GPS récupérées, donner un nom à ce point d’intérêt (c’est ce nom qui sera ensuite à utiliser dans vos futures recherches) et envoyer votre demande. La demande sera prise en compte dans un délai de 48H. Au bout de 48H, vous verrez apparaître ce nouveau point d’intérêt dans la base et pourrez commencer à l’utiliser.

Détail d’une fiche produit

Gestion des remarques lors de la réservation Conditions & Frais d’annulation Gestion des préférences voyageurs Champs noms à renseigner Gestion des références comptables : Vos éventuelles données internes qui seront reprises à la facturation (si et seulement si fonctionnalité activée) Select box avec données de la société pré-renseignées Possibilité de saisir l’adresse mail du voyageur pour copie Continuer pour valider la réservation

Récapitulatif de la réservation avant validation Récapitulatif des prestations, des infos voyageurs, des remarques & des préférences réservés Toujours la possibilité de faire des modifications dans le moteur de recherche avant la validation finale Accepter les conditions pour pouvoir réserver fermement Lancement de la réservation avec double message de confirmation avant la réservation ferme

Confirmation de la réservation et impression du voucher Confirmation de la réussite du process de réservation Référence du dossier CWV Réf. dossier Possibilité d’impression du voucher électronique Dès la confirmation de la réservation un e-mail de confirmation est parallèlement envoyé automatiquement au chargé de voyages (et au voyageur si son mail a été renseigné à l’étape « gestion des remarques lors de la réservation » - p 13). Le voucher y est joint en pièce attachée (document au format PDF). Vous pouvez également imprimer directement le voucher à partir du site de réservation (cf. ci-dessus).

Mail de confirmation et voucher Votre agence quant à elle recevra de son côté une copie de l’e-mail de confirmation envoyé. C’est ainsi qu’elle sera informée de la réservation effectuée en son nom et qu’elle sera en mesure de vous facturer. Besoin d’aide, de modifier la résa…? Le voyageur devra contacter son agence de voyages CWV. Si, et seulement si, l’événement devait se produire en dehors des horaires d’ouverture de l’agence, le voyageur devrait alors prendre contact directement avec la centrale dont les coordonnées figurent sur le voucher.

Description des Flux d’information 4/ Résa garantie Paiement par voucher/CWT Voyageur 2/ Envoi de la confirmation et du voucher RESAHOTEL Hôtels Chargée de voyages 1/ Booking Descriptif hôtel Géocoding 3/ Facturation sous 48H Prix Disponibilité 1 ’/ Envoi de la copie du booking instantanément Votre Agence de Voyage Réservation Modification Annulation 2 ’/ Envoi de la copie de la confirmation et du voucher instantanément

Annuler une réservation Un clic sur le bouton « Annuler la réservation » au niveau du détail de la réservation fait apparaître sur une nouvelle page les frais d’annulation. Sur cette page l’utilisateur a la possibilité de confirmer sa demande d’annulation ou de revenir à son dossier. S’il décide de confirmer son annulation, un nouvel écran de confirmation d’annulation apparaît. Parallèlement, un e-mail automatique est envoyé au chargé de voyages et à l’agence.

Modifier un dossier en ligne Les modifications possibles sont : changement de nom changement de date ajout/suppression d’une chambre Pour se faire, rendez-vous dans la gestion des dossiers, rappelez la réservation souhaitée puis cliquez sur le bouton « Modifier ». Vous n’aurez plus qu’à vous laisser guider sur chacune des étapes. A noter : Les modifications sont basées sur le principe d’un « book and cancel ». = risque de se retrouver avec des tarifs différents de ceux initialement bookés. = risque de ne pas retrouver la disponibilité. Attention frais de modification possibles. Ils vous seront clairement annoncés avant que vous ne procédiez à la modification. Modifications possibles jusqu’à 72H avant le départ

Suivi des réservations (gestion de dossier) Une interface, accessible via le lien « Gestion des dossiers », permet aux utilisateurs de rechercher leurs réservations en fonction de différents critères : Les critères de recherche rapide Référence de la réservation  Réservation demandée entre deux dates Début de séjour entre deux dates Les critères de recherche avancée Nom du voyageur Nom de l’hôtel Ville de destination Statut de la réservation Les résultats de la recherche comportent : Référence de la réservation Date de la réservation Date de début du séjour Destination Nom de l’utilisateur qui a fait la réservation A terme : les imputations comptables (si et seulement si activé) Accès aux détails de la réservation et aux fonctionnalités de modification et d’annulation

Détails de la réservation Historique des réservations Actions tracées dans l’historique : Création de la réservation Confirmation de la réservation Editions du voucher Consultation des frais d'annulation Annulation de la réservation Pour chaque action effectuée sur une réservation, s’afficheront la date et le code de l’utilisateur qui l’a effectuée

Les statistiques Info statistiques nom hotel catégorie date de réservation année de réservation semaine de réservation date d'arrivée date de départ durée séjour statut du dossier ville de destination pays de destination px vente nbre pax nbre nuité nom voyageur identifiant utilisateur société Vous recevrez, en quelques minutes, sur votre boîte mail un fichier excel reprenant les statistiques pour la période choisie. Attention : vous ne pouvez demander que des périodes de 6 mois maximum. Si vous voulez vos statistiques sur une année entière, il vous faudra faire 2 requêtes : le 1er semestre puis le 2è semestre par exemple. Note :si imputations comptables, Reprise dans statistiques

CIRCUIT DE VALIDATION

Visualisation des hôtels dans la politique ou hors politique voyages la distinction avec drapeaux se fait si : restriction tarif est activée circuit de validation demandé Drapeau vert : Hôtel dans politique voyage Drapeau orange : Hôtel hors politique voyage

Réservation d’un hôtel hors politique voyages Possibilité d’insérer Un commentaire qui remontera sur le mail du valideur Continuer

Réservation d’un hôtel hors politique voyages Visualisation de la réservation avec les conditions d’annulation Création du dossier

Réservation d’un hôtel hors politique voyages Le valideur a 48h ouvrés pour valider et confirmer la réservation. La réservation est réellement effective uniquement quand le valideur a validé.

Mail envoyé au demandeur et au valideur A ce stade d’attente de la validation , l’agence ne reçoit pas ce mail Seuls le demandeur et le valideur reçoivent le mail Le valideur a accès au site en cliquant sur l’adresse, puis insère son identifiant et mot de passe

Le valideur va rechercher la réservation du demandeur Cliquer pour visualiser les 5 derniers dossiers avec leurs statuts Statuts des réservations

Validation de la demande

Actions du valideur Pour valider , le valideur doit: Cliquer dans l’adresse URL du mail envoyé par le demandeur Insérer son identifiant et mot de passe (mesure de sécurité) Arriver sur la page à valider (slide 31) En cas de validation , finaliser la demande en un clic pour réserver (slide 32 et 33) 30

Accès à la page de validation : valider la demande

Accès à la demande à valider Continuer pour réserver effectivement la demande

Réserver effectivement la demande Accepter les conditions de vente et continuer

Finalisation de la réservation La réservation est confirmée

Mail de confirmation de la réservation Le demandeur et l’agence reçoivent ce mail

REFUS de la demande

Accès à la page de validation : Refuser la demande

La demande n’est pas validée

Mail envoyé au demandeur et au valideur

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