VALIDATION PATHOS EN MIDI PYRENEES Version 28 septembre 2012

PROGRAMME DE LA JOURNEE Rappel de la réglementation - Organisation régionale Les fondamentaux de PATHOS : outils, fonctionnement, connaissances des bases ( Dr Y EON) Consignes pratiques de codage dans les différents domaines pathologiques ( Dr S HERMABESSIERE) Méthode de validation des coupes ( Dr P BEN HAMIDA) Analyse des données ( Dr Y EON) Cas cliniques

LA REGLEMENTATION ART L 314-9 DU CASF Les montants des éléments de tarification afférents aux soins…sont modulés selon l ’état de la personne accueillie au moyen de la grille nationale mentionnée à l ’article L 232-2 et du référentiel...(PATHOS) Les montants des éléments de tarification afférents à la dépendance...sont modulés selon l ’état de la personne...au moyen de la grille nationale..

LA REGLE MENTATION ART L 314-9 DU CASF L ’évaluation de la perte d ’autonomie des résidents.. réalisée à l ’aide de la grille AGGIR, est transmise, pour contrôle et validation, à un médecin…du département et à un médecin de l ’ARS territorialement compétent, désigné par son directeur général L ’évaluation des besoins en soins requis des résidents… réalisée à l ’aide du référentiel...est transmise, pour contrôle et validation à un médecin de l ’ARS… Une commission régionale de coordination médicale..détermine le classement définitif …en cas de désaccord

ELEMENTS D ’ORGANISATION La procédure de validation est une étape préalable à la tarification des EHPAD ou USLD L ’allocation budgéraire est basée sur une formule unique de calcul de la ressource plafond nombre de points GMPS * valeur du points * capacité GMPS = GMP+(PMP*2.59) La valeur du point varie selon l ’option tarifaire Le champ d ’évaluation n ’intégre pas les personnes âgées de moins de 60 ans, ni celles en hébergement temporaire Le respect de l ’équité réclame que cette procédure de validation obeisse à une pratique homogéne des médecins coordonnateur et de l ’ARS

ELEMENTS D ’ORGANISATION La premiere étape consiste à connaître le périmètre des établissements eligibles aux coupes PATHOS Ce périmètre figure dans la circulaire de campagne budgétaire et permet de définir le programme de travail A ce programme, peuvent être rajoutés des établissements présentant une atypie, ou une forte évolution de la clientèle Avant le contrôle d ’une coupe, il est nécéssaire de s ’assurer que le médecin coordonnateur a reçu une formation à cet outil La fixation de l ’échéance de la coupe est donc conditionnée par les séances de formation PATHOS organisées par l ’ARS Avant chaque évaluation, le medecin coo devra prendre connaissance des dernieres recommandations de codage, accessibles sur www.cnsa.fr ( établissements et service médico-sociaux/AGGIR PATHOS)

PROGRAMME 2012/2013 Validation du PMP des EHPAD non tarifés au GMPS et qui auraient du faire l ’objet d ’un renouvellement en 2010 et 2011 Les EHPAD en convergence tarifaire avec un PMP<168 et GMP >684 Les EHPAD hospitalières Les EHPAD priorisés par l ’ARS En 2013 : ? Les EHPAD non tarifés au GMPS + renouvellement de convention 2012 et 2013 ? Formation en avril 2012 en septembre 2012

ETAPE PRATIQUE I L ’ARS informe le directeur de l ’EHPAD ou USLD qu ’il est dans le périmétre des établissements éligibles aux validations Communique les dates de formation au modèle PATHOS Ces formation sont organisés en région par le binôme agréé des référents PATHOS ( médecin gériatre et médecin ARS) L ’ARS informe également les DT et les Conseils Généraux concernés

ETAPE PRATIQUE II Un Médecin valideur (MV) de l ’ARS ( en général 1 par département) prend contact avec le médecin coordonnateur (MC), après s ’être assuré que le directeur de l ’établissement a bien été informé Vérifie que le MC a suivi une formation adéquate et demandera une attestation de formation ; il lui indique, si nécéssaire, l ’accés aux dernieres recommandations de codage Il fixe une date de réalisation de la validation en concertation avec le MC et le directeur de l ’EHPAD ; confirme par mail, avec copie au médecin référent PATHOS ( MR)

ETAPE PRATIQUE II Le MR adresse au directeur de l ’établissement un courriel type de confirmation de la date retenue de validation, avec copie au MC et au MV Le courriel précise les modalités de la procédure et de dépôt de la base de données sur la plateforme GALAAD de la CNSA (www.galaad-cnsa.fr) Les MV peuvent accéder à ces bases sur cette plateforme Une fiche « établissement » (éléments à receuillir lors de la validation) est jointe au courriel + le dernier guide d ’utilisation PATHOS + le mode opératoire ( dépôt de la base) du MC

ETAPE PRATIQUE III Le MC récupére la version actualisée du guide Planife et réalise l ’évaluation des pathologies et le profil de soins requis, pour chaque résident : préparation de la coupe sur 1 à 3 semaines selon le nombre de résidents, avec fiche individuelle (argumentaires et justificatifs) réactualisation rapide des fiches, en modifiant, si nécéssaire, certaines pathologies ou profils qui ont pu évoluer, la veille du dépôt de la base sur la plateforme Etablit une fiche de concordance (nom/n° de saisie)

ETAPE PRATIQUE III Le MC sauvegarde les données de l ’évaluation au format GALAAD Une étude par site géographique ( FINESS géographique) Dépose la base sur la plateforme selon la procédure envoyée, 8 à 10 j ouvrés avant la date de validation Une base déposée doit être validée dans les 3 mois

ETAPE PRATIQUE III Pour déposer la base de son EHPAD, le MC se connecte à la plateforme ( www.galaad-cnsa.fr) et demande une inscription La demande est adressée automatiquement au MR, par mail MR valide l ’inscription ; un identifiant et un mot de passe sont envoyés directement au MC MR ouvre, sur la plateforme, un répertoire de dépôt de la base pour cet EHPAD MC et MV concernés ont accés à ce répertoire

ETAPE PRATIQUE IV Le MV récupére la base et l ’analyse avec galaad V4 ( à récupérér dans www.cnsa.fr) Supprime de cette base les fiches des personnes de moins de 60 ans Analyse la base de données ( liste et bilan) Edite un bilan ( bilan au format pdf) qui fait apparaître le PMP initial Etablit l ’échantillon des fiches individuelles à valider ( 50 à 80%) ; 8 à 10 fiches /heure Edite un double jeu des fiches à valider

ETAPE PRATIQUE V Le MV se rend sur le site pour le contrôle et la validation Valide, en présence du MC et éventuellement d ’une personne de l ’équipe soignante ( infirmiere, kiné, psychologue…) La validation, impliquant le partage du secret médical, la présence du directeur n ’est pas autorisée Disponibilité et accessibilité des dossiers médicaux et de toutes les informations susceptibles d ’aporter des éléments de preuve permettant de valider le codage PATHOS Examen conjoint des dossiers et codages ; si besoin, les personnes peuvent se rendre auprés du résident pour observation et constatation d ’un état pathologique

ETAPE PRATIQUE V En cas d ’accord sur le codage, validation en l ’état En cas d ’accord sur la modification de codage, le nouveau codage est porté sur la fiche individuelle, qui est cosignée par les 2 médecins En cas de désaccord, les 2 médecins remplissent des fiches argumentaires types, qui seront soumises à la commission régionale de coordination médicale, via le MR ( photocopies anonymisées des pieces justificatives à joindre le cas échéant) Dans l ’attente de sa mise en place, les fiches sont soumises aux médecins réferents de la CNSA (Drs Yannick Eon, Jean Marie Vetel) Une photocopie des fiches recodées et remise au MC Le MV récupére auprés de la direction la fiche « établissement »

ETAPE PRATIQUE VI Après le contrôle et la validation, le MV corrige la base dans Galaad Edite un procés verbal faisant apparaître le nouveau PMP et le bilan Envoie le PV, par mail, au MC pour signature + le bilan MC signe le PV et le retourne au MV, par courrier Le PV signé des 2 médecins est adressé, avec le bilan, au directeur de l ’établissement, au MC, au Conseil Général, à la Déléguation Territoriale de l ’ARS concernée et au service de tarification de l ’ARS

QUESTIONS PRATIQUES Absence de médecin coordonnateur Parité évaluatuer / valideur Suivi des PMP HAD en EHPAD Hotline

ABSENCE MEDECIN COORDONNATEUR Si absence de médecin coordonnateur, l ’établissement peut faire appel à un médecin coordonnateur d ’un autre établissement, sous réserve que ce médecin ait bénéficié d ’une formation actualisée A défaut, aucune validation ne peut être effectuée, ce qui signifie que l ’établissement, même éligible, ne peut accéder aux nouvelles modalités de tarification

PARITE Lorsque le médecin valideur est accompagné d ’un autre médecin, il en informe la structure Lorsque le médecin coordonnateur est accompagné d ’un autre médecin, il en informe le médecin valideur

SUIVI DES PMP La CNSA en lien avec les ARS met en place un suivi des procédures organisationnelles un suivi des explications des variantes des PMP

SUIVI DES PMP Facteurs explicatifs possibles des variations du PMP qualité des informations taille de la structure statut juridique ( rattachement à un CH) issu d ’une transformation USLD environnement ( MS/PDS…) statut des médecins option tarifaire formation gériatrique des MV et MC appropriation du modèle

HAD en EHPAD Le patient est gardé dans l ’effectif de validation Le principe de soins requis est inchangé Le protocole de soins détaillant le motif, le descriptif de l ’intervention de l ’EHPAD figure au dossier

SITES ET RESSOURCES SITES www.cnsa.fr : textes, guides, outils, formations relatives à PATHOS et AGGIR www.galaad-cnsa.fr : plateforme RESSOURCES INFORMATIQUES support@cnsa.fr ; 05 34 61 84 69 RESSOURCES MEDICALES hotlineaggirpathos@cnsa.fr Dr Yannick EON : yannick.eon@ars.sante.fr Dr Sophie Hermabessiere : hermabessiere.s@chu-toulouse.fr Dr Pascal Ben Hamida : pascal.ben-hamida@ars.sante.fr

Merci de votre attention