Guide du programme de mentorat Optimiste par Steve Andersen et Wes Ellis du Club Optimiste de Gresham

2 I. Description, objectifs et but du programme de mentorat Optimiste

Description du programme de mentorat Le programme de mentorat du club Optimiste est un programme de développement personnel qui jumelle un membre expérimenté du club Optimiste avec un nouveau membre pendant huit semaines afin de l'aider à se familiariser avec le club, l'organisation, les traditions, les activités et les projets.

Objectifs du programme de mentorat Trouver des mentors au sein du club. Former des mentors de club et leur fournir des outils de premier ordre, pour qu'ils puissent, à leur tour, en former d'autres. Permettre aux membres du club d'acquérir de la confiance et des qualités de chef de file.

Objectifs de la formation À la fin de la séance de formation vous pourrez… trouver, former et développer des mentors de club; utiliser le matériel de formation pour lancer et garder en activité un programme de mentorat; accélérer et promouvoir l'inclusion des nouveaux membres aux activités et aux projets du club.

Plus de la moitié des membres de clubs Optimistes abandonnent au cours de leur première année… POURQUOI

Vous souvenez-vous de ceci? Nouvelles gens Activités du club Traditions PROJETS Les nouveaux membres sont souvent perplexes et déconcertés au cours des premiers mois. Comités RÉUNIONS

But du programme de mentorat un sentiment d'appartenance et de camaraderie; une sensibilisation aux activités du club; un sens des responsabilités pour participer aux activités, événements et réunions; une attitude de service envers la collectivité et la jeunesse; une compréhension de l'Optimisme en tant qu'organisation et philosophie de vie. Aider les nouveaux membres à acquérir…

9 II. Compétences, sélection, responsabilités et formation des mentors

Qualités d'un mentor Être membre d'un club Optimiste. Souhaiter devenir un mentor. Être actif au sein du club local. Avoir la capacité de travailler avec des gens de personnalités différentes.

Qualités d'un mentor (suite) Pouvoir travailler individuellement avec les autres. Avoir la capacité d'enseigner. Croire au programme. Pouvoir consacrer du temps au mentorat.

Responsabilités du comité de recrutement Maintenir, réviser et modifier les compétences requises et la documentation du programme de mentorat. Recruter des membres qualifiés comme candidats-mentors. Prévoir, une fois par année au moins, la formation de candidats-mentors.

Responsabilités du comité de recrutement (suite) Approuver, former et agréer les candidats comme mentors de club. Tenir à jour une liste de mentors qualifiés et en remettre un exemplaire au président de club. Créer des marques de reconnaissance pour avoir complété le programme.

Sélection et approbation des mentors Le candidat-mentor termine la formation. Le comité approuve le candidat en tant que mentor. OK Le membre qualifié présente sa candidature, ou il est nommé par le comité de recrutement. Le comité approuve les compétences. On soumet le nom du mentor au président de club pour affectation.

Responsabilités du mentor Aidez le nouveau membre à se sentir le bienvenu. Rencontrez le nouveau membre et assoyez-vous avec lui à toutes les réunions et activités du club. Présentez le nouveau membre aux autres membres du club. Agissez comme guide à l'occasion des réunions, des projets et des activités.

Responsabilités du mentor (suite) Maintenez une bonne communication avec le nouveau membre. Aidez le nouveau membre à remplir la liste de contrôle du nouveau membre dans les huit semaines. Remplissez la liste de contrôle du mentor au cours des huit semaines.

Formation des mentors Tous les candidats-mentors doivent suivre le programme de formation des mentors. Le matériel de formation comprend : 1. Mentorat comment établir et entretenir une relation*; 2. Guide du programme de mentorat; 3. Liste de contrôle du mentor; 4. Liste de contrôle du nouveau membre. *Disponible par l'entremise du programme P.P.C.P. d'Optimist International.

Formation des mentors (suite) Le président du comité de recrutement… prévoit la formation du candidat; choisit l'endroit approprié. Le comité de recrutement peut approuver du matériel de formation supplémentaire ou nouveau. Le district pourrait offrir des séances de formation à l'occasion des assemblées trimestrielles et du congrès.

19 III. Le régime de mentorat

Mentor jumelé à un nouveau membre Le conseil d'administration approuve le nouveau membre; le président jumelle un mentor au nouveau membre. Le mentor NE DEVRAIT PAS être le parrain du nouveau membre. Le mentor reçoit la liste de contrôle du mentor pour l'affectation. Le travail commence au cours de la semaine précédant l'intronisation du nouveau membre.

Choses à considérer dans le jumelage mentor et nouveau membre Pour réussir le jumelage, utilisez les renseignements que vous possédez. Traits de personnalité du mentor et du nouveau membre (introverti ou extraverti?) Âge Champs d'intérêt communs (passe-temps, famille ou travail) O I

Le mentor se prépare à rencontrer le nouveau membre Le mentor téléphone au nouveau membre cinq jours avant la réunion d'intronisation. Il se présente et explique son rôle de mentor. Il précise la date, l'endroit et l'heure de l'intronisation du nouveau membre. Il détermine l'endroit et l'heure de la rencontre précédant la réunion d'intronisation.

Le mentor rencontre le nouveau membre et l'on s'attend à ce qu'il... accueille le nouveau membre et s'assoie avec lui aux réunions et activités du club; présente le nouveau membre aux autres membres; soit « copain » avec le nouveau membre et une ressource disponible.

Le mentor rencontre le nouveau membre et l'on s'attend à ce qu'il... invite le nouveau membre à participer aux projets, aux comités et aux activités du club; offre au nouveau membre d'assister aux activités du club avec lui (p. ex., réunions du conseil d'administration, de zone); encourage le nouveau membre à assister assidûment aux réunions.

Le mentor gère le cheminement du nouveau membre à l'aide de la liste de contrôle du mentor. But : un outil qui aide le mentor à se charger de ses responsabilités. Le mentor et le nouveau membre possèdent chacun une liste de contrôle. Chaque liste de contrôle couvre des champs de responsabilités précis.

Le mentor assure le suivi du calendrier prévu dans la liste de contrôle du mentor Objectif du calendrier : exécuter et terminer les tâches prévues dans la liste de contrôle du mentor dans les huit semaines. Le mentor remet la liste de contrôle dûment remplie au président du comité de recrutement du club.

Le mentor assure le suivi du calendrier suggéré dans la liste de contrôle du mentor (suite) Expectatives : le nouveau membre devrait pouvoir... expliquer la mission et les buts d'Optimist International; fournir le détail de la structure organisationnelle d'Optimist International; dresser la liste et décrire les principales activités, les importants projets et programmes du club; choisir un projet ou un comité qui l'intéresse.

Reconnaissance du mentor et du nouveau membre Le comité de recrutement crée un certificat d'affectation du mentor (pour le mentor) et un certificat d'achèvement (pour le nouveau membre). Le président du comité de recrutement et le président de club signent les deux certificats.

Reconnaissance du mentor et du nouveau membre (suite) Le président remet les certificats au mentor et au nouveau membre au cours de la réunion qui suit l'achèvement du programme. Le club peut décider d'honorer un mentor pour le travail exceptionnel accompli au cours de l'année.

30 IV. Séances de mentorat et responsabilités

Première séance de mentorat Le mentor communique avec le nouveau membre au cours de la semaine suivant l'intronisation. On détermine la date, l'heure et l'endroit de la première séance de mentorat. Il faut tenir la séance séparément de la réunion courante du club (convient aux deux).

Première séance de mentorat (suite) La séance ne doit pas durer plus d'une heure. Le nouveau membre devrait apporter la trousse rouge du nouveau membre.

Première séance : deux parties et objectifs Première demi-heure – camaraderie et fraternisation (famille, travail, passe-temps, et expérience passée en service communautaire) Deuxième demi-heure – le mentor explique son rôle, présente la liste de contrôle et les orientations du programme. Il discute du contenu de la trousse rouge et suscite les questions.

Conclure la première séance de mentorat Placez la documentation supplémentaire suivante dans la trousse rouge du nouveau membre : –un exemplaire récent du bulletin d'information de club; –les règlements de club; –les politiques de club; –la liste de contrôle du nouveau membre; –les coordonnées du mentor (p. ex., numéro de téléphone et adresse de courrier électronique).

Conclure la première séance de mentorat (suite) Prévoir d'autres réunions de mentorat (p. ex., avant ou après la réunion courante du club). Remercier le nouveau membre du temps qu'il a consacré et de son intérêt pour les Optimistes.

Liste de contrôle du nouveau membre « Mots-clés et phrases » –Ils revêtent une certaine importance pour votre club Optimiste et Optimist International. –Le nouveau membre donne une brève description des mots-clés et des phrases. –Le nouveau membre remplit la liste de contrôle sur une base continue.

Liste de contrôle du nouveau membre (suite) Le nouveau membre… –utilise un crayon pour répondre aux questions; –apporte sa liste de contrôle à chaque activité du club Optimiste; –est invité à poser les questions suscitées par la liste de contrôle.

Contacts continus de mentorat On s'attend à ce que le mentor… –assiste à chaque réunion pour accueillir et présenter le nouveau membre; –invite le nouveau membre à s'asseoir avec lui et à poser des questions; –révise la liste de contrôle du nouveau membre à chacune des rencontres. Raison : confirmer l'exactitude de l'information.

Contacts continus de mentorat (suite) On s'attend à ce que le mentor… –soit sensible aux manifestations d'intérêt du nouveau membre pour un comité ou un projet; –si tel est le cas, présentez-le aux présidents respectifs de comités de club; –soyez à l'affût des opinions critiques et des suggestions du nouveau membre. Les nouveaux membres apportent des idées fraîches!

Dernière séance de mentorat Téléphonez pour organiser la dernière séance au cours de la 8 e semaine du programme. Organisez la rencontre séparément d'une réunion courante du club. La séance ne doit pas durer plus d'une heure. Terminez la révision de la liste de contrôle du mentor et de celle du nouveau membre. Traitez de toute difficulté, préoccupation ou confusion.

Dernière séance de mentorat (suite) Aidez le nouveau membre à choisir un projet ou un comité. Félicitez-le de sa participation au programme complet de mentorat. Invitez-le à communiquer avec vous pour obtenir de l'information et échanger entre camarades. Vous avez formé un nouveau membre Optimiste et… vous vous êtes fait un ami.

Félicitations… vous avez réussi! OI

43 Calendrier du programme de mentorat Optimiste Avant l'intronisation a. Approbation du nouveau membre par le conseil d'administration b. Affectation du mentor c. Mentor fait le premier appel avant l'intronisation d. Mentor rencontre le nouveau membre à l'intronisation 1 re semaine a. Mentor et nouveau membre se rencontrent pour la première séance de mentorat b. Mentor explique le programme et présente la liste de contrôle du nouveau membre c. Mentor et nouveau membre fixent une heure et une date pour la mise à jour de la liste de contrôle d. Mentor rappelle au nouveau membre les réunions et projets à venir 2 e, 3 e, et 4 e Semaine a. Mentor rencontre le nouveau membre dans le cadre des réunions, activités et projets b. Mentor révise la liste de contrôle du nouveau membre c. Nouveau membre rencontre les membres du club et étudie sa liste de contrôle 5 e, 6 e, et 7 e Semaine a. Nouveau membre continue l'étude de sa liste de contrôle et en apprend sur les comités et projets b. Mentor informe et guide le nouveau membre c. La liste de contrôle du mentor est remplie et tenue à jour 8 e semaine a. Mentor et nouveau membre se rencontrent pour la dernière séance de mentorat b. Nouveau membre remplit sa liste de contrôle c. Mentor remplit, signe et soumet la liste de contrôle du mentor au président du comité de recrutement d. Le président de club remet des marques de reconnaissance au nouveau membre et au mentor