La signature électronique au service de l'émission de factures dématérialisées Un cas B-to-C

Plan de la présentation Les origines de dématérialisation des factures Enjeux de la dématérialisation Rappel du cadre juridique français Offre Clic Facture de France Telecom Extensions et évolutions de l'offre vers un système d'échange Retours d'expérience et chiffres collectés

Historique Dès l'apparition du document électronique, les usagers professionnels, dans leur échanges et transactions, ont cherché à réduire voire à éliminer le papier. Au delà du support électronique, on s'est posé également la question de l'échange des documents, d'où l'usage des supports de transmission (réseaux électroniques) Quid du document à valeur probante (documents officiels, transactions commerciales, papiers à entêtes, etc) échangé par des acteurs aussi bien domestiques que commerciaux. La signature électronique par laquelle le salut arrive Les solutions

Enjeux Economiques Administratifs Fluidité de l'échange de l'information entre les acteurs et opérateurs économiques Simplification des procédures par une automatisation accrue Automatisation des traitements Fiabilité des traitements Coûts inhérents aux traitements de la facture réduits D'une manière générale, on peut évoquer une dynamique nouvelle intronisant un nouveau type de traitement de l'information économique Administratifs Simplification de la relation entre les entreprises et l'administration fiscale sur la question de la facture légale Centralisation des opérations sur les factures Contrôle et accès aux documents simplifiés (l'archivage probant)

Enjeux (Suite) Juridiques (si bien encadrée par les dispositifs légaux) Traçabilité des actes Identification des acteurs Les incidences des litiges liées aux transactions commerciales (Decroissance possible !) Sociaux Accès et production de factures pour le grand public Etc Environnementaux Suppression de la matière "papier" Sécuritaire Réduction des menaces dues au sinistres industriels (architecture des systèmes d'information et des solutions d'archivage redondées)

Cadre juridique Européen (Français) Encore en 2001, en Europe les opération de facturation n'étaient pas uniformes du fait de plusieurs réglementations en vigueur (Essentiellement application de TVA propre à chaque membre) Cette directive introduit un format de facture unique donc structuré, pouvant être décliné aisément sous format électronique Elle oblige également les états membres de l'UE à reconnaître la valeur probante d'une facture électronique. Elle reconnaît également la valeur probante des échanges EDI en tant que procédé légal dans toute transaction faisant appel à des systèmes supportant des échanges EDI.

Les conditions imposées par l'UE Le certificat électronique qui permet d'apposer les signatures électroniques, par des mécanismes reconnus fiables et dignes de confiance L'archivage probant pouvant s'affranchir de l'aspect géographique donc pouvant être souscrit au près de tiers (y compris dans d'autres états non membres de l'UE) les principes fondamentaux à garantir, l’intégrité des données transmises, l’authenticité de l’origine des factures, les délais légaux d’archivage des factures : 6 ans pour le code général des impôts, 10 ans pour le code de commerce, 30 ans pour le code civil.

Clic Facture : overview de l'offre dématérialisée Orange Business Services propose une offre de dématérialisation de factures FE et Data Managée au moyen de la signature électronique. Elle met à disposition : des factures signées au format PDF accompagnées de la signature (sous forme d'empreinte électronique détachée du document principal) et du certificat, les principales données de la première page sont structurée au format XML, les factures via un service Internet qui permet de naviguer facilement tout en visualisant et/ou téléchargeant ces dernières. - Dès la souscription de ce contrat, l'envoi des factures "papier" est suspendu.

Principales fonctionnalités Recevoir ses factures par messagerie électronique Visualiser les duplicatas factures (domaine fixe et mobile). Télécharger les duplicatas factures (domaine fixe et mobile). Demande de ré-émission de duplicata (domaine fixe uniquement). Gestion des utilisateurs accédant à l'application (domaine fixe uniquement, fonction réalisée par le biais d'un portail). Visualisation des données détaillées reportées sur les factures (domaine fixe uniquement).

La diffusion des FE (Facturation entreprises) Cible PME/GC La diffusion des factures dématérialisées est réalisée soit par mail soit par téléchargement. Diffusion par mail : un mail pourra contenir plusieurs factures, les factures sont au format PDF, chaque facture est associée à un fichier signature, le certificat est intégré au fichier signature, L'enveloppe électronique contenant l’ensemble facture pdf + signature + les données structurées sous format XML, est systématiquement compressé. Nota bene : En cas de volumétrie du mail supérieure à 2Mo, les fichiers compressés sont envoyés dans plusieurs mails. Ceci est techniquement préconisé pour éviter de saturer la plupart des mailbox dont la taille est limitée.

Diffusion via un accès internet Cible compte GC Diffusion par téléchargement : Le téléchargement est fait par le client via le service Clic Visualisation à partir du portail Orange Business Services. La disponibilité de/des factures est précédée par l’envoi d’un mail au client pour l’informer de la mise à disposition de sa (ses) facture(s) en téléchargement Il s'agit d'une option paramétrable avec des fonctions de notification avancées (le portail spécifique de clic facture permet d'activer de telles fonctions pour les utilisateurs qui le souhaitent)

Principes techniques de Clic Facture Module de signature électronique Certificat X-509 France Telecom Facture PDF émise par le SI Facturation Génération de signature Enveloppe = Facture PDF + signature + Clé publique France Telecom France Telecom Client Clic Facture Réception enveloppe = PDF + signature + clé publique France Telecom Certificat X-509 Clé publique France Telecom Facture PDF Vérification de signature Outil déployé chez le client Consultation de la facture Acrobate Reader Validation de signature Optionnel

Système d'information (modules de facturation) Service clic visualiser Archivage légal Système d'information (modules de facturation) Système d'archivage Clic facture France Telecom Client Envoi par mail Service clic visualiser Téléchargement des fichiers, mais aussi configurer les notifications

Extensions aux Factures EDI L’EDI facture consiste à recevoir les factures du fournisseur par voie électronique Les factures électroniques sont reçues sur la plate forme d’échanges électroniques FT, puis transmises par interface au système de comptabilité fournisseurs (Comptafour pour France Telecom) L’objectif est d’enregistrer automatiquement les factures électroniques dans le système comptable Des contrôles sont effectués sur ces factures EDI; ces contrôles peuvent occasionner des rejets à 2 niveaux Au niveau de la plate forme EDI, les contrôles portent essentiellement sur la structure du message EDI (conformité aux spécifications) Au niveau de Comptafour, il s’agit de contrôles fonctionnels: existence du n° commande, identité du Siren fournisseur entre facture et commande, n° de poste de commande, facture non déjà existante dans le système …. Les factures rejetées, que ce soit au niveau de la plate forme EDI ou en entrée de Comptafour, ne sont pas prises en compte par FT. Elles font l’objet d’un mail à destination du fournisseur lui demandant de re-émettre les factures erronées après correction

Plate-forme EDI avec accès Web Gestion Commerciale SI Fournisseur Plate Forme EDI T r a d e X p s Unix AIX X25 / X400 1 Fichier Export En mode natif Serveur Web UPLOAD 3 4 Fichier XML Convertisseur 2 France Télécom Fournisseur (Syntaxe Edifact) Module MySign En option (Syntaxe Edifact) Module MySign En option

avec dématérialisation le coût est de 6,2 $ Quelques chiffres ! Gisement potentiels de bénéfices 1,5 $ 2 $ 15 $ 0,5 $ 1,5 $ 12 $ 1 $ 0 $ 3 $ 9 $ 3,2 $ Coût global facture = 13,5 $ avec dématérialisation le coût est de 6,2 $ 5 $ 6 $ 0 $ 3 $ 0 $ 1,5 $ 0 $ 1 $ Réception Imputation Comptable Validation Règlement Archivage Gestion de relance Litiges