Pas@pas La plate-forme des achats solidaires Principes et fonctionnement de l’outil DHA Centrale

1- Qu’est ce que Pas@pas ? Site Accès Libre Site Accès Réservé* L’association Pas@Pas a pour but de promouvoir et faciliter les achats auprès du secteur protégé et adapté et à celui de l’insertion par l’activité économique. Cette association est une association de loi 1901, créée par Adecco, Alcatel, BioMérieux, Bouygues Telecom, BPCE, la Compagnie des dirigeants et acheteurs de France (CDAF), EDF, ERDF, France Télévisions, le groupe La Poste, PSA Peugeot Citroën, le groupe Saint Gobain, Siemens, la SNCF, STEF-TFE et TOTAL avec le soutien des associations Avise et Handeco. Les achats solidaires sont un thème de réflexion de premier plan pour le groupe La Poste, en pleine cohérence avec ses engagements pour un développement durable. L’ambition du site est de faciliter l’emploi des populations fragilisées par un handicap ou une exclusion au sein des ESAT, EA et des SIAE, en favorisant les achats auprès de ces structures. Cela suppose donc d’établir un dialogue, une coopération entre les directions des achats et le marché de ces fournisseurs particuliers. D’où la création d’un outil internet destiné à favoriser la rencontre entre ces acteurs. Cet outil répond aux grandes fonctions suivantes : Site Accès Libre Site Accès Réservé* ► Fonds documentaire (législation, bonnes pratiques,…). ► Moteur de recherche sur un annuaire exhaustif des structures du secteur protégé et adapté et du secteur de l’insertion. ► Accès aux informations détaillées sur les fournisseurs. ► Diffusion de dossiers d’achats auprès d’un panel de fournisseurs du secteur adapté et protégé et de celui de l’insertion. * En tant que membre fondateur, La Poste dispose du droit d’accès réservé pour toute personne qui en aura l’utilité : par défaut, la filière achats, mais aussi les prescripteurs qui pourraient en faire la demande (sur la boite mail fonctionnelle pasapas.dhag@laposte.fr). . 2

2- Comment utiliser cet outil pour la filière achat du groupe La Poste ? L’outil Pas@Pas est un véritable vecteur destiné à promouvoir les achats auprès du secteur protégé et adapté et à celui de l’insertion par l’activité économique, en phase avec les engagement sociétaux du Groupe. Les achats auprès de ces secteurs permettent aussi de contribuer au respect de la loi du 11 février 2005 (pour l’égalité des droits et des chances et pour la participation et pour la citoyenneté des personnes handicapées) et de remplir les obligations pour les entreprises de plus de 20 salariés d’employer 6% de travailleurs handicapés. Quel est le principe de fonctionnement de l’outil ? Outre ses fonctions de références documentaires et d’accès aux bases de fournisseurs du secteur adapté, protégé et à celui de l’insertion, l’outil permet l’envoi d’un dossier achats à un panel de fournisseurs de ces secteurs. Je souhaite obtenir des l’informations sur les fournisseurs du secteur adapté ? Je souhaite envoyer un dossier achats à un panel de fournisseurs du secteur adapté ? Les fournisseurs du panel reçoivent la fiche de consultation Les fournisseurs me contactent pour faire leur proposition Consultation des fiches fournisseurs Construction d’un panel de fournisseurs Renseignement et publication de la fiche de consultation Par défaut, Pas@Pas met le dossier achats à disposition de l’ensemble des fournisseurs référencés Dans quels cas utiliser la plateforme Pas@pas ? Typologie d’achats (cf. Règles d’Achats de La Poste sur M@lice/Juridique/textes de référence) Commentaires Première Procédure Adaptée (valeur inférieure à 100 k€HT) Toutes les fonctions de diffusion de dossiers de Pas@Pas sont utilisables, sans restriction particulière (liberté de délais, possibilités de cibler son panel,…) Marché réservé - Seconde Procédure Adaptée (valeur égale ou supérieure à 100k€ HT et inférieure aux seuil communautaires) 1- Effectuez en premier lieu votre mesure de publicité comme vous le faites habituellement au travers de l’Espace Fournisseurs. Il est nécessaire de spécifier dans votre avis que le marché est « réservé » (cf Art117 et suivants des Règles d’Achats). 2- Dans le formulaire Pas@Pas, invitez les fournisseurs à se reporter à l’ensemble des informations publiées et demandées dans l’Espace Fournisseurs. 3- La publicité doit être effectuée auprès de tous les fournisseurs de la base Pas@Pas (c’est la proposition par défaut de l’outil). NB : Il est possible de ne réserver qu’une partie (un ou plusieurs lots) d’un marché. Marché réservé - Procédure Formalisée (à partir des seuils communautaires) 3

3- Pas@pas : mode d’emploi (1/5) 3.1- Présentation générale du site / Comment se connecter? L’adresse du site Pas@pas est : www.achats-pas-a-pas.fr 3 1 2 1 1 Par défaut, vous accédez à la partie publique du site. Vous trouverez sur cette page: 1 Un ensemble d’informations sur les achats solidaires : présentation de l’association, news, bonnes pratiques, législation,…. Toutes ces informations sont accessibles via les colonnes centrales et latérales de la page et le menu de haut de page. 2 Un moteur de recherche multicritères permettant d’accéder aux fiches des fournisseurs du secteur adapté et protégé et du secteur de l’insertion. 3 Pour accéder à votre espace réservé, cliquez sur Pour vous connecter, il vous sera demandé : votre adresse email votre mot de passe : ce dernier vous a été envoyé par email par l’expéditeur « Pas@Pas – Webmaster » Un bouton vous permet de réinitialiser votre mot de passe si vous l’avez perdu. Demande d’accès supplémentaire via la boite mail fonctionnelle pasapas.dhag@laposte.fr. 4

3- Pas@pas : mode d’emploi (2/5) Une fois identifié, cliquez ensuite sur « Accéder à votre espace ». 1 Vous avez ensuite la possibilité de consulter les fiches complètes des fournisseurs, de structurer vos panels de fournisseurs et de créer votre dossier achat . 1 2 3.2- Comment rechercher des fournisseurs du secteur adapté? Le bandeau latéral vous permet de faire vos recherches (par secteur d’activité, par zone géographique, voire, avec le moteur de recherche, par effectif, CA, type de structure,…) 1 Les résultats sont présentés sous forme d’une liste à partir de laquelle vous pouvez accéder aux informations complètes de la fiche fournisseur en cliquant sur la raison sociale. Pour le secteur Protégé et adapté, les fournisseurs se connectent (gratuitement) au site, de préférence  via Handeco qui  tient à jour la base de données des 2000 EA-ESAT. Pour l'insertion, dès 2012, Pas@Pas sera relié à la base de données de www.socialement-responsables.org qui est tenue à jour par l'AVISE. Handeco et Avise sont partenaires de Pas@Pas. 5

3- Pas@pas : mode d’emploi (3/5) 3.3- Comment constituer un panel auquel je vais adresser un dossier d’achats ? NB : Cette étape est formellement proscrite pour les achats supérieurs à 100 k€ HT. Pour ces achats, choisir la diffusion à toute la base Fournisseurs. Pour adresser vos dossiers achats aux fournisseurs du secteur adapté ou prtogé, vous devez sélectionner un panel de fournisseurs auquel le dossier sera envoyé. C’est à vous de construire ce panel. Les panels peuvent être de 2 types : 1- Les « Panels Critères » qui vont vous permettre d’envoyer le dossier à tous les fournisseurs répondant aux critères que vous pourrez sélectionner par la zone . 3 1 Dans le champs « Sauvegarder cette recherche », mettez ensuite un nom à la recherche que vous venez d’effectuer (ex : Fournisseurs Nettoyage dep78). Cliquez sur rechercher. Votre recherche sera ainsi mémorisée. Elle sera également « dynamique » dans le sens où votre panel évoluera en fonction des nouveaux fournisseurs intégrés à la base qui répondront à vos critères. 2 3 Vous pouvez consulter la liste des fournisseurs des panels que vous avez créé via la fonction « rechercher un panel » puis en appuyant sur « Charger ». 1 2- Dans les « Panels Fournisseurs», choisissez directement les fournisseurs que vous voulez y voir figurer. Après une recherche, cliquez sur l’étoile En bas de page, ajoutez votre fournisseur à un panel existant ou créez un nouveau panel. 2 6

3- Pas@pas : mode d’emploi (4/5) 3.4- Comment saisir et diffuser votre dossier d’achats ? NB : Pour les achats supérieurs à 100 k€ HT, cette publicité vient en complément de celle effectuée sur l’Espace Fournisseurs. 1 Eléments de description du dossier achats. Cas 1- L’achat est inférieur à 100 k€ HT : Aucune contrainte particulière dans la formulation de votre descriptif, dans la gestion des dates et l’ajout de vos pièces jointes (expression de besoin, demande de devis, etc…). Cas 2 – L’achat est supérieur ou égal à 100 k€ HT. Dans le champs « Description », faites un renvoi vers votre publicité complète effectuée sur l’Espace Fournisseurs. Assurez vous également de la bonne concordance des dates indiquées. On évitera également de rajouter des PJ ici, ces dernières pouvant être mise dans l’Espace Fournisseurs, considéré ici comme la mesure de publicité de référence. 1 Le choix du panel auquel diffuser votre dossier achats. Cas 1- L’achat est inférieur à 100 k€ HT : Vous pouvez librement utiliser les panels que vous vous serez construits. Dans la mesure du possible, le panel devra au moins être constitué de 3 fournisseurs. Cas 2 – L’achat est supérieur à 100 k€ HT : Vous devez utiliser le panel par défaut : Tous les fournisseurs. 2 2 3 Le statut vous permet de gérer le cycle de votre dossier, du mode brouillon au mode « publier », étape nécessaire à l’envoi de votre dossier aux fournisseurs du secteur adapté, protégé ou de l’insertion sélectionnés, et aux fonctions de suppression. Une fois votre publication effectuée, vous pouvez retrouver la liste de vos dossiers traités dans Pas@Pas dans « Votre espace » puis « Visualiser les consultations ». 3 7

3- Pas@pas : mode d’emploi (5/5) 3.5- Une fois mon dossier d’achats publié, que se passe t-il ? Tous les fournisseurs référencés dans l’outil disposent de leur propre tableau de bord dans lequel ils vont pouvoir retrouver l’ensemble des dossiers achats sur lesquels ils sont sollicités (dossiers en provenance de La Poste ou d’autres sociétés). Pour les achats inférieurs à 100 k€ HT, si votre panel est inférieur à 50 fournisseurs, vos fournisseurs recevront un email d’alerte complémentaire. 1 1 Les fournisseurs accèdent à une fiche de détail de votre dossier achats. Soit le dossier est supérieur ou égal à 100k€ HT et le fournisseur se reporte à l’Espace Fournisseurs pour manifester son intérêt, Soit le dossier est inférieur à 100k€ HT et le fournisseur aura accès à vos coordonnées pour une prise de contact directe et une réponse à votre demande (offre, devis,…). 8