BASE ELEVES PREMIER DEGRE Module de formation sur les évolutions de la version 06.4 Présentation sonorisée

Avant propos L’application Base élèves premier degré est en cours d’expérimentation. Afin d’être au plus près des besoins des directeurs d’école, elle évolue en fonction des remarques des utilisateurs. Les évolutions de la version 06.4 font l’objet de cette présentation.

Les évolutions de la version Amélioration de la recherche des fiches élèves dans les modules Mairie et Directeur 2 Normalisation de la saisie de la commune de résidence 3 Création d’un accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission acceptée. 4 Amélioration de l’édition des certificats de radiation. 5 Création du module prévisions des effectifs.

Amélioration de la recherche des fiches élèves dans les modules Mairie et Directeur Objectif : éviter la saisie en double de fiches administratives Principe : toute création de fiche dans l’application base élèves sera précédée d’une recherche de l’élève.

Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Mairie - La modification concernant la recherche des fiches élèves est effective dans la gestion individuelle des inscriptions

Avant de procéder à la saisie d’une fiche administrative pour un élève, il faut vérifier si l’élève n’a pas déjà été inscrit dans la commune. Il faut saisir a minima les deux premières lettres du patronyme de l’enfant Cliquer ensuite sur le bouton chercher Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Mairie -

Si et seulement si l’élève à inscrire n’apparaît pas dans cette liste, cliquer sur le bouton nouveau afin de créer sa fiche administrative. Si l’élève à inscrire apparaît dans cette liste, il est impératif de cliquer sur son nom pour accéder à son dossier. Cette opération permettra d’éviter de créer des doublons Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Mairie -

Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur - La modification concernant la recherche des fiches élèves est effective dans la gestion individuelle des admissions

Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur - Le directeur choisit une année scolaire Il renseigne a minima les deux premières lettres du nom de l’élève Et clique sur le bouton Chercher La première étape de la recherche de la fiche administrative de l’élève s’effectue au niveau de la commune Afin d’éviter la création de doublons, toute admission d’un élève par le directeur doit commencer par la recherche de sa fiche.

Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur - Si et seulement si l’élève à inscrire n’apparaît pas dans cette liste, cliquer sur le bouton « Autre » afin d’élargir la recherche Si l’élève à admettre apparaît dans cette liste, il est impératif de cliquer sur son nom pour accéder à son dossier. Cette opération permettra d’éviter de créer des doublons

Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur - Si et seulement si l’élève à inscrire n’apparaît pas dans cette liste, cliquer sur le bouton nouveau afin de créer sa fiche administrative. Si l’élève à admettre apparaît dans cette liste, il est impératif de cliquer sur son nom pour accéder à son dossier. Cette opération permettra d’éviter de créer des doublons La deuxième étape de la recherche de la fiche administrative de l’élève s’effectue au-delà du territoire de la commune.

Recherche de la fiche administrative d’un élève. - Module Directeur - Le directeur peut alors créer une nouvelle fiche pour l’élève.

Les évolutions de la version Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Normalisation de la saisie de la commune de résidence 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs

Normalisation de la saisie de la commune de résidence Objectif : L’objectif de l’évolution du format de l’adresse de résidence est de normaliser les libellés des communes et de pouvoir accepter les adresses à l’étranger Principe : L’évolution concernant la commune de résidence est effective :  Dans les modules mairie et directeur,  Pour les processus inscription, admission, gestion courante,  En création ou modification des adresses des élèves, des responsables et des personnes à contacter en cas d’urgence.

Normalisation de la saisie de la commune de résidence Rappel des règles de fonctionnement de la base élèves 1 -Lors de la saisie de l’adresse de l’élève, le champ « commune » est pré- rempli par défaut avec le nom de la commune de l’ école qu’il fréquente. 2 - Lors de la saisie de l’adresse des responsables de l’élève, les champs de l’adresse sont pré-remplis par défaut à partir de ceux de l’adresse de l’enfant. 3 - La nomenclature des communes est liée à celle des codes postaux. A un code postal donné est associé une ou plusieurs communes

Normalisation de la saisie de la commune de résidence 1 er CAS : Code postal identique mais commune de résidence différente de celle de l’école Voici une démonstration de cette nouvelle fonctionnalité lors de la saisie de la fiche administrative d’un élève. Le directeur clique sur une autre commune de la liste, le nom de cette commune apparaît alors en surbrillance et reste en l’état

Normalisation de la saisie de la commune de résidence le directeur saisit un nouveau code postal Il clique alors sur le bouton rechercher 2 ème CAS : Code postal différent de celui de l’école.

Normalisation de la saisie de la commune de résidence Si le code postal correspond à une seule et unique commune, le nom de la commune s’affiche directement

Normalisation de la saisie de la commune de résidence Si le code postal correspond à plusieurs communes, le directeur clique sur le nom de la commune de son choix Le nom de cette commune apparaît alors en surbrillance et reste dans cet état.

Normalisation de la saisie de la commune de résidence Si le code postal est erroné, le directeur est invité a en saisir un nouveau Si le code postal est erroné, le directeur est invité à en saisir un nouveau

Normalisation de la saisie de la commune de résidence les champs code postal et commune ne sont alors plus liés et ne sont plus attachés à une nomenclature : la saisie est libre mais reste obligatoire. Le directeur est invité à indiquer « inconnu » dans ces champs si l’adresse précise n’est pas connue 3 ème CAS Pour saisir une adresse à l’étranger, Le directeur sélectionne d’abord le pays dans la liste.

Les évolutions de la version Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Recherche de la commune de résidence de l'élève et des responsables à partir du code postal. 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs

Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission Objectif : Mettre à disposition des directeurs d’école avant la date d’effet de la radiation, les dossiers des élèves faisant l’objet d’une radiation. Principe : Dans l’admission acceptée, le directeur qui effectue une recherche élargie voit dorénavant : les élèves à l’état inscrit, radié et admis définitif quittant l ’école (c’est ce que nous appellerons les élèves « radiables »).

Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission Outre les élèves radiés de leur école précédente, le directeur voit également ceux qui font l’objet d’une radiation à une date ultérieure, « les radiables », Dans ce cas, la date d’effet de l’admission acceptée devra être postérieure à la date d’effet de la radiation. Afin de procéder à l’admission individuelle des élèves, le directeur effectue une recherche étendue sur le nom de l’élève. L’évolution concernant l’admission des élèves « radiables », concerne l’admission individuelle des élèves dans l’application du directeur.

Les évolutions de la version Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Recherche de la commune de résidence de l'élève et des responsables à partir du code postal. 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs

Édition des certificats de radiation. Objectif : Permettre au directeur d’éditer individuellement des certificats de radiation y compris par anticipation. Principe : L’édition de tout certificat de radiation est possible dès l’instant où un élève a fait l’objet d’une décision de radiation ou d’une décision de passage faisant état de son départ de l’école.

Édition des certificats de radiation Dans la gestion courante du directeur, l’évolution concernant l’édition des certificats de radiation est effective dans la rubrique : Éditer individuellement un document administratif

Édition des certificats de radiation Dans la gestion courante, le directeur peut désormais éditer individuellement un certificat de radiation autant de fois qu’il le désire : 1.Par anticipation 2.Le jour même de l’acte de radiation 3.Pendant toute l’année scolaire en cours 4.Dans le cas où l’élève quitte l’école suite à son passage dans un autre niveau.

Les évolutions de la version Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Recherche de la commune de résidence de l'élève et des responsables à partir du code postal. 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs

Prévisions des effectifs Objectif : Permettre au directeur de répondre à des demandes de prévisions des effectifs émises par l’inspection académique au titre de l’année scolaire suivante. Principe : L’inspection académique émet une demande de prévision des effectifs à effectuer sur une période donnée. Le directeur peut alors accéder à cette fonctionnalité en trois temps.

Prévisions des effectifs L’inspection académique lance une campagne de prévisions d’effectifs en en précisant une date de début et une date de fin.

Prévisions des effectifs Dans le menu École, suite à la demande de l’inspection académique reçue par mél, le directeur peut effectuer des prévisions d’effectifs pour l’année scolaire suivante. Cette opération ne peut être effectuée que dans la période définie par l’inspection académique.

Prévisions des effectifs ETAPE 3 Le directeur consulte, édite et valide les « brouillons » de son choix Cette prévision s’effectue en trois étapes successives. ETAPE 1 la montée pédagogique automatique : tous les élèves sont passés automatiquement au niveau supérieur. ETAPE 2 Le directeur ajuste les prévisions en intervenant sur la montée pédagogique, sur le nombre d’élèves sortants et entrants et, enregistre différents « brouillons « de prévisions.

1ère étape : Effectuer une montée pédagogique automatique L’application simule automatiquement la montée pédagogique des élèves : tous les élèves admis définitivement sont passés au niveau supérieur. Le directeur a la possibilité d’enregistrer cette simulation s’il le souhaite.

2 ème étape : Saisir des prévisions des effectifs pour l’année N+1 1- Le directeur corrige éventuellement les chiffres de la montée pédagogique automatique. 2- Il saisit le nombre d’élèves entrants et le nombre des élèves sortants.

2 ème étape : Saisir des prévisions des effectifs pour l’année N+1 En cliquant sur le bouton OK, le directeur enregistre la prévision d’effectifs, Attention Pour répondre à la demande de validation des effectifs faite par l’IA, il faudra valider cet état des effectifs dans la troisième étape. En cliquant sur ce lien, le directeur a la possibilité d’éditer les prévisions enregistrées, au format d’un tableur.

3 ème étape : Gérer les prévisions des effectifs En cliquant sur ce lien, le directeur a la possibilité de visualiser ou d’éditer l’état enregistré Tant que la prévision des effectifs est à l’état « non validé » le directeur a la possibilité de la supprimer en cliquant sur la corbeille. Un clic sur le bouton Valider permet au directeur de répondre à la demande de validation faite par l’IA Remarque : Un état validé par le directeur est automatiquement archivé à la fin de la campagne de validation En cliquant sur le bouton rapprocher, le directeur peut comparer l’état actuel de ses effectifs avec les prévisions qu’il a validées. Voir écran suivant >>>

Cette présentation est terminée. Vous pouvez revenir sur un chapitre de votre choix en cliquant sur les liens suivants : Avant propos 1 Modification des recherches de fiche - Module Mairie - Module Directeur 2 Recherche de la commune de résidence de l'élève et des responsables à partir du code postal. 3 Accès aux dossiers des élèves « radiables » lors de l'admission 4 Édition des certificats de radiation. 5 Prévisions des effectifs Quitter la présentation