Partage d’expériences autour de la coordination du catalogage Valérie Travier, AURA Valérie Papa, Direction de la documentation et de l’édition de l’université de Lorraine Émilie Liard, SCD de l’université de Poitiers Laurent Piquemal, ABES

Modalités de déroulement de la session Un espace collaboratif pour déposer sa Contribution : Ouvert du 1er avril au 1er juin 2012 23 contributions 13 établissements contributeurs Thème « contrôle de la qualité des données » : 8 contributions Thème « gestion d’une équipe de catalogueurs » : 8 contributions Thème « appropriation de l’outil WinIBW » : 5 contributions Thème « statistiques » : 2 contributions Le thème Statistiques n’a pas été retenu pour cette session, de façon à consacrer le plus de temps possible aux thèmes fédérateurs. Merci aux correspondants catalogage et/ou coordinateurs des établissements contributeurs WORDLE pour avoir une idée de ce dont on va parler 024 : SCD de l’université de Bourgogne 027 : SICD de l’université de Grenoble 2-3 035 : SCD de l’université de Lille 3 044 : Bibliothèque de l’université de Lorraine 050 : SCD de l’université de Nice Sophia Antipolis 056 : SCD de l’université de Poitiers 067 : SICD des universités de Toulouse 076 : SCD de l’université Paris Descartes 079 : SCD de l’université Paris Diderot 088 : Bibliothèque Sainte-Geneviève 090 : Bibliothèque de l’INHA 162 : SCD de l’IUFM de Paris 164 : Bibliothèque de la Fondation Maison des sciences de l’homme Paris JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Modalités de déroulement de la session Plan : Gestion d’une équipe de catalogueurs Valérie Papa Appropriation de l’outil WinIBW Laurent Piquemal Contrôle de la qualité des données Émilie Liard Conclusion Valérie Travier Modalités : 2 correspondants catalogage choisies par l’AURA et l’ABES pour se faire le porte parole des contributions du thème pour lesquels elles ont elles-mêmes contribuées : Valérie Papa (SCD de l’université de Lorraine) et Emilie Liard (SCD de l’université de Poitiers). 25 minutes pour chaque thème, débats compris Plan : -> Valérie Travier : introduction -> Laurent Piquemal : modalités de déroulement de la session Notre réseau, ce sont avant tout des collègues, des hommes : -> Valérie Papa : gestion d'une équipe de catalogueurs Ces collègues doivent travailler au quotidient avec un outil, il faut apprendre à le maîtriser : -> Laurent Piquemal : appropriation de l'outil WinIBW Une fois la maîtrise de l’outil acquise, toute notre attention peut se focaliser sur la qualité des données -> Emilie Liard : contrôle de la qualité des données -> Valérie Travier : conclusion JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Gestion d’une équipe de catalogueurs 3

Formation Formation en interne : Pour les nouveaux arrivants Pour tous Formations suivies : Répercuter aux autres membres de l’équipe

Contributions : Formation ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3 Formations internes, principalement en début d’année mais aussi au fil de l’arrivée de nouveaux collègues. ILN 024 – SCD de l’université de Bourgogne Formation continue à l'outil de catalogage WinIBW pour les nouveaux arrivants mais aussi pour le personnel déjà en poste (rappels, nouveautés…). Notre SCD étant établissement –relais pour l'ABES est, au fait, très rapidement, des nouveautés, de l'évolution de WinIBW… ILN 088 – Bibliothèque Sainte-Geneviève La priorité est mise sur la formation des catalogueurs à leur arrivée ; Le catalogage est confié à des professionnels (Bibas, Bib, Conservateurs) formés, aptes à corriger les notices et invités à s'abonner à sucat et à suivre les stages rameau ; ILN 076 – SCD de l’université Paris Descartes La proximité de l'équipe facilite le rôle du coordinateur Sudoc quant à l'encadrement, au suivi des pratiques de catalogage, au suivi des traitements mais également dans la formation des nouveaux arrivants. Toute l'équipe est capable d'apporter le cas échéant les corrections nécessaires aux notices. Les formations suivies par l'un des catalogueurs (catalogage, rameau …) sont systématiquement présentées à l'ensemble de l'équipe.

Information Différents outils à disposition : Réunions entre catalogueurs Listes de diffusion : non seulement celles de l’ABES mais également en interne ENT Pour des équipes plus larges : personnes relais pour transmettre formations et informations

Contributions listes de diffusion et ENT : ILN 056 – SCD de l’université de Poitiers Afin de diffuser ou de "pousser" les informations concernant le catalogage et le réseau en général, nous utilisons la fonction "annonces" sur le bureau virtuel de l'ENT (Environnement numérique de travail). Chaque nouvelle information fait l'objet d'une "annonce" qu'on peut choisir de diffuser à un groupe plus ou moins large et de pousser par mail. Ca permet de sélectionner et centraliser les informations qui paraissent pertinentes pour nous. ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3 Utilisation d’une liste de diffusion pour le service et d’une autre partagée par tous les catalogueurs (sorte de Sucat local). ILN 076 – SCD de l’université Paris Descartes Chaque catalogueur est abonné aux listes de diffusion ce qui permet d'être au fait de toutes les informations générées par l'Abes.

Contributions : réunions ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3 Organisation de réunions d’équipe et de réunions techniques de catalogage. ILN 024 – SCD de l’université de Bourgogne Au sein de notre SCD, un groupe de travail "Qualité du catalogue" a été créé depuis plusieurs années. Le correspondant catalogage SUDOC est responsable et anime ce groupe (en partenariat avec le responsable SIGB). Y siègent également, à chaque réunion, la directrice adjointe, 1 représentant de chaque bibliothèque participante (cataloguant dans WinIBW et/ou dans le SIGB local). Chaque représentant a, ensuite, pour mission, de rapporter aux catalogueurs de SA bibliothèque, le compte-rendu de réunion. ILN 067 – SICD des universités de Toulouse A l'université Toulouse 3, il existe un service de catalogage centralisé pour l'ensemble du SCD (bibliothèques intégrées + une partie des bibliothèques associées). Les catalogueurs sont spécialisés par domaine (Sciences, Santé) ou par type de documents (thèses) mais des réunions de service et des chantiers communs (par ex. 50 thèses à traiter en 2 jour par toute l'équipe) permettent de développer la polyvalence de chacun et la cohésion de l'équipe.

Contributions : relais ILN 088 – Bibliothèque Sainte-Geneviève Au point de vue organisation structurelle, il y a une responsable du service catalogue qui a des "relais" dans les départements qui cataloguent ; cela est nécessaire car impossible de maîtriser le catalogage des monogr. des perio,des livres anciens, des estampes… C'est la responsable qui est correspondante catalogage du sudoc (traite ou redirige les demandes et les messages rocou) et coordinatrice.

Répartition et harmonisation Mise en place de chantiers de catalogage Harmonisation des pratiques surtout quand les catalogueurs ne sont pas tous sur un même site Pour cela, une aide avec l’utilisation d’outils communs ...

Contributions : répartition ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3 Un des catalogueurs est coordinateur de l’équipe et s’occupe notamment de la répartition des chantiers bibliogr. ILN 024 – SCD de l’université de Bourgogne Chantiers bibliographiques au sein de notre SCD : le groupe se réunit afin d'organiser et de mettre en œuvre des chantiers bibliographiques. Par exemple, nous avons décidé de cataloguer dans le SUDOC toutes les monographies électroniques issues de Numilog. ILN 067 – SICD des universités de Toulouse A l'université Toulouse 3, il existe un service de catalogage centralisé pour l'ensemble du SCD (bibliothèques intégrées + une partie des bibliothèques associées). Les catalogueurs sont spécialisés par domaine (Sciences, Santé) ou par type de documents (thèses) Relations transversales et chantiers communs également avec les bibliothèques associées qui cataloguent dans le Sudoc (Ebooks avec la bibliothèque de Math).

Contributions : répartition ILN 088 – Bibliothèque Sainte-Geneviève Traitement des ouvrages par ordre d'arrivée (sauf circuit rapide pour libre accès et ouvrages aux programmes etc…); Pas de spécialisation disciplinaire ou linguistique affichée .**__pas de "localisateurs". Ce qui permet de ne pas avoir de vérifications à faire (ce qui serait d'ailleurs impossible faute de temps). ILN 076 – SCD de l’université Paris Descartes A l'université Paris Descartes existe depuis septembre 2005 un service centralisé des acquisitions du livre (SCAL). Le pôle de catalogage est constitué de l'équivalent de 6 catalogueurs dont le coordinateur Sudoc et le correspondant catalogage. Ce service assure en priorité le traitement des acquisitions courantes pour l’ensemble des bibliothèques du SCD et de quelques bibliothèques de laboratoire. Il a également en charge le catalogage courant des thèses soutenues à l’Université Paris Descartes et plus récemment celui des ebooks. Il est sollicité pour le traitement de chantiers de catalogage rétrospectif pour l'ensemble des bibliothèques.

Contribution : harmonisation ILN 024 – SCD de l’université de Bourgogne A la fin de chaque réunion, un compte-rendu est rédigé et mis en ligne sur l'intranet de notre Portail documentaire. Ce groupe a pour principales missions : harmonisation du travail de catalogage dans WinIBW et de ce fait dans notre SIGB (nous avons décidé de modifier nos bordereaux de catalogage du SIGB selon l'Unimarc B "SUDOC"). Les bibliothèques ne cataloguant pas dans WinIBW ont pour obligation de cataloguer dans le SIGB local à l'identique du catalogage effectué dans WinIBW, ILN 088 – Bibliothèque Sainte-Geneviève Chaque département alimente un dossier avec des consignes et des modèles. La responsable s'attache actuellement à diffuser les infos liées à la FRBRisation : diffusion à chaque collègue des plaquettes ou des synthèses qui lui parviennent via Abes ou BNF. ILN 090 – Bibliothèque de l’INHA L'INHA, réinformatisé, a cherché à optimiser son circuit du livre : les acquisitions passent désormais par le Sudoc. Les acquéreurs se localisent (code peb "acquisition") sur une notice existante ou après dérivation (notice de statut "en acq"). Cela permet d'utiliser une seule et même notice à toutes les étapes du circuit du livre et d'assurer une meilleure cohésion des services autour d'un outil commun. Peut-être, le GM ayant déjà été revu en ce sens, un modèle réseau à expliquer et à exploiter ?

Exemple des bibliothèques de l’Université de Lorraine Situation actuelle : Existe depuis le 1er janvier 2012 et possède encore actuellement 4 ILN (44, 47, 48 et 102) Sites géographiques distants (principalement Nancy et Metz mais également des sites dans d’autres lieux de la Lorraine) Pratiques différentes selon les anciens SCD

Exemple des bibliothèques de l’Université de Lorraine Mise en place : Personnes relais (formation, diffusion de l’information) Liste de diffusion pour l’ensemble des catalogueurs Rencontre du nouveau coordinateur avec l’ensemble des catalogueurs par site État des lieux des pratiques

Et autrement D’autres solutions pour communiquer entre nous et mettre en place le catalogage : Utilisation des réseaux sociaux, ... Nouveaux outils ou nouvelles procédures

Appropriation de l’outil WinIBW Pour s’approprier un outil, le faire sien, il faut passer par différentes étapes : découverte, curiosité, obsession et enfin conviction. Je vous propose de voir de quelles solutions vous disposez pour proposer à vos équipes cette initiation à WinIBW 17

Découvrir La formation initiale Une équipe de 14 formateurs-relais 26 sessions en 2011-2012 214 collègues formés Un support actualisé chaque année Formation systématique des nouveaux Arguments : Réponse aux attentes apport de connaissances

Découvrir Les formations locales Organisation de sessions thématiques Organisation de sessions allégées, à partir de la formation initiale de l’ABES Utilisation libre des supports de l’ABES le support de cours complet les diaporamas, à demander les mémos, à diffuser

Contributions : formation initiale ILN 024 – SCD de l’université de Bourgogne Appropriation de l'outil WinIBW au sein de notre SCD de plusieurs façons : Notre SCD étant établissement "Formateurs relais" pour l'ABES, sont conviés, lors de sessions dites "mixtes" (stagiaires internes à notre SCD et externes hors de notre SCD), les nouveaux arrivants, les collègues ayant besoin d'une piqure de rappel… L'outil évoluant sans cesse, cette formation est une bonne occasion pour apprendre de nouvelles astuces, les nouveautés etc. - Organisation de formations "thématiques" à WinIBW (chaque formation thématique est systématiquement accompagné de modules complémentaires mais indispensables : "Introduction à WinIBW" ; "Recherche documentaire" ; "Données codées") : "Exemplarisation" ; "Catalogage d'un document type monographie : création, liens…" ; "Catalogage d'une autorité de type Personne physique" ; "Etats de collection des périodiques"… - Rédaction et mise en ligne sur l'Intranet de notre Portail documentaire de mémos. Par exemple : "Comment créer, modifier, supprimer un raccourci de script"… Dernièrement, un mémo sur les nouveautés de la nouvelle version de WinIBW a été rédigé et mis à disposition des catalogueurs. Contribution de l'ILN 088 – Bibliothèque Sainte-Geneviève Tout nouveau catalogueur ne sachant pas utiliser WinIBW est inscrit pour une session dispensée par un formateur-relais ( moi en l’occurrence). Quand cela n’est pas possible ou souhaité ( contrat court, arrivée hors période de sessions de formation) je fais une formation au logiciel en me servant du programme de la formation-relais que j’allège : pas les pério, ni les ressources électroniques, ni les thèses. La formation est dispensée à 2 ou 3 personnes maximum ce qui permet de l’effectuer dans de bonnes conditions. Et dans tous les cas je leur donne les memos du support de la formation initiale. Question : ces memos sont-ils bien connus et utilisables par les personnes assurant des formations ? Contribution du SCD de Bourgogne intéressante : organisation de sessions de formation locales, thématiques rédaction de mémos : pourquoi ne pas les partager au sein du réseau ? Mise à disposition de ressources pédagogiques sur un réseau local (Portail documentaire) Contribution de la BSG : formation locales et allégées, à partir des diaporamas de l’ABES Diffusion des mémos de l’ABES

Découvrir Les mémos de l’ABES

En vouloir davantage La formation continue L’autoformation Un nouveau service de l’ABES un jeudi sur 2 45 minutes de perfectionnement sessions à distance programme et inscription sur le site web de l’ABES L’autoformation La plateforme http://moodle.abes.fr tutoriels en libre-accès services particuliers en accès authentifié

Contributions : formation continue ILN 088 – Bibliothèque Sainte-Geneviève Les catalogueurs utilisant WinIBW depuis longtemps ne bénéficient par contre d’aucune formation « continue ». Et je me suis aperçue que bien des fonctions du logiciel ( qui pourraient être utiles) sont ignorées. Je n’ai jamais eu le temps (et ne l’aurai sans doute jamais) de rédiger des fiches Suggestion : un message régulier de l’ABES signalant l’existence de telle ou telle fonction peu connue sous une forme brève ? ILN 076 – SCD de l’université Paris Descartes Nous nous sommes rendus compte que pas mal d'astuces qui pourraient nous faciliter le travail au quotidien nous échappent et de ce fait, il serait judicieux de proposer ces sessions également aux catalogueurs chevronnés à qui ces formations pourraient faire office de piqûre de rappel. Je suis d'accord avec la proposition de notre collègue de l'ILN088 pour demander à l'Abes de nous signaler sous une forme de brève, l'existence d'une fonction, d'une pratique… et pourquoi pas, envisager cela également sous forme de webinaire ! Ces contributions montrent l’attente des établissements pour une offre de formation continue. Elle sera proposée à la rentrée universitaire. Quels contenus souhaiteriez-vous ?

En vouloir davantage Les documents de référence Le guide méthodologique  À découvrir : « Les astuces de Winnie’s Mamma » Onglet « Aide au catalogage » : la référence Onglet « Manuels » : la description exhaustive du fonctionnement de WinIBW

Contributions : documents de référence ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3 Le guide méthodologique sert de référence à tous les catalogueurs, y compris BUFR non déployées. Concernant les petites astuces d’usage, c’est souvent en travaillant ensemble qu’on les partage le mieux. ILN 076 – SCD de l’université Paris Descartes Merci pour le GM (guide méthodologique) qui est une source d'informations ! Je l'utilise couramment et le surnomme "la bible du catalogueur"!!! et BRAVO ! pour les tutoriels. Le guide méthodologique sert de référence à tous les catalogueurs, y compris BUFR non déployées. Quelles actions pour encourager la consultation du GM et des manuels ?

En vouloir davantage Les documents de référence Comment se tenir informé des pages du GM mises à jour ?  Bientôt un fil RSS Comment retrouver rapidement des infos dans les manuels ?  Bientôt un nouveau moteur de recherche Ces deux questions ont été largement posées lors de l’enquête de satisfaction proposée par l’ABES en 2011. Les solutions proposées par l’ABES : La mise en place d’un flux RSS sur le GM, pour annoncer que telle page vient d’être mise à jour L’amélioration du moteur de recherche

Ne parler que de ça L’échange entre collègues Partage des astuces, des trucs appris en formation Partage au sein de l’AURA Partage avec l’ABES On peut échanger avec l’ABES sur l’outil WinIBW : Par le guichet d’assistance Par le biais des groupes de travail (formateurs-relais, force de proposition) Par les candidatures à devenir « site pilote » Par le biais de l’AURA

Contributions : échanges ILN 079 – SCD de l’université Paris Diderot Echanges réguliers avec les responsables de l'application WinIBW à l'ABES. Volontariat pour être établissement "pilote" de la dernière version de WinIBW (tests de tous les nouveaux scripts) ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3 Concernant les petites astuces d’usage, c’est souvent en travaillant ensemble qu’on les partage le mieux. Contribution de Paris Diderot : - Expérience d’échanges avec l’ABES (site pilote)

Etre fan L’optimisation des fonctions automatiques Utilisation systématique des scripts proposés par le logiciel Créer ses scripts en fonction des besoins locaux  Tutoriel pour apprendre à utiliser les scripts  Mise en commun des scripts du réseau

Contributions : scripts ILN 079 – SCD de l’université Paris Diderot Création de nos propres scripts pour mieux travailler au quotidien (scripts exemplaires, scripts de liens vers des ppn récurrents, scripts de documents spécifiques tels que les masters). ILN 027 – SICD de l’université de Grenoble 2-3 Les scripts et procédures du travail sont accessibles sur un espace partagé. ILN 076 – SCD de l’université Paris Descartes Au SCD Paris Descartes, nous utilisons les scripts proposés par l'Abes et créons ceux dont nous avons besoin couramment (scripts identifiants/mdp, cre L, …) Contribution de Paris Diderot : -création de ses propres scripts Contribution de Grenoble 2-3 : -mise en commun des scripts sur un espace partagé

Contrôle de la qualité des données *

Pourquoi s'attacher à la qualité des notices Où piocher des arguments? Plateforme d'auto-formation de l'ABES : "Participer à la qualité de la base Sudoc" http://tornade.abes.fr/moodle/course/view.php?id=8 Billet de Philippe Le Pape sur le blog RDA@ABES : "Préparer la FRBRisation des données" http://rda.abes.fr/2012/04/20/preparer-la-frbrisation-des-donnees/

Qualité des notices et rôle des correspondants Coordinateur local, correspondant catalogage, correspondant autorités, dédoublonneur local... Des fonctions parfois (souvent?) cumulées Des fiches "fonction" sur le site de l'Abes http://www.abes.fr/Sudoc/Le-reseau-Sudoc/Etre-correspondant-Sudoc dans le guide méthodologique, onglet "Manuels", rubrique "Rôle des correspondants" http://documentation.abes.fr/sudoc/indexmanuels.htm pour le dédoublonneur, des "Règles de dédoublonnage" dans le guide méthodologique http://documentation.abes.fr/sudoc/regles/Catalogage/Regles_Dedoublonnage.htm Pour contacter les correspondants et coordinateurs script "correspondants" [leçon n°6 sur la plateforme d'auto-formation de l'ABES http://tornade.abes.fr/moodle/course/view.php?id=14] L'annuaire des correspondants dans le guide méthodologique http://documentation.abes.fr/sudoc/Annuaire_Correspondants.htm *

Des solutions pour contrôler la qualité des données : exemples proposés par le réseau Formation Astuces Outils contrôles dans les SIGB

Un accompagnement pédagogique Suivi systématique des notices vérification des notices créées / modifiées par les nouveaux catalogueurs de l'établissement jusqu'à autonomie Discours et méthode pédagogiques apprentissage par l'erreur : discuter avec les catalogueurs des erreurs récurrentes organisation régulière des réunions de catalogueurs

Contributions : suivi des notices ILN 056 - SCD de l'université de Poitiers Tout nouvel utilisateur d'un login CA ou CB au SCD doit transmettre au correspondant catalogage les PPN des notices qu'il crée pour relecture. Le correspondant récupère les notices dans un fichier (che PPN + TEL Sx UNM) qu'il annote et commente avant de le retourner au catalogueur. C'est l'occasion de discuter de consignes ou normes mal intégrées. Lorsque catalogueur et correspondant conviennent que l'essentiel est maîtrisé, l'envoi systématique des PPN cesse. ILN 027 – SCD de l’université de Grenoble 2-3 Contrôle systématique jusqu’à l’autonomie des nouveaux collègues ILN 162 – SCD de l’IUFM de Paris Nouvelle technique expérimentée depuis 1 mois : CHE SEL xx JUS xx (par semaine) AFF K010:210 (vérifier la cohérence des 2 champs) ; AFF K073 (on y est attachés ici car on est abonnés à l'import de la couverture à partir d'Electre, or cet import se fait à partir du 073) ; AFF K225:410:461 (lâchement copié sur l'ILN 035 ci-dessus !) vérification automatique des notices via le site de notre collègue P. Marige… Ca marche très bien !! de temps en temps : un coup d'œil sur les notices pour vérifier l'indexation notamment. Les erreurs sont corrigées immédiatement si possible, sinon signalées aux catalogueurs

Contributions : suivi des notices ILN 164 – Bibliothèque de la Fondation Maison des sciences de l’homme Paris Sélection quotidienne par le CORCAT des notices exemplarisées [CHE SEL JJ-MM-AAAA] puis analyse des zones avec erreurs fréquentes : AFF K010 : vérification ordre des isbns - 13 avant 10 - AFF K856 : vérification "pas de 856 dans des notices de texte imprimé" AFF K225:410:461 : vérification des liens et de la présence en corollaire des zones nécessaires AFF K710:711:712 et AFF K700:701:702 : vérification liens + indicateurs + $4 AFF K600:601:602:604:605 : vérification liens + indicateurs en 600 Puis messages aux collègues. Le plus souvent de préférence survol rapide de toutes les notices mais en ne s'attardant que sur quelques points (regard très sélectif) 1°) La présence du $bTexte imprimé en 200 et au bon endroit en cas de tomaison 2°) en 606 "chasse" aux ppns "Pays-Histoire" en subdivision, aux ppns "Villes ou région" sans le ppn "Pays" avant. Attention plus particulière aux notices des nouveaux arrivants (les notices sont "signées" ds l'exemplaire). Cette méthode ne détecte pas toutes les erreurs mais elle en évite un certain nombre et est assez efficace (quand on a reçu x messages avec pas de lien 856 en Aax…. après on y pense, je n'en trouve plus que très rarement). Mais ce système est aussi évidemment possible dans la mesure où nous sommes un "petit" ILN, une bib. principale avec 16 catalogueurs et 5 petites bibliothèques associées avec 1 bib. par établissements.

Des astuces pour améliorer la qualité des notices L’affichage par zone: AFF Kxxx Dans WinIBW, l'affichage par zone permet de vérifier la cohérence des informations sur un lot de notice, par exemple sur les notices de la veille [CHE SEL JJ-MM-AAAA] aff K010 pour vérifier l'ordre des ISBN (13 avant 10) [nécessaire?] aff K100:210 pour la date aff K102:210 pour le pays de publication aff K225:410:461 vérification des liens et de la cohérence des zones aff K700:701:702 aff K710:711:712 vérification des liens, des indicateurs et du code fonction en $4 aff K600:601:602:603:604:605 vérification des liens et indicateurs le script de ControleSyntaxe60X vérifie la présence de liens, pas la validité des indicateurs aff K856 cette zone ne doit pas exister dans les notices de texte imprimé Prochainement : contrôle à la validation de la 856 dans une notice de texte imprimé 38

Contributions : contrôle aléatoire ILN 027 – SCD de l’université de Grenoble 2-3 Contrôle qualité aléatoire sur des lots de notices. ILN 076 – SCD de l’université de Paris Descartes Au SCD Paris Descartes, le coordinateur Sudoc participe à la cellule "qualité catalogue" du SIGB. Il a en charge la vérification des notices Sudoc des nouveaux arrivants jusqu'à l'autonomie de ceux-ci. Un contrôle complet sur des lots de notices est effectué tous les jours (che sel ..-..-..), les corrections sont faites immédiatement quand cela concerne des problèmes de type "Texte imprimé, données codées non renseignées, coquilles…" sinon elles sont signalées aux catalogueurs avec rappel des bonnes pratiques… Il ne nous est pas possible de vérifier l'intégralité des notices car cela serait trop fastidieux et comme tout le monde, nous manquons cruellement de temps… J'ai découvert dernièrement dans le GM dans la rubrique "Astuces de Winnie's mamma" au chapitre 2 : un outil permettant le contrôle de la qualité du catalogage par l'utilisation d'un script de vérification de certains points des notices Sudoc. Nous allons étudier cela au plus vite !

Des outils pour améliorer la qualité des notices Les scripts barre d'outils "contrôle" script "ControleSyntaxe60X" pour les liens en 60X (indexation) L’outil Aka Reup : l ’e-PPNator Un outil (sous licence beerware) élaboré par un bidouilleur du réseau pour repérer des erreurs dans les notices : Pierre Marige (Bibliothèque Sainte-Barbe) http://akareup.hypotheses.org/383 Testé et adopté par plusieurs ILN!  Voir le tutoriel spécifique * 40

Contrôler la qualité du catalogage de son établissement dans WinIBW grâce à l ’e-PPNator http://akareup.alwaysdata.net/controlequalite.html l'outil de Pierre Marige (BSB), pas à pas par Emilie Liard, SCD Poitiers 16/04/2012 41

Contrôler la qualité du catalogage (1/7) Que peut-on contrôler grâce à cet outil? double-espace en 200 absence de type de document en 200 $b autorités non-liées en 7XX autorités sans fonction en 7XX $4 collections non liées en 410 sujets non liés en 6XX Explications détaillées : http://akareup.hypotheses.org/314 (V1) et http://akareup.hypotheses.org/383 (V2) A noter : l ’e-PPNator est sous licence Beerware

Contrôler la qualité du catalogage (2/7) Pour contrôler un lot de notices de son ILN : CHE SEL JJ-MM-AAAA JUS AUJ [ou JUS JJ-MM-AAAA] => lot n°1 TEL S01 ppn [liste téléchargée dans le fichier .txt indiqué dans WinIBW : Options>Préférences>Type:Téléchargement ; Chemin:xxxxxx copier/coller dans Word puis Remplacer ^p par [espace] copier/coller dans http://akareup.alwaysdata.net/controlequalite.html pour cibler un RCR : CHE RBR 861942102 [par exemple] puis croiser les lots Attention : en ce qui concerne les liens en 6XX, l'outil ne distingue pas les $2rameau des autres référentiels ($2lc...) qui ne doivent effectivement pas être liés.

Contrôler la qualité du catalogage (3/7) JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Contrôler la qualité du catalogage (4/7) Si celui proposé par défaut ne convient pas, sélectionner le fichier où télécharger les PPN CLIC choisir ou créer un fichier .txt dans ses dossiers JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Contrôler la qualité du catalogage (5/7) 1 2 3 copier/ coller dans word Supprimer le saut de ligne [espace] JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Contrôler la qualité du catalogage (6/7) http://akareup.alwaysdata.net/controlequalite.html Copier / coller CLIC JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Contrôler la qualité du catalogage (7/7) JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Bonus : créer un bouton WinIBW d'accès direct à la page web (1/3) cf http://documentation.abes.fr/guide/html/manuels/logiciel_winibw/astuces_saisie/ch01.html remplacer par :'Ouvre l'adresse dans le navigateur par défaut Application.shellExecute("http://akareup.alwaysdata.net/controlequalite.html")

Bonus : créer un bouton WinIBW d'accès direct à la page web (2/3) CLIC JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Bonus : créer un bouton WinIBW d'accès direct à la page web (3/3) Y'a plus qu'à 1 2 faire glisser choisir JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage

Collaborer pour exiger la qualité Exemple des notices Oa Que sais-je Collaborer pour exiger la qualité Exemple des notices Oa Que sais-je? de CAIRN L‘ABES a négocié avec certains éditeurs la récupération de notices, qui s'avèrent incomplètes (voire sacrément moches). 1) Un travail de correction devait être fait : appui du réseau pour établir un "modèle" https://docs.google.com/document/pub?id=1y-rWApXp3mZSyosMcf4-GVYIC_b764DAbru8C1oX0y4 2) Validation du modèle et prise en charge des modifications par l'ABES cf http://liste.cines.fr//arc/catalogage/2012-04/msg00018.html et http://liste.cines.fr/arc/catalogage/2012-05/msg00012.html 3) Après le nettoyage, le travail courant de localisation sous les nouveaux chargements impliquera la vigilance des catalogueurs pour assurer les corrections nécessaire avec possibilité de s’appuyer sur le « modèle » mis à jour Autre exemple avec les Lecture Notes chez Springer https://docs.google.com/document/pub?id=1trsvSXUR5hd2L5uxCjhTi3bGexWFkAwW3Zd5sE7haOE

Des contrôles dans les SIGB Outils de contrôle Des scripts automatisés ou des programmes spécifiques pour chaque système local peuvent permettre d'identifier des erreurs, notamment lors des chargements de notices. Exemples : repérage des fusions abusives repérage des erreurs d'écrasement (mauvais report d'un PPN ou du numéro local dans une notice) vérification de la cohérence pilon en local / délocalisation au Sudoc vérification des liens vérification de certaines zones (Présence d'un $a et $b en 200 ; un seul 7X0)

Contributions : contrôle au chargement ILN 035 – SCD de l’université de Lille 3 Import quotidien du fichier des notices bibliographiques dans une base de test, copie à un moment X de la base de production. On détermine ainsi quelles notices vont être créées et quelles notices vont êtres écrasées. Examen du fichier par COORDINATEUR en prêtant particulièrement attention aux notices écrasées (pour détecter les fusions abusives notamment). Correction des erreurs soit immédiatement, soit plus tard par les catalogueurs eux-mêmes (le secteur de catalogage étant indiqué pour chaque notice afin que le catalogueur concerné se reconnaisse) Utilisation de scripts automatisés ou de programmes à intervalle régulier pour détecter des problèmes récurrents : l'un d'eux identifie les notices ayant le même PPN, pour l'une en 001 et pour l'autre en 035 (fusions n'ayant pas été répercutées correctement dans le SIGB) un autre programme permet de déterminer si les exemplaires pilonnés dans le SIGB ont bien été délocalisés du Sudoc un autre encore tourne sur la liste des PPN délocalisés générée mensuellement par l'ABES afin de vérifier si ces PPN figurent encore dans notre SIGB etc.

Contributions : contrôle au chargement ILN 027 – SCD de l’université de Grenoble 2-3 Mise en place de contrôle automatisé a posteriori sur le serveur (sigb absysNET 1.6). sur des données exemplaires, lecteurs et bibliographiques. Par exemple : vérification de la présence d’un 200$a, de la présence d’un seul 7x0, etc. ILN 050 – SCD de l’université de Nice Sophia Antipolis Notre fournisseur de SIGB Aleph 500 nous fournit chaque jour un rapport de chargement Sudoc indiquant les notices ajoutées, mises à jour (ppn déjà dans notre base ou notices d'acquisition écrasées par un ppn), et les rejets de notices (ajout d'une zone locale L035 erronée, zone destinée à écraser une notice déjà dans notre base mais sans no ppn). Cela ne suffisait pas car nous avions un grand nombre de notices ajoutées tous les jours à vérifier une à une pour y détecter les quelques cas anormaux : corriger les fusions de notices que nous recevons du Sudoc, les notices ajoutées à tort dans notre SIGB (ex : oubli de la zone L035 et création de doublon dans le SIGB). Dans notre circuit, aucune notice n'est censée être ajoutée (elles préexistent comme notices d'acquisitions écrasées aux chargements) à l'exception des dons, des ouvrages rétroconvertis, des thèses et mémoires, des périodiques. Nous avons demandé une amélioration de la passerelle Sudoc à notre fournisseur. En attendant, nous avons amélioré localement l'affichage des rapports de chargement en exploitant les possibilités des API Aleph et en exécutant une macro Word qui permet d'avoir en face de chaque notice ajoutée les cas de fusions, les cas non expliqués à vérifier, tout le reste indiquant la raison de l'ajout du nouveau ppn dans notre base : rétroconversion (cherche dans la zone 991), thèses (note de thèse 328), dons (no inventaire 'dons' en zone 915).

Contributions : contrôle au chargement ILN 088 Bibliothèque Sainte-Geneviève Plus que des solutions ce sont des questions (et des réponses) que j'aurais envie de voir aborder. • 1ère question aux différents établissements et concerne le chargement des notices plus que leur contrôle bibliographique. Comment chacun procède pour vérifier le chargement? Il me semble intéressant que les établissements utilisant le même SIGB puissent confronter leurs procédures. Je ne vois pas d'instance pour le faire et saisis ici l'occasion! En ce qui concerne la BSG, nous utilisons VSMART et je dois vérifier un panier de notices chargées sans cote pour détecter les erreurs. • 2ème question : j'aimerais savoir quelles sont les zones concernant l'origine et/ou la propriété des notices que nous sommes juridiquement obligés de charger dans nos SIGB? [à vérifier dans GM ou archives listes]

Merci pour votre collaboration JABES 2012 - Session Partage d'expériences autour de la coordination du catalogage