L’entretien annuel de progrès Guide à l’usage des collaborateurs

Avant-propos Sommaire Les intérêts de l’entretien annuel de progrès Les objectifs de l’entretien annuel de progrès Les modalités de l’entretien annuel La préparation de l’entretien annuel Les supports de l’EAP Le déroulement de l’entretien annuel Ouvriers Employés Techniciens Après l’entretien annuel Ce document est destiné à tous les collaborateurs d’APF Entreprises. Il doit vous permette de vous guider dans la préparation de votre propre entretien. L’entretien annuel doit constituer une fois par an un rendez-vous privilégié entre votre responsable hiérarchique et vous. La préparation étant un facteur essentiel au bon déroulement de l’entretien, il faut consacrer à cette étape le temps nécessaire.

Qu’est-ce que l’entretien annuel de progrès EAP ? Il traduit la politique de la Direction Il est un outil de management car il renseigne, aide à comprendre, à décider et à motiver Il est un échange privilégié, un dialogue constructif EAP Il est un moyen de diriger avec équité et efficacité

Les objectifs de l’entretien annuel de progrès Il est le moment formel préconisé pour dresser le bilan de la période écoulée puis fixer des objectifs pour la période à venir. Il est centré sur vos activités, vos difficultés rencontrées dans le cadre du travail et les compétences mises en œuvre et attendues dans votre fonction : c’est une appréciation qui s’appuie sur des faits constatés durant une période écoulée, ce n’est pas un jugement ! Il doit permettre à votre responsable d’explorer vos propositions et projets, de vous aider à la réflexion de façon objective et de vous accompagner dans la mise en œuvre. Il ne remplace pas le nécessaire dialogue quotidien entre votre manager et vous : il marque le démarrage d’une action forte de management qui devra se prolonger tout au long de l’année. Relevant d’une logique de progrès, les entretiens annuels d’appréciation permettent donc de gérer le développement des compétences, l’évolution de carrière, le plan de formation, la mobilité géographique et les parcours professionnels.

Les intérêts de l’entretien annuel de progrès L’EAP a pour premier objectif de vérifier la manière dont vous assurez la tenue régulière de votre poste de travail et votre contribution à la bonne marche de l’entreprise. En tant que tel, il n’a aucune incidence directe sur votre rémunération. Mais il peut permettre de mieux appréhender les évolutions possibles dans le poste et au sein de l’entreprise.

Les intérêts de l’entretien annuel de progrès Pour les appréciateurs / responsables hiérarchiques : Réaliser un bilan formel des activités accomplies et des résultats obtenus sur une période donnée. Évaluer les performances des membres de leur équipe en terme de compétences professionnelles et des résultats afin de mieux les accompagner. Exprimer et formaliser, sur des faits objectifs, leurs propres satisfactions et insatisfactions. Définir de nouveaux objectifs négociés et des plans d’action. Faire évoluer leurs collaborateurs. Maintenir la qualité de la relation entre le responsable et son équipe.

Les intérêts de l’entretien annuel de progrès Pour vous : Vous exprimer sur votre travail : contenu, organisation, implication. Avoir un regard extérieur sur vos compétences à développer et les moyens à mettre en œuvre pour progresser. Exprimer vos souhaits d’évolution ; valider avec votre responsable la faisabilité et les moyens à mettre en œuvre. Trouver des réponses aux questions qui n’ont pu être abordées au cours de l’année. Avoir un moment formalisé de reconnaissance de votre travail.

Les modalités de l’entretien annuel de progrès Qui est concerné ? Tous les salariés de l’entreprise travaillant en CDI. Qui mène l’entretien ? Le responsable hiérarchique direct du salarié = N+1 Les conditions de l’entretien : Le lieu de l’entretien doit être neutre et calme afin de permettre discussions et échanges : pas de téléphone ; pas de visite. Salle fermée et protégée des regards. Le responsable vous accueille, reprécise les objectifs de l’entretien, adopte le plan de déroulement de l’entretien, dédramatise la situation si nécessaire. Le déroulement des échanges doit vous permettre de vous exprimer, de dire ce que vous pensez.

La préparation de l’entretien

La préparation de l’entretien annuel de progrès L’EAP étant une discussion formalisée, il est crucial qu’il soit préparé en amont tant par votre responsable hiérarchique que par vous. Le Responsable vous invite à l’EAP en fixant le RDV environ 15 jours à l’avance. Il prend 5 minutes pour vous remettre et expliciter les documents suivants : - le formulaire de l’EAP ; - le guide de l’EAP  : il permet au responsable et au collaborateur de les aider dans leur réflexion avant l’entretien ; - le document d’information sur l’EAP ; - le document de préparation de l’EAP. Il vous informe de l’objet de l’entretien, de la durée prévue (environ 1 heure) et de la nécessité de s’y préparer. Votre responsable et vous-même rassemblent, chacun de leur côté, tout document relatif à vos activités et missions qu’ils jugeront utiles d’apporter lors de l’EAP : définition de fonction, objectifs de la période écoulée, notes diverses…

Les supports de l’entretien annuel de progrès Le document d’information générale de l’EAP destiné à tous les salariés Le document de préparation de l’EAP Le guide de l’EAP Le formulaire d’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens

Les supports de l’entretien annuel de progrès Le document d’information générale de l’EAP destiné à tous les salariés

Les supports de l’entretien annuel de progrès Le document de préparation de l’EAP

Les supports de l’entretien annuel de progrès Le formulaire d’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens

Le déroulement de l’entretien

Le formulaire d’appréciation est rempli lors de l’entretien par votre responsable et vous –même. Les informations présentées ci-après vous permettront de vous familiariser avec le formulaire et de préparer au mieux votre entretien d’appréciation.

Le déroulement de l’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens Vous devez utiliser le formulaire suivant pour l’entretien des Ouvriers / Employés / Techniciens :

Le déroulement de l’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens Rappeler le cadre de la mission et les activités réalisées : Reprendre l’intitulé du poste occupé. Préciser la mission générale Rappeler les grandes missions et actions et/ou événements marquants de l’année écoulée. Cette rubrique doit faire ressortir les actions clés du poste en tenant compte du contexte local.

Le déroulement de l’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens Appréciation des compétences requises : Cocher le niveau du collaborateur pour chaque compétence. Formuler des observations pour illustrer et objectiver le positionnement. Les compétences sont en général de 3 ordres : - Les savoirs : ce sont les connaissances, les informations théoriques que vous possédez pour réaliser vos missions ; par exemple : savoir lire un plan ; savoir compter… - Les savoir-faire : c’est la pratique, les techniques, les « tours de main », ce que vous savez faire concrètement ; par exemple : être capable de réaliser une soudure fine. - Les savoir être : ce sont les attitudes, les comportements que vous avez pour réaliser vos missions ; par exemple : rigueur, autonomie…

Le déroulement de l’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens Bilan de l’année écoulée : Rappeler les objectifs fixés il y a 1 an ou lors de la dernière rencontre formelle avec votre responsable Mesurer les résultats au vu des indicateurs de réussite qui avaient été précisés préalablement. Sont également pris en compte : Les éléments extérieurs qui ont pu influencer sur le travail du collaborateur (les moyens mis à disposition, l’organisation…) et les circonstances exceptionnelles qui auraient pu empêcher la réalisation des objectifs. Les objectifs imprévus qui se sont présentés au cours de l’année. Le responsable et le collaborateur analysent les causes de réussite ou d’échec.

Le déroulement de l’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens Fixer des objectifs pour l’année à venir : Les objectifs du collaborateur sont définis en concertation avec lui. Ils doivent pouvoir être mesurés en terme de performance à l’aide d’indicateurs. Ces objectifs doivent être SMART : Simples : aisément compréhensibles et compatibles avec les missions confiées. Mesurables : faciles à observer et à évaluer. Accessibles : pouvant être atteints par le collaborateur : suffisamment ambitieux pour donner envie de se dépasser mais dont l’atteinte est réaliste pour ne pas décourager. Réalistes : tenant compte des contraintes réelles. Timés : daté dans le temps.

Le déroulement de l’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens Formation et plan de développement des compétences : Les informations relatives aux formations, initiales ou continues, suivies par le salarié au cours de sa vie nous permettront d’identifier les compétences disponibles et non utilisées dans l’entreprise car non connues. Préciser les actions à prévoir pour faire progresser les compétences du collaborateur sur 3-4 points jugés les plus importants et qui viendront préparer autant faire que peu l’évolution de carrière du salarié.

Le déroulement de l’EAP des Ouvriers / Employés / Techniciens Synthèse de l’entretien : Cette synthèse donnera une vision globale du positionnement du collaborateur par rapport aux compétences requises dans sa fonction. Dégager avec le collaborateur les grandes orientations de carrière envisageables en fonction de : l’appréciation de la performance globale et du potentiel du collaborateur ; des souhaits et intérêts exprimés par le collaborateur.

La conclusion de l’entretien annuel de progrès Pourquoi ? Formaliser la synthèse de l’entretien. S’assurer d’une bonne compréhension mutuelle. S’assurer de l’adhésion du collaborateur. Comment ? Résumer les compétences à améliorer ou à acquérir, et les objectifs à venir. Vérifier avec le collaborateur que tous les points qui avaient été définis ont été abordés. Si besoin est, et si le temps manque, reprendre RDV. Les 2 parties signent. Remercier le collaborateur pour sa participation et lui remettre une copie du document.

Après l’entretien

L’exploitation des évaluations de compétences et plan de développement Pour les Encadrants : par le Pôle RH et la Direction du Département des Entreprises Adaptées. Pour les Ouvriers / Employés / Techniciens : par la Direction de l’établissement.

L’entretien au cœur des process RH Compléter et renseigner les informations nécessaires pour toute affectation, recrutement : clarifier les besoins, définir les profils de postes, le référentiel métier.. Faciliter la rédaction du plan de formation grâce aux besoins recensés au cours de l’EAP et de l’entretien professionnel Améliorer les relations hiérarchiques grâce au dialogue constructif et à l’écoute Faciliter la mobilité : les souhaits sont mentionnés lors de l’EAP et étudiés EAP Faciliter le déroulement de carrière grâce à l’ajustement entre orientations stratégiques et souhaits individuels Détecter les potentiels grâce à l’analyse des atteintes d’objectifs, de résultats, de nouvelles compétences …