GAIA Gestion Académique Informatisée des Actions… de formations Individuel Responsable Gestionnaire DAFIP – 21 janvier 2005

GAIA Pourquoi une application nationale : « Une impérieuse nécessité : le seul moyen d’avoir un langage commun ! » Au départ, pas de vision à l’avance du projet ! 3 entrées web différentes : Grand public Responsable Gestionnaire 1 entrée 4GL (terminal) gestionnaire

Entrée grand public Grand public : toute personne susceptible de s’inscrire à titre individuel, de consulter le plan de formation, de proposer une offre… http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

Entrée grand public http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

Entrée grand public Uniquement les campagnes à inscription individuelle du plan en cours. http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

Entrée grand public Devrait être actif d’ici la fin de l’année. En attendant … http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

nom et prénom (contrainte : sans accent ni caractères spéciaux : ç ù…, idéal : écrire en majuscule) + clé d’inscription http://dafip.ac-aix-marseille.fr/paf/paf2004.htm

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Entrée grand public http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

Entrée grand public Inscription individuelle dans GAIA      Identification Vous avez un numen non oui Entrer vos nom, prénom, date de naissance vous êtes dans la liste non Entrer le numen Il est reconnu oui non Cliquer sur : Enregistrez-vous Renseigner tous les champs  oui Cliquer sur votre nom Vous accédez à votre fiche Vous avez déjà une inscription non oui Inscription individuelle dans GAIA Saisir votre clé (5 chiffres) Numéroter les vœux de 1 à 3 Le classement des vœux est bon Classement oui non  Entrer l’identifiant du dispositif : 04A0020XXX Le dispositif apparaît, cliquer sur son intitulé : 1XX001 – TITRE DU DISP. Cocher le(s) module(s) choisi(s) Vous avez inscrit tous vos dispositifs oui non Sélection  Pour recevoir un récapitulatif par mail : Cocher l’option puis entrer votre adresse électronique de réception Votre clé d’inscription s’affiche 5 chiffres A conserver précieusement ! Finalisation   point délicat souvent source d’erreur ! http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/ CR – DAFIP 2004

Inscription individuelle Entrée grand public Inscription individuelle  points délicats souvent source d’erreur ! Souvent l’utilisateur clique directement sur enregistrez-vous et ne peut créer sa fiche (Message : veuillez vérifier votre présence dans la liste) [cf. les doublons] Souvent l’utilisateur clique sur la loupe : détail du dispositif. Même s’il n’a demandé qu’un seul dispositif, l’utilisateur doit le classer 1 Une erreur dans l’adresse mail renvoie un message d’erreur à l’application, ou envoie le récapitulatif à une autre personne ! Cliquer sur votre nom  Le dispositif apparaît, cliquer sur son intitulé : 1XX001 – TITRE DU DISP.   Pour recevoir un récapitulatif par mail : Cocher l’option puis entrer votre adresse électronique de réception  http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/ CR – DAFIP 2004

Entrée grand public Trucs et astuces ! Pour savoir si les convocations ont été traitées… http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

Entrée grand public 04A0020 . . . http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

Entrée grand public 04A0020 . . . http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

Entrée grand public Non utilisée ! Emploi d’outils satellites (tableaux excel) http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

Entrée responsable Responsable : toute personne ayant autorité pour inscrire des équipes et émettre des avis sur les inscriptions individuelles http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Entrée responsable http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Inscriptions par liste dans GAIA Entrée responsable Entrer votre code établissement Votre établissements a des services répertoriés non oui Inscriptions Cliquer sur le numéro de votre service Entrer votre mot de passe Vous aviez déjà un mot de passe Confirmer (retaper) le mot de passe Identification Inscriptions par liste dans GAIA La liste des personnels de votre établissement/service apparaît non TOUS les candidats sont dans la liste Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires Candidatures au dispositif Cocher  les candidats à inscrire La liste des candidats au dispositif est complète Ne rien saisir dans le zone de saisie de texte Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire oui Les inscriptions ont bien été prises en compte par l’application Compléter la fiche Attention tous les candidats sélectionnés seront inscrits au(x) module(s) choisi(s) Cocher sur le module facultatif choisi Candidatures au module Ne pas tenir compte des groupes. Tout en bas de la page Recherche d’un dispositif Entrer l’identifiant du dispositif 04A0020… http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/ Pour vérifier si l’inscription a bien été prise en compte, recommencer l’opération : la liste des personnes inscrites apparaît immédiatement après la saisie de l’identifiant du dispositif. Les extractions sont effectuées tous les lundi matin, si plusieurs établissements doivent inscrire des personnels à un même stage les supérieurs hiérarchiques doivent se concerter et inscrire leurs personnels durant de la même semaine.

Ne rien saisir dans le zone de saisie de texte Entrée responsable Problème quand l’effectif de personnel de l’établissement dépasse un nombre entre 50 et 70 ! Ne rien saisir dans le zone de saisie de texte http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Candidatures au dispositif Entrée responsable La liste des candidats au dispositif est complète Candidatures au dispositif On peut ne saisir que les premières lettres du nom et celles du prénom On peut inscrire n’importe quelle personne dans l’académie non Saisir les nom et prénom du candidat oui Les inscriptions ont bien été prises en compte par l’application Une liste apparaît correspondant au nom recherché Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire Le candidat est dans la liste non oui Compléter la fiche Cliquer sur le nom Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires La liste des candidats au dispositif est complète oui non Attention, à ce niveau les personnes ne sont pas inscrites !! http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Inscriptions par liste dans GAIA Entrée responsable Inscriptions par liste dans GAIA Entrer votre code établissement Votre établissements a des services répertoriés non oui Inscriptions Cliquer sur le numéro de votre service Entrer votre mot de passe Vous aviez déjà un mot de passe Confirmer (retaper) le mot de passe Identification Une liste apparaît correspondant au nom recherché non Le candidat est dans la liste Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires Candidatures au dispositif Cliquer sur le nom La liste des candidats au dispositif est complète Saisir les nom et prénom du candidat Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire oui Les inscriptions ont bien été prises en compte par l’application Compléter la fiche Attention tous les candidats sélectionnés seront inscrits au(x) module(s) choisi(s) Cocher sur le module facultatif choisi Candidatures au module Ne pas tenir compte des groupes. Tout en bas de la page Recherche d’un dispositif Entrer l’identifiant du dispositif 04A0020… http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Validation de toutes les candidatures Entrée responsable Validation de toutes les candidatures Tout en bas de la page  Si des personnes sont déjà inscrites sur un autre module, elle se retrouvent aussi inscrites au module coché ! http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Validation candidature par candidature Entrée responsable Validation candidature par candidature  http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Contrôle des inscriptions Entrée responsable Contrôle des inscriptions Entrée INSCRIPTION RNE / mot de passe Identifiant du dispositif La liste apparaît SANS les * devant les noms Voir le module choisi pour chaque personne, individuellement en cliquant sur le nom du candidat http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Entrée responsable Nouveauté Le chef d’établissement peut, depuis la dernière version (décembre 2004) modifier son mot de passe : Inscription / Rne établissement **** http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Page des correspondants de bassin Mise à jour des inscrits sur les formations d’équipes : tous les lundi matin. [EC] formation contractualisable (*) liste envoyée (sauf demande contraire à l’interlocuteur du module) http://dafip.ac-aix-marseille.fr/cb/corr-bass.htm

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Avis des supérieurs hiérarchiques Entrée responsable Avis des supérieurs hiérarchiques Entrer votre code établissement Votre établissements a des services répertoriés non oui Identification AVIS Cliquer sur le numéro de votre service Entrer votre mot de passe Vous aviez déjà un mot de passe Confirmer (retaper) le mot de passe Traitement des avis Par candidat Par dispositif de formation Par validation générale Saisissez le nom Cliquer sur le nom La liste des dispositifs choisis par le candidat apparaît Sélectionner les nouveaux avis (liste déroulante d’avis) Menu Vous avez mis un avis défavorable (D0) non Vous devez saisir un motif d’avis défavorable. Cliquer OK oui La liste des candidats ayant choisi le dispositif apparaît Entrer l’identifiant du dispositif 04A0020… Cliquer sur l’identifiant du dispositif : Confirmer la validation générale ? Cliquer sur OUI Cliquer sur La validation générale donne un avis sans opposition aux candidats OUI Fermer Pour la saisie des avis sur les candidatures individuelles : choisissez une des trois modalités Le fichier généré est au format .rtf. Il peut être lu avec word Pour éditer un fichier texte avec le détail des inscriptions par candidat Extraire L’enregistrer sur le disque (Enregistrer) OK http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Fichier texte détail des inscriptions Entrée responsable Fichier texte détail des inscriptions Ficher rtf, lisible avec word http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Avis des supérieurs hiérarchiques Entrée responsable Avis des supérieurs hiérarchiques Nomenclature de avis F0 : avis favorable D0 : avis défavorable (pas de convocation possible) V : validation sans opposition (tout l’établissement) Z : sans avis Trucs et astuces ! Exemple chef d’établissement favorable pour un seul module sur les 3 choisis par le candidat : Avis favorable avec motif : « je souhaite que M. XY ne soit convoqué qu’au module 7508 ou 4AE001b » Amélioration de la nomenclature : exemple F1 : avis favorable avec réserve + motif http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Entrée responsable Avis défavorables (D0) : non retenus. Traitement des avis Avis défavorables (D0) : non retenus. Extraction des motifs, lecture, traitement. Traitement des candidatures : Campagne prépa concours : tous avis hors D0 retenus Campagne individuelle (perfectionnement) : tout avis hors D0 et motivés, examinés : Si nb inscrits ~= nb attendus  on retient tout le monde Si nb inscrits >> nb attendus  sélection d’abord, on retient les F0(v1 v2) puis V(v1 v2) puis Z(v1 puis v2) en tenant d’autre vœu déjà accordé, secteur privé, contractuel sans poste (prépa concours uniquement). http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

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Entrée responsable Toutes les campagnes à inscription collective (par liste) et les campagnes d’avis (recueil des avis) Pourquoi apparaissent les campagnes à public désigné ??? En attente d’une réponse de la datsi… http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Entrée responsable Comme la consultation du plan dans http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Entrée responsable Non disponible actuellement ! http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Entrée responsable http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Entrée responsable Identification par RNE établissement et mot de passe Exemple pour le LP Diderot (0130050j) Exemple prévision pour le 12 janvier 2005 : 12012005 Les résultats inclus les départs jusqu’à 2 mois après la date indiquée ! http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

Entrée gestionnaire Gestionnaire : Création de dispositifs, modules, nomenclatures, gestion des stagiaires, intervenants, envoi des convocations, recherche des mots de passe… En interne uniquement http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire GAIA en mode 4GL http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Création d’un dispositif Entrée gestionnaire Création d’un dispositif Champ obligatoire http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Création d’un dispositif Entrée gestionnaire Création d’un dispositif http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Création d’un dispositif Entrée gestionnaire Création d’un dispositif 04 A 002 0268 Compteur automatique Année de gestion Numéro de l’académie Niveau d’initiative http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire Création d’un module http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire Création d’un module http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire Création d’un module http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire Création d’un module http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire Création d’un module Groupe + session saisis par les gestionnaires au moment des convocations http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire Création d’un module 1 EL 009 A Code « iufm » inclus dans l’intitulé Numéro automatique 1 EL 009 A Opérateur (1 iufm, 2 atos, 3 encadrement, 4 reste rectorat) Rang module Numéro du dispositif Thème Domaine http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire Les convocations Création de la session : période de formation présentant une continuité de temps et de lieu. Exemple : du jeudi matin au vendredi soir = 1 session du vendredi matin au lundi soir = 2 sessions (cf week end) 01112004 0900 22122004 1700 Dates sur la convocation Le 1 novembre, le 10, le 18, le 2 décembre, le 14, le 22 http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Envoi des convocations Entrée gestionnaire Envoi des convocations Création du groupe, de la session. Sélection des stagiaires, déjà inscrits, inscriptions des stagiaires à public désigné Edition des convocations (envoi par mail pour les stagiaires, papier pour les formateurs) GAIA 4GL http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Traitement des doublons Entrée gestionnaire Traitement des doublons Doublon : personnes présente au moins 2 fois dans la base avec même nom, prénom, date de naissance Reste le pb des personnes inscrites en provisoire avec une date de naissance différente… 530 pages de doublons… http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Mot de passe établissement Clé d’inscription utilisateur Entrée gestionnaire Mot de passe établissement Clé d’inscription utilisateur http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

Entrée gestionnaire Les nomenclatures http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

GAIA Fin du développement du logiciel prévue pour fin 2005 Pour le 1er trimestre 2005 : Gestion des convocation en mode graphique Liste d’émargement envoyée par mail Convocations formateurs hors EN Au plus tôt en mars 2005 : Gaia tout graphique ! Suivi individuel des candidatures Modèle de convoc selon dispositif Pour l’instant par la possibilité d’ajouter des pièces jointes aux convoc. (plan d’accès,…), mais à l’étude…