« L’informatique au service de l’humain » Net-Salam « L’informatique au service de l’humain »

MicroGED version : 6 mai 2008 Nicolas LAPIETRA

Table des matières 1. Des chiffres…………………………4 2. Définition de la GED……………..6 3. Fonctionnalités du produit…….9 4. Cibles et bénéfices Client….…21 5. Annexes…………………………….27

1. Des Chiffres  80-90% de la mémoire d’entreprise est sur papier ;  Un document se fait copier 19 fois en moyenne ;  Il coûte 20 € pour ranger un document, 120 € pour en retrouver un mal classé et 220 € pour le remplacer ;  Les professionnels passent 5 à 15% de leur temps à lire de l’information, 50% à la chercher. MYTHE DU « ZERO PAPIER » ! 20% de croissance / an des impressions soit 221 milliards de pages imprimées en France

Pourquoi MicroGED ?  MicroGED : un logiciel indispensable au poste de travail ;  Il est de plus en plus difficile avec Windows de retrouver un document (volume des disques de stockage d’informations) ;  Seule la personne ayant classé le document est capable de le retrouver ;  En cas d’absence de cette personne, un service entier peut se retrouver paralysé.

2. GED et GEIDE  Le terme GED étant jugé trop généraliste, il lui est souvent préféré le terme de GEIDE pour Gestion Electronique de l’Information et du Document Existant.  Le document n’est plus seulement un document papier transformé, mais il est souvent déjà créé de façon électronique.

Les différents types de GED  GED : Gestion Electronique de Documents  Une organisation pourra choisir, parmi les différents concepts de GED (ou GEIDE), celui qui répondra le mieux à ses besoins : GED Documentaire : archivage de tout type de document, recherche possible en texte intégral ( full texte) ; GED Dossier ou Organisationnelle : archivage ayant pour vocation le remplacement des dossiers papier, en interface et méthode de travail ; GED Flot de Travail (Workflow) : gestion des règles, rôles et routes de distribution du document dans l’entreprise ; GEIDE COLD : archivage automatique des états informatiques ; Publication : automatisation de la diffusion Intra / Internet des documents (site web).

Définition : la GED organisationnelle MicroGED, votre solution de GED Organisationnelle.

3. Fonctionnalités du Produit 3. Fonctionnalité du produit  Remplacer les classements papier grâce à un système simple d’indexation et de partage des documents au format électronique ;  Classement adaptable : deux services pourront classer les mêmes documents selon leur propre organisation ;  Gestion automatique des numéros chrono des documents ;  Recherche documentaire en texte intégral.

Fédérer les documents Fédérer les documents MicroGED permet de fédérer toutes les sources de documents (E-mails, documents bureautiques, documents papiers, fax, ...), quels que soient les outils et supports utilisés et les présente sous forme de dossiers.

Pour tous les métiers MicroGED, la solution adaptée à tout métier : Comptable, Experts, Notaires, Bureaux d’études, architectes,... MicroGED répond parfaitement à la problématique de la gestion de dossiers, ce système permet de stocker les informations dématérialisées dans une architecture qui respectera l'organisation de l'entreprise.

Une organisation simple MicroGED applique les règles d’organisation du Client. De cette façon, la certitude est acquise que chaque intervenant sera capable de retrouver l’information ou le dossier… L’important n’est pas de ranger le document mais que tout le monde puisse le retrouver !

Fonctionnalités du produit Armoire > Rayon > Dossier > Document A une Armoire correspond un Rayon, A un Rayon correspond un Dossier, et à un Dossier des Documents. La logique reste la même que pour l’organisation des dossiers physiques.

Fonctionnalités du produit (2) Nombre d’Armoires illimité Nombre de Rayons illimité Nombre de Dossiers illimité Nombre de Documents illimité MicroGED, Une technologie éprouvée basé sur un puissant moteur de recherche Excellentes performances : 1 document retrouvé parmi 100 000 en 2 secondes !

Fonctionnalités du produit (3) Chaque Dossier pourra contenir tout type de Documents provenant de sources aussi variées que : Documents Word ; Documents Excel ; Documents PDF ; Photos ; Fichier AUTOCAD ; Document papier scanné ; Vidéo ; …

Fonctionnalités du produit (4) MicroGED permet l’ajout de mots clefs Cette information servira de clé de recherche grâce à un moteur de recherche intégré.

Fonctionnalités du produit (5) MicroGED permet de rapatrier les documents à partir d’un répertoire de travail. -> Un simple bouton sur la plate forme multifonction envoie le document sur votre poste de travail dans un répertoire : Documents entrants -> Un simple clic droit de la souris et vous classez ce fichier qui sera déplacé dans votre répertoire d’archivage.

Le circuit MicroGED La copie électronique D’un simple Clic droit de la souris le Document est transféré dans MicroGED et le document est déplacé dans une Zone d’Archivage Le Document devient accessible à Tout le monde Le document original ne sera pas égaré Le document électronique arrive dans un dossier Documents entrants Sur le poste Chaque utilisateur L’utilisateur Scanne le Document au lieu de le photocopier Le circuit MicroGED Le circuit MicroGED La copie électronique Postes MicroGED (consultant) Station MicroGED

Bénéfices client Bénéfices Client  Reproduction à l’identique du process d’organisation en place  Gain de temps (20%) : en classement ; en recherche ; en contrôle ;  Gain de place : Dématérialisation ; Compression ;  Sécurité du dossier par sauvegarde.

Fonctionnalités du Produit (6) MicroGED fonctionne en réseau. Sur votre serveur seront stockés tous vos documents avec votre propre stratégie de sauvegarde. Il suffira de partager un répertoire de stockage avec la base DATA_MicroGED et tout le monde (jusqu’à 40 postes) pourront accéder à ces Documents. Serveur de données MicroGED Données à sauvegarder en plus de vos documents Le (les) fichier(s) DATA_MicroGED.mdb

4. Cibles et bénéfices clients Pour les professions verticalisées, une version pré-paramétrée pourra répondre à un besoin d’organisation normalisée en association avec le placement d’un copieur multifonction. Nos MicroGED Métiers : MicroCRM ; MicroAvocat ; MicroNotaire ; MicroGED BE Bureau d’études ; + le vôtre. MicroGED est une solution GED de classement générique sachant s’adapter à de nombreuses configurations. Son fonctionnement simple le rend accessible aux non initiés.

La GED, facteur de compétitivité pour les PME Véritable outil de productivité, la gestion électronique de documents connaît à ce jour une révolution en s’ouvrant aux PME. Les systèmes de GED se décomplexifient en effet et deviennent désormais plus accessibles.

MicroGED, un produit évolutif MicroGED bénéficie d’une mise à jour par an ;  Cette mise à jour, c’est la concrétisation des remontées et des remarques utilisateurs : On questionne et on écoute nos clients ; Création d’un club d’utilisateurs ;  MicroGED intègre les dernières technologies Intégration de la recherche Plein Texte ; Module de formation en ligne au format Flash ;  MicroGED est bâti sur des standards de l’informatique professionnelle.

MicroGED, un produit sécurisé  En activant l’accès sécurisé, à chaque utilisateur est associé un profil Administration Supervision Utilisation Consultation C’est l’administrateur qui est habilité à créer les utilisateurs et à leur affecter un profil.

Les 4 profils utilisateur de MicroGED L’Administrateur possède tous les droits Le superviseur possède tous les droits sauf la suppression d‘un Document L’utilisateur : opérateur de saisie qui ne peut créer les entrées dans les fichiers annexes Le Consultant ne peut que visualiser les Documents

Les avantages de MicroGED Facilité Rapidité Traçabilité Qualité Parfait suivi du déroulement des différentes phases du processus Une interface très conviviale Traitement Automatique des tâches longues et fastidieuses Retrouvez à tout Moment un document

5. Annexes : Règles de la démonstration type 5. Annexe : Règles de la démonstration type 1. Présentation de l’arborescence en ARMOIRE, RAYON, DOSSIER… 6. The Chien : le bouton Cherche 7. La rapidité pour retrouver un Document 8. Présentation des méthodes d’acquisition de documents (Scanner/Paniéres/E-Mail) Avec l’activation des répertoires par défaut. 9. Présentation des méthodes de diffusion par courrier électronique. 10. Explication des différentes listes de distribution. 2. Attache d’un fichier et le bouton voir 3. Création d’un Dossier qui n’existe pas 4. Présentation de la saisie des mots clefs 5. Recherche d’un document par l’utilisation de la recherche full texte

Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours… Conclusion Conclusion Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours…