Exemple de plan de formation Outil méthodologique

Pourquoi un plan de formation ? Théorie et méthode La planification des actions de formation est indispensable pour : Adapter la stratégie de formation aux objectifs que l’on s’est fixé ; S’assurer de la coordination des actions nécessaires à la conduite des formations ; Évaluer et rassembler les moyens nécessaires matériels, humains et logistiques ; Assurer une bonne qualité des supports et des animations en disposant du temps nécessaire à leur conception ; Accorder aux services le temps nécessaire pour s’organiser pendant les périodes d’absence des personnels ; Respecter le rythme de déploiement de l’outil informatique.

Les quatre étapes du plan de formation Théorie et méthode 1. Analyse des besoins 2. Ingénierie pédagogique L'analyse des besoins décrit les changements qui doivent résulter de la formation dispensée. L'efficacité de la formation dépend largement de cette analyse. Les critères d'évaluation sont fixés en même temps. 3. Formation Une fois que le contexte est compris et la cible définie, les choix sont faits sur la conception des actions de formation et les supports pédagogiques. 4. Évaluation La qualité de la planification et de la logistique est très importante pour l'image positive de la formation. Le processus d'évaluation permet de réagir rapidement et de "corriger le tir" au fur et à mesure que le programme se déroule. Stratégie de formation Critères d'évaluation Objectifs pédagogiques Programme Séances de formation Évaluation "à chaud" Évaluation "à froid"

Les quatre étapes du plan de formation Théorie et méthode A chacune des étapes, il s’agit de réaliser les actions suivantes : 1. Analyse des besoins de formation Identification des personnels à former Analyse des besoins Définition des objectifs par catégories de personnels à former Bilan des actions passées Définition de la stratégie de formation 2. Ingénierie pédagogique Choix des actions et des catégories de support (Design du programme de formation) Conception et réalisation des supports pédagogiques Test des supports : animation de formations pilote Rédaction du manuel des utilisateurs Préparation logistique des formations (salle, postes informatiques,..) 3. Mise en œuvre du programme de formation Envoi des convocations / invitations des utilisateurs Planification de sessions / Inscription des utilisateurs Formation des formateurs Animation des sessions de formation 4. Evaluation du programme de formation Évaluation des sessions de formation Recadrage des supports de formation Évaluation « à froid » du manuel utilisateur

Recommandations Contexte hospitalier Avant de vous engager dans l’élaboration de votre plan de formation, rapprochez-vous de la DRH et de la cellule de formation. Appuyez-vous sur leur connaissance des pratiques de formation et particulièrement des précédents projets informatiques pour identifier les principales zones de risques en termes de choix des formations, d’organisation et de planification. Il est inutile d’organiser des sessions en petits groupes en journée pour les médecins qui ne peuvent pas se rendre disponibles. Il vaut mieux proposer des formations personnalisées à la demande. Évaluez ensemble si les actions de formation que vous allez programmer pour votre projet, peuvent : s’inscrire au plan de formation de l’établissement, bénéficier d’aides particulières notamment dans les projets innovants. Programmez vos formations au plus près du déploiement. Dans l’idéal, la formation a lieu à J et le déploiement à J+1. Dans la mesure du possible mettez à disposition des utilisateurs une base d’entraînement ou « base école » après les formations afin qu’ils puissent venir s’entraîner en cas de doute.

Stratégie de formation Exemple de Plan de formation Cas pratique Dans la cadre de l’informatisation du dossier de soins, le chef de projet a réalisé les trois documents suivants : Plan de formation synthétique des populations à former, du cursus proposé, des moyens nécessaires et des supports envisagés ; Planning de formation : déroulement de façon chronologique de toutes les actions à réaliser ; Suivi des actions de formation : détail des actions, affectations des responsabilités et délais de réalisation. Plan de formation Populations à former 120 IDE 10 IDE référents informatiques Moyens 2 salles 6 PCs par salle Un formateur métier Un formateur logiciel Stratégie de formation IDE Référent informatique : Stage de trois jours – approche fonctionnelle et technique-gestion du système-ouverture de droit-l’assistance aux utilisateurs Une journée en groupe : bilan du déploiement IDE : une journée en groupe : utilisation de l’outil une journée dans le service lors du déploiement une journée en groupe : bilan d’utilisation (année n+1) Supports envisagés Une base école Un manuel utilisateur Un support de formation à l’outil Un support de formation pour référent Un support de formation à l’assistante utilisateur

Exemple de planning de formation Octobre Novembre Décembre Janvier Cas pratique Septembre Octobre Novembre Décembre Janvier Analyse des besoins en formation par population Formation des formateurs Recensement des besoins logistiques Réservation des salles, du matériel, équipement Planning d’inscription en formation, mail et lettres de convocation Rédaction de la Documentation Utilisateur Définition de la stratégie de formation Inscriptions des utilisateurs aux sessions de formation et gestion des plannings Plan de formation des formateurs et des utilisateurs Rédaction des programmes de formation Février Mars Avril Mai Juin Formation des formateurs Formation des utilisateurs Rédaction de la Documentation Utilisateur Mise à disposition d’une base d’entraînement Inscriptions des utilisateurs aux sessions de formation et gestion des plannings Plan de formation des nouveaux arrivants et des formations complémentaires Actualisation de la documentation utilisateurs Déploiement

Exemple de tableau de suivi des actions de préparation des formations Octobre Novembre Décembre Janvier Cas pratique Actions Date de fin prévue Statut Responsable(s) Identifier les formateurs et évaluer leur disponibilité G. Brangé / I. Hédé 08/11 En cours Identifier les utilisateurs à former et évaluer leur disponibilité Planifier la formation des formateurs à l'outil I. Hédé / Formation 15/01 Non initié Configurer les PC et installer l'application SY/K 15/12 Planifier la formation au métier de formateurs Planifier la formation des utilisateurs 01/02 Définir le contenu des supports de formation G. Brangé / B. Larrue 01/03 Élaborer les supports de formation Manuel utilisateur Scénarios d’utilisation Modes opératoires Formation / externe C.Comier G. Brangé P. Lacouture 15/04 Définir le mode de travail (élab. / modif) G. Brangé / groupe projet 13/09 Réserver les salles de formation 15/11