Changements relatifs à l’Instruction Voyage AREVA T&D FRANCE GUIDE UTILISATEUR Changements relatifs à l’Instruction Voyage

Changements relatifs à l’instruction voyages Dépenses 2008 T&D France: : Total Voyages : 38.9 M€ (Source Magnitude) Billetterie Aérienne : 24.6 M€ (Source Amex) Communication de Philippe Guillemot du 27 février stipulant que le budget voyages doit être réduit de 20% pour atteindre 15 M€ d’économies. Pour atteindre ces objectifs, de nouvelles règles sur le poste de dépenses le plus important: la billetterie aérienne, ont été établies. La Politique Voyages ICI23 a été mise à jour intégrant ces décisions et doit donc être strictement appliquée pour atteindre les objectifs souhaités.

Précisions sur les changements effectués L’agence de voyages a pour instruction de réserver systématiquement le billet le moins cher disponible selon les critères suivants: Avion Direct (réservé par défaut sauf indisponibilité) Restrictif (modifiable et remboursable, avec frais) dans la mesure où les frais sont inférieurs au gain potentiel par rapport à un billet 100% flexible Pour rappel : Pour tout vol de plus de 6 heures, la classe affaire est recommandée Train : Direct, Flexible & n’excédant pas 3 heures de trajet en train Il est recommandé de réserver ses billets au moins 2-3 semaines avant départ, afin: d’obtenir les billets au meilleur tarif (voir impact page 10) d’avoir suffisamment de temps pour compléter le processus

Précisions sur les changements effectués Lorsque le voyageur souhaite obtenir un billet plus cher que celui réservé, il doit impérativement envoyer à l’Agence une demande de « Dérogation » (voir Annexe 1) signée par: son représentant T&D au Comex pour les voyageurs de T&D Management - 3129 le Directeur Régional des Ressources Humaines ou Financier pour les autres voyageurs. Un rapport est remis depuis mars 2009 aux membres du Comex sur les dérogations accordées, ainsi que sur les économies manquées L’agence de voyage n’est plus autorisée à: À faire une proposition si l’Ordre de Mission n’est pas effectué entièrement dans Ulysse (pour l’ensemble des unités utilisatrices d’Ulysse) modifier une réservation avant d’avoir reçu la demande de dérogation signée; émettre un billet si l’Ordre de Mission n’est pas approuvé par le N+1 du voyageur

Comment cela se traduit-il dans l’offre reçue par e-mail? 1/2 Si un vol restrictif existe mais que les frais d’annulation ou/et de modification sont inférieurs au gain potentiel entre un billet 100% flexible et un billet restrictif alors Amex va réserver le vol restrictif Réservé par Amex Gain de 384 EUR à comparer avec des frais potentiels de 50 EUR, le billet étant toujours modifiable et remboursable Si vous ne recevez jamais ce type d’offre par e-mail, demandez à votre assistant(e) de vous la transférer ou de mettre à jour votre profil afin de la recevoir

Comment cela se traduit-il dans l’offre reçue par e-mail? 2/2 En plus du vol réservé selon les critères demandés, Amex doit proposer une alternative encore moins chère (avec transit, via, etc.). Prix de référence Réservé Réservé par Amex Proposition alternative. Ces propositions ne sont pas réservées, aussi le tarif peut changer à la hausse voire la proposition devenir indisponible si la validation n’est pas faite rapidement. Alternative:

Exemple sur un AR Paris – Shanghai Classe Affaires, Cas où l’on propose un billet flexible 100%, réservé 3 semaines avant départ PRIX DE REFERENCE 4.244 € Air France Flexible Vol direct Départ: 23:15 Durée vol: 11:00 (12:35) PROPOSITION 1 3.264 € China Eastern Flexible Vol direct Départ: 01:20 pm Durée vol: 11:00 (12:35) PROPOSITION 2 2.411 € Finnair Flexible (avant départ) Escale (Helsinki) Départ: 12:20 pm Durée vol: 13:00 (14:45) L’agence va réserver ce billet Dérogation exigée si billet plus cher demandé Alternative proposée par l’agence – pas de dérogation nécessaire Si vous optez pour la proposition 2, il faut le spécifier rapidement à l’agence car votre place n’est pas réservée. Si vous souhaitez qu’Amex vous réserve un vol restrictif , vous pouvez le spécifier à l’agence dans votre Ordre de Mission dès votre première demande en utilisant dans le champs « commentaires » d’Ulysse

Impact financier en réservant à l’avance Exemple Paris-Dubaï-Paris-Classe Affaires – selon la date de réservation avant départ Vol AF départ Paris: 01:15 Une économie de 1 à 2K€ peut être réalisée en réservant 2 semaines à l’avance Départ 3 semaines 2.888 € 1 Semaine 3.545 € 3 jours 4.942 €

Quelques recommandations En tant que voyageur / Assistant(e) • Réservez vos billets suffisamment à l’avance. Vous pouvez économiser € 1,000- 2,000 par billet sur un vol long courrier en réservant 3 semaines avant départ. • Demandez-vous toujours si le voyage est absolument nécessaire ou si vous pouvez utiliser la vidéo conférence. • Tout voyageur selon critère précisés dans l’instruction voyage doit faire une demande de Carte Amex et l’utiliser. • Les assistant(e)s devraient toujours transférer toutes les propositions envoyées par Amex au voyageur/N+1 (valideur) • Si vous optez pour l’alternative la moins chère, veuillez mettre à jour au plus vite votre ordre de mission pour qu’Amex puisse réserver vos billets En tant que manager • Toujours demander à vos collaborateurs quelle est l’offre la moins chère proposée par AMEX avant d’approuver le voyage et • vérifier si le voyage est absolument nécessaire et combien de personnes doivent se déplacer

Conclusion A retenir: les nouvelles instructions visant à réduire les coûts; la politique voyage ICI 23 qui en résulte; tous les voyages doivent être réservés auprès d’Amex; aucun vol nécessitant une dérogation signée ne pourra être réservé par Amex avant réception de celle-ci; 100% des Ordres de Mission sont à effectuer dans Ulysse (lorsque l’outil est déployé dans votre unité); Aucun billet ne sera émis sans Ordre de Mission validé; Dès 6 heures de vol, la classe affaire est recommandée.

Visualisation du process de réservation d’un billet Annexe Visualisation du process de réservation d’un billet Etape par étape

Pas de dérogation nécessaire en cas de choix de la Proposition 1 ou 2 Procédure de Réservation – Etape par étape Cas A - Sélection de la proposition 1 ou 2 Prix référence Proposition 1 Proposition 2 OM OM Billets Outil Réservation OM Voyageur AMEX OM Proposition 1 ou 2 Pas de dérogation nécessaire en cas de choix de la Proposition 1 ou 2 OK Valideur

Dérogation approuvée & signée Procédure de Réservation – Etape par étape Cas B - Refus des propositions 1 et 2 & demande de dérogation Prix référence Proposition 1 Propositionl 2 OM OM Billets Outil réservation OM Voyageur AMEX OM Billet plus cher demandé Billet plus cher approuvé Dérogation requise – à faire signer Dérogation soumise au valideur Valideur voyage OK Dérogation approuvée & signée