Programme DMP en établissement de santé Ateliers Réunion du 7 février 2012

Principe des ateliers Programme DMP en établissement – Réunion du 7 février groupes « homogènes » 2 heures d’atelier (matin)  Tour de table et point synthétique sur les projets  Partage d’expérience autour de 2 questions Restitution des travaux (15 min/groupe après déjeuner)  Prévoir un rapporteur

Thèmes des ateliers Programme DMP en établissement – Réunion du 7 février 2012 GroupeThèmes de discussion prioritaires N° 1 - Comment recueillir le consentement des patients sous tutelle ou sous curatelle ? Dans quels cas le recueil du consentement parait difficile ? - Quel type de documents prévoyez- vous de mettre en partage dans le DMP ? N°2 - Comment mobiliser les médecins sur le projet DMP ? - Comment organiser la création et l’alimentation des DMP d’un point de vue organisationnel et technique ? N°3 - Comment gérer la montée en charge du projet DMP : mobilisation du personnel, organisation de la création des DMP … ? - Quel type de documents avez-vous prévu de mettre en partage dans le DMP ? N°4 - Comment prévoyez vous d’informer /mobiliser vos correspondants (PS libéraux, autres ES,..) sur le DMP ? Quels types de documents prévoyez-vous de partager avec eux dans le DMP ? - Comment envisagez-vous votre projet DMP dans le temps ? quelles sont les ressources affectées au projet DMP durant la phase de montée en charge puis en routine ?

Les 4 groupes Programme DMP en établissement – Réunion du 7 février 2012

Restitution Groupe 1 (ES spécialisés en psychiatrie) Programme DMP en établissement – 7 février 2012 Comment recueillir le consentement des patients sous tutelle ou sous curatelle ? Dans quels cas le recueil du consentement parait difficile ? Cas de la curatelle et sauvegarde de justice = le patient Cas de la tutelle à la personne : En fonction du jugement Information & recherche du consentement = patient Décision = tuteur (information a organiser – procédure à partager) Difficultés : connaitre l’existence d’une mesure de protection au moment de la création du DMP, à qui remettre les identifiants de connexion = le tuteur désaccord entre majeur protégé et le tuteur Cas des mineurs: titulaires de l’autorité parentale (principe) Dispositions permettant au mineur de s’opposer à l’accès de ses parents. Note juridique à faire.

Quel type de documents prévoyez- vous de mettre en partage dans le DMP ? Organisations différentes : envoi manuel dans la plupart des cas, ou document spécifique DMP envoyé automatiquement Impact du DMP sur la mise en œuvre du DPI / sur la gestion de la qualité Contenu : a minima la prescription Selon ES : CR adaptés au DMP, courrier de sortie, antécédents, biologie, examens Adaptations : écrire dans le DPI en pensant que les informations seront autant pour le médecin traitant que le patient. Enlever des informations sensibles qui seront communiquées directement au médecin traitant (courrier/MSS) Point de vigilance / examens sous traités : la responsabilité de l’ES est engagée en cas de problème d’identito-vigilance (INS) Programme DMP en établissement – 7 février 2012 Restitution Groupe 1 (ES spécialisés en psychiatrie)

Restitution Groupe 2 (cliniques) Programme DMP en établissement – 7 février 2012 Comment mobiliser vos médecins sur le projet DMP ? Levier clinique : Partage de l’information et connaissance des traitements habituels, des antécédants médicaux et des allergies du patient (ex : cardiologie) Levier délais : réduction du temps de transmission de l’information vers le médecin généraliste Levier Instance : Mobilisation des médecins par le biais de la CME Information et formation par le biais des secrétaires médicales Inclure le DMP dans les projets médicaux de la structure Utiliser la MOAR pour mobiliser les médecins de villes autours de l’établissement Donner un sens médical au DMP en déployant sur une filière de soins en particulier

Programme DMP en établissement – 7 février 2012 Comment mobiliser vos médecins sur le projet DMP ? Levier communication patient : communiquer très largement dans l’établissement pour rendre le patient demandeur (brochures, films etc.) Levier règlementaire : Réduire le nombre de dossiers à remettre aux patients dès lors qu’ils sont dans le DMP Le DMP est vu comme un outil d’interopérabilité entre leurs outils métiers et la clinique Restitution Groupe 2 (cliniques)

Programme DMP en établissement – 7 février 2012 Comment organiser la création et l’alimentation des DMP d’un point de vue organisationnel et technique ? Information passive patients dans les points de vie de l’hôpital Utiliser la secrétaire médicale, des admissions et des pré-admissions pour passer l’information au patient et au médecin et éventuellement recueillir l’intention du patient Création d’un poste dédié pour informer & créer les DMP : fonction dédiée (bureau ou mobile en cours d’hospitalisation) ou tâche rajoutée aux admissions en augmentant les ETP aux services des admissions Temps d’information et de création entre 3 mn et 15mn Alimentation (manuelle) avec le DIM de l’établissement à partir du dossier patient de l’établissement ou alimentation (manuelle) directe par le médecin (via son logiciel de gestion de cabinet) ou alimentation systématique et par défaut en fonction de types de documents validés par la CME Restitution Groupe 2 (cliniques)

Restitution Groupe 3 (ES publics > 950 lits) Programme DMP en établissement – 7 f évrier 2012 Comment gérer la montée en charge du projet DMP : mobilisation du personnel, organisation de la création des DMP … ? PLUSIEURS ENJEUX IDENTIFIES EN ESTABLISSEMENTS MAIS FAIBLE VISIBILITE POUR UN REX GLOBAL MISE EN PLACE : Permet une mise à plat de l’existant + réflexion sur les processus d’organisation (ex : admissions, circuit patient) Permet une analyse des risques axée sur les ressources dédiées / le temps valorisé / les circuits d’information CREATION : Différentes approches : le kiosque, le passage par le bureau des entrées, la création via un pôle central (pool d’agents) Remarque : Les urgences ont moins souvent été retenues comme porte d’entrée pour la création Temps moyen : environ 5 minutes Facteur clé de succès : dissocier l’information sur le DMP et la création de DMP Variantes : hôtesses d’accueil (N1), agents reclassés (N2), bureau des entrées (création) ALIMENTATION : Diffuser l’info pour que les professionnels identifient les patients disposant d’un DMP Variante : mise en œuvre systématique de l’alimentation sans savoir si le patient dispose d’un DMP (l’EAI fait le tri) INFORMATION : Différencier l’amont et l’aval, l’interne et l’externe, les patients et la communauté médicale, les infos passives / actives Contribuer « au bruit de fond DMP » (PQR, TV et radio locales) dans l’attente d’une communication nationale Proposition de création aux personnels de l’ES Ex d’infos : self, vestiaire, affiches, écrans / films, bulletins de paie

Programme DMP en établissement – 7 février 2012 Quel type de documents avez-vous prévu de mettre en partage dans le DMP ? ENJEUX IDENTIFIES : La validation des documents alimentant le DMP est le point clé du process (qualité / délai / « feu vert » pour envoi) L’alimentation est un levier d’amélioration de la formalisation des documents Constat d’un allongement des délais d’émission et de formalisation de docs (ex: lettres de sortie) Rôle clé des médecins et secrétaires médicales TYPE DE DOCUMENTS : Fonction des architectures logicielles Fonction de la hiérarchisation des docs Fonction des partenaires ciblés par la diffusion (producteur de l’info / diffuseur / récepteur) MODALITES D’ENVOI : Envoi automatique (dès lors que validation préalable) / rendre public le document = amélioration de la qualité Débrayage à l’envoi automatique (si contrordre du médecin) Validation préalable / postérieure à la formalisation du document avec envoi (ex: à la dictée, à la relecture du doc) Certains documents peuvent être rendus invisibles (CR d’anapath) EXEMPLES DE DOCUMENTS : CR radio, lettre de sortie, CR anapath, CR opératoire, CR d’hospitalisation puis à terme la biologie Restitution Groupe 3 (ES publics > 950 lits)

Restitution Groupe 4 (autres ES) Programme DMP en établissement – 7 février 2012 Quels types de documents prévoyez-vous de partager avec eux dans le DMP ? Comment prévoyez vous d’informer /mobiliser vos correspondants (PS libéraux, autres ES,..) sur le DMP ? Question de l’automatisation de l’envoi des documents  Automatisation doit pouvoir être « bloquée » par le médecin via la secrétaire Documents: CR opératoire/ CR Hospitalisation/ Lettre de sortie Traitement de sortie CR de consultation CR de radiologie CR anapath avec respect de la consultation d’annonce Résultats de biologie (demande des médecins de ville) CR de passage aux urgences Spécifique Néphrologie: Protocole de dialyse Traitements pris pendant et hors dialyse Les pré-requis: un vote de la CME, des documents utiles aux PS libéraux Un repère: les documents habituellement adressés par messagerie sécurisée

Programme DMP en établissement : réunion de lancement le 23 novembre 2011 Comment prévoyez vous d’informer /mobiliser vos correspondants (PS libéraux, autres ES,..) sur le DMP ? Points clés du processus d’information et de mobilisation des différents acteurs DMP : -Le DMP agit comme catalyseur du manque de dialogue hôpital/ville (éviter le sentiment de complot, d’opacité, etc.) - Être attentif, dés l’amont du projet, à la concertation avec les médecins. Eviter une communication hospitalo-centrée (médecins laissés de côté) -S’appuyer en relais sur les médecins traitants travaillant à l’hôpital -Rencontrer les différents ordres, les URPS médecins, les organismes de FMC -Associer les associations d’usagers -Adresser un courrier à tous les médecins libéraux du bassin, signé DG/CME, validé URPS/ordre: décrivant le projet, la motivation de l’ES, l’objet du DMP, accompagné de brochures et de dépliants - Profiter d’évènement particulier (cérémonie de vœux, inauguration, etc.) pour communiquer sur le projet en évitant une communication exclusivement hospitalière Idées: Dans tous les messages, insister sur la finalité: « le DMP est un moyen de mieux prendre en charge le patient ». Avoir en tête les doléances/attentes des correspondants de ville et des patients. Engagement réciproque ville/hôpital: « c’est donnant/donnant! » Restitution Groupe 4 (autres ES)

Programme DMP en établissement – 7 février 2012 Comment envisagez-vous votre projet DMP dans le temps ? Quelles sont les ressources affectées au projet DMP durant la phase de montée en charge puis en routine ? Ressources: -Les plus expérimentés sont confrontés à des phénomènes de lassitude et d’ennui des hôtesses et chargés d’accueil en charge du DMP. Solution: -Nouvelles embauches: personnes en reclassement (aides-soignantes) / Contrats d’Aide à l’Emploi (CAE) grâce aux élections qui arrivent. Profils plus commerciaux pour une stratégie plus poussée -Médecins en prescripteurs du DMP: très forte réussite, importance de la confiance, réassurance du patient. Mais chronophage. -De manière générale, peu de ressources dédiées malgré leur utilité dans le processus initial d’information -La cible: s’intégrer le plus possible dans les process de routine de l’ES Mise en routine: - Evaluer les processus et les améliorer au fil du temps. Ne pas tout baser sur une motivation ponctuelle mais instaurer une routine sur des process déjà existants. - Proposition systématique de la création du DMP à l’accueil. Redirection du patient au stand d’information DMP si besoin (V2 du Guide DMP en ES) Restitution Groupe 4 (autres ES)