GIS PL PROJECT MANAGEMENT TRAINING TO SUCCEED THE GIS PROJECTS Part 7 The project process and the applicables rules Sponsored by Jacques Henriot – GIS PL Presented by the Process Improvement Manager of Unit Contract Dpt

To succeed the GIS projects 7. The project process & the applicable rules 7.1 Best Ideas & Practices 7.2 An idea of the PM work load 7.3 Process & ToolBox : RMC !

7. The project process & the applicable rules 7 7. The project process & the applicable rules 7.1 Best Ideas & Practices L’IDEE : Rassembler par phase du Processus Projet : Les principales BIP à appliquer sur le projets par le PM Les outils à disposition du PM Les indicateurs de chaque phase

1 2 Objectif : Mettre le projet sur les rails Start phase Engineering phase Objectif : Mettre le projet sur les rails Bonnes Idées & Pratiques : Le Client : Etablir les contacts avec le client, les partenaires Le contrat : Lire le contrat et le connaître parfaitement, Le traduire dans les documents internes techniques, administratifs, financiers. Les délais : valider et s’approprier le planning du projet Le produit : Clarifier tous les points techniques nécessaires au démarrage des études et compléter la DT Veiller à l’optimisation du poste & des armoires BT Soumettre et Faire approuver les documents contractuels La finance : faire rentrer l’acompte à la commande identifier les risques spécifiques au projet et les opportunités d’amélioration de marge valider et s’approprier la marge de référence Outils : KOM & Tél. Le Contrat DT, OMF, OE-OA-OF PGR et Planning Projet DT, Réunion de clarification Action avec BEs DTS OE-OA-OF ROR TBB As-Booked Indicateurs : Revue financière « As-Booked » DT completée en temps voulu

3 Objectif : Eviter le déraillement ! Bonnes Idées & Pratiques : Procurements phase Objectif : Eviter le déraillement ! Bonnes Idées & Pratiques : Les délais : Veiller à l’approbation des documents contractuels restants ayant un impact sur les composants à approvisionner Vérifier que les nomenclatures sont remises à l’heure Vérifier que les commandes à nos fournisseurs sont passées à l ’heure Vérifier périodiquement la compatibilité des délais de livraison annoncés par les fournisseurs externes vs besoins atelier Préparer le montage site avec Service Le produit : Préparer la réception client avec le responsable FAT Outils : DTS Tableau Retard Lancement Tableau MCP 530 (Retard passation de commandes) Tableau Suivi des Retards par affaire Instructions Services Le Contrat & PCU Indicateurs : Pièces livrées à l’heure Design frozen/ Documents approuvés

4 5 Objectif : Arriver à bon port Bonnes Idées & Pratiques : Outils : Manufacturing & Testing phase 5 Shipment phase Objectif : Arriver à bon port Bonnes Idées & Pratiques : Les délais : Vérifier que l’atelier de montage livre l’ensemble des travées à l’heure Orchestrer les expéditions de matériel et d’outillages Visiter le site et Préparer le chantier avec le client Le produit : Obtenir l’approbation des essais de routine par le client & l’autorisation d’expédition La finance : Reconnaître le CA à l’avancement en fin de production Outils : Tableau Suivi de Prod Le Contrat & le Découpage Réunion de prépa chantier PCU & FAT Instructions Finances Indicateurs : Travées sorties usine à l’heure Revue financière “As-Manufactured”

6 Objectif : Assurer le service Bonnes Idées & Pratiques : Outils : Site Erection & Commissioning phase Objectif : Assurer le service Bonnes Idées & Pratiques : Le contrat : Veiller à l’application des règles de sécurité par le client/ entrepreneur Obtenir la Réception Provisoire RP (ou PAC) au plus tôt après le commissioning Les délais : Veiller à démarrer le chantier dans les bonnes conditions Faire traiter les aléas chantier d’une manière réactive Veiller au retour des outillages de montage & essais ainsi que des contenants SF6 (dispo. pour autres projets) Le produit : Veiller à la bonne remise du poste au client avec les rechanges et les outillages Faire un retour d’expérience du projet à la RP La finance : Suivre de près le déroulement du chantier & Anticiper les dérives de coûts Outils : Rapports hebdo/ Visite Sécurité Le Contrat FAQ011 & Dispo. Interfaces FAC & DMMC Instructions FAQ211 CR Cloture projet & CRO Planning chantier & Rapports hebdo Le superviseur n’est pas seul ! Il rend compte au PM – Il a son support Indicateurs : Revue financière « As-Erected » FAQ211 signé par le client

7 Objectif :Tenir les engagements jusqu’au bout Warranty Objectif :Tenir les engagements jusqu’au bout Bonnes Idées & Pratiques : Le contrat : Obtenir la Réception Définitive RD (ou FAC) à la fin de la période contractuelle de garantie Les délais : Intervenir rapidement en cas d’incident en service Le produit : Faire lever les réserves techniques à l’émission de la RP (PAC) La finance : Obtenir le dernier paiement éventuel et la restitution de caution à la RD Outils : Le Contrat RDS Liste de réserves Indicateurs : Plus de paiements en attente & Revue Financière « As-Final » Certificat de Réception Définitive

7 6 5 4 3 2 1 Objectif : Réussir le projet ! All along the project 6 7 3 4 5 1 2 Objectif : Réussir le projet ! Bonnes Idées & Pratiques : Le client Maintenir une relation de qualité avec le client et les partenaires Etre à l’écoute du client et S’attacher à répondre à ses attentes Le contrat : S’appuyer sur le contrat au mieux des intérêts de T&D, tout en recherchant la satisfaction du client Les délais : Maitriser le planning du projet Le produit : Anticiper les points durs et les Clarifier au bon moment Partager avec le client l’intérêt de nos standards pour minimiser les perturbations usine Faire approuver les plans et documents contractuels La finance : Piloter le projet par les risques (anticipation – mitigation) Saisir toutes les opportunités d’amélioration de marge Gérer le cash-in (faire en sorte que les factures soient émises et puissent être réglées sans retard) Anticiper les dérives éventuelles de marges et les Faire remonter Outils : Le Contrat PGR et Planning Projet DT Connaissance de notre exécution standard DTS ROR Planning des paiements & Dialogue client Dialogue avec Management Le PM n’est pas seul ! Il rend compte à sa hiérarchie & s’appuye sur les supports Il est force de proposition Indicateurs : Marge initiale conservée voire améliorée Client satisfait par les équipements/ services

7. The project process & the applicable rules 7 7. The project process & the applicable rules 7.2 An idea of the PM work load Charge de travail du PM Phase Démarrage Affaire Temps Phase Management Chantier Phase Suivi Période de Garantie Phase Suivi Etudes Phase Suivi Appros Phase Suivi Production Phase Suivi Expéditions Stockage

R Règles de M Management de C Contrats 7. The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! R Règles de M Management de C Contrats

7. The project process & the applicable rules 7 7. The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! BUT : Etre le POINT D'ENTREE UNIQUE vers tous les procédures/ documents/ informations nécessaires à la gestion d'un projet.  éviter les doublons Capitaliser LE SAVOIR RESULTATS : Vision "processus" (notamment utile pour les nouveaux PMs). Processus est complètement en phase avec la QP81-1 (nouvelle mise à jour à venir) Mise en place des liens hypertextes (y compris vers des FG sur Prisma et vers l'Intranet) Intégration de tous les documents à jour de la Base Affaires sous Lotus Notes et du réseau Mise à disposition d’un onglet "Coup de Pouce" (quelques bons conseils - par exemple, organisation de déplacements, palette de couleurs RAL, etc ...) Accessibilité par toute l’usine en lecture

1. Démarrage de l’affaire 7. The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! STRUCTURE : Fichier excel Découpage principal comme pour la QP81-1 : Onglet « PM_Suivi technico-commercial » Onglet « PM_Suivi financier » Onglet « PM_Coup de Pouce » Découpage secondaire (taches) comme pour la QP81-1 : Mêmes n° de taches Organisation par phases du projet : 1. Démarrage de l’affaire 2. Etudes 3. Approvisionnements 4. Production 5. Expéditions 6. Chantier 7. Période de garantie

7. The project process & the applicable rules 7 7. The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! STRUCTURE : A chaque tache sont associés (en partant de la gauche) : Une date (approx) à laquelle la tâche doit avoir lieu (quand ?) Le(s) « fournisseur(s) » des « entrées » (qui ?) Le(s) « entrées » La tâche Le(s) « sorties » Les « clients » de ces « sorties » une fiche RMC détaillée (= procédure) Ex: RMC-1.3 pour la tâche 1.3 Enclenchement de l’affaire Chaque fiche RMC comporte : La procédure à suivre Des liens hypertextes vers des documents support, des gabarits, des procédures, … Rappel du lien : \\Fraix01fs01\rmc_regles_management_contrat\Sommaire RMC.xls

7. The project process & the applicable rules 7 7. The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC !

7. The project process & the applicable rules 7 7. The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC !

Les RMC ! A CONSOMMER SANS MODERATION !!! 7. The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! Les RMC ! A CONSOMMER SANS MODERATION !!!