Formation Affelnet 6ème Mars 2012 ___________________ Directeurs d’école DSI Nancy 1 DSI Nancy DSI Nancy 1

1.Généralités L’application AFFELNET 6ème est une application entre la base des élèves du 1er degré (BE1D) et la Base BEE. Elle recueille les vœux des responsables des élèves, propose les affectations, transfère les dossiers des élèves affectés dans la base du collège. BE1D AFFELNET6 SCONET 2 DSI Nancy

2.Pré requis et accès Le directeur d’école ne peut commencer à utiliser AFFELNET 6ème que lorsque la campagne de saisie des vœux est ouverte; cela nécessite que l’IA ait paramétré l’application et intégré les dossiers des élèves issus de la base BE1D. Accès Le directeur accède à AFFELNET 6ème par un portail d’identification : https://si1d.ac-orleans-tours.fr/ et se connecte grâce à une clé OTP. 3 DSI Nancy

4.Actions du directeur d’école Base élèves : Du 19 au 30 mars, le directeur vérifie les informations de BE1d et sélectionne les élèves susceptibles d’entrer au collège BE1D 1.Vérification et validation par le CDTI de la liste des élèves issus de Base élèves Du 4 au 20 avril 3. Saisie par lot de la langue étudiée à l'école 2. Impression du volet 1 4. Saisie par lots du collège de secteur 5. Impression du volet 2 7 mai : Remise des volets 1 et 2 aux familles 11 mai : Retour des volets 1 et 2 L'adresse de l'élève reste inchangée à la rentrée prochaine Du 14 au 25 mai, saisie des vœux des familles L'adresse de l'élève change à la rentrée prochaine Modification du volet 1, saisie du nouveau collège de secteur et réimpression du volet 2 Du 29 mai au 7 juin, saisie des décisions de passage et validation finale (dossier complet) DSI Nancy

Base élèves liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Constitution dans BE1D et transfert dans AFFELNET 6ème de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège : Élèves sortants de : - CM 2 - CM 1 ou < (rare mais existe) - CLIS ou CLAD - Elèves ayant atteint 12 ans au 31 décembre 12 Élèves demandant une affectation dans un collège public du département Établissements : écoles publiques et collèges publics du département 5 5 DSI Nancy DSI Nancy 5

Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Une pop apparaît alors et propose au directeur de faire un choix selon qu’il a ou non des élèves susceptibles de rentrer au collège . Dans le menu Elèves de BE1d, le directeur clique sur le lien « Constituer la liste des élèves susceptibles de rentrer au collège. » 6 DSI Nancy DSI Nancy 6

Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Le directeur d’école confirme son choix en cliquant sur le bouton Valider En cas d’erreur , il peut revenir à l’écran précédent en cliquant sur le bouton annuler 7 DSI Nancy DSI Nancy 7

Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège L’application confirme au directeur que son choix a bien été enregistré. Le directeur clique sur OK.. La procédure est terminée. 8 DSI Nancy DSI Nancy 8

Phase 1 : Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Deuxième cas : le directeur a dans son école des élèves susceptibles de rentrer au collège. Il clique alors sur le bouton radio correspondant Puis valide son choix en cliquant sur le bouton OK. 9 DSI Nancy DSI Nancy 9

Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Le directeur définit, un ou plusieurs critère(s) de recherche parmi les élèves admis définitifs de son école.. Ces critères peuvent être : individuels : choix du nom d’un élève. ou collectifs : choix du niveau CM2 par exemple 10 DSI Nancy DSI Nancy 10

Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Le directeur sélectionne les élèves qu’il souhaite intégrer à cette liste en cliquant sur les cases à cocher correspondantes. Il confirme son choix en cliquant sur le bouton Valider 11 DSI Nancy DSI Nancy 11

Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Les élèves sélectionnés sont ajoutés à la liste. Le directeur peut supprimer un élève de cette liste en cliquant sur la corbeille située sur la ligne correspondant au nom de l’élève Il peut éditer cette liste Il peut ajouter des élèves à cette liste Il peut procéder à une extraction de cette liste 12 DSI Nancy DSI Nancy 12

Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Quand la liste est complète, le directeur peut procéder à la validation de cette liste pour l’IA Dans la popup qui s’affiche, le directeur doit confirmer l’envoi à l’IA en cliquant sur le bouton « Valider » 13 DSI Nancy DSI Nancy 13

Constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège un message confirme au directeur le bon déroulement de l’opération de validation de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège Remarque : Tant que la campagne de constitution des listes n’est pas terminée, le directeur d’école peut effectuer plusieurs validations successives de cette liste. Chaque validation annule et remplace la précédente liste. 14 DSI Nancy DSI Nancy 14

Présentation de l’application AFFELNET 6ème 15 DSI Nancy

9.Page accueil 16 DSI Nancy 3 MENUS Dossiers élèves Affectation des élèves Résultats Calendrier des différentes activités du processus d’affectation Si la table des messages contient un message en cours de validité, il est affiché dans le cadre 16 DSI Nancy

Saisie des dossiers élèves 17 DSI Nancy

10. Avancement de la saisie Dossiers élèves Avancement de la saisie Les contrôles présents à certaines étapes de la saisie permettent de générer des compteurs relatifs à l’avancement des dossiers Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Total : élèves importés de BE1D pour cette école; le directeur d’école vérifie le nombre d’élève importés dans Affelnet 6ème. Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats 18 DSI Nancy DSI Nancy 18

Du 4 au 20 avril : Edition des volets 1 et 2 de la fiche de liaison 19 DSI Nancy

Édition du Volet 1 (Fiche Liaison) A partir de la liste des élèves de son école, le directeur sélectionne ceux dont il éditera les volets 1 de la fiche de liaison. Il peut également consulter la fiche récapitulative de l’élève ou modifier le dossier élève si le volet 1 de la fiche est édité. 20 DSI Nancy DSI Nancy 20

11. Edition du Volet 1 de la Fiche de Liaison Dossiers élèves Avancement de la saisie Le menu Edition du volet 1 propose 4 fonctionnalités : - Editer le volet 1 de la fiche de liaison d’un ou plusieurs élèves - Editer le volet 1 d’une fiche de liaison vierge - Consulter la fiche récapitulative de l’élève (volet 1 non édité) - Modifier le dossier de l’élève (volet 1 édité) Edition volet1 fiche de liaison Fiche de liaison volet 1 VIERGE Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats 21 DSI Nancy

Saisie des langues étudiées A partir de cette liste, le directeur peut saisir pour ses élèves, la langue étudiée à l’école et accéder à la mise à jour de leur dossier. 22 DSI Nancy DSI Nancy 22

Saisie du collège de secteur À partir de cette liste, le directeur peut saisir le collège de secteur de ses élèves et également accéder à la mise à jour de leur dossier. 23 DSI Nancy DSI Nancy 23

Édition du Volet 2 (Fiche Liaison) Cet écran permet d’éditer les volets 2 de la fiche de liaison. Il permet également d’accéder aux dossiers élèves. 24 DSI Nancy DSI Nancy 24

15. Edition du Volet 2 de la Fiche de Liaison Dossiers élèves La Fiche Volet 2 Editée sera envoyée aux responsables de l’élève. Les Responsables légaux renseignent les vœux de l’élève La Fiche Volet 2 Editée sera envoyée aux responsables de l’élève. Les Responsables légaux renseignent les vœux de l’élève. A RENSEIGNER PAR LES RESPONSABLES : LANGUE VIVANTE : -Langue vivante1/vivante2 pour la 6ème Formation demandée : -Choix 6EME : correspond au collège de secteur ou un autre collège différent du collège de secteur -Choix SEGPA : ce n’est pas une demande de dérogation -Choix CLASSES A HORAIRES AMENAGEES : c’est une demande de formation à recrutement contingenté relevant d’une procédure spécifique, les responsables doivent compléter le cadre D demande de dérogation -Choix AUTRE FORMATION : c’est une demande de dérogation, les responsables doivent compléter le cadre F demande de dérogation Choix AUTRE que le collège public de secteur: -au maximun 3 demandes de dérogation -Pour chaque demande de dérogation, les responsables devront saisir un motif Page 2 -LISTE DES FORMATIONS PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE -LISTE DES LANGUES VIVANTES PROPOSÉES POUR L'ENTRÉE AU COLLÈGE Avancement de la saisie Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats 25 DSI Nancy

7 mai : remise des volets 1 et 2 aux familles 7 mai : remise des volets 1 et 2 aux familles. 11 mai : Retour des volets 1 et 2 Si l'adresse de l'élève change à la rentrée prochaine : modification du volet 1 de la fiche de liaison, réimpression du volet 2 pour signature des familles 26 DSI Nancy

Édition du Volet 1 (Fiche Liaison) Données élève - Dossier élève 27 DSI Nancy DSI Nancy 27

Du 14 au 25 mai : Saisie des vœux des familles 28 DSI Nancy

Saisie des vœux 29 DSI Nancy DSI Nancy 29 Cette page permet d’accéder aux écrans de saisie des vœux des responsables des élèves de l’école et d’initialiser la langue vivante 1 demandée pour le collège. Saisie des vœux : - L’école reçoit les 2 volets des fiches de liaison, les vœux sont normalement renseignés par les parents. - Le directeur d’école clique sur un lien «élève» afin de compléter les renseignements liés à l’élève et notamment les vœux 29 DSI Nancy DSI Nancy 29

17.Saisie individuelle des vœux – Dossier élève Dossiers élèves Avancement de la saisie Edition volet1 fiche de liaison Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur 2 cas possibles pour la Demande: -Choix formation 6ème classique dans le collège de secteur : la saisie est terminée -Choix autre : le directeur doit sélectionner une formation(1) et dans le cas d’une formation autre que SEGPA, celle-ci constitue donc une demande de dérogation et le directeur doit saisir un identifiant collège(2) et un motif de dérogation(3) Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats ATTENTION : Un seul vœu dérogatoire ne peuvent être saisi pour Les formations particulières hors segpa (Musique, Théâtre, danse). Dans le cas où la famille formule deux dérogations, joindre les volets 1 et 2 au dossier de candidature de classes à horaires aménagés 30 DSI Nancy

Du 29 mai au 7 juin, saisie des décisions de passage entérinées en conseil des maîtres. 31 DSI Nancy

18.Saisie (de masse) des décisions de passage Dossiers élèves Avancement de la saisie Cet écran permet d’initialiser les décisions de passage des élèves susceptibles d’entrer au collège Edition volet1 fiche de liaison Saisie des décisions de passage: -(1)Sélectionnez le ou les élèves -(2)Sélectionner une décision de passage dans la liste déroulante -(3)Cliquez sur «Saisir pour la sélection» ATTENTION : Si le directeur choisit pour un élève «maintien dans le cycle», un message avertit l’utilisateur que les demandes de l’élève seront supprimées. Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom, le prénom et la décision de passage (Appel/maintien dans le cycle/décision de passage) Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Colonne Nom/Prénom + Date de naissance Les liens dossiers élèves ne sont plus présents dans ce sous menu mais le directeur peut accéder au dossier élève par un autre sous menu (saisie des vœux par ex.) Résultats 32 DSI Nancy

Validation de la saisie obligatoire ! Date limite : le 7 juin 33 DSI Nancy

19.Validation de la saisie Dossiers élèves Avancement de la saisie Cette page permet au directeur de signaler qu’il a terminé sa saisie de dossiers et demandes. Edition volet1 fiche de liaison Affichage des indicateurs de contrôle avant validation : - Lorsque tous les indicateurs sont à 0, le bouton Valider apparaît et le directeur peut soumettre sa validation - Si un indicateur est différent de 0, le bouton Valider n’est pas visible Saisie des langues étudiées à l‘école Saisie du collège de secteur Edition volet2 fiche de liaison Saisie des vœux Saisie des décisions de passage Validation de la saisie Affectation des élèves Résultats 34 DSI Nancy

Période d’Affectation des élèves A partir du 13 juin 2012 35 DSI Nancy

21.Liste récapitulative Accès à la fiche récapitulative de l’élève 36 Le directeur d’école peut visualiser les demandes de ses élèves et consulter leur dossier. Dossiers élèves Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom et le prénom Affectation des élèves Liste récapitulative Résultats Accès à la fiche récapitulative de l’élève Cette liste récapitulative est accessible de manière permanente notamment lorsque le menu Dossier élèves est rendu indisponible par le gestionnaire IA(période d’affectation) 36 DSI Nancy

Résultats 37 DSI Nancy

22.Bilan de l’entrée en 6ème Cette liste permet au directeur d’école de visualiser l’établissement d’accueil de ses élèves. Recherche d’élèves : les critères disponibles sont le nom et le prénom Dossiers élèves Affectation des élèves Résultats Bilan de l’entrée en 6ème Accès à la fiche récapitulative de l’élève 38 DSI Nancy