XLAB : Formation Initiale Paramétrage Commande – Service Fait – Factures Missions Echanges et sauvegardes Outils et bases de données

Intérêt du transfert de données : - assurer la cohérence des données avec la délégation - il est donc recommandé de transférer régulièrement vos données vers la délégation La transmission : - par voie télématique - bien paramétrer le nombre de jours d'archivage des transferts - l’envoi se fait en même temps que l’envoi « papier » LES TRANSFERTS

Extraire et transférer les données XLAB : (DOSSIER/ECHANGES AVEC LA DELEGATION/TRANSFERT/EXTRACTION XLAB) –Vérifier les données à extraire –Lancer l'extraction –Transmettre l'extraction Transférer les données REGULIEREMENT, chaque jour de saisie. Retour des données BFC avec intégration dans XLAB (DOSSIER/ECHANGES AVEC LA DELEGATION/TRANSFERT/RETOUR DEPUIS LA DELEGATION) –Retour des mouvements à intégrer et mise en liste d'attente –Intégration automatique de certains mouvements Intégrer les retours REGULIEREMENT, idéalement un par jour La communication avec la délégation. Se fait toujours à l’initiative du gestionnaire de laboratoire COMMUNICATION AVEC BFC – la communication avec la délégation

+Heures maximum pour envoyer une extraction : Le matin : du lundi au vendredi avant 11 h 40 L’après-midi : du lundi au vendredi avant 17 h 40 +Heures de mise à disposition des retours de la DR : Le matin : 7 h 30 L’après-midi : 12 h 30 Le soir : 18 h 30 COMMUNICATION AVEC BFC – la communication avec la délégation

2 cas de figure : -Intégration automatique en BFC - Intégration en attente nécessitant une intervention de la part du gestionnaire de la délégation Valable pour tous les types de commande : fonctionnement, équipement OPERATIONS EFFECTUEES EN DELEGATION – la COMMANDE arrive à la délégation Le flux de création, de modification et de suppression commande BFC vers XLAB n’existe plus : - la commande d’achat est saisie, modifiée, supprimée uniquement dans Xlab - BFC peut uniquement rejeter les commandes

A toute facture XLAB (n° L.....) correspond une commande XLAB (n° L.....) Aucune facture XLAB ne peut être traitée sans intégration au préalable de la commande OPERATIONS EFFECTUEES EN DELEGATION – la FACTURE arrive à la délégation

La récupération des données en provenance de la délégation s'effectue à l'initiative du laboratoire. Les données récupérées sont : –Les commandes, factures, missions : modifiées ou supprimées en BFC (création pour les commandes de paie). –Les rejets (commandes, services faits, factures, missions) –Les notifications reçues –Les données de références (tables de constantes, marchés, etc.) (il peut y avoir des retours uniquement composés de tables qui peuvent être assez longs - surtout ne pas les interrompre) COMMUNICATION DE LA BFC VERS XLAB – retour des mouvements traités en BFC Toutes ces données génèrent des bordereaux récapitulatifs

COMMUNICATION DE LA BFC VERS XLAB – retour des mouvements traités en BFC

+ REJET de la commande Rejet de l’EAI (automatique) EAI = Enterprise Application Integration (Intégration des applications d’entreprise) Rejet manuel (à l’initiative de la délégation) Les services faits rejetés le sont avec les commandes rejetées + REJET de la facture Facture non conforme à la réglementation CNRS Suite à la demande du laboratoire + Traitement des rejets dans BFC et Xlab Voir document « BFC-MUT – Traitement des rejets-Annexe » téléchargeable : Traitement%20des%20rejets-Annexe-V3.1.xls Traitement%20des%20rejets-Annexe-V3.1.xls Les rejets se traitent en accord entre gestionnaire du laboratoire et gestionnaire du service financier OPERATIONS EFFECTUEES EN DELEGATION – les rejets

XLAB permet de connaître l'état des envois et des réceptions des mouvements avec la délégation en consultant le journal de transfert. (Dossier/Echanges avec la délégation/Transfert/Journal transfert). Les données XLAB modifiées, supprimées ou rejetées par la délégation ne sont pas intégrées automatiquement dans votre base. Il vous appartient de valider chacun de ces mouvements avant de les intégrer. (Dossier/Echanges avec la délégation/Intégration). Vous pouvez refuser l'intégration de tels mouvements si vous les jugez incorrects. (ATTENTION : opération irréversible – contacter la délégation au préalable). Certaines données (date de prise en charge, date de règlement, modification des agents…) sont intégrées automatiquement. COMMUNICATION ENTRE BFC ET XLAB – Principe général

Regroupement des informations techniques Les écrans Liaison organisme et identification unité sont réunis dans un seul écran Menu : Dossier/Administration/Paramétrage/Paramétrage des transferts PARAMETRAGE DES TRANSFERTS

Sélectionner des commandes, factures, missions agents et services faits à consulter lors de l’extraction en cours. Menu : échanges avec la délégation/transfert/ transmission à la délégation TRANSMISSION A LA DELEGATION

 Les fichiers transférés (entrée/sortie) d’Xlab ont un format identique quelque soit la plate-forme utilisée pour les échanges  Les lignes détail des commandes, des services faits et des factures, les données fournisseurs sont dans les fichiers de transfert  Par défaut on les trouvent dans le répertoire contenant la base xlab ..\dataxlab\transf\  Les fichiers sont du type a-xlabo.abcxyz arrivée dans Xlab (intégrations) d-xlabo.xyzabc départ de xlab (extractions) FICHIERS TRANSFERES

Dossier : Echanges avec la délégation /transferts/retour depuis la délégation INTEGRATIONS

MARQUAGE Permet de marquer les services faits, commandes et factures pour retransmission/ Menu : échanges avec la délégation/retransmission/ marquer [commandes] [services faits] [factures] L’utilisation de ce module se fait généralement à la demande du correspondant de gestion à la Délégation ( A UTILISER DE FACON TRES EXCEPTIONNELLE)

LES SAUVEGARDES  Il est possible de programmer des sauvegardes automatiques de la base dont la périodicité est définie par le laboratoire (en jours).  La sauvegarde est lancée lors de la déconnexion du dernier utilisateur.  Pour une base, la sauvegarde peut être faite soit en local selon la procédure habituelle; soit par FTP sur le serveur d'échange de la délégation ou sur les deux.  La sauvegarde sur la machine de communication de la délégation est une sécurité supplémentaire mais n'est pas obligatoire. Le laboratoire reste responsable de la mise en place des choix de sauvegarde de ses données.