Comptabilité des immobilisations SAP Best Practices Baseline Package (France)

Présentation du scénario - 1 Objectifs et avantages : Objectif Le composant Comptabilité des immobilisations (FI-AA) permet de gérer et de contrôler les immobilisations avec le système SAP. En comptabilité financière, il sert de livre auxiliaire au grand livre, en fournissant des informations détaillées sur les opérations impliquant des immobilisations. Avantages Vie entière d’une immobilisation, de la commande d’achat ou acquisition initiale (qui peut être gérée comme une immobilisation en cours) jusqu’à sa sortie Calcul des valeurs d’amortissement et d’intérêts Prévisions d’amortissement Principaux flux de processus pris en charge Acquisition après un achat avec fournisseur Acquisition avec écriture automatique de contrepartie Sortie avec produit de cession Vente d’immobilisation sans client Investissement additionnel Réintégrations d’amortissements Imputation des immobilisations en cours Demande de versement d’un acompte pour des immobilisations en cours Passage du programme d’enregistrement des amortissements Écriture des valeurs de coût d’acquisition et de production Simulation d’amortissement/budgétisation des coûts primaires

Présentation du scénario - 2 Applications SAP requises : Obligatoire EHP3 for SAP ERP 6.0 Rôles utilisateurs impliqués dans les flux de processus Comptable des immobilisations Comptable fournisseur 1 & 2 Responsable comptabilité

Présentation du scénario - 3 Description détaillée du processus : Acquisition après un achat avec fournisseur Une entrée d’immobilisation externe est une transaction commerciale résultant de l’acquisition d’une immobilisation appartenant à un partenaire. L'acquisition peut être enregistrée en étant intégrée ou non à la comptabilité fournisseurs. Acquisition avec écriture automatique de contrepartie L'immobilisation peut être imputée automatiquement en contrepartie du compte de virements internes relatif à l’acquisition d’immobilisations. Sortie avec produit de cession Une immobilisation est vendue et génère un produit. La vente est imputée à un client. Une immobilisation est vendue et génère un produit. La vente est imputée à un compte de virements internes. Une immobilisation doit être mise au rebut, sans produit. Vente d’immobilisation sans client Vente d'immobilisation avec sortie partielle sans client

Présentation du scénario - 4 Description détaillée du processus : Investissement additionnel L’investissement additionnel correspond aux corrections ultérieures apportées aux coûts d’acquisition et de production (CAP) d’une immobilisation. Réintégrations d’amortissements Une réintégration d’amortissements est une modification ultérieure de la valorisation d'une immobilisation. Imputation des immobilisations en cours Les immobilisations en cours (IEC) sont un type spécifique d'immobilisations corporelles. Vous pouvez gérer des immobilisations en cours pour une imputation globale ou par poste individuel. Demande de versement d’un acompte pour des immobilisations en cours Les acomptes pour les immobilisations en cours sont des entrées d’immobilisations qui doivent être mises en service et analysées comme un poste distinct dans le bilan.

Présentation du scénario - 5 Description détaillée du processus : Passage du programme d’enregistrement des amortissements L'écriture d'amortissement doit être exécutée régulièrement car les comptes d'amortissement ne sont pas mis à jour immédiatement. Le système crée des documents comptables pour chaque tableau d’évaluation et groupe de comptes en respectant la périodicité d’enregistrement spécifiée dans le Customizing. Écriture des valeurs de coût d’acquisition et de production Outre l’écriture des amortissements (via le passage du programme d’enregistrement des amortissements), le traitement régulier le plus important à exécuter est l’enregistrement des modifications apportées aux valeurs d’acquisition et de production. Ces modifications impliquent toutes les écritures qui affectent les CAP de l’immobilisation, y compris les acquisitions, les sorties, etc. Simulation d’amortissement/budgétisation des coûts primaires Vous pouvez également enregistrer l’amortissement prévisionnel en tant que coûts budgétés dans les centres de coûts ou ordres internes auxquels les immobilisations individuelles sont affectées.

Diagramme de flux de processus Comptabilité des immobilisations - Synthèse Événement Création nécessaire des données de base de l'immobilisation Asset Accountant Entrée d’immobilisation Sorties Transfert inter-sociétés Asset Explorer Investissement additionnel Traitement périodique Réintégration d’amortissements Transfert de provisions pour renouvellement des immobilisations Amortissement non planifié Immobilisations en cours Finance Manager Système d’information Contrôle de la cohérence

Diagramme de flux de processus Comptabilité des immobilisations – Entrée d'immobilisation Événement Immobilisation requise 162 Synthèse Asset Accountant Acquisition avec la comptabilité fournisseurs Acquisition avec écriture automatique de contrepartie Non Oui Acquisition intégrée à la comptabilité fournisseurs

Diagramme de flux de processus Comptabilité des immobilisations – Sorties Événement Immobilisation à sortir 162 Synthèse Asset Accountant Sortie avec produit de cession prévu Sortie résultant d’une mise au rebut Non Oui Sortie avec client Sortie avec produit sans client Non Oui Sortie avec produit et client

Diagramme de flux de processus Comptabilité des immobilisations – Immobilisation en cours Événement Création nécessaire d'une immobilisation sans ordre d'investissement Approbation d'un acompte 162 Synthèse Asset Accountant Mise en service d'une immobilisation en cours Accounts Payable Enregistrement d’une demande d’acompte Enregistrement de l’acompte Enregistrement de la facture de clôture Rapprochement de l'acompte

Diagramme de flux de processus Comptabilité des immobilisations – Traitement périodique Événe-ment 162 Synthèse Clôture de période Asset Accountant Imputation des immobilisations en cours (164) Passage du programme d’enregistrement des amortissements Cycle d'amortissement Nouveau calcul des valeurs Écriture des valeurs de coût d’acquisition et de production Liste des enregistrements individuels d'immobilisations Ouverture et fermeture de l’immobilisation de la période comptable Fin d'exercice Simulation d’amortissement et budgétisation des coûts primaires Pointage des comptes Clôture d'exercice pour des immobilisations Non Oui Changement d’exercice pour des immobilisations

Légende Symbole Description Commentaires d'utilisation Symbole Bandeau : identifie un rôle utilisateur (Accounts Payable Clerk ou Sales Representative, par exemple). Ce bandeau peut également déterminer une entité organisationnelle ou un groupe plutôt qu’un rôle spécifique. Les autres symboles du flux de processus sont décrits ci-dessous. Le tableau comporte autant de lignes que nécessaire pour couvrir l’ensemble des rôles du scénario. Le bandeau d’un rôle contient les tâches communes à ce rôle. Événements externes : contient les événements marquant le début ou la fin du scénario, ou bien ayant une incidence sur le déroulement du scénario. Ligne de flux (trait continu) : indique la séquence normale des étapes et le sens du flux d’un scénario. Ligne de flux (pointillés) : indique la présence de tâches conditionnelles ou rarement utilisées dans le flux d’un scénario. La ligne permet également d’accéder aux documents impliqués dans le flux de processus. Connecte deux tâches du processus du scénario ou un événement hors étape. Activité de gestion/événement : identifie une action interne ou externe au scénario, ou bien un processus externe se déroulant au cours du scénario. Ne correspond pas à une étape opératoire du document. Unité organisationnelle : identifie une tâche qui se déroule en une seule étape dans le scénario. Correspond à une étape opératoire du document. Référence à un processus : si le scénario fait totalement référence à un autre scénario, saisissez ici son numéro et son nom. Référence à un sous-processus : si le scénario fait partiellement référence à un autre scénario, saisissez ici le numéro, le nom et les numéros d’étape de ce scénario. Décision liée à un processus : identifie un point de décision ou de choix que doit prendre l'utilisateur final. Les lignes illustrent les différents choix qui partent du symbole (en forme de carreau). Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais représente plutôt le choix à faire après l’exécution d’une étape. Symbole Description Commentaires d'utilisation Diagramme suivant/précédent : permet d’accéder à la page suivante/précédente du diagramme. L’organigramme se poursuit sur la page suivante/précédente. Impression/Document : identifie un document, état ou formulaire imprimé. Ne correspond pas à une étape opératoire d’un document, mais est utilisé pour représenter un document généré par une étape opératoire. Ce symbole ne possède aucune ligne de flux sortante. Données réelles financières : identifie un document comptable financier. Planification budgétaire : indique un document de planification du budget. Processus manuel : concerne une tâche réalisée manuellement. Ne correspond pas à une étape opératoire d’un document, mais est plutôt utilisé pour refléter une tâche effectuée manuellement (déchargement d’un camion au magasin, par exemple), qui affecte le flux de processus. Version/données existante(s) : concerne les données provenant d’un processus externe. Ne correspond pas en général à une étape aléatoire d’un document, mais représente les données provenant d’une source externe. Cette étape ne possède aucune ligne de flux entrante. Échec/réussite système : décision automatique prise par le logiciel. Ne correspond généralement pas à une étape opératoire du document, mais est utilisé pour représenter une décision automatique effectuée par le système après l’exécution d’une étape. Connexion au diagramme <Fonction> Impression/Document Externe à SAP Données réelles financières Planification budgétaire Activité de gestion/Événement Entité organisationnelle Processus manuel Référence à un processus Version/données existante(s) Référence à un sous-processus Échec/réussite système Décision liée à un processus

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