Draft standards review system AFNOR 2010 06 01 Delft Thierry BERGIER Manager of production processes (public enquiries, administration consultation, publications, layout) Antoine NAËL Quality manager Project manager « New public enquiry »

The Afnor project « New Public Enquiry » Started in 2008, for the following reasons : 3 answers by enquiry in average 36% get no answer 10% of answers come from 0,5% of enquiries Bad user return on the current Web application (bad user friendlyness) Goals : Promote the public enquiry process and the standards Increase efficiency (more answers) Facilitate the backoffice work 3 orientations Communication means Targeting User friendlyness Scope : national, european and international drafts Launch date = July 1st, 2010 A. Naël - T. Bergier

Optimisation of communication efforts/costs Impossible to customize every public enquiry More than 1800 public enquiries processed a year Solution = setup different levels of promotion Regular  80% of enquiries Enhanced 19% of enquiries Wide audience  1% of enquiries A. Naël - T. Bergier

Targets Mirror committee Options 1% Very large list (ex: transversal fondamental standard) 19% Enhancement if regular lists are not sufficient (ex: sector fundamental standard) 80% Other stakeholders (specific list managed by the Mirror committee) Mirror committee A. Naël - T. Bergier

Identification of stakeholders – Enhanced public enquiry Synergies Groupe Régions / Certif / Formation / Editions Communautés existantes Réseaux sociaux, etc. Répondants EP ayant manifesté un intérêt pour le thème / secteur de l’EP Prospects Identifier des groupes actifs de discussion sur des sujets analogues Extraire des listes à partir des critères proposés NAF, ICS, fonctions (Acheteurs, demandes de renseignement) Norm’Alert Rechercher parmi les comptes Epweb Lister les personnes contactées intéressées par les travaux de normalisation mais qui n’ont pas souhaité devenir membre Rejoindre la communauté, échanger et promouvoir le projet en EP Enrichir la liste des parties intéressées associée à la CN * activité réalisée tout au long du processus de normalisation A. Naël - T. Bergier

General process and planning En avril et novembre En mai et décembre Sélection des projets pour la formule « extra » Proposition par BN et validation liste AFNOR Normalisation Présentation des projets au DMI, DCP et Action régionale Équivalent normes phare Définition des plans d’actions par projet Echanges avec responsables de département AFNOR Propositions BN Planification continue des projets de documents normatifs* J J - 30 J + 60 Analyse du projet 1 2 3 Lancement EP Suivi EP Clôture EP formule « classique » ou Assistance Progression EP Document de dépouillement Capitaliser infos répondants Préparer réunion de dépouillement Info CN Info autres parties intéressées Mise à dispo Epweb Info site AFNOR - Recherche nouvelles PI - Info perso aux experts - Plaquettes - Newsletter EP Formule « plus » Équivalent normes du mois A. Naël - T. Bergier * Liste des formules « extra » susceptible d’être actualisée en cours d’année

33% of opened mails go until the application (the old one) 7 tests of the new information message were conducted on real standards (wide audience public enquiries) : 35500 emails sent : Opening ratio of 25%, 33% of opened mails go until the application (the old one) A. Naël - T. Bergier

Fundamental fonctional choices No more identification needed to consult the draft (identification required to answer) Paragraph online consultation The table of comments, after resolution of comments, is available online to the respondants Home page promotion of short number of enquiries RSS, email alerts Can be used to process other kind of consultation The respondants are prompted to indicate their type of interest regarding the standard (producer, user, supplyer, tester, etc.) Satisfaction form on the draft review system Unchanged : Email announcement of enquiry start Draft can be downloaded and commented offline Automatic creation of the table of comments A. Naël - T. Bergier

New portal « Enquêtes Publiques AFNOR » A. Naël - T. Bergier

Home page A. Naël - T. Bergier

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All draft for public comments in this sector RSS All draft for public comments in this sector A. Naël - T. Bergier

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Navigation Draft presentation A. Naël - T. Bergier

Progress bar Complementary tools A. Naël - T. Bergier

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Place to write comments and proposal A. Naël - T. Bergier

Localisation of comments and other comments (option) A. Naël - T. Bergier

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vote Satisfaction enquiry A. Naël - T. Bergier

Nouvelle page de garde automatique A. Naël - T. Bergier

Un formulaire de réponse hors ligne ergonomique Les chapitres sont pré-renseignés pour plus de confort et de fiabilité à la compilation des réponses A. Naël - T. Bergier

Des fonctions complémentaires pour suivre les enquêtes publiques qui m’intéressent A. Naël - T. Bergier

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Progression of my responses Overall decision of Mirror committee A. Naël - T. Bergier

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Download of Table of resolved comments Results of enquiry Download of Table of resolved comments A. Naël - T. Bergier

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Pour l’ingénieur BN Un document de dépouillement à compléter A. Naël - T. Bergier