PRÉSENTATIONS DE PLANIFICATION DE LA RESPONSABILISATION COMMUNAUTAIRE (PPRC) ET ENTENTES DE RESPONSABILISATION EN MATIÈRE DE SERVICES MULTISECTORIELS (ERSM) Séance d'information sur la mise à jour des annexes de (Octobre 2014)

Programme 1.Structure 2.Contexte  Pourquoi une mise à jour des annexes?  Planification d'une mise à jour des annexes – PPRC  Contenu de la mise à jour des annexes des ERSM 3.Échéanciers 4.Ressources supplémentaires 5.Remplir la PPRC pour Prochaines étapes et discussion 2

Structure de la mise à jour des annexes de l'ERSM Consultations exhaustives avec plusieurs groupes de discussion 3 Comité consultatif des ERSM Indicateurs des ERSM Groupe de travail Planification et annexes des ERSM Groupe de travail SOUTIEN POUR LES INDICATEURS DE RENDEMENT DES ERSM : INITIATIVE DES INDICATEURS DE RENDEMENT DU SYSTÈME DE SANTÉ SOUTIEN JURIDIQUE RELATIVEMENT AUX ERSM : DIRECTION DES SERVICES JURIDIQUES DES RLISS SOUTIEN DU SECRÉTARIAT DES ERSM : PARTENARIAT DES RLISS MISE EN OEUVRE DES ERSM DANS LES RÉGIONS : RESPONSABLES DES ERSM DES RLISS

Contexte Pourquoi une mise à jour des PPRC et des annexes de l'ERSM pour ?  Les RLISS et les fournisseurs de services de santé (FSS) communautaires ont conclu des ERSM pour une période de trois ans allant du 1 er avril 2014 au 31 mars  Les RLISS doivent maintenant réviser les annexes de l' ERSM et pourraient devoir mettre à jour ou confirmer les données budgétaires, les activités de services et les attentes en matière de rendement pour l'année 2 (exercice ) de l'entente en cours.  Pour faciliter la mise à jour des annexes B1, B2 et E2a de l'ERSM, les FSS devront possiblement soumettre un document de planification connu sous le nom de Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (PPRC).  Les renseignements fournis par le FSS figurant dans la PPRC serviront à remplir les annexes de l'ERSM pour et (ou) les rapports trimestriels dans l'IPRO. 4

Contexte Variation régionale selon le RLISS…  Il est reconnu que les RLISS pourraient avoir effectué les processus de la PPRC / l'ERSM pour selon une des trois démarches suivantes : les annexes négociées pour la première année seulement les annexes négociées pour la première année seulement et reproduites de façon identique pour les exercices et en fonction des renseignements soumis dans la PPRC pour l'exercice les annexes négociées pour les trois années de l'entente  Peu importe la manière dont les RLISS ont mené le processus de PPRC au cours de la négociation de l'ERSM de , il y a un NOUVEAU formulaire de PPRC dans l'IPRO pour (et ) qui doit être rempli.  Ce nouveau formulaire de PPRC sert de document source pour les rapports trimestriels dans l'IPRO et, pour cette raison, il doit être ouvert et rempli pour saisir les données de

Mise à jour des annexes de l'ERSM pour AnnexeTitreDescription A1. Description des services * Mise à jour FACULTATIVE des annexes pour Décrit les services offerts par le FSS 2. Population et région géographique * Mise à jour FACULTATIVE de s annexes pour Décrit la population de clients et la région géographique desservies par le FSS B1. Plan de services de financement complet du RLISS * Si des changements sont apportés aux données de ou de , une mise à jour de la PPRC et des annexes est requise. Décrit la situation financière et l'état statistique du FSS 2. Activité clinique – Résumé * Si des changements sont apportés aux données de ou de , une mise à jour de la PPRC et des annexes est requise. CRapportsIndique les rapports que doit produire le FSS et les dates d'échéance pour les rapports DDirectives, lignes directrices, politiques et normes * Mise à jour OBLIGATOIRE des annexes pour Indique les politiques du MSSLD applicables. Les changements en comprendront l'ajout de la Directive aux Réseaux locaux d’intégration des services de santé sur l’amélioration de la rémunération des services de soutien personnel (2014).

Mise à jour des annexes de l'ERSM pour AnnexeTitreDescription E1. Indicateurs de base ** Mise à jour OBLIGATOIRE des annexes pour Indiquer les indicateurs, les normes et les exigences relatives au rendement dans la région 2a. Renseignements sur l'activité clinique * Si des changements sont apportés aux données de ou de , une mise à jour de la PPRC et des annexes est requise. 2b. Indicateurs propres à chaque secteur des centres de santé communautaires * Mise à jour OBLIGATOIRE des annexes pour c. Indicateurs propres à chaque secteur des services communautaires de santé mentale et toxicomanie 2d. Indicateurs propres à chaque secteur des services de soutien communautaires 2e. Indicateurs propres à chaque secteur des CASC * Mise à jour OBLIGATOIRE des annexes pour a. Obligations et indicateurs locaux * Mise à jour FACULTATIVE des annexes pour FModèle d'entente de financement de projetsModèle utilisé pour le financement de projets spéciaux GConformitéFormulaire rempli par le conseil d'administration du FSS pour déclarer que le FSS s'est conformé aux modalités de l'entente

Échéancier Achèvement de la mise à jour de la PPRC et de l'ERSM pour ActivitéDates cibles Préavis de 60 jours envoyé aux FSS pour la soumission de la PPRC17 octobre 2014 Formation pour tous les RLISS à l'intention des responsables des secteurs communautaires31 octobre 2014 Lancement de la PPRC sur le système de l'IPRO pour les FSS 4 novembre 2014 Matériel de formation des FSS disponible4 novembre 2014 Fin de la séance de questions tenue par les RLISS pour les FSS de leur région10 novembre 2014 Soumission aux RLISS de la PPRC mise à jour et approuvée par le conseil du FSS remplie dans l'IPRO avant le 9 janvier nov au 9 janv (9 SEMAINES) Examen par le RLISS de la PPRC mise à jour, consultations sur les indicateurs mis à jour de l'ERSM, entrée de données dans les annexes et modifications finales des annexes de l'ERSM 9 janv. au 16 févr (5 SEMAINES) Lettres de modification de l'ERSM pour fournies aux FSS16 février 2015 Approbation par les conseils des FSS des modifications apportées aux annexes de l'ERSM pour mars 2015 Approbation par les conseils des FSS des modifications apportées aux annexes de l'ERSM pour mars au 1 er avril 2015 Entrée en vigueur de l'année 2 de l'ERSM de er avril 2015

Ressources supplémentaires et information Ressources supplémentaires et information pour la mise à jour pour  Le Guide de l'utilisateur de la PPRC de contient des renseignements importants pour aider les FSS à remplir la PPRC. Les FSS devraient consulter le guide de l'utilisateur pour remplir la PPRC pour et

Remplir la PPRC pour

Amélioration de la PPRC Intégrer les commentaires reçus sur les processus de PPRC antérieurs La rétroaction des FSS et des RLISS a permis de relever les thèmes importants suivants : la simplification des formulaires la réduction des erreurs au moyen d'une mise à l'essai les centres d'activité du SPRSSO mis à jour de nouveaux TPBE pour les honoraires à la séance des champs supplémentaires pour déclarer les physiothérapeutes et les chiropraticiens des statistiques obligatoires mises à jour pour respecter le SPRSSO des vérifications de contrôle mises à jour 11

Améliorations pour le futur Amélioration continue de la PPRC  Le fichier de la PPRC pourrait être révisé pour la mise à jour de afin de permettre aux RLISS et aux FSS de mettre à jour leurs objectifs de planification, si le RLISS le désire ou s'il est nécessaire.  Afin de toujours améliorer les outils et les processus, une évaluation en profondeur sera effectuée à la suite du processus de mise à jour de la PPRC et des annexes de l'ERSM pour

Remplir la PPRC Outil CAPS  Rendez-vous à l'adresse  Si vous êtes déjà inscrit, vous pouvez suivre la flèche rouge et cliquer sur « SRI Submissions » (Soumissions dans l’IPRO). Sinon, vous pouvez suivre la flèche violette et cliquer sur « Register Here » (Inscrivez-vous ici). 13

Sortie de votre PPRC  En suivant les directives et les étapes du guide de l'utilisateur de la PPRC, vous pourrez à un moment donné choisir l'option « Check out » (Sortie du fichier) qui vous permettra de commencer à remplir votre PPRC (l'image montre , mais l'exercice sera ).  14

Page principale  Lorsque le fichier de la PPRC est ouvert pour la première fois, la page d'index suivante s'affiche. Cette page fournit des liens vers chaque formulaire figurant dans la PPRC.  Remarque : L'identification de la vérification de contrôle échouera si vous ne choisissez pas un RLISS sur cette page principale. 15

Mettre à jour les renseignements  Toutes les données de la PPRC de seront reportées dans l'IPRO. Les trois premières colonnes indiqueront les données de service / financières de , de et de tirées de la dernière PPRC. Les deux colonnes suivantes, en jaune, vous permettront de mettre à jour les renseignements pour et , le cas échéant.  Les colonnes jaunes seront préremplies en fonction des données se trouvant dans les colonnes bleues.  Si les FSS qui ont déjà soumis une PPRC de 3 ans n'ont pas de changements à apporter, ils doivent tout simplement sortir le fichier et ensuite le verser dans l’IPRO (sans y apporter de changement). 16

Commentaires dans votre PPRC Commentaires : La colonne « Comments » (Commentaires) devrait être utilisée pour expliquer les différences entre les budgets au fil des ans. Les commentaires fournissent des précisions et aideront le RLISS à comprendre pourquoi le FSS a fait des réaffectations entre les centres fonctionnels et pourquoi le FSS a apporté des modifications au budget. 17

Vérifications de contrôle  Les bonshommes sourires verts indiquent que la vérification de contrôle est réussie. Les bonshommes tristes rouges  indiquent que la vérification de contrôle a échoué. Les bonshommes tristes rouges doivent être éliminés avant de soumettre la PPRC.  Si vous voyez un bonhomme triste, une description du problème à résoudre s'affichera dans la zone de message de la rangée. 18

Archivage de votre PPRC  Après avoir entré tous les renseignements et réussi toutes les vérifications, vous êtes prêts à verser votre PPRC dans l'IPRO.  Le processus de téléversement de votre PPRC dans l'IPRO est semblable au processus de sortie de fichier. 19

Soumission de la PPRC dans l'IPRO  Vous pouvez maintenant soumettre le rapport. Pour ce faire, cliquez à droite et sélectionnez Submission Status (État d'envoi), puis cliquez sur Submit (Envoyer). Le téléchargement peut prendre quelques minutes. 20

Principales personnes-ressources  Si vous avez des questions au sujet du fichier de la PPRC que vous avez sorti de l'IPRO, veuillez communiquer avec la personne-ressource de votre RLISS par téléphone ou par courriel.  Vous trouverez les coordonnées des principales personnes-ressources de chacun des RLISS dans le guide de l'utilisateur (page 27). 21

Diffusion de documents par le RLISS  Il est recommandé que le RLISS diffuse les documents suivants aux FSS avant le 12 novembre Séance d'information sur la mise à jour des annexes de – présentation Guide de l'utilisateur de la PPRC (aussi disponible à l'adresse suivante :  Le 4 novembre 2014, le fichier de la PPRC sera publié sur l'IPRO et ainsi mis à la disposition des FSS. 22

Prochaines étapes  Du 4 au 10 novembre 2014, les RLISS seront responsables de tenir leur propre séance de mobilisation avec leurs FSS et de recueillir toutes les questions sur le processus pour remplir la mise à jour de la PPRC.  La PPRC pour sera affichée sur l'IPRO le 4 novembre  Les FSS ont 9 semaines pour soumettre la PPRC approuvée par le conseil (du 4 nov au 9 janv. 2015).  D'autres renseignements destinés aux RLISS sur les formulaires électroniques et les modifications des annexes de l'ERSM seront fournis en début janvier.  Les RLISS ont 5 semaines pour examiner les PPRC pour , mener des consultations sur les attentes en matière de rendement et apporter les modifications finales aux annexes de l'ERSM (9 janv. au 16 févr.).  Communication du RLISS  Les organismes devraient s'attendre à recevoir souvent des courriels du RLISS à propos de foires aux questions et de communiqués provinciaux. 23

Coordonnées du RLISS  Barry Lajeunesse, Senior Advisor, 24