Projet du vote des absents Association des anciens de la GRC Conseil national 6 juin 2014

Ordre du jour du rapport Introduction & but Révision des antécédents – Éléments clés du plan de travail – Étapes importantes Mise à jour des progrès – Discussions – Clarification Stratégies pour la mise en œuvre. Discussions 6 juin 20142Projet du vote des absents

Introduction & but Au nom des membres du groupe de travail sur le projet du vote des absents, nous sommes heureux de présenter ce rapport au Conseil national: – A la base: Vote des absent par moyen électronique – Mise à jour sur le travail entrepris et complété; prochaines étapes, et – Stratégies pour la mise en œuvre. 6 juin 20143Projet du vote des absents

Le vote des absents Ce que c’est: – Un mécanisme de vote pour les membres qui peuvent ou ne peuvent pas participer en personne pour voter sur des sujets qui les concernent comme : Élection des administrateurs, Modification des statuts, ou L’adoption de stratégies et/ou directives importantes. Ce que ce n’est pas: – Un sondage auprès des membres; – Un mécanisme de vote complexe nécessaire pour une élection provinciale ou municipale; ou – Un blog ou un moyen pour débattre de certains sujets. 6 juin 2014Projet du vote des absents4

Absentee Voting Options 6 juin 2014Projet du vote des absents5 Procuration sur papierBulletin par la posteVote électronique Avis à tous les membres (Par la poste et/ou courriel) Avis à tous les membres (Par la poste ) Avis à tous les membres (Par courriel) Directement au membre ou par l’entremise des divisions. (exige un témoin de la signature) Directement au membre Réponse inconnue jusqu’au décompte des procurations Vérification du taux de réponses, rappels par courriel Vérification manuelle de l’admissibilité Vérification automatique de l’admissibilité Taux d’erreur élevé (procuration erronée, admissibilité) Taux d’erreur modéré (vérification) Taux d’erreur faible (jumelage et comptage automatisé) Coût: Timbres (aller & retour) Temps: Surveillance élevée Coût: Timbres (aller & retour) Temps: Surveillance moyenne Coût: faible(0.40$) Temps: Surveillance faible

Démonstration du vote électronique 6 juin 2014Projet du vote des absents6

Éléments clés du plan de travail 1.Analyse des sondages auprès des divisions sur le registre des membres. (les 30 Divisions ont répondu); Complété 2.Recherche, Analyse & Élaboration des options préférées pour : 1.Un registre des membres qui rencontre les obligations du bureau national et les priorités opérationnelles des divisions, par exemple: est-ce qu’il y a une base de données divisionnaire ou de la GRC qui peut rencontrer toutes les exigences? Complété 2.Un service/système de vote électronique qui est économique et qui rencontre toutes les exigences. Complété 3.Obtenir l’approbation du Bureau pour les options préférées; Complété 4.Mise en place du registre des membres et du processus de vote électronique, incluant un essai de vote électronique dans 2 ou 3 divisions lors d’élections annuelles des exécutifs(Novembre 2014) et mise à jour des manuels; pas débuté 5.Supervision du vote des absents lors de l’A.G.M. 2015; pas débuté et 6.Préparation d’un rapport final sur ce que l’on aura appris et mise à jour des manuels. pas débuté 6 juin 20147Projet du vote des absents

Étapes importantes (2014) 3 janvier: - confirmation des membres et du plan de travail du groupe; 15 janvier: - 1 er rapport au conseil d’administration. 31 janvier: – courte liste de 3 options pour un service de vote électronique à partir d’une base de données des membres 5 mars au 14 mai:- Recommandation au conseil d'administration de procéder avec l’acquisition et l’utilisation d’un service de registre des membres et de vote électronique; 6 au 9 juin: - Demande au conseil d'administration pour offrir un contrat à l’entreprise de service sélectionnée Juillet – début de la mise en place du processus; 31 décembre: - Le mécanisme de vote électronique (vote des absents) sera prêt pour l’utilisation par les divisions et l’association. Les rapports réguliers du groupe de travail au conseil d'administration (mai, juillet, octobre) 6 juin 20148Projet du vote des absents

Décision(s) Le conseil d’administration a approuvé les décisions suivantes le 14 mai : 1.L’adoption d’une base de données des membres sous l’administration du webmestre national, à compter du 1 janvier 2015, et selon les principes d’opérations suivants: a)Le nombre maximum de champs de données qui sera gardé dans cette base de données sera égal aux exigences minimum de la Loi et du vote électronique (voir la liste jointe), b)Chaque membre sera responsable de mettre à jour ses informations personnelles dans la base de données nationale. c)L’accès et l’utilisation des données personnelles des membres se feront en accord avec des directives qui vont en limiter l’accès seulement pour des raisons précises, et d)La protection des renseignements personnels des membres sera en fonction de directives précises et des vérifications périodiques seront tenues. 6 juin 2014Projet du vote des absents9

Décision(s), p.2 2.L’adoption du vote des absents, fondé sur le vote électronique, avec aussi un scrutin sur papier par la poste dans des cas restreints, de tels services fournis à l’association par contrat avec une firme établie, suite à une demande de soumission, et 3.La demande de soumission devant être envoyée et évaluée avant l'A.G.M. 2014, avec les coûts pour : – Une souscription annuelle; et – Pour des frais à l’utilisation Approuvé 6 juin 2014Projet du vote des absents10

Mise à jour des progrès, p.1. Sondage auprès des divisions & suivi: – Fondement de la stratégie de la base de données – Communiqué aux Divisions le 10 mars Mise en place d’une liste de personnes ressources Insertion des champs de données Rétroaction sur la vision du projet – Analyse des points d’inquiétudes des divisions. 6 juin 2014Projet du vote des absents11

Mise à jour des progrès, p.2. Solution pour la base de données: – Le webmestre national (Bryan Neville) a élaboré et mis au point une base de données (sans frais) à partir d’un logiciel gratuit et qui sera ajouté au site internet national; – Les exigences pour les champs de données ont été intégrées au modèle; – Des exemples de fichiers de données provenant des divisions ont été téléchargés pour étude et essai; Aucun problème pour l’utilisation de cette solution. 6 juin 2014Projet du vote des absents12

Mise à jour des progrès, p.3. Analyses des services de vote électronique. – Le groupe de travail a trouvé des fournisseurs de service et en a fait une courte de liste de quatre (4); – Des demandes de renseignements ont été acheminées aux 4 firmes; – Des vérifications de références et une analyse ont été conduits sur trois fournisseurs; – N’importe quel de ces trois fournisseur est capable et qualifié; et – Une demande de soumission a été soumise. 6 juin 2014Projet du vote des absents13

Mise à jour des progrès, p.4. Vision & Principes – Vote des absents: commentaires des divisions – Le processus du vote électronique est bien supporté; – Quelques inquiétudes pour obtenir 100% des adresses courriel des membres; – Quelques interrogations sur le fait que les membres eux-mêmes devront mettre à jour leurs propres informations; – Quelques ajouts de champs de données pour les besoins des divisions, comme par exemple, le nom de l’époux(se); – Le transfert du fichier non hiérarchique au fournisseur de vote électronique permettra de réduire le risque de perte; – Révision des directives et/ou développement requis pour traiter avec la Loi sur la protection des renseignements personnels ou l’accès à l’information ; – Cinq (5) divisions sans réponses. 6 juin 2014Projet du vote des absents14

Mise à jour des progrès, p.5. Demande de soumission : Service de vote électronique – Les accords-types avec les fournisseurs sont adéquats – Deux (2) options de service : Paiement à l’usage; ou Souscription annuelle (sans limite d’utilisation) – Le premier choix d’approche de l’implémentation: Faire un test du vote électronique dans deux ou trois divisions à l’automne Vote électronique en direct lors de l’AGM juin 2014Projet du vote des absents15

Mise à jour des progrès, p.6. Projet du vote des absents – Budget annuel – Niveau de classe «B» (+/- 15%) Base de données: (fonds d’imprévus) $ – Vote des absents Vote électronique (Souscription) $ Vote électronique(Paiement à l’usage) $ Scrutin par la poste (10%=500)$1, $ – Manuels, formation, communications $ Divers(fonds de contingence) $ Total ne dépassant pas: $ Valeur probable: $ 6 juin 2014Projet du vote des absents16

Discussion – Clarification, P1 Certaines « perspectives » – (Vote électronique) (Utilisation & Coûts) dépendra du nombre d’élections ou de résolutions. – Nous pourrons nous permettre de mettre en place des stratégies progressives pour voir les membres maintenir leurs propres fichiers d’information personnelle et obtenir 100% d’adresses courriel. – Les services bénévoles de plusieurs personnes partout au sein de l’association sont importants et nous allons devoir continuer à avoir recours à ces services pour obtenir du succès avec ce projet. 6 juin Projet du vote des absents

Discussion – Clarification, P2 Certaines « perspectives » (suite) – Certaines divisions semblent vouloir continuer à développer une base de données ou à y faire des modifications…une duplication du projet du vote des absents?; – Perception ou incompréhension du but et de la direction prise pour le vote des absents, i.e. « nous allons télécharger vers/de la base de données de l’association au besoin » 6 juin 2014Projet du vote des absents18

Exigences pour des champs de données dans la base de données Association (Nouvelle loi) Nom (Prénom, Initiales, Nom de famille) Adresse (Rue, Ville, Prov./Territoire) Code postal Adresse courriel Numéro matricule (#ID pour membre associé) Division Numéro de téléphone Date d’adhésion à l’association Date de départ de l’association États des cotisations (Payées/Retard/Arrérages) Catégorie (Membre actif/ À vie/Associé) + Époux(se) (Nom) Vote électronique – Électronique: Nom (Prénom, Initiales, Nom de famille) Adresse courriel Numéro matricule Division Catégorie (Membre actif/ À vie) – Par la poste: Nom (Prénom, Initiales, Nom de famille) Adresse (Rue, Ville, Prov. /Ter.) Postal Code Numéro matricule Division Catégorie (Membre actif/ À vie) 6 juin 2014Projet du vote des absents19

Champs de données– à être confirmé Champs optionnels (requiert le consensus, et une approbation par directive): – Date de naissance (donnée à haut risque d’information personnelle) – Date of décès(donnée à faible risque d’information personnelle) – Époux(se) (Nom)(exigence primordiale des divisions) Le formulaire de demande d’adhésion de l’association sera modifié pour tenir compte des différents champs de données nécessaires. 6 juin 2014Projet du vote des absents20

Commentaires de mise en œuvre Nous avons le groupe de travail et les groupes de consultation des divisions en place; Nous allons finaliser un plan d’implémentation et le travail devrait commencer à l’été; Afin de créer une base nationale de données sur les membres d’ici le 1 janvier 2015, et Un mécanisme de vote électronique en place pour l’année juin Projet du vote des absents

Stratégie de mise en place, p.1 Base de données des membres de l’association: – Période de 4 mois requise par l’administrateur de la base de données pour télécharger les données des membres. Un format commun sera fournit aux divisions; Horaire pour le téléchargement, exemple, de la plus petite à la plus grande division; – Période d’essais pour les divisions dont les données ont été téléchargées, exemple: mise à jour des dossiers, téléchargement pour l’usage de la division seulement, etc.; – Autorisation d’accès pour les divisions avec la permission de l’administrateur de la base de données, pour modifier, supprimer, ajouter, etc., et – Essais des divisions, acceptation et fin des travaux pour le 1 janvier juin 2014Projet du vote des absents22

Stratégie de mise en place, p.2 Contrat de service & plan de travail: – Finaliser l’évaluation des soumissions des fournisseurs; – Négocier un contrat; – Mettre en place 2 ou3 essais de vote électronique avec des divisions qui auront été choisies. – Intégrer les informations pertinentes dans les manuels. – Surveiller et évaluer chaque événement de vote; et – Finaliser le processus de vote électronique de l’association pour l’A.G.M juin 2014Projet du vote des absents23

Stratégie de mise en place, p.3 Test du vote des absents avec des divisions choisies: – Choisir 2 ou 3 divisions pour les élections de novembre et pour leurs décisions concernant les directives, exemple : adoption du manuel de la division; – Avec le fournisseur de service du vote électronique, planifier et mettre en place un vote (octobre-novembre 2014); et – Assister à chaque événement et évaluer les résultats, recommander des changements, selon le cas pour l’année juin 2014Projet du vote des absents24

Stratégie de mise en place, p.4 Élaborer des directives, des règles et des procédures pour le manuel de l’association et celui des divisions: – Rassembler le matériel utilisé et consigner par écrit les leçons; – Rédiger une ébauche des différentes sections pour les manuels.; – Obtenir l’approbation des divisions et leur révisions; et – Finaliser (plan & traduction) et distribuer les chapitres appropriés des manuels. 6 juin 2014Projet du vote des absents25

Stratégie de mise en place, p.5 Sécurité & Protection des renseignements: – Obtenir les membres approbation pour usage electronique; – Faire en sorte d’obtenir une révision indépendante du mécanisme de vote des absents (exemple: section de la sécurité des technologies de la GRC); – Mener une révision et évaluer le retour de l’information; – Modifier les activités et les processus lorsque requis, et – Soumettre un rapport au conseil d’administration et aux divisions. 6 juin 2014Projet du vote des absents26

Stratégie de mise en place, p.6 Communications aux membres pour la mise en place de 2015: – Fournir des mises à jour régulières aux divisions, aux membres et au conseil d’administration sur les progrès de la mise en place du processus.(par exemple, à tous les deux mois : août, octobre, décembre); – Préparer le communiqué du conseil d’administration concernant le vote des absents pour 2015 demandant des candidatures et des résolutions; et – Préparer un rapport d’après l’A.G.M concernant l’utilisation du mécanisme de vote des absents. 6 juin 2014Projet du vote des absents27

Temps pour discuter et pour les commentaires Qu’avons nous manqué? Quels sont les obstacles pour votre division? Quelles divisions sont volontaires pour l’essai du votre électronique en novembre prochain? Quelles sont les communications – ou les publicités requises pour obtenir l’appui des membres? Êtes-vous prêts? 6 juin 2014Projet du vote des absents28

Défis – Problèmes & Opportunités Problèmes: – Quelle est le partage des responsabilités entre le National et les divisions en ce qui concerne les protocoles d’opération et le registre des membres; – La sécurité et l’utilisation de l’information personnelle au sein de l’association incluant les agents autorisés. – Implémentation d’un mécanisme rentable pour le vote des absents, c’est-à-dire atteindre les exigences selon le budget établi et le plan d’affaires. Opportunités: – Encourager l’intérêt du grand nombre de membres qui ne participant pas aux réunions divisionnaires ou nationales, en leur permettant de voter sans encourir de frais. – Favoriser les communications envers les membres par les divisions et le national par l’utilisation des medias électroniques: courriels, sites internet, blogs, etc. 6 juin Projet du vote des absents

Documents de référence Ci-joints : – Liste des membres du groupe de travail – Liste des personnes ressources des divisions pour le projet du vote des absents. – Vue d’ensemble, buts et objectifs du projet du vote des absents. – Défis & Opportunités 6 juin 2014Projet du vote des absents30

Membres du groupe de travail Les membres sont: Bob McKee, (Directeur) Jack Briscoe, (Directeur exécutif) Bryan Neville, (Division de Kingston, Vice-président) Sheldon Boles, (Division de Vancouver, Webmestre) & Peter Sorensen, Président (Division de l’Île-du-Prince-Édouard, président sortant) Membres du comité consultatif: Ian Atkins, Comité de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif Alex Geddes, secrétaire national Membres en réserve pour la phase d’implémentation : Millie Norry, (Division de London Un représentant de la division du Québec, et Un représentant de l’Alberta, de l’Ontario (Edmonton/Ottawa?). 6 juin Projet du vote des absents

Personnes ressources des divisions pour ce projet. Une mise à jour sera fournie au conseil d'administration. Victoria (Rick Saville) Vancouver (Sheldon Boles) Okanagan (Bob Fairhurst) BC North (Ewen Freethy) Kamloops (Reid Tait) Central Vancouver (?) Shuswap (?) South Okanagan (Finn Nielsen) Yukon (Helmer Hermanson) Edmonton (Ian Lande) Red Deer (George (Joe) Smith) Lethbridge (?) Calgary (LS-?) Cypress Hills (Cathy Crozier) Saskatoon (Virgina Dowler) Regina (?) Prince Albert (Bob Hemsworth) Manitoba (Len Morgan) Thunder Bay (?) Toronto (James Forrest) Golden Horseshoe (Sef Ginther) London (Bill Helland) Kingston (Bryan Neville) Georgian Bay (Ted Lafontaine) Ottawa (Gary Walkling) Québec (Jean Martin) Nouveau-Brunswick (Jim Payne) Île-du-Prince-Édouard (Ernie MacAulay) Nouvelle-Écosse(Phil Young) Terre-Neuve & Labrador (Terry Gallant) 6 juin 2014Projet du vote des absents32

Aperçu des objectifs et buts du projet Objectifs: – Développer, recommander pour l’approbation du conseil d'administration, et mettre en place un mécanisme de vote des absents pour nous conformer aux articles et statuts de l’association qui seront en vigueur en Buts: – Rechercher & recommander l’acquisition et l’utilisation d’un système de registre des membres (incluant la base de données et les protocoles d’opération) d’ici mai 2014; – Rechercher & recommander l’acquisition et l’utilisation d’un système de vote électronique d’ici mai 2014; – Planifier et implémenter un registre intégré des membres et un processus de vote électronique pour être utilisé lors de l'A.G.M dans la Ville de Québec. – Rédiger dans les manuels de l’association et des divisions les protocoles d’opération pour le vote des absents; et – Communiquer avec le bureau national et les divisions pour informer des progrès accomplis sur le projet. 6 juin Projet du vote des absents

Merci! Questions? 6 juin 2014Projet du vote des absents34