Comptabilités Cas particuliers Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre le processus de la dépense Gérer les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opérations pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Cas particuliers 45’ Éléments de comptabilité Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Gestion des devises et écarts de change Gestion des régies Concepts clés Principes et traitement des écarts de change Gestion des devises et écarts de change Principes et cas de gestion Régie d’avance Régie de recette Gestion des régies Objectifs Organisation des travaux Préparation des travaux Opérations de fin d’exercice Préparation du nouvel exercice Travaux de fin d’exercice Principes généraux Intégration des comptes Quiz Quiz

Gestion des devises et écarts de change

Principes et traitement des écarts de change Dans le processus standard de la dépense ou de la recette, les opérations peuvent être traitées : soit en euros. soit dans une monnaie différente de l’euro. Cependant, la devise de tenue des comptabilités est toujours l’euro. Les montants en devises doivent être convertis en euros sur la base des taux de chancellerie. Le traitement de flux en devises peut entraîner des écarts de change liés à l’évolution des taux de chancellerie. Aide à l’animateur : En cas de couverture, le taux de conversion est celui de la couverture

Traitement des écarts de change Principes et traitement des écarts de change La gestion des devises Principes Traitement des écarts de change Saisie des pièces (objets de gestion) en devises étrangères. Calcul de la contre-valeur en euros à chaque étape impactant la comptabilité générale ou la comptabilité budgétaire. Tenue des comptabilités en euros. Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement. Conversion en euros des montants en devises au taux de chancellerie. Cas 2 : Constat de l’écart après le paiement ou l’encaissement. Aide à l’animateur : Le taux applicable pour la conversion des devises de la monnaie étrangère vers l’euro est déterminé par le Ministère des Finances.

Principes et traitement des écarts de change Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (1/2). Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés au cours du flux d’exécution, à chaque étape impactant la comptabilité générale ou la comptabilité budgétaire, pour mise à jour de celles-ci : pour les dépenses : à la certification du service fait, à la validation de la demande de paiement par l’ordonnateur, à la prise en charge de la demande de paiement et à la mise en paiement ; Dépenses Certification du SF Validation de la DP par l’ordonnateur Prise en charge de la DP Mise en paiement pour les recettes : à la prise en charge du titre et à l’encaissement. Recettes Prise en charge du titre Encaissement du titre Les écarts de change sont alors enregistrés sur les enveloppes budgétaires et les comptes de comptabilité générale de même nature que la dépense ou la recette concernée par le flux en question. Pour les organismes qui effectuent des opérations en devises, les systèmes d’information doivent prévoir des conversions.

Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (2/2). Principes et traitement des écarts de change Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (2/2). Les impacts en comptabilités (sur les flux de dépense ou recette) sont les suivants : en comptabilité budgétaire : actualisation de la consommation d'AE possible à toutes les étapes de la chaîne de la dépense et au moins au moment du paiement en comptabilité générale : actualisation de la charge ou de l'immobilisation à la prise en charge de la DP (ou du titre) et à la mise en paiement (ou encaissement) opérations de régularisation finale à la constatation du paiement réel de la banque (écritures comptables de trésorerie) – cf. cas 2 présenté page suivante

Validation de la DP par l’ordonnateur Prise en charge du titre Principes et traitement des écarts de change Cas 2 : Illustration des opérations comptables liées à la constatation du paiement sur le relevé de banque Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés après la mise en paiement de la dépense ou l'encaissement de la recette. Les écarts de change (écarts constatés sur le relevé de banque) sont alors enregistrés uniquement en comptabilité générale, sur les comptes de charge et de produit appropriés (pertes ou gains de change). Enregistrement en comptabilité générale au compte... Certification du SF Validation de la DP par l’ordonnateur Prise en charge de la DP Mise en paiement Relevé de banque Dépenses 666 Perte de change X écart de change ...ou au compte... Recettes Prise en charge du titre Encaissement du titre Relevé de banque 766 Gain de change X écart de change

Gestion des régies

Principes et cas de gestion L’institution d'une régie (de recettes ou d’avances), répond à la nécessité de faciliter les rapports entre les usagers et les services comptables de l'organisme et d'effectuer certaines opérations dans des délais très brefs. Toutefois, des régisseurs peuvent ainsi être chargés pour le compte des comptables publics d'opérations d'encaissement ou de paiement. Un régisseur est dit "de recettes" quand il est chargé des opérations d'encaissement ; il est dit "d'avances" quand il effectue des opérations de paiement. Une même personne peut cumuler les deux fonctions. Régisseur Tiers Comptable

Régie d’avance Régisseur Tiers Comptable Ordonnateur AE Dépenses : 10 k € 1/ Versement d'une avance : 10 k € 2/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k € Tiers Comptable 4/ Mise en paiement de la DP de reconstitution : 10 € Comptabilisation d'une charge : 10 k € Consommation d'AE et de CP : 10 k € 3/ Emission d’une DP 2bis/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k € AE Aide à l’animateur : En début d’année, une avance est versée par le comptable au régisseur pour le montant total de la régie. La mise à disposition de l’avance est une opération de trésorerie (sans impact budgétaire). Un blocage concomitant d’AE et de CP doit être réalisée pour couvrir les dépenses que le régisseur pourra réaliser, pour le montant de l’avance. Le régisseur exécute ensuite les dépenses au titre de la régie et envoie périodiquement un récapitulatif (bordereau journal des dépenses réglées par le régisseur). Ce récapitulatif donne lieu à une DP et est pris en charge par l’agent comptable sous la forme d’une demande de paiement sans service fait ni engagement juridique préalable. La mise en paiement de cette DP a pour but de reconstituer l’avance du régisseur dans la limite du plafond de la régie et de comptabiliser les charges relatives aux dépenses effectuées par le régisseur. La consommation des AE a lieu lors de la validation de la DP par le responsable des DP, et la consommation des CP a lieu lors de la mise en paiement de la DP. La comptabilisation des dépenses en charge (selon la ventilation par nature des paiements réalisés par le régisseur) est réalisée lors de la validation de la DP par le comptable. CP Ordonnateur Réserve d'AE et de CP : 10 k €

Régie de recette Régisseur Tiers Comptable Ordonnateur 2/ Reversement des fonds et des PJ : 10 k € 1/ Encaissements pour 10 k € Tiers 5/ Prise en charge du titre de recette Comptable 3/ Contrôle des PJ Comptabilisation d'un produit : 10 k € Comptabilisation d'une recette : 10 k € Bordereau de recette Aide à l’animateur : En cours d'année, le régisseur de recettes comptabilise dans sa comptabilité les encaissements effectués au titre de son activité. Ces opérations sont des simples opérations de trésorerie, qui n‘ont pas d’impact sur la comptabilité de l'agent comptable. Selon les modalités définis par l'arrêté constitutif de la régie, le régisseur de recettes verse à l'agent comptable l'intégralité des fonds qu'il a collecté. Il transmet par la même occasion les pièces justificatives de ces recettes. Ces versements sont comptabilisés sur un compte de disponibilité dans la comptabilité de l'agent comptable, en contrepartie d'un compte d'imputation provisoire. L'agent comptable vérifie ensuite les pièces justificatives des recettes. S'il ne constate aucune erreur, l'ordonnateur émet un titre de recette, qui est pris en charge par l'agent comptable (comptabilisation d'un produit). Suite au rapprochement entre le titre de recette et l'encaissement des fonds du régisseur, une recette est comptabilisée en comptabilité budgétaire. 4/ Émission du titre de recette Ordonnateur

Travaux de fin d’exercice

Objectifs N N+1 Les objectifs des travaux de fin d’exercice Assurer le respect des principes d'annualité et d'indépendance des exercices et fiabiliser les enregistrements en comptabilités budgétaire et générale (enregistrer tous les événements qui doivent être rattachés à chaque exercice selon les règles propres à chaque comptabilité). N N+1 Contrôler l'articulation des comptabilités budgétaire et générale Demande de paiement Titre de recette Système d'information Objets de gestion Tableau de passage Produire le compte financier de l'organisme (états budgétaires et états comptables) et le faire arrêter par l'organe délibérant dans le respect du calendrier réglementaire Compte financier N Fin février N+1

Organisation des travaux L’organisation des travaux de fin d’exercice Pilotage des travaux de fin d’exercice reposant sur une démarche partenariale entre l’ordonnateur et le comptable Création d'un rôle de « pilote des travaux de fin d'exercice » : Il est chargé de la coordination et du suivi de l’ensemble des travaux de fin d’exercice. Il organise la production des différents états relatifs aux travaux de fin d’exercice : compte financier, tableaux budgétaires. En cours d’exercice, il est chargé de la coordination et du suivi des travaux d’apurement des objets de gestion des processus de la dépense et des recettes, et du suivi des travaux comptables (notamment les opérations relatives au haut de bilan) Planification des travaux formalisée sous la forme d’un calendrier attribuant les tâches à réaliser Suivi permanent de l’avancement des travaux Aide à l’animateur :   Les choix d’organisation de ces différents travaux liés à la clôture des comptes doivent être retracés dans un calendrier établi conjointement entre l’agent comptable et l’ordonnateur, notamment du fait de la nécessaire mobilisation de leurs propres services respectifs. En effet, il convient de sensibiliser l’ensemble des services de l’organisme. Un calendrier indicatif présentant l'enchaînement des tâches est proposé en annexe du DPG « travaux de fin d'exercice ». Une note conjointe ordonnateur/agent comptable est un élément indispensable pour prévoir les modalités de réalisation des travaux de fin d’exercice et le calendrier afférent. Cette note doit le cas échéant constituer la base d’un plan d’action listant les échéances et les services responsables et comportant une cartographie des chantiers par cycles et processus. Cette note définit les étapes et le calendrier des travaux de fin d’exercice. L’ensemble des services concernés par la mise en œuvre de ce calendrier est sollicité pour s’assurer que les échéances pourront être respectées par tous les acteurs. Des réunions régulières de suivi de ce plan d’action doivent être mises en place, ce qui permet la mobilisation plus aisée des différents acteurs, y compris les services métier à l’origine des faits générateurs des dépenses et des recettes. Des fiches de procédure peuvent être mises à leur disposition. Un dossier de clôture et de révision doit être élaboré et renseigné tout au long de la période de clôture des comptes définie par la note précitée. Le pilotage des travaux de fin d’exercice doit enfin pouvoir s’appuyer sur des outils de suivi (tableaux de bord, points périodiques, etc.). Production d’un dossier de clôture et de révision

Préparation des travaux La préparation des travaux de fin d’exercice Réalisation d'arrêtés intermédiaires et d'une pré-clôture juin N : arrêté intermédiaire Novembre  N : pré-clôture Mise à jour au fil de l’eau des objets de gestion en cours d’exercice EJ SF DP Paiement Aide à l’animateur : Arrêté intermédiaire Selon ses possibilités techniques et humaines, l’organisme peut décider de la mise en place d’arrêtés mensuels ou infra-annuels. Les travaux d’arrêté intermédiaire se structurent autour de la mise à jour des objets de gestion selon l’activité de l’organisme. Le périmètre d’un arrêté intermédiaire est défini par l’organisme en fonction de ses besoins. Par exemple, les arrêtés intermédiaires pourront cibler : - la mise à jour des factures clients pour les organismes ayant des facturations clients non linéaires ; - le contrôle des stocks pour leur intégration en comptabilité : les organismes pratiquant un inventaire intermittent et dont les stocks peuvent être volumineux ou diversifiés, peuvent générer des gains de temps ultérieurs en pratiquant des arrêtés intermédiaires ; - la mise en service régulière des immobilisations : des travaux peuvent également être conduits sur les immobilisations, notamment dans le cadre de leur financement, sur le rapprochement avec l’inventaire physique, sur la cohérence comptabilité auxiliaire/comptabilité générale et sur les provisions.  Pré-clôture Une pré-clôture de certains cycles d’opérations à évolution lente peut être mise en place au cours du dernier trimestre. La pré-clôture consiste à clôturer ces cycles par avance, puis à recenser ultérieurement les éléments ou événements intervenus entre la date de pré-clôture et celle d’arrêté des comptes susceptibles de remettre en cause les évaluations réalisées. Les cycles de provisions pour risques et charges, les mises en service et sorties d’immobilisations et les prises en compte des risques relatifs aux créances clients se prêtent particulièrement à ce type d’approche.  Par ailleurs, des opérations non strictement liées à l’inventaire, et normalement réalisées au fil de l’eau, pourront être initiées de façon anticipée lors de la pré-clôture de façon à résoudre par avance des anomalies qui ne seraient détectées qu’à l’occasion de la clôture. C’est le cas par exemple des opérations d’apurement des comptes d’imputation provisoire et autres comptes de tiers, de la centralisation des opérations des régies, des contrôles de cohérence entre les comptabilités auxiliaires et générale, notamment de l’ajustement entre les comptes clients et les restes à recouvrer.  Mise à jour au fil de l'eau des objets de gestion Les objets de gestion doivent être tenus à jour tout au long de l’exercice. Ceci permet de limiter la charge de travail en fin d’exercice, où il devient critique d’apurer les objets de gestion incomplets ou erronés et de mener à leur terme les processus (notamment en dépense et en recette) qui peuvent être finalisés. L’apurement des objets de gestion consiste : - soit à supprimer les objets de gestion non validés qui n’ont plus lieu d’être ; - soit à compléter et/ou corriger les objets de gestion afin qu’ils poursuivent le processus (de la dépense, de la recette, etc.). Par exemple : modifier le montant d’un EJ. L’avancement des processus jusqu’à leur terme repose sur la validation successive des différents objets de gestion. Cela peut consister, par exemple pour le processus de la dépense, à valider un EJ, à certifier un service fait, à valider, à comptabiliser ou à payer une DP. Apurement et finalisation des objets de gestion résiduels en fin d’exercice

Opérations de fin d’exercice Les opérations de fin d’exercice Le volet comptable L'organisme doit procéder à des ré-imputations budgétaires en cas d'erreur (avant le 31 décembre) Reports et reprogrammation : l'organisme ne reporte que les crédits qu'il n'a pas été en mesure de consommer en toute fin d'exercice et qui n'ont pas pu faire l'objet d'une reprogrammation sur N+1. Le système doit permettre de gérer début N+1 les opérations courantes de N+1 et les opérations d'inventaire de N. N N+1 Janvier N+1 Période d'inventaire L'organisme doit comptabiliser les opérations d'inventaire classiques (charges à payer, produits à recevoir, charges et produits constatés d’avance, amortissements, provisions, dépréciations, …) Le volet budgétaire Aide à l’animateur : Report et reprogrammation   La possibilité de report doit être limitée aux autorisations d’engagement et aux crédits de paiement qui n’ont pas pu être consommés à temps. En effet, lorsque les responsables budgétaires ou l’ordonnateur savent au moment de l’élaboration du budget N+1 que les AE et/ou les CP ne pourront être consommés avant la fin de l’exercice, il leur appartient de les reprogrammer au budget initial de l’année suivante. La programmation étant pluriannuelle, la reprogrammation d’AE et de CP au budget N+1 correspond à une déprogrammation sur N. Une bonne pratique consiste donc à intégrer à un budget rectificatif de fin d’année N les conséquences de cette reprogrammation, pour annuler sur N les AE et les CP reprogrammés de N sur N+1. Seules les autorisations d’engagement et les crédits de paiement dont la consommation était prévue en fin d’exercice (entre le vote du budget initial N+1 et la fin de l’exercice N), mais qui n’a finalement pas eu lieu, peuvent être ouverts sur l’année N+1 par un budget rectificatif sur N+1, selon les modalités prévues aux articles 184 et 185 du décret GBCP

Préparation du nouvel exercice La préparation du nouvel exercice Mise à jour des référentiels : les référentiels des comptabilités budgétaire, générale, auxiliaires sont susceptibles d'évoluer d'une année à l'autre. Cette évolution doit être anticipée dans le cadre du nouvel exercice. Chaque référentiel doit être mis à jour. Nouvel exercice budgétaire (ouvertures des crédits, blocages) Les nouveaux crédits votés par l'organe délibérants sont ouverts et alloués aux responsables budgétaires. Des blocages d’AE et de CP peuvent être réalisés pour couvrir des aléas de gestion et les dépenses des régies d'avance. Nouvel exercice comptable Suite à l’arrêté des comptes définitifs, l'agent comptable reprend les balances d'entrées à la fin de l'exercice.

Intégration des comptes

Principes généraux Organisme A Organisme B Organisme C Organisme D Les données budgétaires et comptables des organismes doivent être transférées à échéance régulière vers l’État. Ce transfert s'effectue via l'Infocentre des EPN et des GIP nationaux. Les données qui figurent dans les comptes financiers des organismes sont intégrées annuellement dans les comptes de l’État. Cette intégration permet d'élaborer le compte 26 de l’État, qui retrace les participations de l’Etat. Il s’agit d’un enjeu majeur de qualité comptable dans le cadre de la certification des comptes de l’État. Compte 26 de l’Etat Organisme A Organisme A 10 000 000 k€ Organisme B 8 500 000 k€ Organisme C 7 000 000 k€ Organisme D 5 500 000 k€ TOTAL 31 000 000 k€ Infocentre des EPN Organisme B Organisme C Organisme D

Principes généraux Afin d’assurer une meilleure articulation des calendriers de clôture des comptes de l’État et des organismes, le délai d'arrêt des comptes par l'organe délibérant a été réduit : le compte financier doit désormais être arrêté avant l’expiration du deuxième mois suivant la clôture de l’exercice. Le travail conjoint de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour organiser et anticiper les opérations de clôture (par exemple l’organisation d’un arrêté intermédiaire ou d’une pré-clôture des comptes) doit ainsi conduire à respecter strictement le calendrier de reddition des comptes. N N+1 Janvier N+1 Février N+1 Travaux de clôture Période d'inventaire Aide à l’animateur : Il existe plusieurs étapes de remontée des données budgétaires et comptables des organismes vers l’Infocentre au cours d’un exercice. Les fichiers qui portent ces informations sont numérotés en fonction de ces étapes. Parmi ces fichiers, peuvent notamment être cités : Les fichiers 05 ( données budgétaires et comptables après opérations d’inventaire) remontent à l’issue de la période d’inventaire; Les fichiers 06 (sur la base desquels sont valorisés les organismes au compte 26 du compte général de l’Etat) remontent après arrêt des comptes financiers par l’organe délibérant. Arrêt du compte financier par l'organe délibérant Transfert des données budgétaires et comptables à l'Infocentre

Quiz

Quiz Question 1 En cas de conversion, quels sont les taux de référence ? Réponse : Les taux de chancellerie

Quiz Question 2 Comment régulariser l’écart de change entre le paiement émis et le relevé de banque ? Réponse : Passation d’une écriture d’écart de change (si gain de change – compte 766 ; si perte de change – compte 666)

Quiz Question 3 Quel est le rôle du pilote des travaux de fin d’exercice ? Réponse : Le pilote des travaux de fin d’exercice a pour fonctions de : S’assurer de la coordination et du suivi de ces travaux ; Organiser la production des différents états relatifs à ces travaux ; Coordonner et suivre les travaux de finalisation des objets de gestion en fin d’exercice; S'assurer toute l'année du bon déroulement de l'apurement de tous les objets de gestion.