REUNION GENERALE DE COORDINATION DU 16 SEPTEMBRE 2010

Démarche Qualité 2010 REUNION DE COORDINATION DU 16 SEPTEMBRE 2010 Ordre du Jour 1.Point sur les indicateurs qualité de ces huit mois Bilan de l’audit du Jeudi 8 juillet Présentation des audits du second semestre Point d’étape sur la dématérialisation. 5. Point sur les Budgets et les orientations pour Remarques diverses Prochaine Réunion le : Jeudi 20 janvier 2010 à 14 H 30 2

Démarche Qualité A. Les indicateurs qualité - Dépenses Délai du secteur public local en 2009 : 34 jours en 2009 et 35 en

Démarche Qualité A. Les indicateurs qualité - Dépenses 4

Démarche Qualité A. Les indicateurs qualité - Dépenses 5

Démarche Qualité 2010 RAPPEL Délais légaux ( Ordonnateur + Comptables ) : Jusqu’à fin 2008 : 45 jours ; En 2009 : 40 jours dont 13 jours pour le TPM ; Au 01/01/10 35 jours dont 12 TPM et au 01/07/10 30 jours, dont 10 jours réservés au comptable du Trésor. DELAIS 2010 PAR SERVICE sur 8 MOIS 2010 Urbanisme 43 jours, Cellule Evènementiel 38 jours, Animation 37 jours Cabinet 24 jours, DG 29 jours, Actions Sociales 29 jours Délai 2010 EPIC : 21 jours. 1A. Les indicateurs qualité - Dépenses 6

Démarche Qualité B. Les indicateurs qualité - Recettes 7

Démarche Qualité B. Les indicateurs qualité - Recettes 8

Démarche Qualité B. Les indicateurs qualité - Recettes 9

Démarche Qualité 2010 RESULTATS RECETTES PAR PRINCIPAUX SECTEURS : Loyers Ville 86 jours 8 Mois 2010 et 37 jours en août, 50 en juillet contre 116 jours en 2009, 68 en 2008 et 69 en 2007 Repas Résidences PA 42 jours 8 mois 2010 et 25 en août, 25 en juillet contre 133 jours en 2009, 34 en 2008 et 33 en 2007 Loyers Résidences PA20 jours 8 mois 2010 et 21 en août, 22 en juillet contre 25 jours en 2009, 21 en 2008 et 22 en 2007 Crèches44 jours 8 mois 2010 et 29 en août, 37 en juillet contre 51 jours en 2009, 59 en 2008 et 63 en 2007 Restaurants Scolaires 157 jours 8 mois 2010 et 245 en août, 99 en juillet contre 389 jours en 2009, 468 en 2008 et 213 en 2007 Paiements par internet : 253 règlements 8 mois 2010 pour 42,66 K€, 52 règlements Conservatoire et 199 à la Crèche. contre 17,10 K€ en 2008 et 44,94 K€ en 2009 pour les huit premiers mois de chaque année. 10

Démarche Qualité C. Les indicateurs qualité – Délais Services 11

Démarche Qualité D. Les Suspensions du Trésor Public - DEPENSES 12

Démarche Qualité D. Les Suspensions du Trésor Public - RECETTES 13

Démarche Qualité E. Délai d’arrivée des factures aux finances 14

Démarche Qualité E. Délai d’arrivée des factures aux finances 15

Démarche Qualité F. Relances des factures en attente 16

Démarche Qualité Bilan de l’audit du Jeudi 8 Juillet 2010 A. Les résultats essentiels : Audit centré sur les recettes. -Extension de la certification VALIDEE aux recettes et à l’EPIC - Validation du Manuel Qualité actualisé. B. Les points d’attention : X Ecoute clients à formaliser sur les recettes, régies en particuliers : main courante à mettre en place. X Mettre en place des rencontres et audits régisseurs. X Comprendre les dates clés de traitement titres ( engagement, titres, date d’émargement et non d’encaissement du titre ). X Fixer des limites de durée dans l’émission des titres de recettes ( cas des factures libraires Imaginales … ) X A rappeler : les modèles de factures à émettre pour les recettes ( avec/sans TVA ) X Réduire certaines photocopies dans le traitement des recettes ( copies écran, fiche de suivi recettes qui restent aux finances ). X Numéroter les factures avec le numéro d’engagement ou le numéro de série à 10 chiffres tel que Année 10 Budget 41 Service 68 puis un compteur 4 chiffres 17

Démarche Qualité

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Démarche Qualité Présentation des audits second semestre 2010 A. Le cadre général. -Orientation vers les recettes et l’EPIC -Préparation audit externe pour deux directions : DAS et DAG. B. Les points d’attention ( en plus du suivi des secteurs habituels ) : X Le suivi des factures recettes, des encaissements et des informations relatives aux paiements. X Comprendre et découvrir le traitement quotidien de régisseurs ( Sports, Conservatoire, Pôle Petite Enfance ). X Echéancier d’émission des factures, gestion des différents types d’encaissement, réclamations des redevables – main courante, paiements tardifs, informations sur les encaissements réalisés et non réalisés, relations avec finances, DGFIP, et autres services éventuels. X Comprendre et découvrir le traitement quotidien comptable et de la régie à l’EPIC jusqu’à la liquidation ordonnateur. X Vérifier les procédures de validation internes des commandes réalisées. X Mise en œuvre de la gestion des Mapa et des pièces obligatoires. 21

Démarche Qualité Point d’étape sur la dématérialisation 1.Le champ de la Dématérialisation : -les arrêtés ( attente retour de la convention tripartite et validation fichiers par CRC ) -les bordereaux, les mandats et les titres et les factures dématérialisées par les tiers 2. La préparation d’une nouvelle organisation du traitement : -mise à jour importante du fichier tiers classé selon une nouvelle nomenclature REALISE EN JUILLET PAR SEDIT -mise en place d’un certificat de signature électronique de l’ordonnateur, de parapheurs dématérialisés. -Validation REALISEE d’une note de cadrage avec la conclusion d’un calendrier de mise en œuvre -Démarrage des tests sur une petite collectivité ayant tous types d’opérations : Scènes Vosges. -La codification des pièces comptables en l’absence de bordereau, mandats et titres ( nouvelles Fiches de Suivi des Factures et des recettes ) BASCULEMENT : Objectif pour fin 2010 en deux étapes : -Basculement des transferts sur PESV2 -Dématérialisation des pièces comptables 22

Démarche Qualité Point sur le calendrier Budgétaire 1.Ajustement des Budgets 2010 : -Comité de pilotage du budget le 23 Septembre. -BS au Conseil du 30 Septembre pour la Ville d’Epinal, le 18 Octobre pour le CCAS -BS LE 13 Octobre pour l’EPIC et le 25 Octobre pour Scènes Vosges. 2. Clôture des Budgets 2010 : -Fin des engagements 2010 le Vendredi 26 novembre Basculement de la saisie des factures le Jeudi 16 décembre Ouverture des crédits le lundi 03 janvier La préparation des Budgets 2011 : -Réunion de cadrage budgétaire Elus – Cadres le 12 juillet Réunions de Cadrage fonctionnement entre services du 1 er au 14 octobre. -Réunions de Cadrage élus – 1 er Adjoint du 18 au 22 octobre. -Réunions de Cadrage élus – Député Maire du 04 au 15 novembre. -DOB Ville le 18 novembre. -Vote du Budgets Ville le 16 décembre. 23

Démarche Qualité Les orientations du BP 2011 En Dépenses :  Expertiser nos achats.  Rechercher des sources d’économies dans le fonctionnement des services.  Chercher à rendre les contrats plus performants.  Nous sommes tous et chacun personnellement impliqués dans la recherche d’économies ( fournitures diverses, photocopies, consommation d’énergie, télécom, frais d’affranchissements … ) En recettes :  Bien respecter les tarifs votés par le Conseil Municipal.  Recherche de ressources nouvelles : pas de prestations sans contreparties ( exemple : les occupations du domaine public ).  Etude sur les tarifs différenciés entre spinaliens et extérieurs. Les projets nouveaux :  Ne pas engager une nouvelle opération tant que les recettes ne sont pas certaines.  Ne pas réaffecter les économies de dépenses ou les recettes supplémentaires non budgétées à d’autres opérations. Ces économies doivent profiter à la collectivité et non à la direction qui en est l’origine. 24

Démarche Qualité Divers 1.Liste des pièces de marché à transmettre : rappel des pièces à joindre. 2.Attention au choix des comptes 23 à utiliser dans le cadre de la réforme Hélios. 3.Contrôle renforcé des fournisseurs à réaliser ( SIRET RM, Code APE, RIB, tiers destinataire dans le cadre des marchés … ). 4.Fiche de suivi : un seul exemplaire suffit aux finances. Aucun retour de la fiche à réaliser aux services. 5.Subventions aux associations : obligation de conclure une convention d’objectif pour tout versement annuel supérieur à € : le comptable engage sa responsabilité s’il accepte un mandat sans cette convention. 6.Renforcer le suivi des adresses pour les recettes, en particulier, concernant les familles. 25