Votre outil de réservation en ligne : Havas Voyages Connect Guide Utilisateur 26/08/2011

Sommaire Page 3 : Connexion et Profil Page 16 : Création de nouveaux profils Page 23 : Onglet Chargé de voyages Page 30 : Modèles de voyages Page 32 : Affiner / Rechercher des voyages Page 35 : La Réservation Page 53 : Dossier en attente 09/04/2017

Connexion et Profil

Connexion : www.havas-voyages-connect.fr Aux prochaines connexions, il vous suffira d’entrer votre identifiant (email) et votre mot de passe En cas de perte ou d’oubli de votre mot de passe: Entrez votre identifiant puis cliquez ici Si vous bloquez vos codes d’accès (après 3 échecs de connexion), votre compte sera bloqué pendant 30min. Après 30 minutes, vous pourrez refaire une tentative de connexion. 09/04/2017

Le profil Utilisateur / Voyageur 5 grandes sections dans le Profil voyageur : Personnel, Paiement, Livraison, Préférences, Mot de passe Les champs marqués d’une « * » sont obligatoires Remplissez votre profil (cartes d’abonnements, préférence voyages, moyen de paiement, adresse de livraison…) puis sauvegardez. Il est conseillé de renseigner un maximum de champs dès la 1ère connexion. NB : Les informations de votre profil, serviront tant aux réservations en ligne qu’aux réservations via l’agence. Seule l’action « Sauvegarder » permet à l’agence d’accéder à votre profil. La date de naissance est obligatoire Format n° de téléphone : 0240577570. Pas d’indicatif, pas d’espace. A la 1ère connexion, vous devez impérativement aller « valider » votre profil en cliquant sur Sauvegarder (même si vous n’avez fait aucune modification) 09/04/2017

A compléter obligatoirement pour la garantie des réservations hôtels Le Profil - Paiement A compléter obligatoirement pour la garantie des réservations hôtels 09/04/2017

Le E-billet SNCF est préconisé. Le Profil - Livraison Le E-billet SNCF est préconisé. Ce mode de livraison implique l’intégration systématique de l’email du voyageur dans la réservation. Indiquer un n° de téléphone portable permettra aux transporteurs (SNCF, Air France) de prévenir les voyageurs en cas de modification sur leurs trains, vols, … 09/04/2017

Le Profil – Préférences Air Les préférences indiquées ici seront prises en compte dans la mesure du possible lors des réservations 09/04/2017

Profil – Préférences Air – Les cartes En face de la compagnie, entrer le n° de carte. Cliquer sur ce lien et choisissez la compagnie aérienne concernée. Répéter autant de fois que de cartes détenues. Entrer le n° et la date d’expiration de la carte d’abonnement Air France : cela garantit l’affichage du tarif abonné lors de la demande de voyage. Un mois avant l’expiration, un message d’avertissement apparaîtra en page d’accueil. 09/04/2017

Profil – Préférences train Les préférences indiquées ici seront prises en compte dans la mesure du possible lors des réservations Entrer le n° et la date d’expiration des carte de fidélité. Chaque réservation pour ce voyageur intègrera ces données et les points seront crédités sur son compte fidélité concerné. La Carte Grand Voyageur Smiles SNCF est également un identifiant pour le retrait des billets et un justificatif de voyage pour les porteurs de la nouvelle carte GV Smiles, avec code barres, pour les Ebillets. 09/04/2017

Profil – Préférences train - Abonnements Cliquez sur ce lien La fenêtre des abonnements ferroviaires s’ouvre : Choisir le prestataire dans le menu déroulant. L’outil propose la liste des cartes/abonnements possibles, par fournisseur. 09/04/2017

Profil – Préférences train (Abonnements Fréquence) Après avoir choisi le nom de la carte dans le menu déroulant, indiquer : Le n° de la carte / La date d’expiration Important : il faut ensuite entrer les trajets couverts par l’abonnement. Si le voyageur est susceptible de voyager sur différents tronçons du parcours de la carte, tous les tronçons doivent être indiqués. Exemple ci-dessus pour un abonné Nantes/Paris. Cela garantit l’affichage du tarif abonné lors de la demande de voyage. Un mois avant l’expiration, un message d’avertissement apparaîtra en page d’accueil. 09/04/2017

Profil – Préférences Hôtel & Location de voiture Entrer les données sur les cartes de fidélité et cartes accréditives en sélectionnant les fournisseurs via les menus déroulants. Chaque réservation pour ce voyageur intègrera ces données : les points seront crédités sur son compte fidélité concerné. la carte accréditive sera prise en compte dans la réservation de voiture 09/04/2017

Possibilité de changer le mot de passe dès que souhaité. Profil – Mot de passe Possibilité de changer le mot de passe dès que souhaité. 09/04/2017

Profil – Les cartes abonnements et fidélité ATTENTION Les noms et prénoms entrés dans les profils doivent être identiques à ceux du passeport du voyageur. Il est indispensable de vérifier les données des cartes des voyageurs. HAVAS VOYAGES CONNECT est relié aux systèmes Air France et SNCF Les n° et nom/prénom des voyageurs doivent être identiques à ceux indiqués sur les cartes d’abonnement et de fidélité Exemple : Jean-Yves dans le profil / Jean Yves sur les cartes  HVC rejettera la carte concernée Une « petite » différence dans le prénom entraîne le rejet de la carte. 09/04/2017

Création de nouveaux profils Rôle : gestionnaire de profils

Gestion des profils voyageurs Vous avez accès à la gestion des profils voyageurs de votre société. La fonction de gestionnaire de profils inclut : la création de profils la suppression de profils la modification, l’enrichissement des profils 09/04/2017

Administration des profils ATTENTION !!! Les noms et prénoms entrés dans les profils doivent être identiques à ceux du passeport du voyageur Il est indispensable de vérifier les données des cartes des voyageurs HAVAS VOYAGES CONNECT est relié aux systèmes Air France et SNCF : Les n° de cartes, nom/prénom des voyageurs doivent être identiques à ceux indiqués sur les cartes d’abonnement et de fidélité Exemple : Jean-Yves dans le profil / Jean Yves sur les cartes HVC rejettera la carte concernée Une « petite » différence dans le prénom entraîne le rejet de la carte. 09/04/2017

Administration des profils Pour accéder à la gestion des profils, cliquez sur l’onglet Administration. Déroulez le menu Gestion du profil utilisateur en cliquant sur la croix.

Administration des profils - Création Vous créez un utilisateur = profil Sur cette première page de profil, vous devez entrer des informations essentielles : Prénom Nom Identifiant = OBLIGATOIREMENT l’adresse email avec extension validée par votre société (plusieurs extensions possibles). Ces extensions doivent être connues à la création du site car elles déterminent l’appartenance d’un utilisateur/voyageur à une société. Mot de passe, personnalisable suivant conditions Cliquez sur Suivant.

Administration des profils - Création Sur cette deuxième page, vous devez attribuer le ou les « rôles » de l’utilisateur/profil que vous créez : Pour un Voyageur « simple » cochez la case « Voyageur ». Si ce voyageur fait lui-même ses réservations sur HVC, vous lui transmettrez ses codes d’accès (page précédente). Pour une Chargée de voyage, cochez la case « Chargé de voyage principal ». Elle aura ainsi automatiquement accès à la réservation pour tous les voyageurs. Vous lui transmettrez ses codes d’accès (page précédente). Si la Chargé de voyage est également Voyageur, cochez également la case Voyageur. Si la personne doit avoir accès à la gestion /création des profils de la société, cochez la case « Gestionnaire de profils ».

Administration des profils - Création Complétez les champs obligatoires marqués d’une * Cliquez sur Terminer. Ce profil est désormais disponible dans la base HVC. L’enrichissement du profil est détaillé dans la 1ère partie du guide. La personne profilée peut se connecter aves ses codes d’accès : Si elle est Voyageur, elle peut faire ses réservations ou/et les Chargés de voyage peuvent réserver pour elle Si elle est Chargé de voyage, elle peut faire des réservations pour tous les voyageurs Si elle est Gestionnaire de profils, elle peut créer et modifier des profils

Onglet Chargé de voyages Les fonctionnalités spécifiques

Onglet Chargé de voyages (Préparer de nouveaux voyages) Message d’avertissement qui indique que l’outil n’affiche que les 100 premiers profils. Il faudra filtrer pour afficher les autres profils. Renseignez l’un des champs de recherche pour filtrer l’affichage de la liste des voyageurs puis cliquez sur Rechercher. Cliquez ici pour sélectionner le ou les collaborateur(s) pour lequel vous devez effectuer une réservation 09/04/2017

Votre sélection Des voyageurs peuvent être ajoutés à la sélection en cliquant sur le bouton Les voyageurs sélectionnés apparaitront ainsi dans le panier de sélection. Voyageurs multiples RAIL : jusqu’à 6 maximum Après avoir cliqué sur le bouton « Réserver un voyage », une vérification des profils des voyageurs sélectionnés sera effectuée. Si un des profils est invalide, un message d’erreur le signalera. On pourra alors modifier le profil en question en cliquant sur le nom dans la liste des résultats de recherche. Il faut alors choisir un voyageur principal (représenté par une étoile). Par défaut, le voyageur principal est le 1er voyageur de la liste. ATTENTION : une réservation multipassager n’est possible que pour le rail et que pour des voyageurs appartenant à la même communauté que le voyageur principal. 09/04/2017

1ère page de recherche Il est rappelé en haut de page que vous effectuez une réservation au nom du voyageur indiqué. Rappel des voyageurs qui ont été sélectionnés au début de la réservation. Avant toute réservation au nom d’un collaborateur, vérifiez ou renseignez son profil voyageur puis sauvegardez le. NB : Seule l’action « sauvegarder » permet à l’agence d’accéder au profil voyageur pour les demandes hors solution en ligne. 09/04/2017

Voyageur invité Si vous devez réserver pour un invité, le cadre ci-joint vous en donne la possibilité: cliquez ici puis « Réserver un voyage» 09/04/2017

Voyageur invité - réservation Rappel des voyageurs qui ont été sélectionnés au début de la réservation. Vous arrivez sur le moteur de recherche de voyage, remplissez les critères de déplacement puis cliquez sur « recherche par tarif » ou « recherche par horaire » selon vos préférences. 09/04/2017

Voyageur invité – finalisation d’un voyage Entrez les informations relatives à votre invité puis confirmer. ! Attention ! Le profil invité ne sera pas enregistré dans votre base. Si vous devez réserver pour ce même invité vous devrez renseigner à nouveau ces éléments. Si 1 ou des champs de personnalisation obligatoires sont mis en place pour votre société, ce ou ces champs devront être complétés pour un invité. 09/04/2017

Les Modèles de voyages Des modèles peuvent être créés à partir du résumé d’un voyage (non confirmé). Ce modèle pourra ensuite être utilisé afin d’effectuer une réservation rapide en un seul clic pour le même voyage, pour des dates et/ou un voyageur différents.

Les modèles Ce modèle pourra être utilisé via le panier de sélection, il suffira de l’ajouter via le bouton 09/04/2017

Affiner / Rechercher des voyages Le second sous-onglet de l’espace « Chargé de voyages » est dédié à la recherche et à l’affichage de dossiers voyages existants.

Afficher/Rechercher des voyages Le chargé de voyages dispose de deux affichages de résultats différents. 09/04/2017

Afficher/Rechercher des voyages La vue du tableau, c'est-à-dire un affichage en liste : La vue du calendrier, c'est-à-dire un affichage par dates : En cliquant sur un des rectangles représentant un voyage, une fenêtre d’informations s’affiche. A partir de là, le chargé de voyages peut afficher la page de résumé du voyage (bouton « afficher »). 09/04/2017

L’affichage par tarif se fait du moins cher au plus cher. La Réservation Havas Voyages Connect présente les 200 à 250 meilleurs tarifs dans le créneau horaire indiqué. L’affichage par tarif se fait du moins cher au plus cher.

La Réservation - Recherche Rapide La recherche combiné permet de rechercher en une seule fois les solutions Train + Vol + Vol low cost Entrez les villes de départ et d’arrivée, les dates et les heures souhaitées via les menus déroulants Puis cliquez ici pour lancer la recherche La Recherche Rapide est une recherche par tarifs uniquement. 09/04/2017

La Réservation - Recherche détaillée Via l’onglet Planifier un voyage, vous accédez à la Recherche Détaillée. A votre disposition, de nombreux filtres qui vous permettent d’affiner votre demande. Vous pouvez choisir de Comparer vols et trains ou de rechercher uniquement des vols, ou uniquement des trains. Si le voyageur dispose d’une carte d’abonnement Air France, il est conseillé de sélectionner Premium dans le menu déroulant Classe de service, le tarif abonné faisant partie des pleins tarifs chez Air France. 09/04/2017

La Réservation - Recherche détaillée (2) Possibilité de modifier la plage de recherche horaire, par défaut 3 heures après et 1 heure avant les horaires demandés. La Recherche Détaillée permet de choisir entre : Recherche par Tarif et Recherche par horaire 09/04/2017

La Réservation – Affichage des disponibilités Recherche par horaire Les possibilités sont classées par heure de départ. Vous pouvez choisir de trier différemment en cliquant sur les intitulés des colonnes. Dans les colonnes à gauche, les différentes classes de voyages sont visibles. Voir la légende. 09/04/2017

Recherche par horaire – choix du tarif Une fois l’aller/retour sélectionné, on arrive à l’étape du choix du tarif. En passant la souris sur le type de tarif, une petite fenêtre s’affiche pour décrire les conditions d’achat. 09/04/2017

La Réservation (internationale) – Affichage des disponibilités Recherche par tarifs Cliquez sur « tous les résultats » pour afficher la comparaison avec les vols low costs A tout moment, vous pouvez modifier votre demande de voyages (date, heure, destination) Une synthèse des résultats s’affiche sur le Fare Analyser. Vous avez la possibilité de les filtrer selon plusieurs critères via les menus déroulants 09/04/2017

Détails des disponibilités Cliquez sur « sélectionner » pour confirmer votre choix Le tarif Aller Retour Cliquez ici pour afficher d’autres tarifs disponibles sur les vols proposés Pour afficher les conditions tarifaires du billet cliquez ici 09/04/2017

La Réservation (nationale) – Affichage des disponibilités Recherche par tarifs En un coup d’œil, vous pouvez comparer les tarifs et horaires des trains et vols disponibles. Quand on clique sur l’intitulé d’une colonne, un court descriptif du tarif et de sa flexibilité s’affiche. Le tarif affiché est du demi aller/retour (ou one way pour les low cost) Vous avez la possibilité de filtrer les résultats selon plusieurs critères via ce menu. 09/04/2017

La Réservation – Récapitulatif Vous pouvez ajouter : un hôtel, une location de voiture ou une autre réservation Rappel du tarif le moins cher proposé sur ce voyage Vous pouvez choisir votre siège Cliquez ici pour finaliser votre réservation. Prix du voyage choisi 09/04/2017

Vous avez cliqué sur « ajouter une voiture » Indiquez le lieu de retour du véhicule ainsi que horaires choisis Puis cliquez sur « Rechercher » 09/04/2017

Location de voiture / résultats Vous pouvez consulter les conditions de location en cliquant sur le prix Sélectionner la ligne qui vous convient puis cliquez sur « ajouter à l’itinéraire » en bas de page. 09/04/2017

La réservation du véhicule s’est ajoutée à votre récapitulatif de voyage. 09/04/2017

Vous avez cliqué sur « ajouter un hôtel » Vous pouvez entrer une adresse ou un lieu précis Indiquez selon vos besoins les dates d’arrivée et de départ de l’hôtel. D’autres critères sont à votre disposition pour affiner votre recherche. Cliquez ensuite sur « Rechercher » 09/04/2017

Affichage des résultats sur une carte Sur la carte apparaissent des « étiquettes » indiquant les prix des hôtels trouvés Sur la carte le meilleur tarif apparaît en vert En cliquant sur chaque étiquette, vous avez des détails sur l’hôtels et les conditions tarifaires La réservation d’hôtel sur HVC implique une garantie carte de crédit obligatoire. 09/04/2017

Détail d’un hôtel En cliquant sur chaque étiquette, vous avez des détails sur l’hôtels et les conditions tarifaires. 09/04/2017

Liste des tarifs / Conditions de vente En cliquant sur une étiquette d’hôtel puis sur Voir le descriptif des prix, vous obtenez la liste des tarifs et chambres disponibles ainsi que de très nombreuses informations sur l’hôtel !!! Attention !!! Si les conditions de vente indiquent « dépôt de garantie » cela implique un prélèvement automatique de votre carte Cliquer sur Réserver sur la ligne de la chambre que vous avez choisie 09/04/2017

La réservation d’hôtel s’est ajoutée à votre récapitulatif de voyage. Cochez « J’accepte les conditions d’achat » avant de Finaliser le voyage. 09/04/2017

Dossier en attente A la finalisation de la réservation, l’outil HVC vous propose : de confirmer la réservation, la réservation est alors envoyée immédiatement à votre agence qui émet le(s) billet(s) de mettre la réservation en attente

Mettre un voyage en attente Les informations du profil voyageur relatives à cette réservation apparaissent. Vous avez la possibilité de mettre en attente votre réservation. Attention pour la réservation d’un billet aérien, le tarif n’est pas garanti. 09/04/2017

Vous avez mis le voyage en attente Date limite pour que votre agence émette le billet. Passé la date limite, le dossier est automatiquement annulé. Référence du dossier Cette date d’émission est celle fixée par la SNCF. Elle ne tient pas compte des horaires d’ouverture de votre agence. 09/04/2017

Confirmation / Relance d’un voyage en attente Vous recevez une confirmation de cette Mise en Attente par mail. Puis une relance automatique par mail après 24H et ensuite, 3 relances toutes les 10 heures. Le voyage mis en attente apparaît sur votre page d’accueil. 09/04/2017

Validation définitive d’un dossier en attente A tout moment avant la date limite de validation, vous pouvez retourner sur votre dossier et l’« Envoyer » à l’agence qui l’émettra. Vous pouvez aussi le Supprimer ou le Répéter. 09/04/2017