Dépense Engagement juridique marché Détails et explicitations dans les commentaires du document

Engagement juridique marché Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Domaines Modules de formation associés Budget Transverse La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Dépenses Comprendre les processus de la dépense Les référentiels Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait 60’ Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement La démarche de contrôle Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Recettes Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Aide à l’animateur : Certaines planches du support sont reprises dans le support EJHM : 4,5,6,7, 21,22 et 24 Si vous êtes amenés à faire cette formation dans la continuité de la formation EJHM, ces planches peuvent être supprimées de la présentation Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire Introduction Marchés formalisés Modifications des EJ Processus standard de la dépense Concepts clés Processus décider une dépense Commande publique Types de marché Introduction Concepts clés Marché unique Marché à tranche Marché à bons de commande Marché mixte Bon de commande sur marché Marchés formalisés Concepts clés Illustration Retrait d’engagement Modifications des EJ Concepts clés Gestion de la TVA Quiz Quiz

Introduction Processus standard de la dépense 1 Formalisation d’un contrat Acheteur Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge Paiement Responsable de la trésorerie Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait Le certificateur certifie le SF Le gestionnaire de la DP crée la DP Le responsable de la DP la contrôle et la valide Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP Le responsable de la trésorerie réalise le paiement Aide à l’animateur : Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d’un contrat, l’engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d’un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l’étape de l’engagement juridique: le gestionnaire enregistre l’acte juridique (engagement juridique) dans le système d’information et le responsable valide l’engagement. L’étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF. L’étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. Module de formation Dépense) : service fait concomitant à l’engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l’ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). 4 4

Introduction Concepts clés 1 Un engagement juridique : est l’acte par lequel l’organisme constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense ; doit respecter les limites de l’autorisation budgétaire (AE) ; porte au moins les informations suivantes : un montant ferme ; un (des) tiers déterminé(s) ; une durée déterminée ; nécessite de renseigner différents critères d’imputation budgétaire permettant de tenir la comptabilité budgétaire, d’exercer le contrôle du disponible et d’assurer le pilotage budgétaire : la nature, la destination, les opérations, les entités organisationnelles budgétaires ou les autres axes d’analyse (localisation, bénéficiaire…). Aide à l’animateur : L’engagement juridique est différent de l’engagement comptable : l’engagement juridique porte sur un acte juridique réel (ex : un marché, une convention), a contrario de l’engagement comptable qui ne représentait qu’un droit de tirage ; l’engagement juridique est par définition pluriannuel. L’engagement comptable ne portait que sur un seul exercice. Les axes d’imputation renseignés dans l’engagement juridique jouent un rôle clé dans le typage de l’acte de gestion et dans son suivi via des restitutions. Ces axes d’imputation permettent de donner « une adresse » budgétaire et comptable à l’acte de gestion. Informations complémentaires : Il existe plusieurs types d’engagement juridique, notamment : Engagement juridique de type marché ; Engagement juridique de type hors marché.

Introduction Concepts clés 1 Un engagement juridique : Peut faire l'objet d'une consommation d'AE. Ne génère aucune écriture en comptabilité générale. N’a aucun impact sur la consommation ou la réservation des crédits de paiement. Ces crédits de paiement sont consommés plus tard, au moment du paiement. Peut être modifié ou annulé en cohérence avec les services faits et les mises en paiement réalisés, ce qui a un impact sur les AE et en comptabilité budgétaire. Cas des compléments d’engagement. Cas des retraits d’engagement. Aide à l’animateur : Dans le cas général, la notification de l’engagement par l’ordonnateur constitue l’engagement ferme et définitif de l’organisme à l’égard du tiers et donc le fait générateur de la consommation des AE et de l’écriture correspondante en comptabilité budgétaire. Le montant engagé auprès d’un tiers n’est pas le montant à payer dans l’année mais le montant total de la dépense générée par l’acte signé par l’ordonnateur. La modification ou l’annulation d’un engagement a également un impact sur les AE et en comptabilité budgétaire. Si l’ajustement porte sur le montant de l’engagement, un engagement complémentaire ou une réduction de l’engagement (retrait d’engagement) doit être réalisé. La validation de l’engagement juridique n’a aucun impact sur les CP (ni réservation, ni blocage, ni consommation). Focus sur les retraits d’engagement : Les retraits d’engagement doivent respecter des règles de budgétisation spécifiques et ne pas dépasser la part de l’engagement juridique qui n’a pas donné lieu à certification du service fait ou à paiement (cf. fascicule dépenses du DPG, « 5.6 Cas général de la correction de l’engagement juridique »).

Introduction Processus de validation – décider une dépense 1 Expression de besoin Engagement juridique Service métier Expression de besoin Acheteur Gestionnaire des EJ Formalisation Création Modification Description Responsable des EJ ou Modification / validation Rejet Aide à l’animateur : Le sous-processus d’engagement juridique est précédé d’une phase d’expression des besoins : Le service métier exprime un besoin en matière de dépense, en cohérence avec la stratégie d’achat de l’organisme ; L’acheteur vérifie l’opportunité d’achat, met en œuvre les procédures d’achat, formalise les contrats et émet une proposition d’engagement. Dans le processus d’engagement proprement dit, le gestionnaire enregistre l’acte juridique dans le système d’information et le responsable valide l’engagement, ce qui constitue le fait générateur de la consommation des AE. D’autres rôles peuvent être envisagés en fonction de l’organisation ou de règles particulières. Par exemple, lorsque les modalités d’exercice du contrôle le prévoient, le rôle de contrôleur budgétaire peut intervenir dans le processus pour effectuer son contrôle a priori ou a posteriori. Par ailleurs, selon l’organisation propre à l’organisme, un même acteur peut jouer plusieurs rôles, notamment dans les organismes de taille modeste (par exemple, gestionnaire des EJ et responsable des EJ). Acheteur Notification Impact budgétaire AE Impact comptable

Introduction Commande publique 1 La commande publique, définie dans le code des marchés publics (CMP), regroupe : Les accords-cadres qui sont des contrats ayant pour objet d'établir les termes régissant les marchés subséquents et à passer au cours d'une période donnée. Les marchés publics qui sont conclus à titre onéreux et pour une période donnée. Les accords-cadres et les marchés : Matérialisent des accords entre des pouvoirs adjudicateurs et des opérateurs économiques publics ou privés. Peuvent être allotis. Aide à l’animateur : Le code des marchés publics s’applique aux marchés publics et aux accords-cadres ainsi définis par le code des marchés publics (article 1) : Les marchés publics sont les contrats conclus à titre onéreux entre les pouvoirs adjudicateurs et des opérateurs publics ou privés, pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services. Les accords-cadres sont les contrats conclus entre un des pouvoirs adjudicateurs et des opérateurs économiques publics ou privés, ayant pour objet d'établir les termes régissant les marchés à passer au cours d'une période donnée, notamment en ce qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées. Les pouvoirs adjudicateurs au sens du code des marchés publics sont : l'Etat et ses établissements publics autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial ; les collectivités territoriales et les établissements publics locaux. Les marchés publics et les accords-cadres soumis au code des marchés publics doivent respecter les principes de liberté d'accès à la commande publique, d'égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures. Ces principes permettent d'assurer l'efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics. On distingue : Les marchés publics de travaux : marchés conclus avec des entrepreneurs, qui ont pour objet soit l'exécution, soit conjointement la conception et l'exécution d'un ouvrage ou de travaux de bâtiment ou de génie civil répondant à des besoins précisés par le pouvoir adjudicateur qui en exerce la maîtrise d'ouvrage. Les marchés publics de fournitures : marchés conclus avec des fournisseurs qui ont pour objet l'achat, la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de produits ou matériels. Les marchés publics de services : marchés conclus avec des prestataires de services qui ont pour objet la réalisation de prestations de services. Les différents cas de gestion sont déclinés pour présenter les modalités de consommation des AE et des CP.

Introduction Types de marché 1 L’application de la dépense dans le CMP amène à traiter quatre cas principaux de marché : Unique À bons de commande (BDC) BDC sur marché à BDC CMP Marchés À tranches Aide à l’animateur : Une typologie des marchés publics peut être définie pour différencier les règles de gestion applicables à ceux-ci et en faciliter le suivi. On distingue notamment : Les marchés simples ou ordinaires, Les marchés à bons de commande, Les marchés à tranche Les marchés mixtes Les Marchés à Procédures Adaptés (MAPA) ne sont pas présentés ici car ils peuvent prendre la forme des autres types de marché (unique, à tranches, à bons de commande et mixte). Mixte BDC sur marché mixte

Marchés formalisés

Marchés formalisés Concepts clés 1 Il existe différents types de marché formalisés : Marché unique Marché à tranches Marché à bons de commande Marché mixte Bon de commande sur marché

Marchés formalisés Marché unique 1 Le marché unique est un marché conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques : A un montant ferme. Peut contenir des montant(s) lié(s) à des frais divers. Le marché unique : AE Consomme des AE à hauteur du montant ferme lors de la validation de l’EJ correspondant. Aide à l’animateur : Le marché simple ou ordinaire est celui pour lequel la personne responsable du marché peut définir avec certitude les quantités et les caractéristiques des prestations à exécuter. Il s’oppose au marché fractionné pour lequel la personne responsable du marché peut difficilement quantifier le volume et le rythme des commandes (marchés à bons de commande ou à tranche conditionnelle). CP Donne lieu à des consommations de CP lors des paiements associés.

Marchés formalisés Marché à tranches 1 Le marché à tranche : Est un marché conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques. A une et une seule tranche ferme (la nécessité d’exécution est confirmée à la notification du marché). A une ou plusieurs tranche(s) conditionnelle(s) (la nécessité d’exécution doit être confirmée au cours de l’exécution du marché). Peut donner lieu au versement d’indemnités de dédit ou d’attente dans le cas du non affermissement d’une tranche conditionnelle. Le marché à tranche : Consomme des AE à la validation de l’EJ pour le montant de la tranche ferme et du dédit (l'indemnité consomme les AE dès la notification du marché et ces AE sont ensuite récupérées au moment de l'affermissement de la tranche conditionnelle correspondante). Consomme des AE pour le montant des tranches conditionnelles suite à la validation de l’affermissement des tranches conditionnelles. AE Aide à l’animateur : Le marché à tranches comporte une tranche ferme et une ou plusieurs tranches conditionnelles. La mise en œuvre de chaque tranche fait l’objet d’une notification écrite (affermissement). Lorsqu’une tranche conditionnelle est affermie avec retard ou n’est pas affermie, le titulaire peut bénéficier, si le marché le prévoit et dans les conditions qu’il définit, d’une indemnité d’attente ou d’une indemnité de dédit. Lors de la passation du marché, les AE sont consommées à hauteur du montant ferme et le cas échéant de l’indemnité de dédit, à la validation de l’EJ. Chaque affermissement de tranche conditionnelle donne lieu à une consommation d’AE au moment de l’affermissement pour le montant de la tranche le cas échéant déduction faite de l’indemnité de dédit. CP Donne lieu à la consommation des CP lors des paiements associés.

Marchés formalisés Marché à tranches 1 - Zoom sur les règles de budgétisation - AE = budgétisées à hauteur des engagements fermes ou affermis (et selon les hypothèses de paiement des indemnités) CP = budgétisés à hauteur des paiements de l’année

Marchés formalisés Marché à bons de commande 1 Un marché à bons de commande: Est un marché conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques. Ne comporte pas d’engagement juridique ferme pour un montant déterminé. Donne lieu à émission de bons de commande dont le montant cumulé ne doit pas dépasser le montant total du marché pour la durée de son exécution. Peut engendrer le versement d’un dédommagement au fournisseur si le montant minimum fixé n’est pas atteint. Est exécuté au fur et à mesure de l’émission de bons de commande. Peut avoir été prévu avec un minimum et un maximum en valeur ou en quantité, ou un minimum, ou un maximum, ou avoir été conclu sans minimum ni maximum. Le marché à bons de commande : AE Aide à l’animateur : Un marché à bons de commande est un marché conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques et exécuté au fur et à mesure de l’émission de bons de commande. Ces marchés ne comportent pas d’engagement juridique ferme de dépense et leur passation n’entraîne donc pas de consommation d’AE. Les bons de commande sont créés à partir des marchés à bons de commande, par les mêmes rôles (gestionnaire des EJ). Chaque bon de commande doit donner lieu à engagement juridique (consommation d’AE) et à des services faits (partiels ou totaux), avant de donner lieu à une DP. Seuls les bons de commande émis sur la base du marché font l’objet d’engagement, que le marché soit avec ou sans minimum-maximum, qu’il soit reconductible ou pas. Ne consomme pas d’AE (les AE sont consommées par les bons de commande associés). CP Ne donne pas lieu à la consommation des CP

Marchés formalisés Marché à bons de commande 1 Un marché à bons de commande partagés : Suppose la passation préalable d’une convention fixant les rôles et obligations de chacun s’il est exécuté par plusieurs ordonnateurs et par plusieurs comptable. Peut, s’il a été passé en central, être exécuté au niveau local et peut être conclu avec un mini-maxi en central non décliné au niveau local. Un marché à bons de commande partagés : AE Ne consomme pas d’AE (les AE sont consommées par les bons de commande associés). Aide à l’animateur : Un marché partagé (article 7 du code des marchés publics) concerne plusieurs services dotés d’un budget propre. Ce type de marché suppose la passation préalable d’une convention fixant les rôles et obligations de chacun des services. Ces marchés peuvent être exécutés par plusieurs ordonnateurs et par plusieurs comptables. Les règles sont identiques à celles des marchés à bons de commande. CP Ne donne pas lieu à la consommation des CP

Marchés formalisés Marché à bons de commande 1 - Zoom sur les règles de budgétisation - AE = budgétisées sur la base de l’évaluation annuelle des bons de commande CP = budgétisés sur la base d’une évaluation annuelle des paiements liés aux factures relatives aux bons de commande du marché

Marchés formalisés Bon de commande sur marché 1 Le bon de commande : Est adressé aux titulaires du marché. Précise les modalités des prestations (décrites dans le marché). Est émis à partir d’un marché à bons de commande ou MAPA à bons de commande créé en amont. Le bon de commande : AE Consomme des AE pour le montant du bon de commande à la validation de l’EJ correspondant. Aide à l’animateur : Les bons de commande sont subséquents à la conclusion d’un marché à bons de commande. Ils sont adressés aux titulaires du marché et précisent celles des prestations, décrites dans le marché, dont l’exécution est demandée et en déterminent la quantité. Les bons de commande sont créés à partir des marchés à bons de commande, par les mêmes rôles (gestionnaire des EJ). Chaque bon de commande doit donner lieu à engagement juridique (consommation d’AE) et à des services faits (partiels ou totaux), avant de donner lieu à une DP. Seuls les bons de commande émis sur la base du marché font l’objet d’engagement. CP Donne lieu à la consommation des CP lors des paiements associés.

Marchés formalisés Marché mixte 1 Un marché mixte : Est un marché conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques. Combine des lots: Soit à tranches et à bons de commande. Soit forfaitaires et à bons de commande. Donne lieu à un engagement : Pour chaque tranche ferme du marché qui ne porte pas de bon de commande. Pour chaque bon de commande émis à partir d’une tranche à bons de commande. Aide à l’animateur : Les marchés mixtes sont une combinaison du marché à tranches et du marché à bons de commande. Certaines tranches peuvent en effet comporter des bons de commande soit à leur niveau soit à un niveau plus fin de subdivision. Chaque partie est soumise aux règles de gestion du type de marché qu’elle concerne.

Modifications des EJ

Modifications Concepts clés 2 Des modifications : Peuvent avoir : Une origine interne. => Exemple : modification du référentiel, changement d’organisation, etc. Ou une origine externe : => Exemple : les conditions fournisseurs peuvent changer, le fournisseur peut fusionner ou être acquis par une autre entité, une révision de prix peut avoir lieu sur un marché de travaux, un changement de RIB du fournisseur, etc. Doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d’information. Sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelle on se trouve. Si aucun SF ou DP n’a été créé, elles sont libres sous réserve de leur validation par le responsable de DP Si un SF ou une DP a été créé, les modifications sont restreintes à la part restant à réceptionner ou payer Peuvent générer des retraits d’engagement. Peuvent porter sur des postes pour lesquels le gestionnaire doit intervenir pour libérer les AE avant la clôture. Aide à l’animateur : La modification de l’engagement juridique (par le gestionnaire des EJ) doit être réalisée en cohérence avec les services faits certifiés et mises en paiement réalisées. Si la modification porte sur le montant de l’engagement, un engagement complémentaire ou une réduction de l’engagement (retrait d’engagement) doit être réalisé. Les retraits d’engagements doivent être cohérents avec les services faits et les paiements déjà réalisés. Dans le cas d’une modification du fournisseur, l’EJ doit être modifié pour que la suite de l’exécution (bons de commande, service fait, paiement) porte sur le nouveau fournisseur.

Modifications Retrait d’engagement 2 - Zoom sur le retrait d’engagement - Si le retrait a lieu sur : Le même exercice budgétaire que l’engagement d’origine alors : La restitution des AE correspondantes se fait sur les enveloppes budgétaires consommées par l’engagement. Un exercice budgétaire ultérieur à l’engagement d’origine alors : Pas de restitution des AE. Exception : certains cas s’ils sont validés par le contrôleur budgétaire (Exemple : corrections d’imputation que le système d’information ne peut gérer sans solder l’EJ). Si l’EJ est engagé en N-1 et a fait l’objet d’un EJ complémentaire en N alors : Le retrait d’engagement rend du disponible sur les AE à concurrence du montant complémentaire engagé en N. Les AE engagées en N-1 ne sont pas restituées. Aide à l’animateur : Cf. paragraphe 5.6 « Cas général de la correction de l’engagement juridique » du fascicule dépenses du dossier des prescriptions générales.

Gestion de la TVA

Gestion de la TVA Concepts clés 2 Les organismes peuvent être assujettis ou non à la TVA : Lorsqu'ils ne sont pas assujettis à la TVA, la consommation d’AE a lieu à hauteur du TTC. Dans le cas où ils sont assujettis à la TVA (déductible), la consommation d’AE a lieu à hauteur du montant non déductible. La TVA déductible n'a pas d'impact en comptabilité budgétaire mais est retracée en comptabilité générale, en compte de tiers. Un EJ de type marché peut être soumis à différents taux de TVA déductibles. Aide à l’animateur : Sur un même engagement juridique, plusieurs taux de TVA peuvent être saisis.

Quiz

Quiz 1 Question 1 Les marchés à bons de commande consomment-ils des AE ? Réponse : Non, les marchés à bons de commande ne consomment pas d’AE et les minimum qui ont pu être prévus ne donnent pas lieu à engagement. Ce sont les bons de commande émis à partir de ces marchés qui consomment des AE.

Quiz 1 Question 2 Quelles sont les informations indispensables pour engager une dépense sur un EJ ? Réponse : Un engagement juridique contient nécessairement les informations suivantes : Un montant ferme. Un (des) tiers déterminé(s). Une durée déterminée

Quiz 1 Question 3 Lorsque le retrait d’engagement a lieu sur un exercice budgétaire ultérieur à l’engagement d’origine, la restitution d’AE est-elle possible ? Réponse : Non, aucune restitution d’AE n’est possible dans ce cas-là. Seuls des cas exceptionnels qui doivent être validés par le contrôleur budgétaire le permettent. Par exemple, cela peut se produire lorsque l’outil informatique n’est pas en mesure de procéder à des corrections ou avenants de l’engagement juridique sans passer par un retrait d’engagement, avant ré-engagement.

Quiz 1 Question 4 Un engagement juridique de type marché consomme-t-il, lors de sa validation par le responsable des engagements juridiques, des crédits de paiement (CP) ? Réponse : Non, un engagement juridique (de type marché ou autre) ne consomme et ne réserve aucun crédits de paiement (CP). La consommation de crédits de paiement (CP) se fait lors du paiement.

Quiz 1 Question 5 Un engagement juridique de type marché a-t-il un impact en comptabilité générale lors de sa création ? lors de sa validation ? Réponse : Non, un engagement juridique (de type marché ou autre) n’a jamais d’impact en comptabilité générale.