Politique documentaire Des acquisitions au désherbage BU et grands établissements Février 2012 Joëlle Muller

Politique documentaire : définition Une politique documentaire est l’expression formalisée et cohérente qu’une bibliothèque donne de ses choix et priorités en matière de développement et de gestion des collections, adaptée aux missions de la bibliothèque et conforme aux orientations et enjeux politiques de l’instance dont elle dépend (mairie, université, région, association…)  Joëlle Muller 2

Le contexte Les priorités collectives Les collections Les publics L’établissement L’environnement documentaire Joëlle Muller

Les missions des bibliothèques Documents: Manifeste de l’UNESCO sur la bibliothèque publique, 1994 Charte du Conseil Supérieur des Bibliothèques 1992 Déclaration des droits de l’Homme et du citoyen, 1789 Rôle et missions des SCD Joëlle Muller 4

Rôles et missions des bibliothèques Contribution au développement du livre et de la lecture Contribution à la formation initiale Contribution à la formation continue et à l’autoformation professionnelle Contribution à l’information et à la documentation Accompagnement de l’enseignement dans les lycées et établissements d’enseignement supérieur Contribution au développement de la recherche Contribution à la conservation et à la mise en valeur du patrimoine Contribution au développement culturel Joëlle Muller 5

Agir dans un contexte d’interrelation Collection Publics Priorités collectives Établissement Environnement Joëlle Muller

Qu’est-ce qu’une collection Un ensemble de documents rassemblés Pour quels usages ? Avec quels moyens ? Pour quels publics ? Une collection vit dans un principe de renouvellement et non d’accroissement continu (hors bibliothèques ou fonds patrimoniaux). Elle doit s’adapter à l’évolution des usages. Joëlle Muller

Qu’est-ce qu’une collection à l’heure d’Internet? Quelques pistes : La collection est un ensemble de flux Se repérer dans les flux Importance des recommandations Tout n’est pas numérique… Paru le 5 juin 2008! Joëlle Muller 8

Comment penser la collection à l’heure d’Internet ? Dans son dernier livre, Bertrand Calenge développe l’idée suivante : La politique documentaire n’est plus seulement une politique des collections mais devient une Politique d’accès à l’information, à la documentation qui peut passer par les collections mais pas exclusivement aux collections physiques Joëlle Muller

Pourquoi se poser la question d’une politique documentaire Importance des budgets d’acquisition Inflation documentaire et magasins saturés Défendre son budget Meilleure connaissance réciproque de l’ensemble des collections (mise en réseau des catalogues) Expliquer au public les raisons des choix et des exclusions Protection contre les censures abusives La formalisation des choix devient nécessaire, elle est un signe de professionnalisme. Joëlle Muller

Les trois éléments d’une politique documentaire Acquisition Conservation Élimination Joëlle Muller

Les textes fondamentaux d’une politique documentaire Charte des collections Diagnostic des collections Plans de développement des collections Ces outils vont permettre au bibliothécaire de traduire en politique documentaire les objectifs de la collection par rapport aux besoins des publics définis avec les autorités de tutelle, les décideurs. Joëlle Muller

Les publics Joëlle Muller

Connaissances des publics Bibliothèques universitaires et grands établissements ESGBU 2008 1,211 millions de lecteurs (BU +IUFM+Grands établissements) Seulement 67 % des étudiants sont inscrits dans les bibliothèques universitaires 85 % d’étudiants 5 % d’enseignants et de chercheurs 10 % d’extérieurs à l’université 62 millions d’entrée 58 h ouvertures hebdomadaires 16,2 millions de prêts soit 13 documents / lecteur. + 12,47% / 2007 Joëlle Muller

Les usages Loisirs Information Documentation Étude, formation continue Autoformation, remise à niveau Recherche d’emploi Autres... Joëlle Muller

Des indicateurs d’usage Taux de rotation des documents = nb prêt / nb de document Nombre de prêt / usagers Taux de consultation sur place = nb cons. / nb de document Nombre de consultations des documents électroniques Liste des documents jamais empruntés sur X années Liste des documents empruntés plus de 10 fois par an Date du dernier prêt Joëlle Muller

Impact des publics sur la politique documentaire Nombre d’étudiants Par niveau d’étude Par disciplines Nombre de chercheurs Domaines de recherche Répartition par annexes Joëlle Muller

Charte des collections Joëlle Muller

Éléments d’une charte des collections Objectifs généraux, publics, missions de la bibliothèque Grands secteurs de la bibliothèque Types de supports et complémentarité (place d’Internet) Critères de choix et d’exclusion Règles d’élimination et de conservation Traitement des suggestions des lecteurs Pluralisme et exclusions légales Dons et échanges Intégration dans un réseau Définition des responsabilités en terme d’acquisition Joëlle Muller

Quelques exemples de chartes documentaires SCD UBO : http://portail-scd.univ-brest.fr/F/7LFFCTC65AVAVY7IT1G625RR1D8FB64IJA3T7R5S1SXS4XAUX4-31190?func=file&file_name=scd&pds_handle=GUEST SCD Tours : http://poldoc.enssib.fr/ressource/charte-documentaire-scd-2010.pdf SCD Toulouse 2006 : http://www.enssib.fr/autres-sites/poldoc/doc.php?id=30#audepag SCD Marne la vallée 2007 : http://www.univ-mlv.fr/fr/intranetumlv/telechargeable/docu/CharteDocUPEMLV2007.pdf Paris 12 : http://poldoc.enssib.fr/aff_notice.php?id=718 SCD Lille 2 Droit santé 2007 : http://enssibal.enssib.fr/autres-sites/poldoc/ressource/version%20définitive%20Charte%20lille%202%20v%204.pdf BPI : http://www.bpi.fr/ress.php?id_r1=455&id_c=71 BCU Lausanne : http://www.unil.ch/bcu/page17023.html Joëlle Muller

Les collections Joëlle Muller

Connaissances des collections Bibliothèques universitaires et grands établissements ESGBU 2008 40 millions de livres 517 600 titres de périodiques papier 1,4 million de nouveaux ouvrages 153 600 abonnements en cours 646 000 titres de périodiques électroniques 1 257 000 documents numériques 2 900 bases de données 103 millions d’euros de budget acquisition Dépenses documentaires : 62 € / étudiant Les BU en chiffres, statistiques de l’ESGBU : http://www.sup.adc.education.fr/asibu/ Joëlle Muller

Schéma théorique de la vie d’une collection d’une bibliothèque d’étude ou patrimoniale Acquisitions 1000 / an Acquisitions Fonds spécialisé = 10 000 Collection courante = 10 000 Éliminations 900 / an 100 / an Fonds patrimonial = 10 / an Éliminations 90 / an Fonds semi-patrimonial = 100 / an = 10 000 en 100 ans Joëlle Muller

Diagnostic des collections Joëlle Muller

Des indicateurs d’évaluation des collections Âge des collections Âge médian (repère la date d’édition à partir de laquelle la collection sera partagée en deux) Âge moyen (addition du nombre de dates divisée par le nombre d’exemplaires). Exemple : l’âge moyen d’un rayon informatique ne devrait pas dépasser 3 ans. Cet indicateur n’a pas de sens pour un fonds de littérature Taux de renouvellement des collections Nombre de documents acquis / Nombre de document de la collection Le SLL recommande un taux d’accroissement de 10 % pour les collections courantes (hors collections patrimoniales, magasins) Nombre de documents au regard de la population à desservir Permet de se comparer avec d’autres établissements BU 2008 Fonds total : 23,7 livres / étudiant Accroissement annuel de 0,97 livre / étudiant Titres de périodiques en cours pour 1000 étudiants : 106 Joëlle Muller

Diagnostic quantitatif des collections Faire un tableau des collections par cotes Dewey, CDU ou par domaines nombre de titres et de volumes nombre de prêt nombre d’acquisition et d’élimination Age moyen Faire un tableau pour tous les supports Joëlle Muller

Exemples de diagnostic Paris 4 premier cycle Evaluation des collections SCD UBO : http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/notice-2072 Ecole centrale de Marseille BU sciences Montpellier INSA Toulouse Ecole Centrale Marseille : Diagnostic par section Nombre de prêt, taux de rotation Diagnostic col. SIE BU sciences Montpelier Aleph I pol doc Fiche bialn disciplinaire INSA Toulouse Bilan doc Pol doc physique Joëlle Muller

Diagnostic qualitatif d’une collection Le Conspectus La collection est divisée en 24 domaines de connaissances Ces domaines sont analysés pour leur attribuer un code de profondeur de lecture, un niveau (de 0 à 5) Des codes de langues peuvent être attribués Joëlle Muller

Le Conspectus Les niveaux de profondeurs Hors collection Niveau minimal d’information Niveau d’information de base Niveau enseignement Niveau recherche Niveau complet d’information IFLA : texte en français sur politique documentaire et Conspectus http://www.ifla.org/VII/s14/nd1/gcdp-f.pdf Joëlle Muller

Conspectus Niveau 0 Hors collection La bibliothèque, de manière intentionnelle, ne recueille aucun document dans quelque format que ce soit sur ce sujet Joëlle Muller

Conspectus Niveau 1 Niveau minimal d’information Ce niveau de développement supporte les cours d’introduction (enseignement secondaire) sur ce sujet et comprend Une collection très limitée d’ouvrages généraux, intégrant des monographies et des travaux de référence Les périodiques directement liés au sujet ainsi que l’information spécialisée en ligne ne sont pas recueillis Joëlle Muller

Conspectus Niveau 2 Niveau d’information de base Ressources appropriées pour introduire, et définir un sujet, pour identifier les différents types d’information disponibles et pour couvrir les besoins du L universitaire. Collection limitée de monographie et de travaux de références Collection restreinte de périodiques généraux représentatifs Accès limité à des ressources électroniques, outils bibliographiques, périodiques, textes, bases de données… Révision des collections régulières, conservation des classiques Joëlle Muller

Conspectus Niveau 3 Niveau enseignement Ressources appropriées pour mettre à jour les connaissances sur tous les aspects d’un sujet de niveau M universitaire. Collection étendue de monographies et d’ouvrages de référence généraux et spécialisés Collection étendue de périodiques généraux et spécialisés Une sélection de documents en langues étrangères Collection importante d’auteurs connus et choix d’auteurs moins connus Accès large aux ressources électroniques Conservation sélective Joëlle Muller

Conspectus Niveau 4 Niveau recherche Collection comprenant l’essentiel des publications nécessaires aux études de doctorant et à la recherche. Très large collection d’ouvrages de référence généraux et spécialisés Très large collection de périodiques de référence généraux et spécialisés Très grande collection de documents en langues étrangères Accès à une très large collection de documents électroniques Les documents les plus anciens sont systématiquement conservés Joëlle Muller

Conspectus Niveau 5 Niveau complet d’information Collection qui, dans un domaine donné, s’efforce d’être exhaustive Collection exhaustive de documents imprimés Collection étendue de manuscrit Collection multilingue Collection étendue sous tous les supports Collection qui constitue un fonds de référence au niveau national, voire international Conservation totale Joëlle Muller

Niveaux intellectuels des documents en BU de droit U1 : Ouvrages de base de la discipline universitaire : Ouvrages qui traitent de la discipline universitaire mais de manière succincte ou synthétique U2 : Connaissance assez complète de la discipline universitaire : Ouvrages et manuels complets, traitant de la discipline dans son ensemble. Exemple : recueils de jurisprudence U3 : Niveau supérieur de la discipline universitaire (recherche et professionnel) : ouvrages sur des aspects plus pointus d’une discipline universitaire nécessitant une bonne connaissance de la discipline T : Textes bruts : textes de lois (codes), textes de traités (Maastricht par exemple) On peut aussi utiliser une grille de niveau de type L, M, D Joëlle Muller

Autres descriptions qualitatives des collections Evaluation des collections SCD Brest : http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/document-2072 Grille des qualifications de la médiathèque de la Cité des Sciences : http://www.enssib.fr/autres-sites/poldoc/ressource/bm/Villette/Villette_BM4b.htm Exemple de Niveaux en BM : Miramas http://www.enssib.fr/autres-sites/poldoc/index.php?page=19 Joëlle Muller

Plan de développement des collections Joëlle Muller

Éléments des plans de développement des collections Segmentation de la collection Objectifs prioritaires de l’année segment par segment, niveaux et quantité Répartition budgétaire par segments et par supports Budgets par domaines thématiques Échéancier des désherbages Règles concernant les exemplaires Place des suggestions des lecteurs Arbitrage sur des questions de l’année précédente Joëlle Muller

Exemples de PDC de bibliothèques SCD Paris 12 Droit 2007 : http://bibliotheque.u-pec.fr/presentation/politique-documentaire/ Ecole centrale polythechnique Lausanne 2010 : http://library.epfl.ch/acquisitions/ BU Laval : http://www.bibl.ulaval.ca/mieux/utiliser/pol_doc Un site français de référence : http://poldoc.enssib.fr/ Joëlle Muller

Les étapes du processus d’acquisition des documents imprimés Joëlle Muller

Sommaire Sélectionner les documents Décider d’acquérir Commander / réceptionner Joëlle Muller 42

1 – Sélectionner les documents Joëlle Muller

Les outils de sélection des livres Bibliographies commerciales courantes : Livres-Hebdo Bibliographies sélectives : Bulletin du livre français (depuis 1945) La revue des livres pour enfants (Joie par les livres depuis 1965) Revues professionnelles : BBF http://bbf.enssib.fr/ Les 3000 de l’an 2000 : 3000 références sur la France contemporaine sous la direction d’Annie Bethery, Cercle de la Librairie, 2000 (un peu ancien) Joëlle Muller

Autres outils de sélection : les périodiques Voici les principaux Quinzaine littéraire Magazine littéraire Lire Les sélections hebdomadaires des grands quotidiens Les périodiques spécialisés Joëlle Muller

Les catalogues D’éditeurs De bibliothèques Des livres disponibles : forme imprimée et électronique (Électre) Les librairies en ligne Joëlle Muller

Sélectionner sur pièce Les offices Les visites en librairie Les visites dans des bibliothèques spécialisées Joëlle Muller

Organiser une veille automatisée Les flux RSS, organiser sa veille grâce à Netvibes Le suivi de collections Les alertes, les news Appel du livre Les trucs et astuces d’un acquéreur : http://liber-libri.blogspot.com/2011/11/acquerir-sans-sabimer-les-yeux-cest.html Joëlle Muller

Pour en savoir plus sur l’édition Les dossiers thématiques de Livres-Hebdo Présentation des principales collections dans Développer un fonds de références sous la direction d’Annie Bethery (Cercle de la librairie, 2001) Bureau international de l’édition française (Annuaires adhérents : http://bief.org/index.cfm Le signet « éditeurs » de la BNF : http://signets.bnf.fr/html/categories/c_070editeurs.html Cours sur l’édition française Médiadix, Jean-Claude Utard http://mediadix.u-paris10.fr/cours/Edition/&siteEdition.htm Joëlle Muller

Les critères de décision La décision d’acquérir est différente de celle de sélectionner. On peut sélectionner plus large et ensuite confronter cette première sélection à différents critères Cohérence avec la politique documentaire (niveau, sujet, choix et priorités de l’année) Confrontation à la collection et aux autres titres sur le même sujet (équilibre) Remplacement d’un titre désherbé Choix du nombre d’exemplaires et de la localisation dans le réseau Joëlle Muller

Les types de fournisseurs Librairies traditionnelles, spécialisées ou anciennes Librairies en ligne (Alapage, Amazon, Decître) Éditeurs Diffuseurs / Grossistes (SFL) Courtage Clubs, vente par correspondance (France-Loisirs) Joëlle Muller

Réceptionner S’assurer de la validité de l’arrivage (cohérence avec la commande en titre, nombre d’exemplaires, qualité des ouvrages) Estampiller, antivoler Passer au traitement bibliographique Joëlle Muller

Désherbage Joëlle Muller

Éléments de définition Le désherbage n’est pas uniquement le pilon Le désherbage est une opération proche de l’évaluation et qui est en rapport avec la politique documentaire : on évalue le document on décide de le garder ou de le désélectionner On désélectionne, retrait définitif des collections de la bibliothèque Pilon = destruction Don = 2ème vie Vente = 2ème vie Domaine public : tous les objets du domaine public sont inaliénable c’est-à-dire que leur usage ne peut être modifié Déclassement : opération qui consiste à faire passer des documents du domaine public au domaine privé afin de pouvoir les éliminer, les donner ou les vendre Relégation : mettre en réserve Retraitement : opérations qui suivent le retrait des collections Joëlle Muller

Pourquoi On ne le fait pas Caractère sacré du livre Garder une collection importante en volume Attachement à une collection que l’on a constituée Il faut du temps pour le faire Comment faire On le fait Manque de place Dégradation des documents Être en accord avec ses missions et sa politique documentaire Rajeunir le fonds et le rendre plus actif Joëlle Muller

Organiser le désherbage Budget : pour racheter, compléter les collections désherbées Moyens humains : temps de travail, compétences sur le fonds à désherber Prévoir une organisation pratique Définir les critères de désherbage Joëlle Muller

Les 10 étapes du désherbage Concevoir le désherbage comme un des éléments de la politique documentaire et donc connaître les missions de la bibliothèque Établir un calendrier Ranger le secteur à désherber Rassembler le matériel nécessaire Faire le récolement Examiner les livres un par un, étagère par étagère (critères et fiche de désherbage) Vérifier sur les outils de référencement Traiter les livres Faire des rachats Mettre en valeur le fonds Joëlle Muller

4 - Rassembler le matériel nécessaire Listing topographique Ou mieux, le listing topographique des livres jamais sortis depuis 3 années et dont la date d’édition est supérieure à 10 ans Ouvrages et outils de références : Livres disponibles Bibliographies sélectives du domaine, listes ou catalogues de bibliothèques de références Bibliographies des enseignants Formulaire de désherbage Joëlle Muller

8 – Traiter les livres Reliure Réparation sur place Remplacement à l’identique ou par un document proche Éliminer : enlever de l’inventaire et du catalogue ou faire une liste, stocker en attente de pilon, don Joëlle Muller

Les types de critères Matériels Intellectuels Redondances Usages Voir détails pour l’enseignement Joëlle Muller

Critères objectifs Fréquence d'utilisation des documents: consultation sur place, prêt, prêt entre bibliothèques. Âge des documents (à appliquer différemment selon les disciplines). Date d'acquisition des documents par la bibliothèque. Conditions physiques des documents : mauvais état de conservation du papier, des reliures ; volumes vandalisés ; etc. Éditions différentes d'un même titre, tout en tenant compte des éditions originales, des éditions à tirage limité et des exemplaires autographiés. Existence de collections très incomplètes. Doublement ou + des exemplaires. Document publié en remplacement d'un autre. Exemple : index cumulatif. Joëlle Muller

Critères liés à l’enseignement Non-pertinence du contenu des documents en regard des programmes d'enseignement. Langue des documents. Valeur des documents, déterminée soit par leur inclusion dans des index, des répertoires de résumés (abstracts) ou des bibliographies de base, soit par leur fréquence de citation, soit par l‘avis d'un spécialiste, la recommandation des enseignants. Joëlle Muller

Critères davantage liés à la recherche Niveau de développement actuel et souhaité des différentes collections. Degré d'utilisation potentielle ou future. Disponibilité des documents sur d'autres supports (audio-visuels, électroniques ou informatiques, microformes). Disponibilité des documents ailleurs (exemple : dans une autre bibliothèque du campus ou de la région ; par le biais d'un réseau de coopération ; etc.). Joëlle Muller

Les critères d’éliminations de la méthode IOUPI Élaborée par Claudine Lieber et Françoise Gaudet pour les bibliothèques de lecture publique. Valable pour les BU niveau L I – Incorrect, fausse information O – Ordinaire, superficiel, médiocre U – Usé, détérioré, laid P – Périmé I – Inadéquat, ne correspond pas au fonds Joëlle Muller

Méthode IOUPI (suite) Le premier chiffre représente le nombre d’années écoulées depuis le dépôt légal Le deuxième chiffre représente le nombre d’années sans prêts Le troisième se rapporte à la présence de plusieurs facteurs IOUPI Exemple : 8/3/IOUPI Est candidat à l’élimination tout livre de cette classe qui a plus de 8 ans, n’a pas été emprunté les 3 dernières années et possède un ou plusieurs facteurs IOUPI. Si l’un des trois facteurs n’est pas pertinent pour un domaine donné, on le remplace par un X. Voir livre Désherber en bibliothèque p 83-89 Joëlle Muller

Autres exemples BU de Paris 8 : http://www.enssib.fr/autres-sites/poldoc/ressource/bu/paris8/Paris8_BU2.htm Fiche d’évaluation du SCD de Caen : http://www.enssib.fr/autres-sites/poldoc/ressource/bu/Caen/Caen_BU1.htm Principes généraux d’élagage, BU du Québec : http://www.bibliotheques.uqam.ca/informations/a_propos/politiques/politique_elagage1.html Fiches désherbage de Paris VI Joëlle Muller

Que faire des documents désherbés ? Éliminer totalement ou reléguer en magasin Passer en bibliothèque de recherche, à un CADIST ou à un centre de documentation spécialisé Échanger avec d’autres bibliothèques Donner à des associations ou à d’autres bibliothèques Donner, déposer à un organisme de conservation partagée (le CTLES pour l’Île de France) Vendre (autorisation des tutelles nécessaire) Pilonner Joëlle Muller

Les aspects juridiques Destructions, ventes ou échanges sont licites Domaine public (cf nouveau code des propriétés publiques 22/04/06, article L 2112-1), seules « les collections de documents anciens (antérieurs à 1811), rares ou précieux des bibliothèques » font partis du domaine public. Tous les autres ouvrages font partis du domaine privé et peuvent être détruits sans avoir besoin d’être désaliénés. Les autorités délibérantes doivent donner leur accord (conseil régional, conseil départemental, conseil municipal, président d’Université) Joëlle Muller

Les procédures Lister Retirer du catalogue Estampiller « retiré des collections » ou « pilon » Jeter (repreneurs spécifiques, sacs noirs) Remise à niveau des collections désherbées Joëlle Muller

Conclusion : pour élaborer une politique documentaire Avoir une réflexion globale sur les acquisitions, le désherbage et la conservation tous supports confondus et intégrant Internet S’appuyer sur une logique de public et d’usage et donc des missions de la bibliothèque En déduire les effets sur la répartition budgétaire Joëlle Muller

Pour en savoir plus Les politiques d’acquisition : constituer une collection dans une bibliothèque. Bertrand Calenge, Ed. du Cercle de la librairie, 1994 Conduire une politique documentaire. Bertrand Calenge, Ed. du Cercle de la librairie, 1999 Bibliothèques et politiques documentaires à l’heure d’Internet. Bertrand Calenge, Ed. du Cercle de la librairie, 2008 Le désherbage : élimination et renouvellement des collections en bibliothèque / Françoise Gaudet et Claudine Lieber. Paris, Ed. Du Cercle de la librairie, 1999. La conservation / sous la direction de Jean-Paul Oddos. Paris, Ed. Du Cercle de la librairie, 1995 Patrimoine : histoire, pratiques et perspectives / Jean-Paul Oddos. Paris, Ed. Du Cercle de la librairie, 1999 Manuel du patrimoine en bibliothèques / Raphële Mouren. Paris, Ed. Du Cercle de la librairie, 2007 BBF Vol 1 2006. Dossier Acquérir aujourd’hui Fiche Désherber de l’ENSSIB http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/document-48455 Site Pol Doc : http://poldoc.enssib.fr/ Joëlle Muller

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