FICHES DE TEMPS INTRANET Ce système de fiches de temps intranet est imposé par nos partenaire publics qui nous notifient des contrats à dépenses justifiées. Les contrats concernés(France et Europe) sont entrés dans la base de données par les service de la gestion générale d’Armines. Ces données doivent être fournies par les centres aux personnes de la Gestion Générale en charge de ces contrats au fur et à mesure des notifications et l’exécution des contrats. Trois profils d’utilisateurs existent pour les centres. Les responsables de centre, chefs de centre et (ou) responsables administratifs qui ont accès en modification et consultation à l’ensemble des contrats à dépenses justifiées et à l’ensemble des personnes concernées du centre. Les responsables scientifiques, qui ont accès en modification et consultation à l’ensemble des contrats à dépenses justifiées pour lesquels ils ont été déclarés « Responsable Scientifique » et à l’ensemble des personnes affectées sur ces contrats. Les personnes affectées aux contrats, qui ont accès en modification et consultation seulement aux contrats qui les concerne. Ils pourront visualiser l’ensemble des contrats de leur centre pour ajouter un nouveau contrat à leur liste. FICHES DE TEMPS INTRANET Ce système de fiches de temps intranet est imposé par nos partenaire publics qui nous notifient des contrats à dépenses justifiées. Les contrats concernés(France et Europe) sont entrés dans la base de données par les service de la gestion générale d’Armines. Ces données doivent être fournies par les centres aux personnes de la Gestion Générale en charge de ces contrats au fur et à mesure des notifications et l’exécution des contrats. Trois profils d’utilisateurs existent pour les centres. Les responsables de centre, chefs de centre et (ou) responsables administratifs qui ont accès en modification et consultation à l’ensemble des contrats à dépenses justifiées et à l’ensemble des personnes concernées du centre. Les responsables scientifiques, qui ont accès en modification et consultation à l’ensemble des contrats à dépenses justifiées pour lesquels ils ont été déclarés « Responsable Scientifique » et à l’ensemble des personnes affectées sur ces contrats. Les personnes affectées aux contrats, qui ont accès en modification et consultation seulement aux contrats qui les concerne. Ils pourront visualiser l’ensemble des contrats de leur centre pour ajouter un nouveau contrat à leur liste.

Trois rubriques identifiées par trois onglets différents sont disponibles. Temps Passés où les utilisateurs doivent saisir et enregistrer leur temps passé. Rapports pour visualiser ou éditer la synthèse individuelle par contrat ou par activité (Congés Payés Maladie RTT – Autres Activités). Contrats pour affecter un nouveau contrat à une personne. Ces feuilles de temps doivent être saisies régulièrement. Pour l’établissement d’un justificatif de dépenses, une version papier doit être signée par l’intéressé puis visée par le Responsable Scientifique du contrat ou par le Chef de Centre et adressée à la personne de la Gestion Générale en charge du suivi du contrat.(Arnaud HELLEUX pour les contrats Européens, Guilhaine PETRO pour les contrats France). Après cette procédure de validation et envoi auprès de l’organisme financeur, cette feuille de temps électronique sera verrouillée définitivement et disponible en cas d’audit. Trois rubriques identifiées par trois onglets différents sont disponibles. Temps Passés où les utilisateurs doivent saisir et enregistrer leur temps passé. Rapports pour visualiser ou éditer la synthèse individuelle par contrat ou par activité (Congés Payés Maladie RTT – Autres Activités). Contrats pour affecter un nouveau contrat à une personne. Ces feuilles de temps doivent être saisies régulièrement. Pour l’établissement d’un justificatif de dépenses, une version papier doit être signée par l’intéressé puis visée par le Responsable Scientifique du contrat ou par le Chef de Centre et adressée à la personne de la Gestion Générale en charge du suivi du contrat.(Arnaud HELLEUX pour les contrats Européens, Guilhaine PETRO pour les contrats France). Après cette procédure de validation et envoi auprès de l’organisme financeur, cette feuille de temps électronique sera verrouillée définitivement et disponible en cas d’audit.

En conclusion sont à la charge des centres : l’enregistrement des temps passés l’identification des personnes affectées sur des contrats à dépenses justifiées la validation et fourniture des synthèses individuelles sur support papier visées et signées sur demande de la Gestion Générale Pour toute information concernant le fonctionnement du logiciel, consulter la rubrique d’Aide. Pour toute information complémentaire, contacter Anne KPOTIVI ou Marion VOISIN (mail ou téléphone). En conclusion sont à la charge des centres : l’enregistrement des temps passés l’identification des personnes affectées sur des contrats à dépenses justifiées la validation et fourniture des synthèses individuelles sur support papier visées et signées sur demande de la Gestion Générale Pour toute information concernant le fonctionnement du logiciel, consulter la rubrique d’Aide. Pour toute information complémentaire, contacter Anne KPOTIVI ou Marion VOISIN (mail ou téléphone).

A la première connexion entrez l’adresse mail et le mot de passe qui vous ont été communiqués Cochez la case enregistrer Cliquez sur le bouton « S’authentifier » A la première connexion entrez l’adresse mail et le mot de passe qui vous ont été communiqués Cochez la case enregistrer Cliquez sur le bouton « S’authentifier » Par la suite il vous suffira de double cliquer sur la case , l’adresse et le mot de passe seront pris en compte automatiquement Cliquez sur le bouton « S’authentifier Par la suite il vous suffira de double cliquer sur la case , l’adresse et le mot de passe seront pris en compte automatiquement Cliquez sur le bouton « S’authentifier

Choisir le mois Choisir la semaine Seuls les contrats à dépenses justifiées durant cette période s’afficheront ZZ2 = Temps hors contrats: Colloques, formation, publication, négociation, enseignement etc … ZZ2 = Temps hors contrats: Colloques, formation, publication, négociation, enseignement etc … ZZ1 = Absences: Congés Payés, RTT, MALADIE YYY = Contrats Forfaitaires CONDEZAIGUE José

Si vous avez été déclaré dans la base de données comme Responsable de Centre(scientifique et ou administratif), cliquez sur « personnel « pour faire apparaître toutes les personnes actuellement déclarées comme devant remplir des feuilles de temps CONDEZAIGUE José

Pour passer en saisie des temps se positionner sur la ligne concernée et cliquer sur le stylo: Saisir 1 pour 1 journée Ou 0,5 pour une demi- journée Pour passer en saisie des temps se positionner sur la ligne concernée et cliquer sur le stylo: Saisir 1 pour 1 journée Ou 0,5 pour une demi- journée Saisie plus rapide: si vous avez travaillé toute la semaine sur le même contrat choisissez l’unité de temps et tous les jours ouvrés de la semaine seront mis à jour automatiquement En cas d’erreur de saisie cliquer de nouveau sur le stylo et recommencez votre saisie. Nota: en modification, la saisie rapide ne peut plus être utilisée En cas d’erreur de saisie cliquer de nouveau sur le stylo et recommencez votre saisie. Nota: en modification, la saisie rapide ne peut plus être utilisée CONDEZAIGUE José

A la fin de la saisie d’UNE LIGNE cliquer sur la disquette pour enregistrer les données ATTENTION : L’enregistrement se fait ligne par ligne Dès l’enregistrement d’une ligne, la synthèse annuelle est mise ajour CONDEZAIGUE José

Pour visualiser ou éditer une feuille de temps : sélectionnez un contrat ou une activité Choisir la période de début et de fin en double cliquant sur les calendriers Sélectionnez le type de synthèse par Contrat par activité(CP RTT Maladie…) par catégorie de personnel Sélectionnez le type de synthèse par Contrat par activité(CP RTT Maladie…) par catégorie de personnel Choisir la date sur le calendrier et cliquez sur OK

Attention: Avant d’éditer la feuille mettre votre imprimante au format « Paysage » Attention: Avant d’éditer la feuille mettre votre imprimante au format « Paysage » Cliquer ici pour revenir à la grille de saisie CONDEZAIGUE José

Pour saisir du temps sur un nouveau contrat cliquez sur l’onglet contrat Choisir le contrat dans la liste des contrats du centre Cliquer ici pour le rajouter à votre liste et revenir à l’onglet Temps passés Si le contrat n’existe pas dans la liste des contrats du centre : prévenir votre responsable des feuilles de temps du centre CONDEZAIGUE José