PROGRAMME DE LA JOURNÉE 9h30-10h30 Rôle, responsabilités et tâches du secrétaire 10h30-10h45 Pause 10h45-11h30 Travailler avec MyLCI (démonstration) 11h30-13h00 Dîner 13h30-14h45 Travailler avec MyLCI (démonstration) Questions & réponses Ressources disponibles sur le site du district U-3 Coffre à outils du secrétaire 14h45-15h00 Synthèse, conclusion et évaluation de l’atelier 6

Animateur d’atelier Président du club lions de Murdochville 3 mandats. Secrétaire 5 mandats. Trésorier 6 mandats. Président de la zone 42-nord 2 mandats. Webmestre de son club depuis 2009. Secrétaire du district U-3 2013-2014. Formateur de l’atelier de secrétaire pour une 3e année. Robert Lapointe Club Lions de Murdochville C.P. 327 Murdochville, QC G0E 1W0 418-784-2408 lapointerobert@hotmail.com

RÔLE, RESPONSABILITÉS ET TÂCHES Secrétaire de Club 6 RÔLE, RESPONSABILITÉS ET TÂCHES

FÉLICITATIONS à l'occasion de votre élection au poste de secrétaire de votre club. Il a déjà été dit « Montrez‑moi un club lions vraiment actif et efficace et je vous montrerai un bon secrétaire ». alors, nous verrons dans cet atelier tout ce qu'il faut pour être un bon secrétaire, efficace à 100%. L'année qui commence sera pour vous une année très importante car, comme vous le savez, le succès d'un club dépend, en grande partie, de son secrétaire. Il est donc indispensable que vous vous prépariez à l'avance. Lisez attentivement ce document, assistez aux réunions de formation organisées par votre club et discutez avec le secrétaire sortant des responsabilités de son poste.

Les responsabilités de direction appartiennent naturellement au président du club. Cependant, vous avez, vous aussi, un rôle important à jouer. A titre d’exemple, les reconnaissances au club dans la participation aux concours du district dont le concours « efficacité de club », concours des effectifs, concours des bottins, concours des bulletins, etc, sont reliées pour beaucoup au travail de secrétaire dans la transmission des différents rapports aux instances concernées dans les délais prévus. (Rapport mensuel des effectifs, présences aux réunions de zone (3), rapport des nouveaux officiels (PU‑101)). D'autre part, vous exercerez une influence certaine sur l'esprit d'équipe et de cohésion qui régnera parmi les membres du club.

L'esprit d'équipe qui existe entre le président et le secrétaire du Club se reflète sur l'attitude de tout l'effectif. Outre vos responsabilités au niveau du Club, vous serez appelé à jouer un rôle dans votre District. Vous faites partie du Comité Consultatif du Gouverneur de District et, à ce titre, devez assister aux trois (3) réunions de votre zone.   Je souhaite à chacun et chacune d’entre vous, une année enrichissante et remplie de succès.

Définition d'un bon secrétaire  Il est le bras droit du président. Il doit être un excellent collaborateur : un secrétaire ne pense pas dire non à son président. Il est celui en qui le président doit avoir toute confiance. Il doit exister entre le secrétaire et le président une relation de solide amitié et de grand respect.

PREMIÈRES TÂCHES D'UN LION SECRÉTAIRE EN PRENANT SA FONCTION Rencontrer son prédécesseur : Compléter avec lui le rapport des effectifs pour les mois de mai et juin afin de pouvoir bénéficier de son expérience. Prendre possession de la clé du casier postal qui doit être au nom du Club Lions ; il est primordial d'aller cueillir le courrier de 3 à 4 fois par semaine et ce, même l'été. Si le club possède une adresse courriel, récupérer les coordonnées (adresse et mot de passe) pour assurer le suivi.

PREMIÈRES TÂCHES D'UN LION SECRÉTAIRE EN PRENANT SA FONCTION (SUITE) Il est souhaitable de préparer le papier officiel de son Club où les noms des membres du Conseil d'administration apparaissent. De même, vous devriez imprimer des étiquettes avec les coordonnées de votre club pour identifier les enveloppes dont vous vous servirez pour votre club. Faire la mise à jour de la liste des membres de votre Club. Valider les coordonnées avec chaque membre.

PREMIÈRES TÂCHES D'UN LION SECRÉTAIRE EN PRENANT SA FONCTION (SUITE) Se monter un cartable bien ordonné ainsi qu’un agenda. Nous sommes à l’ère de l’électronique. Il peut être intéressant et judicieux de conserver les documents sous forme électronique et utiliser un agenda électronique. Cela peut ouvrir des perspectives puisque l’information est facilement partageable. En collaboration avec le nouveau président, préparer et planifier un ordre du jour pour une rencontre dite de planification, soit le Lac à l'Épaule, avec les membres du Conseil d'administration et les différents présidents de comités ou avec tous les membres du club.

PREMIÈRES TÂCHES D'UN LION SECRÉTAIRE EN PRENANT SA FONCTION (SUITE) CES SUGGESTIONS NE SONT PAS LIMITATIVES, ALORS …..

Qui sont les membres du conseil d'administration ? Le conseil d'administration est composé de : • président de club, • past président immédiat , • vice-président(s), • secrétaire, 34 • trésorier, • chef du protocole, • animateur, • directeur de l'effectif, • et de tous les autres directeurs élus

Membre du Comité consultatif Le secrétaire de club collabore avec le comité consultatif du gouverneur de district dans la zone où est situé le club et est un membre actif de ce comité. Cette nomination signifie que le secrétaire doit : Assister aux réunions de zone du comité Aider à rédiger des rapports pour préparer les réunions du comité consultatif Aider au moment des préparatifs si le club est désigné pour accueillir une réunion de zone 28

RÔLE DU SECRÉTAIRE DE CLUB Le secrétaire de club assure la communication entre le club, son district et l'association. Toute la correspondance adressée au club et envoyée par le club est confiée au secrétaire. Toute la correspondance veut dire les questions du grand public, la correspondance avec le district et le siège du Lions Clubs International, les messages des membres du club et d'autres sortes de correspondance. 38

Correspondance (Communication) *Le secrétaire de club est l'officiel qui est chargé de répondre à toutes les demandes et questions Il est important que les réponses à toute correspondance soient immédiates, promptes et appropriées. 61

Correspondance (Communication) La bonne organisation des communications écrites est un aspect très important de la fonction de secrétaire. L'organisation est très importante pour la fonction de secrétaire de club puisqu'il sert de source d'informations du club. Le système utilisé pour organiser la communication sera décidé au début du mandat pendant une discussion avec le président ou les officiels du club. 57

Correspondance (Communication) Remarque : L'expérience montre qu'une façon efficace de gérer la communication du club pendant l'année est d'en garder des exemplaires dans un dossier. Ce peut être un dossier électronique ou sur support papier. 28

Dossiers En plus de suivre la correspondance, le secrétaire de club garde et maintient les dossiers ordinaires du club. 22

Dossiers Les procès-verbaux des réunions sont un exemple de dossiers de club qui doivent être conservés et qui peuvent être consultés. 18

Dossiers Parmi les dossiers qui seront conservés par le secrétaire de club sous forme de documents en papier ou de fichiers électroniques, citons : Rapport d'activités de club Cotisations/factures (trésorier) Communiqués/bulletins Liste/information sur les membres du club Correspondance (toute) Récompenses/insignes Réunions/procès-verbaux de club Rapport mensuel d'effectif 34

Dossiers Parmi d'autres dossiers que le secrétaire de club maintiendra, citons : Les nominations et élections des commissions Coordonnées des membres, y compris leur adresse et numéro de téléphone Fournitures de club Cartes d'affiliation et papier à en-tête 26

Dossiers Un système de classement des fichiers bien organisé est une des responsabilités les plus importantes du secrétaire. Au début de l'année, le président et le secrétaire discutent du système à utiliser pour maintenir les dossiers. La tenue des dossiers doit être simple et logique afin que les dossiers soient faciles à retrouver s'il faut les mettre à jour ou les examiner. 54

Réunions Le secrétaire de club est un élément essentiel des réunions de club, pour la préparation ainsi que pour le déroulement des réunions. 18

Réunions Le secrétaire prépare les ordres du jour en collaboration avec le président L'ordre du jour doit être préparé à l'avance et distribué aux membres avant la réunion. Le président de club doit approuver définitivement l'ordre du jour. 34

Réunions Au moment de rédiger l'ordre du jour, il faut se rappeler que les ordres du jour varient en fonction de la réunion. Un ordre du jour inclut généralement (sans y être limité) L'approbation des procès-verbaux de la réunion précédente Les remarques du président La correspondance reçue Rapports du secrétaire et /ou du trésorier Questions générales 39

Le secrétaire est aussi chargé de : Réunions Le secrétaire est aussi chargé de : Faire part aux participants des heures et lieux des réunions Noter les présences, les réunions rattrapées et les récompenses présentées Enregistrer les procès-verbaux pendant les réunions de club 26

Réunions Certains points à se rappeler au moment d'enregistrer les procès-verbaux des réunions : Utiliser un langage approprié et de la documentation pour avoir des procès-verbaux exacts Rédiger les procès-verbaux le plus vite possible après la réunion Les officiels doivent examiner les procès-verbaux complétés Après cet examen, les procès-verbaux doivent être envoyés avec promptitude à tous les membres Un exemplaire des procès-verbaux doit être conservé dans les archives du club 52

Cotisations Le secrétaire de club collabore avec le trésorier de club pour récupérer les cotisations de club. 16

Formation des Responsables Puisque c'est un officiel du club, les membres se tournent vers le secrétaire pour avoir des conseils, des renseignements et de l'aide pour résoudre les problèmes. 24

Formation des Responsables Il est important pour le dirigeant qui occupe un poste officiel de communiquer efficacement. Sur le site internet du lions clubs international il existe des cours qui enseignent les compétences de responsable et la bonne communication (voir le miniguide pour formation en ligne dans le coffre à outils) 36

Ressources Pendant toute l'année, le secrétaire de club peut avoir des questions ou avoir besoin de conseils pour assumer sa fonction efficacement. 23

Ressources Le secrétaire de club peut aussi trouver des réponses à ses questions dans certains documents. Publications Texte standard de la constitution et des statuts de lions club (LA-2) (autres statuts qui s'appliquent) Manuel des officiels de club Annuaire du district avec les officiels des autres clubs Catalogue en ligne (fournitures de club) Archives du club 38

Rapports Le secrétaire de club est chargé de compléter et de transmettre les rapports. Le secrétaire de club a aussi la responsabilité de connaître les dates limites pour la transmission des rapports et de les respecter. 33

Rapports Le secrétaire doit se familiariser avec les rapports suivants : Rapport mensuel d'effectif Rapport d'activités de club (Œuvres sociales) Rapport d'officiels de club (PU-101) Liste d'effectifs de club Formulaire de demande de la récompense d'excellence de club 29

Rapports Certains rapports sont rédigés selon le besoin Nécrologie - rapport sur le décès des membres Rapports oraux (concis, factuels et pertinents) Suivant les demandes du président de club 28

Rapports Rapport mensuel d'effectif Le rapport mensuel d'effectifs signale les changements éventuels pour le mois. Cela inclut les nouvelles recrues et les démissions. Les clubs transmettent leur rapport en ligne au moyen du site MyLCI et doivent signaler tous les changements avant le dernier jour du mois en cours. Il n’est pas nécessaire d’en faire parvenir une copie en format pdf au district. Le secrétaire du cabinet récupère les rapports directement sur le site MyLCI 65

Rapports Rapport d'activités de club (Oeuvres sociales) Le secrétaire de club est chargé de suivre les activités du club. Ces précisions sont signalées en ligne sur le site MyLCI Importance d’inscrire une information juste et précise, d’où la pertinence de valider le total des levées de fonds et des dons avec le trésorier. 26

Rapports Rapport d'activités de club (Oeuvres sociales) Il est recommandé d’inscrire les activités dès qu’elles sont réalisées. Si des informations sont manquantes, vous pourrez toujours modifier le rapport lorsque l’information sera disponible. Il n’est pas nécessaire d’en faire parvenir une copie en format pdf au district. Le secrétaire du cabinet récupère les rapports directement sur le site MyLCI 26

Rapports Formulaire de Membre transféré Pour effectuer un transfert, deux opérations doivent avoir lieu - une radiation dans un club et un transfert dans un autre. La radiation du premier club doit s'effectuer d'abord; ensuite le membre est transféré (récupéré) dans son nouveau club. 70

Rapports Formulaire de Membre transféré Les secrétaires de club sont chargés de signaler les départs et les transferts sur le rapport RME en ligne (MyLCI). 70

Rapports Formulaire de rapport des officiels de club (PU-101) Ce formulaire peut être complété et produit directement sur le site MyLCI. Il est utilisé pour signaler les coordonnées des nouveaux officiels élus par le club au siège international Il devrait être complété tout de suite après les élections de club, au plus tard en avril 40

Rapports Liste d'effectifs de club Identifie tous les membres du club et leurs coordonnées Il faut que les informations soient à jour 20

Rapports Il est important de transmettre les rapports de club dans les délais requis. Il y a des conséquences si les rapports des clubs ne sont pas transmis à temps Réduit la possibilité d'obtenir les reconnaissances liées aux différents concours du district Le statut du club peut être affecté et il risque d'être annulé Si le secrétaire ne radie pas les membres démissionnaires à temps, le club pourrait se voir facturer quand même des cotisations pour ces membres. 49

En quoi consiste le site MyLCI et comment le secrétaire de club doit-il l'utiliser ? Le site de transmission du rapport mensuel d'effectif en ligne (MyLCI) facilite la mise à jour de la liste d'effectifs. Le LCI encourage l'utilisation du site MyLCI et propose un Guide complet de références au site MyLCI Nous ferons une démonstration de l’utilisation du site MyLCI plus tard au cours de l’atelier 44

Transmission du RME en ligne Pour accéder au site MyLCI et aux liens vers les guides sur les rapports : Rendez-vous à la page d'accueil du LCI et choisissez « MyLCI" dans la partie supérieure de l’écran. L'aide pour obtenir un mot de passe et l'accès est aussi offerte. 33

N’oubliez pas : Ainsi qu'il a été dit, le poste officiel de secrétaire est indispensable au club. Pour être un secrétaire de club efficace, n'oubliez pas : 23

qu’il faut connaître les imprimés suivants : Manuel des officiels de club Texte Standard de la Constitution et des Statuts de Lions Club (LA-2) Texte Standard de la Constitution et des Statuts de District (LA-4) Constitution et Statuts Internationaux (LA-1) 30

N’oubliez pas : De rester bien organisé De transmettre les rapports avec promptitude et exactitude De garder des procès-verbaux et listes de présence exacts D'envoyer les convocations aux réunions De préparer les réunions de zone et d'y assister 23

N’oubliez pas : De partager avec le club les informations reçues du district, du district multiple, du siège international des lions clubs ou de la fondation du lions clubs international. De commander les insignes d'affiliation et trousses de nouveau membre 31

Fin de mandat LORSQUE LE MANDAT DU SECRÉTAIRE SERA TERMINÉ, CELUI-CI AIDERA LE NOUVEAU SECRÉTAIRE À COMMENCER SON ANNÉE. CERTAINES TÂCHES DOIVENT ENCORE ÊTRE ACCOMPLIES AVANT LA PASSATION DES POUVOIRS. 34

Fin de mandat S'assurer que tous les rapports ont été transmis Vérifier l'exactitude et le bon classement des dossiers 38

Fin de mandat Passation des pouvoirs à l'équipe de l'année suivante Solliciter la récompense d'excellence de président de club Maintenir des dossiers exacts sur les récompenses et commander celles-ci 22

Agenda

Agenda

Agenda

Agenda

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En conclusion Le rôle de secrétaire de club est l’un des plus importants. Vous voila bien informé pour bien remplir votre mandat. Votre club et votre district compte sur vous. À vous de vous acquitter convenablement de vos responsabilités. J’espère que cette formation a répondu à vos attentes et je vous souhaite une excellente année dans le lionisme Robert Lapointe Club Lions de Murdochville Courriel: lapointerobert@hotmail.com