Cours et Exercices TD pour l’autonomie Contrôle MS Project 2002-2003 Cours et Exercices TD pour l’autonomie Contrôle

INTRODUCTION Le vocabulaire sur la gestion de projet Les exercices pratiques sans le logiciel INTRODUCTION

INTRODUCTION 01- Définir la gestion de projets 02- Exploiter les techniques de gestion de projets 03- Planifier un projet 04- Lister les tâches et les jalons 05- Réfléchir aux liaisons entre les tâches 06- Estimer la durée des tâches 07- Construire le réseau 08- Equilibrer le réseau 09- Gérer le temps à travers les calendriers 10- Le paramétrage de MS Project 11- Présentation de l’interface 12- Les exercices réalisés sans le logiciel INTRODUCTION

Définir la gestion de projet Selon l’AFNOR, un projet est : « un effort unique mettant en œuvre des moyens (humains, matériels ou services) pour atteindre un objectif dans des délais fixés ». La Portée est l’ensemble des tâches. Les Prévisions représentent la durée totale. Les Ressources se composent des personnes ou équipements. Gérer le projet permet d’obtenir un équilibre entre les 3.

Exploiter les techniques de gestion de projet Représentation graphique Diagramme de Gantt. Algorithme de calcul CPM (Critical Path Method). Méthode PERT (Program Evaluation and Review Technique). Aujourd’hui on utilise les 3 techniques en même temps.

Planifier un projet Pourquoi planifier. Planifier les points clés. Il faut du temps, de la rigueur et de l’expérience. Atteindre un objectif. Tous les intervenants sont acteurs. Mise à jour du planning obligatoire. Planifier les points clés. Dresser la liste des tâches et des jalons. Déterminer les relations entre les tâches. Estimer la durée de chaque tâche. Construire le réseau. Optimiser le réseau.

Lister les tâches et les jalons Définir une tâche ou activité. C’est la description du travail à mener pour obtenir un résultat précis (ex : écrire le mode d’emploi d’un appareil. Il faut se limiter à un niveau de détail raisonnable pour une tâche (pas globale, ni trop détaillée). 2 méthodes. La planification descendante. Identifier les tâches récapitulatives puis les sous-tâches. La planification ascendante. Identifier toutes les sous-tâches et puis les organiser en tâches récapitulatives. Définir un jalon. C’est un objectif intermédiaire à durée nulle. Ex : borne de début et de fin.

Réfléchir aux liaisons entre les tâches Ordre déterminé des tâches. Souvent une tâche doit être achevée pour commencer la suivante. On parle de liaison de fin à début. La seconde tâche doit être effectuée après la première, c’est une séquence. La seconde tâche ne peut être accomplie qu’une fois que la première est effectuée, c’est une interdépendance. La première tâche est appelée Prédécesseur. La seconde tâche est appelée Successeur. Les 4 types de relation entre les tâches. FD. DD. FF. DF.

Estimer la durée des tâches Décrire la durée. C’est la quantité de temps entre le début et la fin d’une tâche. La durée totale du projet est Fin – Début. Les unités de mesure sont. Heures, Jours, Semaines. Estimer une durée pour chaque tâche (D = durée). Do = optimiste. Dp = pessimiste. Dc = probable. Dm (durée moyenne). Dm = (Do + Dp + 4Dc)/6

Construire le réseau Représenter graphiquement les données. Organigramme des tâches (PERT). Calculer la durée totale du projet. 1ère séquence : Date de début d’une tâche au plus tôt. Si plusieurs prédécesseurs on retient celui qui se termine au plus tard. 2ième séquence : Date de fin au plus tôt, on remonte dans le temps pour calculer les dates de début et de fin AU PLUS TARD. Faire un tableau contenant les colonnes suivantes. N° Tâches. Durées. Successeurs. Début au plus tard et fin au plus tard.

Equilibrer le réseau Découvrir le chemin critique. Définir les marges. C’est une série de tâches qui vont retarder la date de fin du projet si elles sont retardées. Définir les marges. Une marge est la période pendant laquelle une tâche peut glisser dans le temps sans affecter les dates d’une autre tâche ou la date de fin de projet. On différencie la marge totale de la marge libre. Pour calculer la marge un tableau est souhaitable. N° Tâches. Début au plus tard. Début au plus tôt. Marge totale. Si la tâche n’a pas de successeurs les 2 marges sont identiques.

Gérer le temps à travers les calendriers Les calendriers de base. Il regroupe les jours ouvrés et chômés. Ils peuvent être utilisés pour : Le projet. Les tâches. Les ressources. Il s’agit de : Standard, 24 heures, Equipe de nuit. Les calendriers du temps travaillé. Il indique les horaires de travail en fonction du projet ou des ressources ou des tâches.

Lancer Project Standard Le lancement. Description de l’écran de travail. Le volet office. L’écran du haut (barres d’outils, …). Les barres de défilement. L’espace de travail. Gérer le volet office (affiché à gauche). Accès : Fichier / Nouveau. Cocher Afficher au démarrage. Utiliser l’Aide de Project. Accès : ? / Aide sur Microsoft Project (il est souhaitable que le compagnon office soit désactivé). Découvrir le guide de projets.

CHAPITRE 1 01- Créer un plan de projet 02- Définir le calendrier de projet 03- Imprimer le calendrier de projet 04- Modifier le calendrier global à partir du projet 05- Saisir les tâches d’un projet 06- Supprimer une tâche 07- Insérer une nouvelle tâche 08- Recopier une tâche 09- Déplacer une tâche 10- Modifier le contenu d’une cellule (en cours de saisie, après validation) 11- Modifier la largeur des colonnes 12- Modifier le fractionnement des volets 13- Attribuer une durée aux tâches 14- Créer les jalons d’un projet 15- Imprimer les jalons d’un projet 16- Etablir des liaisons entre les tâches 17- Découvrir les dates de début et de fin de tâche 18- Intervenir sur le format d’affichage des dates 19- Enregistrer un projet existant CHAPITRE 1

Créer un plan de projet Accès : Fichier / Nouveau (volet Nouveau à gauche). Cliquer sur Nouveau Projet dans la zone Créer (apparition volet tâches). Cliquer sur le lien Définir le projet. Choisir le 04/08/2004 (grâce au calendrier). Cliquer sur Enregistrer et passer à l’étape 2. Répondre Non à Microsoft Project Web Access. Cliquer sur enregistrer et passer à l’étape 3. Cliquer sur le lien Enregistrer : Nommer le « Proto410 ». Cliquer sur Enregistrer. Cliquer sur enregistrer et passer à l’étape 4. Cliquer sur enregistrer et terminer (le nom apparaît dans la barre de titre).

Définir le calendrier de projet Choisir un calendrier de projet. Cliquer sur le lien Définir les périodes ouvrées du projet. Choisir le modèle de calendrier standard. Cliquer sur enregistrer et passer à l’étape 2. Définir les horaires de travail de base. Choisir les jours habituels de travail pour ce projet. Il est possible de choisir les horaires de travail. Cliquer sur enregistrer et passer à l’étape 3. Définir les jours chômés du calendrier de projet. Cliquer sur le lien Modifier le temps de travail. Mettre en chômé : 14/07/2004, 01/11/2004 et 11/11/2004. Cliquer sur Ok. Vérifier dans le diagramme de Gantt la mise en place de ces jours chômés. Cliquer sur enregistrer et passer à l’étape 4.

Définir le calendrier de projet Définir les unités de temps pour votre projet. Choisir Heures par jour (7). Choisir Heures par semaine (35). Choisir Jours par semaine (20). Cliquer sur enregistrer et passer à l’étape 5. Cliquer sur enregistrer et terminer.

Imprimer le calendrier de projet Accès : Affichage / Rapports. Double cliquer sur Vue d’ensemble. Double cliquer sur Jours Ouvrés. Cliquer sur le bouton Imprimer.

Modifier le calendrier global à partir du projet Remarque : il sera utilisé par défaut pour les autres projets. Accès : Outils / Organiser / Onglet Calendriers. Choisir Standard. Cliquer sur le bouton Copier. Répondre Oui au message.

Saisir les tâches d’un projet Cliquer sur le lien dresser la liste des tâches du projet. Cliquer sur la 1ère cellule de la colonne Nom de la tâche. Saisir la colonne du Nom des tâches selon le document qui vous a été remis. Valider chaque saisie par la touche Entrée.

Supprimer une tâche Cliquer dans la cellule « Retouches ». Accès : Edition / Supprimer la tâche ou touche Suppr.

Insérer une nouvelle tâche Sélectionner la tâche « Atelier de découpage ». Accès : Insertion / Insérer une tâche ou la touche Insert. La tâche est insérée au-dessus. Saisir « Bureau d’études électroniques ».

Recopier une tâche Sélectionner la tâche à dupliquer en cliquant sur le numéro 1. Accès : Edition / Copier la tâche. Sélectionner la ligne 7. Accès : Edition / Coller. La tâche est insérée avant celle de destination. Même manipulation avec la ligne 2 puis recopier sur la ligne 9.

Déplacer une tâche Sélectionner la ligne 9. Se positionner sur le numéro à gauche (le curseur est une croix à 4 flèches). Faire glisser entre la 7 et la 8.

Modifier le contenu d’une cellule Se positionner sur la ligne 1 et appuyer sur la touche Insert. Taper « Autorisation prototype dee » sans valider. Modifier en cours de saisie. Appuyer 2 fois sur . Terminer la saisie par ‘Espace jouet. Valider la saisie. Modifier après validation. Se positionner sur la cellule 7 du Nom de la tâche. Cliquer dans la barre de saisie avant le E et taper « Premiers e… ». La touche F2 ou double clic permettent aussi de se positionner dans la cellule.

Modifier la largeur des colonnes Faire un double clic entre 2 colonnes (ajustement automatique). Ou faire un cliquer glisser entre 2 colonnes.

Modifier le fractionnement des volets La barre de fractionnement est verticale et sépare les tâches du diagramme de Gantt. Faire un cliquer-glisser. Un double clic permet de se positionner sur la barre de la colonne la plus proche. Il peut exister une barre de fractionnement horizontal (accessible sur l’ascenseur vertical en bas et à droite). Pour enlever cette barre de fractionnement faire un double clic.

Attribuer une durée aux tâches Les valeurs sont. m = minutes ; h = heures ; j = jours ; s = semaines ; ms = mois Si la durée est déjà saisie taper uniquement le chiffre. On peut utiliser les boutons d’incrémentation. Saisir les valeurs selon le document.

Créer les jalons d’un projet Pour transformer une tâche en jalon, il suffit de lui mettre une durée à 0. Créer les jalons pour les tâches 1 et 14. Les jalons sont symbolisés par des losanges dans le diagramme de Gantt. Cliquer sur Opération terminée dans le volet Dresser la liste des tâches.

Imprimer les jalons d’un projet Accès : Affichage / Rapports. Double cliquer sur Vue d’ensemble. Double cliquer sur Jalons. Cliquer sur le bouton Imprimer.

Etablir des liaisons entre les tâches Etablir une liaison de type fin à début entre 2 tâches. Cliquer sur le lien Planifier les tâches. Sélectionner dans la table des tâches, les tâches 13 et 14 par un cliquer glisser. Cliquer sur le bouton Fin à Début dans le volet à gauche. Faire la même chose avec les tâches 12 et 13. Cliquer sur le bouton Opération terminée.

Etablir une liaison de tout type entre deux ou plusieurs tâches Faire un double clic sur la tâche Successeur nommée Montage. Onglet Prédécesseurs. Cliquer dans le Nom de la tâche et choisir Atelier de découpage puis Valider. Il est possible de changer le type de liaison. Choisir aussi la tâche 5 comme prédécesseurs puis cliquer sur Ok. Faire les autres liaisons selon le tableau suivant. Afficher la colonne Prédécesseurs dans la liste des tâches.

Etablir tout type de liaisons (autre méthode) Afficher la colonne des prédécesseurs. Saisir les valeurs (Nos des tâches) séparées par un point virgule. Vérifier le tableau.

Découvrir les dates de début et de fin de tâche Il est déconseillé de saisir les dates de début et de fin. Examiner la tâche 12 qui dure 3 jours mais qui s’étale du 16/12 au 20/12, en effet on tient compte de la période chômée. Cliquer sur le bouton Atteindre la tâche sélectionnée dans la barre d’outils standard à droite. Accès rapide dans le diagramme de Gantt aux dates concernées.

Intervenir sur le format d’affichage des dates Accès : Outils / Options / Onglet Affichage. Indiquer notre préférence dans la zone Format de date.

Enregistrer un projet existant Accès : Fichier / Enregistrer. Ou cliquer sur la disquette. Ou Ctrl + S.

CHAPITRE 2 01- Ouvrir un fichier projet 02- Exploiter l’organigramme des tâches 03- Personnaliser l’organigramme des tâches 04- Imprimer l’organigramme des tâches 05- Présenter le projet sous forme de calendrier 06- Imprimer le calendrier 07- Afficher le diagramme de Gantt 08- Se déplacer sur le diagramme de Gantt 09- Zoomer le Gantt 10- Dessiner sur un diagramme de Gantt 11- Modifier l’échelle de temps du planning du Gantt 12- Passer de la table Entrée à la table Prévisions 13- Imprimer le diagramme de Gantt 14- Limiter l’affichage à la partie Table 15- Poser une date de contrainte 16- Saisir et mettre en forme une remarque sur une tâche 17- Filtrer les tâches commentées 18- Consulter la remarque d’une tâche à l’aide d’une fiche 19- Fermer un projet CHAPITRE 2

20- Modifier l’unité de temps par défaut pour les durées 21- Définir des délais sur les liens par la boîte « informations sur la tâche » 22- Définir des délais sur les liens par la table Entrée 23- Travailler en temps écoulé et non en temps ouvré 24- Organiser les tâches en phases (en plan) 25- Définir les options d’affichage du mode phase 26- Créer une tâche répétitive 27- Planifier par la date de fin CHAPITRE 2 Suite

Ouvrir un fichier projet Accès : Fichier / Ouvrir. Ou cliquer sur le bouton Ouvrir. Il est possible de modifier l’affichage des fichiers. L’extension d’un projet est .mpp Ouvrir le corrigé Prototype 410.mpp (à télécharger sur mon site).

Exploiter l’organigramme des tâches Afficher et comprendre l’organigramme des tâches. Accès : Affichage / Organigramme des tâches. Visualisation des tâches et de leur liaisons sous forme d’un organigramme. Le chemin critique est indiqué en rouge. Il permet aussi de voir qu’aucun lien n’a été oublié. Chaque tâche a un prédécesseur et un successeur sauf la première et la dernière. Une diagonale sur la case indique une tâche en cours de réalisation. Une double diagonale sur la case indique une tâche achevée. L’organigramme des tâches est lié à la barre d’outils du même nom.

Se déplacer à l’aide du clavier Ctrl + Fin. Ctrl + Début. Les flèches de direction pour avancer de case en case.

Zoomer l’organigramme des tâches Accès : Affichage / Zoom. Remarque : il est possible de voir l’ensemble du projet. Tout changement de l’apparence à l’écran se fait dans Accès : Format / Disposition.

Déplacer les cases Accès : Format / Disposition. Dans la zone Mode de disposition, cocher Positionnement manuel des cases. Se positionner sur le bord d’une case jusqu’à obtenir une double flèche. Faire un cliquer glisser.

Modifier le type d’interdépendance entre deux tâches Faire un double clic sur une liaison. Dans la zone Type, choisir l’interdépendance.

Définir un lien de type Fin à Début Sélectionner la case prédécesseur (elle devient noire). Faire un cliquer glisser (croix blanche) vers la case successeur.

Personnaliser l’organigramme des tâches Accès : Format / Disposition. Choisir dans la zone Organisation de l’affichage de cocher Positionnement automatique des cases. Pour simplifier l’affichage, cocher Masquer tous les champs sauf le numéro de la tâche. Faire différents essais et remettre en place les paramètres par défaut.

Imprimer l’organigramme des tâches Cliquer sur le bouton Aperçu avant impression. Prévoir au préalable la mise en page. Cliquer sur le bouton Imprimer.

Présenter le projet sous forme de calendrier Accès : Affichage / Calendrier. Les jalons sont signalés par un fond noir. Pour visualiser plus d’informations pour une tâche faire un double clic sur le jour.

Choisir le mois Cliquer sur  (au milieu à droite). Les ascenseurs permettent aussi de naviguer.

Modifier le zoom d’affichage Accès : Affichage / Zoom. Les semaines sont représentées en ligne.

Modifier l’échelle de temps du calendrier Accès : Format / Echelle de temps. Onglet Intitulés de la semaine. Affichage du nb de jours dans la semaine. Format des titres : Titres mensuels. Titres quotidiens. Titres hebdomadaires.

Imprimer le calendrier Cliquer sur le bouton Aperçu avant impression. Revoir la mise en page. Cliquer sur le bouton Imprimer.

Afficher le diagramme de Gantt Accès : Affichage / Diagramme de Gantt. A gauche, Table Entrée des tâches. A droite, le Planning.

Se déplacer sur le diagramme de Gantt Les touches du clavier dans la partie Table. Fin, Début, PgUp, PgDn et la combinaison avec Ctrl. Sur la partie planning : En utilisant l’ascenseur horizontal. La date apparaît quand le bouton gauche est maintenu enfoncé sur l’ascenseur. Bouton Atteindre la tâche sélectionnée dans la barre d’outils standard après avoir sélectionnée une tâche dans la table Entrée. Ou Accès : Edition / Atteindre.

Zoomer le Gantt Accès : Affichage / Zoom. Ensemble du projet permet de voir tout le planning complet.

Dessiner sur un diagramme de Gantt Afficher la barre d’outils de Dessin. Accès : Affichage / Barres d’outils / Dessin. Elle sera située au-dessus de la barre d’état en bas.

Dessiner C’est un objet graphique ou texte. Il peut être lié à une barre de Gantt ou à une date particulière. Dessiner une zone de texte et taper « Maintenance du traceur le 25 Août ». Cliquer à l’extérieur pour valider la saisie. Pour modifier les propriétés de l’objet : Accès : Format / Dessin / Propriétés. Compléter la boîte de dialogue Mise en forme du dessin. 2 possibilités pour les propriétés : Onglet Trait et Remplissage pour modifier l’aspect. Onglet Taille et Emplacement pour attacher l’objet à une date ou une barre de Gantt. Ex : Cocher Attacher à l’échelle de temps pour Mer 25/08/04

Supprimer un dessin Clic droit sur l’objet / Supprimer. Pas de message d’avertissement. Tester la touche Suppr si l’objet est sélectionné.

Modifier l’échelle de temps du planning du Gantt Elle correspond à l’échelle de temps affiché en haut du diagramme de Gantt. Il existe 3 niveaux : supérieur, intermédiaire et inférieur. Accès : Format / Echelle de temps. Faire un essai et visualiser les résultats dans le diagramme de Gantt. Observer l’Onglet Périodes chômées pour changer l’aspect de ces périodes.

Passer de la table Entrée à la table Prévisions Accès : Affichage / Table : Entrée. Choisir Entrée ou Prévisions. Prévisions affiche les informations Marge libre et Marge totale. Marge libre : durée pendant laquelle on peut décaler une tâche sans décaler d’autres tâches. Marge totale : Intervalle de temps pendant lequel on peut décaler une tâche sans décaler la date de fin du projet.

Imprimer le diagramme de Gantt Cliquer sur le bouton Aperçu avant impression. Ne pas oublier la Mise en page et observer le contenu de chaque Onglet. Il est possible d’Ajuster l’échelle de temps à la page.

Limiter l’affichage à la partie Table Accès : Affichage / Plus d’affichages. Dans la liste, choisir Tableau des tâches. Le planning n’est plus affiché. Revenir à l’affichage normal. Accès : Affichage / Diagramme de Gantt.

Poser une date de contrainte Découvrir les types et les catégories de contraintes de tâches. 3 grandes catégories. Contraintes inflexibles. Contraintes flexibles. Contraintes semi-flexibles. Tableau Page 93-94. Appliquer une date de contrainte. Affichage du volet guide de projets Tâches. Cliquer sur le lien Définir des échéances et soumettre les tâches à des contraintes. Le volet Échéances et contraintes est affiché. Accès : Edition / Atteindre la tâche. Choisir la 7 et mettre le type : Début Au plutôt le. Mettre la date du 22/11/04. La contrainte a une incidence sur la date de fin du projet, un indicateur est affiché dans la colonne Informations.

Saisir et mettre en forme une remarque sur une tâche Volet guide de projets Tâches. Lien lier ou joindre des informations supplémentaires relatives à une tâche. Un volet Ajouter des informations s’affiche. Choisir la tâche 7. Cliquer sur le lien Ajouter une remarque. Onglet Remarques : un bouton spécifique existe dans la barre d’outils standard. Taper un exemple de remarque. Formater les caractères d’une remarque. Cliquer sur l’outil A. Formater les paragraphes d’une remarque. Boutons d’alignement.

Filtrer et consulter une remarque sur une tâche Filtrer les tâches commentées. Ouvrir la liste Filtre de la barre d’outils Mise en forme. Choisir Tâches avec pièces jointes. Consulter la remarque d’une tâche à l’aide d’une fiche. Affichage du diagramme de Gantt. Accès : Fenêtre / Fractionner. Une fiche est affichée dans la partie inférieure selon la tâche sélectionnée. Dans la fiche visualisée faire un clic droit pour accéder aux différentes options. Pour revenir à l’affichage standard. Accès : Fenêtre / Supprimer le fractionnement. Fermer le projet.