L’installer et l’utiliser GhiConciliateurs L’installer et l’utiliser

Le CD d’installation GhiConciliateurs nécessite la présence d’un lecteur PDF (Foxit Reader, vg) et d’un traitement de textes (OpenOffice). Teamviewer permet de dépanner à distance

Installer GhiConciliateurs Cliquez toujours sur Suivant Sans Modifier les options par défaut puis sur Terminer.

Avant de lancer GhiConciliateurs Un sous répertoire GhiSoft A été créé sur votre disque Principal C Ainsi qu’un icon de lancement

Au premier lancement de GhiConciliateurs Un texte succinct d’explications apparaît à l’écran. → Cliquez sur la croix rouge en haut à droite (retenez cette astuce pour fermer toutes les fenêtres) Une fenêtre vous demande d’entrer un mot de passe NB : vous pourrez changer ce mot de passe : menu « Maintenance » « MDP »

La fenêtre principale de GhiConciliateurs Barre de menus Icons outils Scanner Agenda Courrier Calculs email Zone centrale Où S’affichent les fenêtres Calendrier Ici s’affichent des infos sur le menu survolé par la souris Barre d’état

Avant de gérer vos dossiers Vous devez : Créer* vos infos personnelles → Menu « Fichier » « Infos conciliateurs » NB : GhiConciliateurs est multi utilisateurs afin d’être utilisé en site tiers (TI, MJD, mairies …). Le premier conciliateur créé est l’utilisateur par défaut. Créer* vos permanences → Menu « Fichier » « Permanences » Rappelez-vous : Vous devez appuyer sur le bouton « Créer » avant de saisir de nouvelles informations

Les boutons des fenêtres de saisie Rechercher par ordre alphabétique (tous, en cours ou terminés) ou de saisie Les boutons bleus agissent sur le fichier de données. Les boutons rouges accèdent à des fonctions supplémentaires Les boutons verts vous permettent de voir différentes infos sur la fiche en cours

Infos conciliateurs Cliquez sur le bouton « Créer » Entrez l’ensemble des infos avec soin car elles seront reprises telles quelles sur les différents documents édités (invitations à concilier, constats …) et relisez avant d’enregistrer. NB : La rubrique « Nom, Prénom » est destinée à la recherche alphabétique alors que la rubrique « Signature » sera reprise telle quelle sur les documents édités. La rubrique « Infos complémentaires » sera reprise telle quelle dans votre en-tête de lettre. Vous pouvez y indiquer vos jours/heures de permanences ou de réception téléphonique. N ’oubliez pas d’enregistrer et de créer votre en-tête de lettre

Permanences 3 rubriques : « lieu » pour choix ultérieur lors création dossier « adresse » sera reprise telle quelle sur les invitations à concilier « nombre de km AR » nombre de km aller et retour entre votre domicile et le lieu de permanence. Permettra à GhiConciliateurs de calculer le nombre de km à déclarer au SARE pour remboursement (menu «  doc administratifs » « Fiche km »

Dossier de conciliations 3 onglets : demandeurs, défendeurs, dossiers NB : les rubriques nom, prénom, tel, CP et ville sont automatiquement formatées par le logiciel Les rubriques des deux premiers onglets sont identiques Si vous avez créé des demandeurs et des défendeurs avant d’accéder à l’onglet « dossier », le dernier demandeur et le dernier défendeur apparaitront par défaut dans les rubriques ainsi que le premier conciliateur saisi dans le menu « Fichier » « infos conciliateurs ».

Onglets demandeurs et défendeurs N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Créer » avant de saisir et « enregistrer » après saisie. Selon le choix exercé sur la civilité, les rubriques peuvent être modifiées. Si vous envisagez d’éditer des documents (invitations, constats, non conciliation), vous devez renseigner toutes les rubriques (dans ce cas, seules les infos complémentaires sont facultatives). NB : Pour les justiciables récurrents (SFR, Free …) cochez la case en bas à gauche NB : Vous pouvez indifféremment saisir le code postal ou la ville; l’autre rubrique se complètera automatiquement, sauf si elle est inconnue de GhiConciliateurs (cas des cedex)

Onglet dossiers - Saisies N’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Créer » avant de saisir et « enregistrer » après saisie. La saisie se fait ici essentiellement par choix sur listes. Les rubriques conciliateur, demandeur et défendeur sont renseignées par défaut mais vous pouvez les modifier Si le type de saisine est « déléguée », les rubriques « juridiction », « ref. greffe » et « date audience » peuvent être renseignées.

Onglet dossiers - Editions Vous pouvez générer automatiquement : Invitation à concilier Bulletin de non conciliation Trame du constat d’accord Les deux premiers documents pourront être imprimés directement alors que le constat devra être adapté sous votre traitement de texte. Vous pourrez accéder aux documents en cliquant sur les boutons « voir »

Invitation à concilier En cliquant sur le bouton « inviter à concilier », vous accédez à une fenêtre vous permettant de programmer le premier RDV Toutes les rubriques doivent être renseignées Seule la rubrique « infos complémentaires » est facultative; vous pouvez y entrer l’adresse du RDV si elle diffère de celle de la permanence. Après validation, les lettres à destination du (des) défendeur(s) puis du (des) demandeur(s) seront automatiquement générées.

Fenêtre d’édition logiciel « états et requêtes » © Pc Soft Tous les documents de GhiConciliateurs sont édités dans une fenêtre « états et requêtes » Un zoom vous permet de les agrandir/réduire Ils sont imprimables directement Ils peuvent également être transférés vers un email, soit dans le corps du texte, soit en fichier attaché Mais vous pouvez aussi les transformer aux formats Word, Excel et PDF et les modifier ensuite sous ces logiciels.

Onglet dossiers Fin de la conciliation A l’issue de la conciliation il est impératif de remplir les rubriques « Conclusion », « Terminé » et « Date » Elles serviront en effet à remplir les statistiques et le compte rendu annuel (menu « Doc administratifs » qui ne prennent en compte que les dossiers terminés. N’oubliez surtout pas d’enregistrer après avoir saisi ces informations!

Documents administratifs Le menu « doc administratifs » vous permet : D’établir la fiche km à joindre à votre demande de remboursements auprès du SARE D’établir le compte rendu annuel destiné à la Cour d’Appel D’obtenir des statistiques détaillées Sous forme de tableaux Sous forme graphique

Export, sauvegarde, archivage GhiConciliateurs utilise une base de données complexe sans laquelle il ne peut fonctionner. Grâce au menu « Fichier » vous pouvez : L’exporter (sur une clef usb, par exemple) si vous avez saisi un dossier en TI, MJD ou mairie L’archiver lorsque l’exercice annuel est terminé La sauvegarder sur un autre disque au moins une fois par mois pour faire face à un éventuel problème d’ordinateur. L’importer à partir d’un export ou d’une archive

Listes et tables Si vous le souhaitez, vous pouvez voir / imprimer la liste des demandeurs, défendeurs, dossiers … → Pour cela utilisez le menu « Listes  » Vous pouvez aussi les transférer sous Excel ou Word → Pour cela utilisez le menu « Tables » Puis clic droit

Documentations Le menu « Documentations » vous donne accès à la totalité des informations techniques contenues sur les sites nationaux et régionaux Ces infos sont classées par ordre alphabétique de litiges puis de documents. En cliquant sur le document souhaité, vous le verrez apparaître sous votre logiciel de lecture de fichier PDF Si vous souhaitez ajouter un document à cette liste, il suffit de l’enregistrer au format PDF dans le sous répertoire C:\GhiSoft\PDF\

Sites Si vous disposez d’un navigateur internet (internet explorer, Chrome, Firefox …) et d’un accès à internet, vous pouvez surfer directement sur les principaux sites susceptibles de vous donner les informations concernant les litiges à traiter. Pour cela, cliquez sur le menu « Sites », puis sur le nom du site à visiter.

Etats et requêtes Ce menu est identique aux 5 et 6 èmes sous menus du « ? » Son usage est réservé aux conciliateurs les plus aguerris en informatique. Il permet de créer de nouveaux documents ou de nouvelles requêtes sur les fichiers gérés par GhiConciliateurs. En fonction des possibilités, une formation au logiciel sera envisagée en 2014

Outils Le menu « Outils » vous donne accès à : Adresses utiles C’est le fichier du site national, accessible sans internet. Guide méthodologique → Vous pouvez mettre à jour ces deux documents en insérant les nouveaux fichiers au format PDF dans le sous répertoire C:\GhiSoft\PRG Indexation loyers Vous renvoie sur le site PAP pour vérifier indexation Calcul de prêts

Maintenance Seuls les deux premiers sous menu du menu « Maintenance » vous concernent : Changer le mot de passe Pour modifier le MDP ou en créer un Base de données A utiliser chaque fois que vous constaterez un fonctionnement anormal de GhiConciliateurs et de temps en temps. Les deux sous-menus suivants sont réservés à l’administrateur des bases et requièrent un mot de passes spécifique.

Menu « ? » Trois sous-menus présentent un intérêt : « Aide de l’application » A laquelle vous accédez à tout moment par la touche F1 Chaque fois que vous aurez détecté un bug, notez le processus qui l’a généré, vérifiez que cela ne provient pas de la BDD (menu « maintenance » « Base de données »), si ce n’est pas le cas, cliquez sur « Activer l’audit d’exécution » et adressez moi le fichier généré. « Envoyer une suggestion » pour m’adresser vos remarques et suggestions par mail

C’est la fin … IL ME RESTE A VOUS REMERCIER POUR VOTRE ATTENTION ET A VOUS SOUHAITER UNE AGREABLE UTILISATION DU LOGICIEL. Henri Galasso, Montpellier