OPTIMISER LA GESTION DE L’INFORMATION DANS LES ORGANISATIONS TERMINALE CGRH OPTIMISER LA GESTION DE L’INFORMATION DANS LES ORGANISATIONS HARMONISATION ET COORDINATION DOCUMENTAIRE MAIS AUSSI COORDINATION DU COLLECTIF HUMAIN (sélection, validation, confidentialité et diffusion de l’information dont le volume d’échange ne cesse de croître), coordination et pilotage des projets. Muriel DUBOIS - Lycée Paul Langevin - Martigues

L’avènement de la bureautique, puis l’arrivée des nouvelles technologies de l’information et de la communication ont profondément modifié le rôle du pôle administratif au sein de l’organisation.   Évolution des outils ont permis une évolution des missions administratives. Les fonctions d’exécution limitée à la saisie de donnée et à la gestion pratique du quotidien des cadres (tâches dévoreuses de temps) ont laissé place à des activités de coordination et de gestion + connaissance contenu de dossiers

La gestion et de la diffusion optimale d’un volume croissant d’informations implique la maîtrise de nouveaux outils et techniques de traitement des données. Recevoir, noter et transmettre les messages ; filtrer les appels ; agenda et les plannings ; réception, rédaction, distribution du courrier et notes… Certaines fonctions basiques sont automatisées (standard…). En parallèle le volume d’échange de documents ne cesse d’augmenter (sélection, validation, confidentialité, diffusion). La secrétaire est au centre du pilotage des projets

NOUVELLES TECHNOLOGIES TERMINALE CGRH NOUVELLES TECHNOLOGIES au service des missions administratives Missions de secrétariat « traditionnelles » : saisie, diffusion d’informations Généralisation TT, réseau, collecticiel…. Disparition du clavier (reconnaissance vocale, traduction automatique…)??

PLAN DE L’INTERVENTION Le XML La GED

1. XML : Extensible Markup Language XML est un ensemble de règles pour la conception de formats texte permettant de structurer des données pouvant être utilisées par plusieurs logiciels. Norme du W3C depuis 98, ce langage s’inspire du HTML (balises)

1. XML : Extensible Markup Language Langage Extensible de Balisage destiné à succéder à HTML (Hypertext Markup Language) sur Internet. Mais contrairement à HTML, qui présente un jeu limité de balises orientées présentation (titre, paragraphe, image, lien hypertexte, etc.), XML est un métalangage, qui va permettre d'inventer à volonté de nouvelles balises pour isoler toutes les informations (titre d'ouvrage, prix d'article, numéro de sécurité sociale, référence de pièce…), que peut contenir une page Web. Format de fichier .XML

l’instruction  <B>Important</B> Comme HTML, XML utilise des balises (des mots encadrés par < et >) Par exemple, en HTML : l’instruction  <B>Important</B> permettra d’afficher en gras le mot « Important » En HTML, lorsqu’un navigateur rencontre la balise <B>, il déclenche un formatage en caractères gras HTML présente un jeu limité de balises orientées présentation (titre, paragraphe, image, lien hypertexte, etc.) et d’emplacement d’un élément dans la structure du document <H1>= titre de 1er niveau

Ainsi, lorsque vous consultez la page suivante sur Internet… Internet explorer, Mozilla firefox Les balises de mise en forme et de structure du document sont reconnues par le navigateur et appliquées au texte

DU HTML AU XML Votre navigateur a interprété le code source et traduit les balises ci-dessous. Au départ, le XML est conçu pour améliorer et accélérer l’échange de données sur le net (en remplacement du HTML limité) Réalisé sur le bloc note ou tout autre éditeur de textes (notepad). Les balises permettent de définir la mise en forme du texte et la disposition du texte sur la page. Le code Html inclut donc le contenu et les balises de formatage du document

Mais contrairement à HTML, qui présente un jeu limité de balises de présentation, XML est un métalangage, qui va permettre d'inventer à volonté de nouvelles balises. Ex de balise sémantique : Le nombre de balises devient illimité (XML = eXtensible) IL ne s’agit plus de balises de formatage mais de balises « sémantiques » :titre d'ouvrage, prix d'article, numéro de sécurité sociale, référence de pièce…, Elles donnent un sens aux caractères qu’elles délimitent. Nota : le balisage XML favorise la recherche d’informations sur Internet et permet d’isoler et traiter toutes les informations que peut contenir une page WEB Métalangage = Langage permettant de définir un ou plusieurs autres langages de programmation (et souvent lui-même en tout premier lieu) <AUTEUR>Alexandre DUMAS</AUTEUR>

En langage XML, les balises sont uniquement sémantiques. Les balises permettent d’identifier le sens du texte mais ne permettent pas de définir la mise en forme du texte et la disposition du texte sur la page.. Il y a donc dissociation entre les données et le formatage du document. Pour mettre en forme le document il faut donc lui affecter une feuille de style Internet Explorer Le navigateur se contente de signaler les balises en rouge et de décliner l’arborescence des données

Pour obtenir un document formaté, il faut donc rattacher une feuille de style au fichier XML. Feuille de style associée Liaison + La mise en relation avec la feuille de style : STYLE1.CSS (fichier texte) permet d’indiquer la mise en forme à attribuer au document XML. =

La philosophie d'XML consiste à séparer le contenu du document (le fichier XML proprement dit) de sa présentation et de sa restitution future (papier, écran, terminal Braille, synthèse vocale…) Ajout d’une feuille de style CSS (en cascade: pas de possibilités de calculs (numérotation), de fcts avancées (titre-courants) ou XLS (extensible style sheet language) pour la présentation. Aucune connaissance nécessaire pour comprendre le contenu d'un document XML (Auto-descriptif)

ETAPES DE CONCEPTION D’UN DOCUMENT XML STRUCTURE du document CONTENUS (en fonction des besoins de l’organisation) PRESENTATION des données (Feuille de style) XSD DTD XML Conçu par les services informatiques de l’entreprise, il met en place l’architecture globale (le schéma d ’ensemble et l’articulation des données) du document en fonction des normes internationales et des normes internes (format XSD= XML Schéma Description ou DTD= règles de structure) Le responsable de la GED détermine les items (données) nécessaires par rapport aux besoins des utilisateurs (contenus) Choix des ITEMS (balises) en fonction des besoins de l’organisation Le contenu est présenté en fonction des besoins et du canal de distribution (CSS, XSL). XSLT = transformation des données brutes XSL CSS

INTERETS L’indépendance entre le contenu et la mise en forme des documents permet de : Mettre à jour le contenu d’un document sans se soucier de la mise en forme Générer automatiquement sur différents supports de communication : des présentations diverses (tableau, texte suivi…) des tris, index, tables des matières, etc. Simplifier le stockage et l’archivage de documents Tout ceci rendu possible par l'indépendance du balisage par rapport à la présentation. Durabilité et réemploi des données. Réduction des coût de formation aux différents logiciels tout en respectant une charte graphique commune (mise en forme normalisée des documents de l’organisation). Le doc XMl est beaucoup plus léger et en complémentarité avec la GED, il permet indexation (recherche documentaire facilitée et accélérée.)

INTERETS L’indépendance de XML vis-à-vis de toute application logicielle permet de : Exploiter le contenu de documents quel que soit le logiciel d’origine et de destination (Word, Excel, Ethnos, Ciel compta…) grâce à un balisage spécifique indépendant de toute application Transférer et échanger des données et des documents sur Internet (protocole http). Interopérabilité entre systèmes hétérogènes : XML est utilisable par toute application pourvue d'un parser (c'est-à-dire un logiciel permettant d'analyser un code XML) + les différents jeux de caractères sont pris en compte Dans d’autres secteurs d’activité, une demande de permis de conduire pourra faire l’objet de recherche d’informations sur le demandeur (casier judiciaire, infractions au code de la route ou encore informations fiscales du demandeur) afin qu'une décision soit prise sans négliger d'importants éléments. Facilité de transfert : un document XML peut être facilement distribué par n'importe quel protocole à même de transporter du texte, comme HTTP Transfert facilité par le poids du document XML (qui peut être compressé) : attention cependant les balises doivent être connues de l’émetteur et du récepteur (normes internes et internationales)

En résumé… XML facilite la transmission au sein d’une même organisation, d’un ensemble de documents et de données. Ces fichiers pourront être partagés par plusieurs utilisateurs, sur des logiciels différents, à des niveaux de confidentialité distincts L’objectif pour nos élèves est la réalisation d’un document XML dont la structure et le style sont fournis (sans avoir recours à la programmation)

Quelques exemples d’application Stocker des bases de données Échanger des données avec des logiciels du secteur bancaire, immobilier ou des assurances Créer des formulaires Envoyer des cartes de visites électroniques ou Curriculum Vitae Définir la structure des documents à employer dans une organisation …

Application 1 Agence immobilière APPLICATION 1 XML Terminologie différente sur Word : on parle de Wordprocessing ML, de transformations XSLT (feuille de style XSL). Pour utiliser un document XML créé sur Word par d’autres logiciels il faut supprimer la 2ème ligne du code XML sur le bloc notes Fichiers de travail = FSTYLE annonce. XSL ; FSTYLE 2 tableau.XSL; image maison.jpeg ; Immobilier xml.xml

2. La GED Gestion électronique de données "La vraie richesse de l’entreprise n’est pas l’information qu’elle possède, mais l’information qu’elle partage !"

La GED Ensemble de techniques permettant d’organiser, de gérer et de distribuer sous forme électronique l'ensemble des documents et informations INTERNES et/ou EXTERNES de l’Organisation. Historiquement la GED concernait la dématérialisation et le stockage électronique de documents papier. En 1994, on élargit le concept de G.E.D. à tout type d’information (principalement aux données de source informatique). La GED devient G.E.I.D.E., c’est-à-dire un dispositif de gestion électronique d’information et de documents pour l’entreprise.

Objectifs Mettre à disposition des personnes autorisées, les documents et informations d’une organisation dans un délai rapide. Centraliser l'ensemble des documents dans une ou plusieurs bases constituant la mémoire de l’organisation. Garantir la pérennité de ces documents par un archivage sur support numérique

Il est donc nécessaire d’établir un processus de traitement pour harmoniser et rationaliser les pratiques et les méthodes de travail.

FLUX INTERNE Exemple d’une commande sur site Internet (système intégré)

FLUX EXTERNE Fournisseurs Clients Partenaires Concurrents e-procurement Facture électronique Fournisseurs Clients Information Partenaires Concurrents Exemple de flux du document numérique E-procurement = gestion électronique des achats Administration électronique : Déclaration d'impôts en ligne, consultation de son dossier fiscal sur le Web, journal officiel électronique, abonnement aux offres d'emploi sur le site de l'ANPE, consultation en ligne des remboursements de la sécurité sociale... place de marché = sites réservés aux entreprises, dont le principe de base consiste à mettre en relation vendeurs et acheteurs (plate forme d’affaires réservée aux entrepreneurs) Place de marché e-administration

DIFFUSION DE L’INFORMATION SOURCES http:// NUMERISATION OCR INDEXATION http:// = documents récupérés sur Internet Capture, indexation, stockage, archivage sécurisé, recherche, contrôle, validation (signature électronique notamment), diffusion et circulation des informations." OCR  LAD (Lecture automatique de documents) Reconnaissance du contenu de documents dont la forme est connue et fixe (ex: formulaires). Informations reconnues : Cases à cocher, marques, Caractères dactylographiés, Caractères manuscrits détachés (écriture bâton), Présence de signatures DIFFUSION DE L’INFORMATION

Gestion informatisée de … Documents : Texte Audio Vidéo Images Autres pendant la durée de leur cycle de vie Création = création , enregistrement, classement, indexation Gestion = sécurité et droits d’accès, administration, évolution (modifications) Diffusion = mise à disposition, conditionnement, transmission Conservation = publication, archivage, destruction Création Gestion Diffusion Conservation de façon à optimiser l’accès à l’information

Reconnaissance de contenu 5 ETAPES Transfert de fichiers Reconnaissance de contenu ACQUISITION Numérisation Indexation Classement INDEXATION STOCKAGE Sécurisation Archivage RECHERCHE Recherche Accès à l’information RESTITUTION Consultation Partage Diffusion

Reconnaissance de contenu ETAPE 1 Transfert de fichiers Reconnaissance de contenu ACQUISITION Numérisation Indexation Classement INDEXATION STOCKAGE Sécurisation Archivage RECHERCHE Recherche Accès à l’information RESTITUTION Consultation Partage Diffusion

Reconnaissance de contenu ETAPE 1 Transfert de fichiers Reconnaissance de contenu ACQUISITION Numérisation Point d’entrée de tous les documents papier (scanner, cartes d’acquisition vidéo). Fichiers bureautiques dans leur format d’origine ou dans un format « pivot ») OCR : Transformation de l’information numérique en donnée textuelle pour modification éventuelle. DEMATERIALISATION Numérisation et OCR peuvent éventuellement être menés en une seule tâche. (La plupart des scanners familiaux sont dotés d’un logiciel OCR). Une image sera numérisée et utilisée sans modification, un texte sera traité en OCR si l’on souhaite en modifier le contenu les fichiers peuvent être stockés dans le système de GED dans leur format initial afin de pouvoir les modifier dans leur logiciel d’origine. On peut aussi les convertir dans un format dit « pivot » tel le format PDF très diffusé sur le Web, propriété de Adobe (cf logiciel Acrobat Reader). Ou en XML

Reconnaissance de contenu ETAPE 2 Reconnaissance de contenu Transfert de fichiers ACQUISITION Numérisation Indexation Classement INDEXATION STOCKAGE Sécurisation Archivage RECHERCHE Recherche Accès à l’information RESTITUTION Consultation Partage Diffusion

INDEXATION CLASSIFICATOIRE INDEXATION PAR CONCEPTS ETAPE 2 INDEXATION Classement Indexation INDEXATION CLASSIFICATOIRE INDEXATION PAR CONCEPTS € Fiche d’enregistrement L'indexation est l'opération (manuelle ou automatique) qui permet de décrire le contenu du document en vue de son exploitation ultérieure : Indexation classificatoire : correspond à une préoccupation de rangement du document = fiche descriptive du document Indexation par concepts qui vise à décrire le contenu du document (analyse du contenu textuel pour indexer les mots les plus utilisés par exemple) Lorsqu’ils ont été indexés, les documents doivent être classés. L’entreprise va définir le système de classement qui convient à son système d’information, à ses processus de gestion et aux besoins des utilisateurs du système GED.

Reconnaissance de contenu ETAPE 3 Reconnaissance de contenu Transfert de fichiers ACQUISITION Numérisation Indexation Classement INDEXATION STOCKAGE Sécurisation Archivage RECHERCHE Recherche Accès à l’information RESTITUTION Consultation Partage Diffusion

ETAPE 3 Sécurisation Archivage STOCKAGE des documents indexés et classés dans des serveurs Archivage historique (consultation) Archivage légal (loi n°2000-230 du 13/03/2000 CC). Solutions logicielles (anti-virus, pare-feu…) Stockage peut être externalisé Les documents sont stockés et hiérarchisés dans des serveurs de stockage en fonction de leur nature, leur fréquence de consultation, de l'importance de l'information, de l'intérêt d'en disposer en ligne ou non) , de la durée de rétention…Pb lisibilité dans 30 ans ? Droits d’accès = lecture, modification, contrôle total Archivage légal Depuis le 13 mars 2000, la loi n°2000-230 modificative du code civil, donne la même valeur probante à un document électronique et à un document papier. Administration de droits d’accès aux documents

Reconnaissance de contenu ETAPE 4 Reconnaissance de contenu Transfert de fichiers ACQUISITION Numérisation Indexation Classement INDEXATION STOCKAGE Sécurisation Archivage RECHERCHE Recherche Accès à l’information RESTITUTION Consultation Partage Diffusion

ETAPE 4 Recherche Accès à l’information RECHERCHE Utilisation de moteurs de recherche Respect des règles de droits d’accès aux documents Armoire FACTURES Requêtes par thème, date, index, mot-clé, … NOVEMBRE 2005 Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher, trouver et utiliser facilement et rapidement les différents documents électroniques. L’indexation, le classement et le stockage des informations doivent être complétés par des moteurs de recherche faciles à utiliser et efficaces.

Reconnaissance de contenu ETAPE 5 Reconnaissance de contenu Transfert de fichiers ACQUISITION Numérisation Indexation Classement INDEXATION STOCKAGE Sécurisation Archivage RECHERCHE Recherche Accès à l’information RESTITUTION Consultation Partage Diffusion

ETAPE 5 Consultation Partage Diffusion RESTITUTION Téléchargement visualisation, annotations des documents depuis n'importe quel poste de travail de l'entreprise selon des procédures communes à tous les utilisateurs Accès restreint et sécurisé pour les fichiers confidentiels. En interne ou en externe : Messagerie, imprimante, publication Web…. Workflow Collecticiel Les documents peuvent être restitués à l'écran, imprimés, transmis par messagerie électronique, ou enfin intégrés dans un dispositif de workflow . Lorsque plusieurs agents travaillent sur des procédures administratives traitant des documents, les outils de workflow permettent l'ordonnancement, le routage et le suivi de travaux au sein d'unités de travail. Les logiciels d'informatique de groupe (ou outils de groupware, ou encore collecticiels) offrent des fonctionnalités de communication, coopération et coordination et par là-même permettent de mutualiser des documents, de normaliser leur structure et leur présentation.

Avantages de la GED Gains de productivité Gain de place Gain de temps Facilite échange et diffusion Rationalisation de l’archivage Accessibilité, conservation… Gains de productivité : sur les coûts de stockage, moins de photocopies, amélioration de l’efficacité, économies (coûts d’impression) Gain de temps : dans la consultation de l’information Recherches facilitées Gain de place = 98% - 1 CDROM = 1 armoire de 15000 pages Multi-Utilisateurs …intégrité, pérennité, traçabilité et sécurité de l’information

Organisations utilisant la GED Banques et assurances Les services de gestion des ressources humaines. Grande distribution (contrôle des factures) Industrie : gestion clientèle, suivi fournisseurs, comptabilité, RH Établissements publics (URSSAFF, hôpitaux (dossiers des patients) BANQUE = Archivage des relevés de comptes et des relevés d'opérations, mise en ligne des documents envoyés au client, gestion du dossier client, gestion des documents liés aux dossiers de crédit,

Application 2 : La GED Terminologie différente sur Word : on parle de Wordprocessing ML, de transformations XSLT (feuille de style XSL). Pour utiliser un document XML créé sur Word par d’autres logiciels il faut supprimer la 2ème ligne du code XML sur le bloc notes Fichiers de travail = FSTYLE annonce. XSL ; FSTYLE 2 tableau.XSL; image maison.jpeg ; Immobilier xml.xml

Revues stockage documentaire Uniquement par correspondance Vidéo sur la valeur légale du document électronique : http://www.mosarca.com/