Appui au calcul des gains PAA 18 avril 2014 PAR-FGP053-20111027-MODELE-EP2710 Appui au calcul des gains PAA 18 avril 2014

Pourquoi une telle approche ? PAR-FGP053-20111027-MODELE-EP2710 Pourquoi une telle approche ? Au niveau national Des objectifs fixés pour chacune des régions. Objectifs 2014 pour la Basse-Normandie: 3,6M€ pour les ES hors mutualisation (4,1M€ pour la mutualisation). Une très forte sollicitation de la DGOS à la remontée de ces données pour valoriser la fonction Achat. Au niveau régional Des remontées chiffrées des PAA non fiabilisées. Un questionnement des établissements sur le mode de calcul. ARS Basse-Normandie

Un chantier prioritaire pour les organisations… La mesure de la performance régionale ne peut se dispenser des gains générés par les établissements. Montant estimés des dépenses d’exploitation régionales: 470M€ pour 30 ESP 34% dépensés par le CHU 30% dépensés par les 5 plus gros ESP (hors CHU) Le calcul des gains permets: La valorisation du travail des équipes Achats. La reconnaissance de la fonction Achat dans les établissements, par l’ARS et à un niveau national. ARS Basse-Normandie

Les objectifs de cette démarche: Déployer collégialement une méthodologie: Harmonisée pour l’ensemble des PAA. Consensuelle Solide Lever les points de blocage: Charge de travail supplémentaire. Gains sur Achat versus économies budgétaires. Mobiliser autour des enjeux de cette démarche: Participation de l’ensemble des acteurs hospitaliers à cette dynamique. Identification des pistes de progression. ARS Basse-Normandie

Proposition de conduite de ce chantier Proposition d’une méthodologie de départ simple. Diffusion de ce guide aux établissements. Guide pouvant être complété au fil de l’eau par des exemples concrets que vous pouvez rencontrer et qui ne rentrent pas dans ce cadre général. Méthodologie similaire en cours d’élaboration pour le calcul des gains liés à l’adhésion aux groupements régionaux. ARS Basse-Normandie

Qu’est-ce qu’un gain achat ? Les gains achats mesurent la performance de l’acheteur. Les gains achats mesurent ce qui a été fait différemment et mieux que la fois précédente. Sur l’ensemble des dépenses d’investissements et d’exploitation d’un établissement. A quel moment calculer les gains sur achats ? Identifier les opportunités Conduire le projet achat Suivre la bonne exécution Objectifs de gains Gains réalisés Gains budgétaires Objectifs: Prioriser Mobiliser Reporting Contrôle Contrôle à postériori ARS Basse-Normandie

Pourquoi mesurer les gains générés par les actions Achats ? Valoriser la fonction Achat et dégager des marges de manœuvre financières. Mobiliser les acteurs hospitaliers autour de cet enjeux en donnant de la visibilité sur les gains générés. Donner du crédit à vos actions de changement. Susciter de nouvelle marge de progression en communicant largement sur vos résultats. Manager la performance Achats de vos établissements en identifiant des pistes de progression. Partageons-nous cette ambition ? ARS Basse-Normandie

Objectifs opérationnels proposés: Présenter un PAA 2014 chiffré avec remontées bi annuelles. Juin 2014: Point d’étape. Janvier 2015: Atterrissage 2014 et perspectives 2015. Communiquer sur la démarche et sur les résultats: En interne Régionalement (ARS) Nationalement (Dans le cadre de la remontée des gains demandée par la DGOS) Allons vers un schéma simple et tentons d’éviter: Une « usine à gaz » Une saturation de votre dynamisme dans la conduite de ce chantier Achat Une démultiplication des méthodes Partageons-nous cette ambition ? ARS Basse-Normandie

Définition d’une méthodologie commune. Référentiel temps: Base 12 mois (Pouvant être ventilée au prorata temporis sur deux années d’exercice en fonction de la mise en œuvre opérationnelle des projets. Ex: Projet lancé en juin 2013: Au prorata de la dépense indiquer 7 mois en 2013 et 5 mois en 2014). Action de progrès Cas identifiables: Achats récurrents Achats ponctuels 1 2 3 La méthodologie du montant des gains Achat liés à la mutualisation sont détaillés dans un autre support nommé « Appui au calcul des gains – Groupement d’Achats ». ARS Basse-Normandie

Définition d’une méthodologie commune. 1 Achats récurrents Gain = (Prix historique – Prix nouveau) * Volume n-1 Gains sur achat liés à: La baisse de prix due à la concurrence (travail en amont sur l’allotissement). La négociation après réception des offres. Ex1: Offre 1 = 50€; Offre 2 = 55€ et Offre 3 = 60€ Après négo: Offre 1 = 40€. Gains = 10€ Ex2: Après un an de marché, demande du fournisseur de révision des prix: + 3%. Après négo avec le fournisseur: Augmentation des prix de : + 2% Gains = 1% à rapporter à la dépense concernée. La négociation sur la gratuité. Ex: Après négociation gratuité d’un service. Maintenance par ex. Gain = Estimer le coût du prix de la maintenance (demande fournisseur, ancien marché…) ARS Basse-Normandie

Définition d’une méthodologie commune. Achats ponctuels 2 Gain = (Prix de référence – Nouveau prix) * Volume n-1 Prix de référence: Px moyen de 3 Etbs OU Px UGAP Px d’un Etbs ciblé Ou Moyenne/médiane offres reçues (écarter les offres trop dispersées) NB: Ne pas prendre comme prix de référence les prix catalogues que les fournisseurs n’appliquent jamais. ARS Basse-Normandie

Définition d’une méthodologie commune. 3 Action de progrès Gain = Situation de référence – Situation améliorée* *Important: La situation améliorée prend en compte les investissements nécessaires. (Travail en coût complet). Dans ce cas: Quantifier les gains totaux sur la durée de vie des produits/ durée de l’amortissement. Soustraire des gains les investissements nécessaires. Rapporter le gain total à 12 mois et l’intégrer dans le PAA au cours duquel le projet est mis en place. Intérêt de mettre en place des fiches projets avec le détail des calculs. Ex: Changement franges coton pour microfibres. Gains en poids de linge traité. (-4 T linge à partir de 2013 à 4000€ T) Investissement de microfibres. (Achat pour 12K€ en janvier 2013 - Durée de vie 3 ans). Gains = (4*4000)-(12000/3)=12 000 € gains sur Achat. Soit gains sur Achat lié à cette action de progrès à inscrire sur le PAA 2013 = 12 000€. 11 ARS Basse-Normandie

Définition d’une méthodologie commune. Ex: Standardisation: Transfert de plusieurs lots/produits en n-1 en un lot/produit unique en n. 2013: 1000 x Pdt A à 100€ 500 x Pdt B à 120€ 2014: 1500 x Pdt A à 98€ GAIN = ((1000*100)+(500*120))-(1500*98)= 13 000€ Ex: Substitution: Pour un même besoin, choix différent entre n et n-1 pouvant influer sur les qtés. Ex1: 2013: 1000 x Pdt A à 100€ 2014: 800 x Pdt B à 110€ GAIN = (1000x100)-(800x110) = 12 000€ Ex2: Mise en place de LED pour éclairer les parties communes. (Baisse des conso d’électricité de 5%) GAIN = (PU Elect ( Vol n-1 – Vol n)) – (coût Led – coût ampoules)) ARS Basse-Normandie

Définition d’une méthodologie commune. Ex: Baisse des volumes: Pour un même besoin, baisse des volumes entre n-1 et n liée à l’action de l’acheteur. Ex: Réajustement des besoins, Mise en place d’action de formation influant sur la baisse des consommations. 2013: 1000 x Pdt A à 100€ 2014: 800 x Pdt A à 100€ GAIN = (1000-800)*100 = 20 000€ Ex: Passage au forfait à la séance de dialyse: 2013: Achat de consommables + amortissement/location de machine + maintenance = Dépense A 2014: Forfait à la séance: 30€ la séance. 100 séances en 2014. GAIN = (30*100) – dépense A ARS Basse-Normandie