Modalités de déploiement de l’application SIFAC Système d’Information Financier Analytique et Comptable Modalités de déploiement de l’application Réunion d’information des composantes et services 06/10/2008 Constat : Besoin croissant de rapports financiers à fournir aux organismes de tutelle ou partenaires + diversité des présentations (plan comptable, LOLF, contrat quadriennal, coût complet,…). Besoin d’un nouvel outil de pilotage complémentaire des indicateurs déjà existant, un outil d’analyse des coûts : la comptabilité analytique Induit un besoin d’outils performants pour produire les états budgétaires des composantes, les suivis de conventions ou contrats de recherche, des opérations pluriannuelles de travaux,… que ce soit en recettes ou en dépense Nabuco ne peut répondre à ces nouvelles exigences, d’où le changement de logiciel : SIFAC Qu’est-ce que SIFAC : Comparaison du passage Nabuco-SIFAC au passage d’un tacot à une voiture de course : Un outil financier puissant répondant aux nouveaux besoins Mais qui nécessite un réglage précis et adapté aux gestionnaires qui seront associés aux paramétrages Et qui sera utilisé par des gestionnaires bien formés Objectifs de la présentation : Montrer les évolutions des procédures des flux de dépense et de recette (dématérialisation des mandats et titres) par rapport à Nabuco Présenter 2 nouvelles fonctionnalités : un module de gestion des conventions/opérations pluriannuelles et un module de comptabilité analytique Préparer les composantes à leur implication dans le paramétrage de SIFAC : structure budgétaire, destinations, utilisation des nouveaux modules

Sommaire Les étapes du déploiement Calendrier général 2008 Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Un nouveau vocabulaire Flux de dépense Flux de recettes La préparation du budget 2009 Modalités du premier budget SIFAC Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Calendrier et modules de formation

Sommaire Les étapes du déploiement Calendrier général 2008 Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Un nouveau vocabulaire Flux de dépense Flux de recettes La préparation du budget 2009 Modalités du premier budget SIFAC Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Calendrier et modules de formation

Calendrier général 2008 06 février présentation SIFAC aux composantes mars-mai paramétrages fonctionnels : structures budgétaire et comptable juin-juillet formation des formateurs Rennes 2 septembre - octobre préparation de la reprise de données Nabuco et Harpège modélisation des OTP (conventions) paramétrages et installations techniques tests fonctionnels novembre-décembre chargements SIFAC : tiers, budget, marchés, OTP, reprise de soldes et immo. préparation des formations janvier 2009 ouverture de SIFAC et formations

Calendrier octobre 2008 – février 2009 29sept -17oct Cellules budgétaires 23oct Commission des Moyens et des Finances 24oct-7nov Saisie des budgets dans fichiers .xls SIFAC 7nov Date limite d’envoi des fichiers xls SIFAC au service financier 25nov 26nov 8déc Fin des transmissions de mandats au service financier Fin des transmissions de mandats à l’agence comptable 12déc Conseil d’Administration 5-9jan 2009 Procédure des charges à payer (factures > 1 000 € TTC) 12jan Début des formations : dépenses/missions puis recettes Déploiement progressif selon le planning des formations

Sommaire Les étapes du déploiement Calendrier général 2008 Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Un nouveau vocabulaire Flux de dépense Flux de recettes La préparation du budget 2009 Modalités du premier budget SIFAC Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Calendrier et modules de formation

Un nouveau vocabulaire Dans NABUCO Dans SIFAC Des UB « hors SAIC », 1UB SAIC (SACD) 2 Sociétés : Rennes 2 et SAIC Structure budgétaire : UB. ex : 901 CR. ex : B1 Centres financiers (CF). ex : 901 ou 901B1 Destination Domaine fonctionnel Imputation des recettes et des dépenses sur des CR Imputation des recettes sur des Centres de profit (CP), imputation des dépenses sur des Centres de coût (CC). Chaque CP et CC est rattaché à 1 CF Clefs CSA (seuils des marchés) Groupes de marchandises OTP : Organigrammes Techniques de Projet (gestion des conventions, contrats…) Programmes de Financement (PFI) : enveloppes budgétaires des OTP

L’enregistrement des recettes et dépenses Centre financier : porte le budget et les contrôles budgétaires Centre de coûts : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique Centre de profits : collecteur de recettes

Un flux de dépense modernisé Dans NABUCO Dans SIFAC Édition des mandats (papier) Suppression du mandat papier. Le bordereau de mandat est remplacé par une liste de factures L’attestation de service fait n’impacte pas la comptabilité : L’attestation de service fait impacte la comptabilité : Pas d’imputation par secteur mixte de TVA Imputation par secteur mixte de TVA Imputation analytique Détermination automatique de données (ex : comptes budgétaires et comptables déterminés par le groupe de marchandises) Impact budgétaire, comptable et analytique Service fait Entrée marchandise Prestation de service Travaux Service fait Entrée marchandise Prestation de service Travaux Suppression du mandat papier : nouvelle modalité de visa ordonnateur Attestation du service fait impacte les 3 comptabilités : opération a effectuer au jour le jour pour limiter les délais de traitement Imputation sur le secteur mixte de TVA (cf note de l’agence comptable) : modalités à définir Imputation analytique : permet le calcul des coûts des activités de Rennes 2

Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC (rappel du 6 fév 2008) Ordonnateur Comptable Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Visa ordonnateur et mise sous bordereau Visa et paiement Service fait Liquidation, mandatement Annuel Réservation de crédits Impact budgétaire Impact comptable SIFAC Ordonnateur Comptable Engagement (réservation des crédits) : pluriannuel possible Liquidation (en 2 temps) : Service fait impacte les 3 comptabilités Enregistrement définitif de la facture sans émission de mandat Visa ordonnateur sans mise sous bordereau Visa comptable, paiement et complément de l’impact en comptabilité Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Visa ordonnateur Visa et paiement Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Annuel Pluriannuel (conventions…) Réservation de crédits Impact budgétaire, comptable et analytique Impact comptable complémentaire

La saisie d’un engagement ou bon de commande Principales informations à renseigner dans NABUCO Principales informations à renseigner dans SIFAC UB, CR Centre de Coût (CC). Le CC « dérive » le Centre financier sur lequel les crédits seront consommés Rubrique budgétaire (compte budgétaire) Groupe de marchandise (ex : 15.02 papiers et cartons). Le groupe de marchandise « dérive » le compte budgétaire Destination Domaine fonctionnel Code TVA Division, code TVA Fonds : origine des fonds (valeur unique pour toute dépense) Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention …

Les centres de coût (1/2)

Les centres de coût (2/2)

Un flux de recette modernisé Dans NABUCO Dans SIFAC Contrats : création hors Nabuco des factures (formats Excel, Word…). Contrats : document de facturation SIFAC (modèle unique) Enregistrement et émission des titres de recettes (papier) par le Service financier Pas d’émission de titres de recettes. Pour les contrats : 1) Enregistrement d’une « pré-facture » par les composantes 2) Visa et complément d’enregistrement par le Service financier

Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC (rappel du 6 fév 2008) Composante Composante Service financier Comptable Contrat, convention, notification Création du titre de recettes Mise sous bordereaux de titres Visa ordonnateur (contrats) Prise en charge comptable Encaissement Justificatifs Impact budgétaire Impact comptable Création et émission de la facture (hors Nabuco) Bordereaux, titres, justificatifs Demande de virement (subvention) SIFAC Composante Comptable Service financier Composante Contrat, convention, notification Document de vente (contrat, convention) Document de facturation Prise en charge comptable Encaissement Visa ordonnateur (contrats) Préfacture (remplace facture Excel) Enregistrement complet Justificatifs Liste des factures, justificatifs Impact budgétaire, comptable et analytique Demande de virement (subvention) Émission des factures (contrats)

La saisie d’une commande client (recette) Principales informations à renseigner dans NABUCO Principales informations à renseigner dans SIFAC UB, CR Centre de Profit (CP) Rubrique budgétaire (compte budgétaire) Article générique Destination (RE) Domaine fonctionnel (RE) Code TVA Domaine d’activité (lucrativité), code TVA Fonds : origine des fonds (ANR, Ministère…) Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention …

Les conventions, contrats et opérations pluriannuelles Dans NABUCO Dans SIFAC Module convention non activé Activation du module convention Gestion des opérations possible en utilisant les destinations Gestion des opérations par la fonction « Organigramme Technique de Projet » (OTP) pour le suivi des conventions, contrats, opérations de travaux. Suivi annuel ou pluriannuel.

Les impacts organisationnels Nouveauté SIFAC Impact organisationnel Nouveaux flux de recettes et dépenses = nouvelles tâches pour l’ensembles des acteurs (ordonnateurs et agence comptable) Rôles de chacun à définir pour chaque flux en s’appuyant sur les propositions du comité de pilotage SIFAC Outil nécessitant une compétence métier solide Outil plus complexe que Nabuco dans son utilisation Nouvelle fonctionnalité : OTP Opérations avec impacts en cascade (ex : service fait) Recentrages de la fonction financière dans les composantes? Attribution soignée des autorisations aux utilisateurs

Sommaire Les étapes du déploiement Calendrier général 2008 Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Un nouveau vocabulaire Flux de dépense Flux de recettes La préparation du budget 2009 Modalités du premier budget SIFAC Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Calendrier et modules de formation

Procédure budgétaire Services financiers. 24oct Envoi des fichiers xls aux composantes pour la saisie des budgets des CF de niveau 3 (ex CR). (fichiers spécifiques SIFAC) Composantes, CF niveau 3. 24oct-7nov Saisie des budgets dans les fichiers xls. 1 fichier par CF niveau 3 Transmission au Service financier Service financier À partir du 12déc Contrôles, ajustements éventuels Injection des données des fichiers dans SIFAC

Fichier de saisie du budget des CF niveau 3 Zones grisées à ne pas modifier Les fichiers de saisie de budget seront envoyés le 24 octobre aux composantes, avec une notice explicative.

Sommaire Les étapes du déploiement Calendrier général 2008 Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Un nouveau vocabulaire Flux de dépense Flux de recettes La préparation du budget 2009 Modalités du premier budget SIFAC Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Calendrier et modules de formation

LES ROLES SIFAC Dérivation Affectation B8 Métiers SIFAC : ensemble de rôles simples (exemple : consultation budget) Un rôle simple donne accès à une ou plusieurs transactions Rôle composite Rôle simple Dérivation Rôles dérivés Les centres financiers accessibles sont attribués au différents métiers FB01 901 B8 Affectation Les gestionnaires ont un rôle qui permet de réaliser les transaction d’un métier sur un ou plusieurs centre financier

Métiers SIFAC LES METIERS SIFAC 1 Superviseur 2 Chef services Financiers 3 Services Financiers 4 Agent Comptable 5 Service agence comptable 6 Cellule Pilotage 7 Service marchés 8 engagement commande validation service Fait 9 interface PAIE (ASTRE , PAY-KX) 10 Responsable UB et RA 11 Reporting (consultation) 12 Rôle technique (saisie des rôles) 13 AMUE 14 Gestion des OTP

LA DEMARCHE D’ATTRIBUTION DES ROLES Utilisateur Métiers SIFAC 450 900 901B8 957 AGCOMPTA 4 1 ALIX_J 8    1 AMAUCE_S - ARIDON_H 2 AUDROI_G BAILLE_R BARBET_C BARBIE_H BARON_P BASLE_C BEAUME_G 11

LA DEMARCHE D’ATTRIBUTION DES ROLES

Sommaire Les étapes du déploiement Calendrier général 2008 Calendrier détaillé octobre 2008 – février 2009 Le paramétrage SIFAC et les impacts organisationnels Un nouveau vocabulaire Flux de dépense Flux de recettes La préparation du budget 2009 Modalités du premier budget SIFAC Procédure de préparation budgétaire La gestion des autorisations Les rôles SIFAC et les métiers SIFAC La démarche d’attribution des rôles Les formations des utilisateurs Calendrier et modules de formation

Formations (travail en cours) 12/01/2009 Début des formations (dépenses-missions) Déploiement progressif Modules prévus Notions de base, référentiels (env. 1j) Dépenses-missions (env. 3j) Recettes (env. 2j) Budget (env. 2j) Conventions (OTP) (env. 2j) Formateurs Service financier, agence comptable, service achats-marchés, contrôle de gestion, gestionnaire d’UFR

Contacts Comité de pilotage (formation restreinte) Service financier : H. Aridon, C. Baslé Agence comptable : A. Laot Service achats-marchés : C. Le Gendre CRI : S. Meunier Contrôle de gestion : G. de Marcillac Diffusion des messages aux composantes Liste de diffusion : sifac-r2 Information, d’assistance sifac-assistance@uhb.fr

Merci de votre attention Vos questions …